كيفية إعداد خط أنابيب لإدارة محفظة مشاريع أفضل

يعد اختيار المشاريع المناسبة من البداية خطوة مهمة في الإدارة الفعالة لحافظة المشاريع ، ويساعد خط أنابيب المشروع مديري المشاريع على القيام بذلك بسهولة من خلال مساعدتهم على ضمان نجاح كل مشروع فردي من مرحلة التخطيط نفسها.

يتضمن خط أنابيب المشروع سلسلة من المشاريع التي تحتاج إلى التخطيط والإطلاق والمراقبة والتقييم عند الانتهاء. في هذا المنشور ، ستتعلم كيفية إعداد خط أنابيب مشروعك وإدارته بفعالية للحصول على نتائج أفضل.

ما هو خط أنابيب المشروع؟

تشير إدارة خط أنابيب المشروع إلى الطريقة المعيارية التي يستخدمها مديرو المشاريع لتتبع مشاريع متعددة - من الفكرة إلى الإطلاق - مع التأكد من أن لديهم جداول زمنية مناسبة ، وموارد كافية مخصصة ، ومهام سير العمل مخططة بشكل صحيح.

يساعد خط أنابيب المشروع في التأكد من أن ،

• تساعد أهداف المشروع على تعزيز أهداف الشركة وقيمها.
• يتم إبلاغ الإجراءات الحاسمة بدقة إلى الفرق وأصحاب المصلحة لضمان تحقيق الهدف.
• يتم اتخاذ الاحتياطات في الوقت المناسب لتجنب الفشل.

كيفية الإدارة الفعالة لخط أنابيب المشروع

يوفر خط أنابيب المشروع المُدار جيدًا رؤى مفيدة حول الجداول الزمنية والتقدم والحالات الخاصة بمشاريع متعددة. كما يمكن أن يكشف عن العوائق المحتملة والمخاطر التي قد تعيق تقدم المبادرة. فيما يلي بعض أفضل الممارسات التي يمكنك استخدامها للإدارة الفعالة لخط أنابيب المشروع.

استخدم أداة فعالة لإدارة المشاريع

باستخدام أداة مناسبة لإدارة المشروع ، يمكن تبسيط الكثير من العمليات من التفكير إلى البدء في تخطيط المشروع. من خلال إمكانات إدارة المهام وتصور المشروع والتعاون وإعداد التقارير ، تقلل أدوات إدارة المشروع من سير العمل المربك وتتيح لك تحسين عملية إدارة المشروع بالكامل من البداية إلى النهاية.

تبسيط إدارة خطوط أنابيب المشروع باستخدام Creately

Creately عبارة عن منصة مرئية بها أدوات متقدمة لإدارة المعرفة وتنفيذ المشاريع والتعاون المرئي السلس.

من إدارة المهام وتخطيط المشروع إلى تخصيص الموارد وإدارة قوائم المشاريع ، تساعدك Creately على إزالة الاحتكاك في التعاون متعدد الوظائف وتبسيط سير العمل ، مما يسمح لك بإنجاز مشاريعك بسلاسة.

يوفر بإبداع ،

• العديد من الأطر والقوالب المعدة مسبقًا لتخطيط أنشطة المشروع والموارد ومهام سير العمل وتعقبها وإدارتها.
• واجهة سهلة الاستخدام مع أدوات سحب وإفلات بسيطة لإدارة خرائط طريق مشروعك أو خطط العمل أو لوحات كانبان أو خطط العمل بسرعة.
• إطارات للوحات كانبان ، والجداول الزمنية ، والشبكات ، والمزيد لترتيب بياناتك بشكل مرئي وإنشاء طريقة عرض لأسلوب عملك على اللوحة.
• لوحة Infinite لإنشاء خطط مشروع من صفحة واحدة تركز على جميع المعلومات والأصول لتسهيل اتخاذ القرار.
• أدوات العصف الذهني مثل الخرائط الذهنية أو جدران الملاحظات اللاصقة للتفكير في مبادرات المشروع وتحليلها والتخطيط لها.
• تكامل تطبيقات متعددة لمساعدتك على استيراد بيانات المشروع وتصديرها عبر فرق على أنظمة أساسية مختلفة.
• أدوات مدمجة لإنشاء عروض تقديمية وتقارير ولوحات معلومات ديناميكية وتفاعلية لأصحاب المصلحة.
• تعاون حقيقي متعدد المستخدمين مع التحرير المتزامن ، ومؤتمرات الفيديو داخل التطبيق ، وتتبع الماوس المباشر ، والتعليقات لإبقاء الجميع في حالة تزامن.

في Creately ، يمكنك إنشاء خط أنابيب للمشروع باستخدام ،

• لوحة كانبان حيث يمكن تصنيف المشاريع بناءً على مكانها في سير العمل

• مخطط زمني أو مخطط جانت حيث يمكن عرض المشاريع بالترتيب الزمني

• لوحة مشروع حيث يتم سرد جميع تفاصيل المشروع الرئيسية في مكان واحد

• قائمة يتم فيها تصنيف المشاريع حسب معلمات مثل التواريخ والعملاء والمواعيد النهائية وما إلى ذلك.

قدم خط أنابيب مشروعك بصريا

الطريقة الأكثر فعالية لتقديم المعلومات عالية المستