Cara Menyiapkan Pipeline untuk Manajemen Portofolio Proyek yang Lebih Baik

Memilih proyek yang tepat dari awal merupakan langkah penting dalam manajemen portofolio proyek yang efektif, dan alur proyek membantu manajer proyek melakukan ini dengan mudah dengan membantu mereka memastikan keberhasilan setiap proyek individu dari tahap perencanaan itu sendiri.

Sebuah pipa proyek mencakup serangkaian proyek yang perlu direncanakan, diluncurkan, dipantau, dan dinilai setelah selesai. Dalam posting ini, Anda akan belajar cara mengatur pipa proyek Anda dan mengelolanya secara efektif untuk hasil yang lebih baik.

Apa itu Pipa Proyek?

Manajemen pipa proyek mengacu pada metode standar yang digunakan manajer proyek untuk melacak banyak proyek – dari ide hingga peluncuran – sambil memastikan bahwa mereka memiliki jadwal yang tepat, sumber daya yang cukup dialokasikan, dan alur kerja yang dipetakan dengan benar.

Pipeline proyek membantu memastikan bahwa,

• Sasaran proyek membantu memajukan tujuan dan nilai perusahaan lebih lanjut.
• Tindakan kritis dikomunikasikan secara akurat kepada tim dan pemangku kepentingan untuk memastikan bahwa mereka tepat sasaran.
• Tindakan pencegahan diambil pada waktu yang tepat untuk menghindari kegagalan.

Cara Efektif Mengelola Pipa Proyek

Saluran proyek yang dikelola dengan baik memberikan wawasan yang berguna tentang garis waktu, kemajuan, dan status beberapa proyek. Hal ini juga dapat mengungkapkan potensi hambatan dan risiko yang dapat menghambat kemajuan inisiatif. Berikut adalah beberapa praktik terbaik yang dapat Anda gunakan untuk manajemen pipeline proyek yang efektif.

Gunakan Alat Manajemen Proyek yang Efektif

Dengan menggunakan alat manajemen proyek yang tepat, banyak proses dari ide hingga peluncuran dalam perencanaan proyek dapat disederhanakan. Dengan kemampuan untuk manajemen tugas, visualisasi proyek, kolaborasi, dan pelaporan, alat manajemen proyek mengurangi alur kerja yang membingungkan dan memungkinkan Anda mengoptimalkan seluruh proses manajemen proyek dari awal hingga akhir.

Menyederhanakan Manajemen Pipa Proyek dengan Creately

Creately adalah platform visual dengan alat canggih untuk manajemen pengetahuan, eksekusi proyek, dan kolaborasi visual yang mulus.

Dari manajemen tugas dan perencanaan proyek hingga alokasi sumber daya dan manajemen portofolio proyek, Creately membantu Anda menghilangkan gesekan dalam kolaborasi lintas fungsi dan merampingkan alur kerja Anda, memungkinkan Anda menyelesaikan proyek dengan mulus.

Menciptakan menyediakan,

• Beberapa kerangka kerja dan templat yang telah dibuat sebelumnya untuk merencanakan, melacak, dan mengelola aktivitas, sumber daya, dan alur kerja proyek Anda.
• Antarmuka yang mudah digunakan dengan alat seret dan lepas sederhana untuk mengelola peta jalan proyek, rencana kerja, papan kanban, atau rencana aksi Anda dengan cepat.
• Bingkai untuk papan Kanban, garis waktu, kisi, dan lainnya untuk mengatur data Anda secara visual dan membuat tampilan untuk gaya kerja Anda sendiri di kanvas.
• Kanvas tanpa batas untuk membuat rencana proyek satu halaman yang memusatkan semua informasi dan aset untuk pengambilan keputusan yang lebih mudah.
• Alat curah pendapat seperti peta pikiran atau dinding catatan tempel untuk membuat ide, menganalisis, dan merencanakan inisiatif proyek.
• Beberapa integrasi aplikasi untuk membantu Anda mengimpor dan mengekspor data proyek di seluruh tim pada platform yang berbeda.
• Alat bawaan untuk membuat presentasi, laporan, dan dasbor yang dinamis dan interaktif untuk pemangku kepentingan.
• Kolaborasi multi-pengguna sejati dengan pengeditan bersamaan, konferensi video dalam aplikasi, pelacakan mouse langsung, dan komentar untuk membuat semua orang tetap sinkron.

Di Creately, Anda dapat membuat pipeline proyek menggunakan,

• Papan kanban tempat proyek dapat dikategorikan berdasarkan tempatnya dalam alur kerja

• Garis waktu atau bagan Gantt tempat proyek dapat ditampilkan secara kronologis

• Papan proyek tempat semua detail proyek utama terdaftar di satu tempat

• Daftar di mana proyek dikategorikan berdasarkan parameter seperti tanggal, klien, tenggat waktu, dll.

Presentasikan Pipeline Proyek Anda Secara Visual

Cara paling efektif untuk menyajikan informasi tingkat tinggi dari proyek dalam saluran Anda adalah, secara visual. Visual tingkat tinggi seperti peta jalan, garis waktu, papan kanban, diagram batang, dan diagram berurutan membantu Anda membuat cerita grafis yang mudah dipahami tentang bagaimana proyek dikelola, dilacak, dan dieksekusi.

Sebuah pipa proyek dapat diatur mirip dengan papan Scrum, dengan proyek-proyek dibagi menjadi beberapa kategori seperti yang harus dilakukan, sedang berlangsung, selesai, dll. Ini pada akhirnya dapat berfungsi sebagai dasbor proyek Anda untuk melacak kemajuan proyek.

Tips: Gunakan fitur Buat catatan atau panel data untuk menangkap detail proyek tambahan seperti tugas, status, tenggat waktu, durasi, alokasi sumber daya, dan bahkan analisis risiko di lokasi terpusat.

Nilai Kumpulan Sumber Daya Anda dengan Teliti

Memastikan bahwa Anda memiliki sumber daya yang cukup untuk menyelesaikan tugas proyek tepat waktu, merupakan langkah penting yang perlu diambil sebelum memulai proyek apa pun. Membuat komitmen apa pun tanpa menilai kapasitas dan kompetensi tenaga kerja Anda pada akhirnya dapat menggagalkan upaya pelaksanaan proyek Anda.

Oleh karena itu, nilai kumpulan sumber daya Anda dengan mendapatkan gambaran umum tentang kapasitas sumber daya yang tersedia, keahlian, dan tarif biaya yang diperlukan organisasi untuk mencapai setiap pencapaian proyek.

Berdasarkan penilaian ketersediaan dan kapasitas sumber daya ini, manajemen kemudian dapat mengambil langkah-langkah sumber daya yang diperlukan (mempekerjakan karyawan baru atau memberikan pelatihan yang dibutuhkan kepada yang sudah ada) untuk menjamin keberhasilan proyek. Langkah ini juga akan cocok untuk mengevaluasi apakah proyek tersebut menguntungkan dengan memperkirakan biaya sumber daya.

Buat Estimasi yang Akurat

Keakuratan estimasi parameter proyek memiliki dampak langsung pada keberhasilan setiap proyek. Jika ada ketidaksesuaian antara estimasi sumber daya proyek Anda dan sumber daya aktual yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas penting, hal itu akan menghalangi penyelesaian pencapaian proyek secara tepat waktu.

Oleh karena itu, selama tahap perencanaan itu sendiri, manajer proyek harus menghasilkan perkiraan rencana proyek yang akurat untuk memastikan pengiriman hasil yang tepat waktu tanpa biaya tambahan. Selain langkah-langkah sumber daya, manajer proyek juga harus hati-hati memperkirakan anggaran proyek, potensi risiko, tujuan, serta pendapatan keseluruhan.

Setelah faktor-faktor ini diperkirakan, manajer dapat membuat keputusan berdasarkan parameter seperti apakah proyek memenuhi tujuan strategis organisasi atau pendapatan yang dihasilkannya akan memenuhi harapan organisasi.

Buat Peta Jalan Portofolio

Peta jalan portofolio secara visual menggambarkan portofolio proyek atau proyek yang sedang aktif terhadap garis waktu. Dikombinasikan dengan metadata proyek utama yang relevan, ini dapat menjadi alat yang ampuh untuk mengomunikasikan apa yang ada dalam portofolio dan perkembangan proyek.

Selain menunjukkan tanggal mulai dan berakhirnya proyek dalam alur, Anda dapat mengilustrasikan metadata kunci lainnya seperti pencapaian, tujuan strategis, dll. di peta jalan dan lebih meningkatkan informasi yang perlu dikomunikasikan kepada pemangku kepentingan.

3 Tahapan Manajemen Pipa Proyek

Dalam manajemen pipa proyek, proses tiga langkah digunakan untuk memastikan bahwa jumlah proyek yang cukup dihasilkan, dibahas, dan dinilai untuk mempertahankan portofolio proyek yang sehat sambil memastikan bahwa tujuan strategis organisasi terpenuhi.

Langkah 1: Ide

Pada fase ini, ide-ide proyek baru dihasilkan. Langkah ini memerlukan pengumpulan ide dari tim, membuat proposal proyek dalam jumlah yang cukup untuk mendukung kelanjutan proyek berkualitas lebih tinggi, dan mempertahankan lingkungan di mana karyawan merasa termotivasi untuk membagikan ide mereka untuk inisiatif baru secara terbuka.

Tip: Pertahankan backlog untuk menyimpan ide-ide yang dikumpulkan setelah diprioritaskan berdasarkan ketersediaan sumber daya dan faktor-faktor lain yang relevan, sehingga dapat dirujuk dan diimplementasikan nanti. Menggunakan alat curah pendapat bawaan Creately seperti kolaborasi waktu nyata, peta pikiran, dan dinding catatan tempel, Anda dapat dengan mudah bekerja sama dengan tim Anda dalam mengumpulkan, mengatur, menyimpan, dan mengembangkan ide yang dihasilkan selama sesi curah pendapat.

Langkah 2: Asupan Kerja

Proses pemasukan kerja termasuk membuat proposal proyek untuk ide-ide proyek yang telah diprioritaskan dan membuatnya disetujui oleh pengambil keputusan manajemen atas. Proposal harus memberikan garis besar ruang lingkup proyek, hasil yang diharapkan, dan garis waktu.

Langkah ini membantu memastikan bahwa proposal proyek dibuat secara konsisten menggunakan alat dan proses umum. Melewatkan langkah ini dapat mengakibatkan kebingungan, penundaan waktu, dan penurunan kualitas hasil akhir.

Tip: Setelah disetujui, Anda dapat dengan mudah melampirkan proposal proyek dengan pratinjau dokumen dalam aplikasi ke proyek dalam alur di Creately. Tambahkan juga tautan ke sumber daya eksternal, tangkapan layar, dan gambar untuk memberikan lebih banyak konteks ke setiap proyek melalui fitur catatan.

Langkah 3: Gerbang Fase

Langkah ini sangat penting untuk manajemen pipa proyek karena di sinilah tim manajemen portofolio meninjau dan memisahkan proyek-proyek besar dari proyek-proyek yang tidak direncanakan dengan baik, berdasarkan kriteria strategis yang telah dipilih sebelumnya. Langkah ini mencegah proyek yang pasti akan gagal memasuki jalur pipa sambil menyaring inisiatif strategis penting yang benar-benar bermanfaat bagi organisasi.

Proyek yang dipilih kemudian dipindahkan ke backlog proyek yang menunggu untuk dimulai. Setelah itu, Anda perlu membuat rencana proyek terperinci untuk proyek-proyek ini dengan memecahnya menjadi tugas-tugas individual, menetapkan pemilik tugas, dan mengatur garis waktu.

Saatnya Membuat Pipeline Proyek Anda Sendiri

Pipa manajemen proyek pada dasarnya adalah pelacak proyek. Meskipun menawarkan cara cepat untuk memantau kemajuan tim Anda, itu membuat alur kerja tim jauh lebih lancar dan lebih jelas. Selanjutnya, dengan memusatkan beberapa data proyek di satu tempat, Anda bisa mendapatkan gambaran singkat tentang kinerja tim dan lintasan perusahaan juga.

Sekarang setelah Anda mempelajari cara membuat alur proyek dan mengelolanya dengan benar, coba Creately untuk membangun alur proyek Anda hari ini. Mulai gratis!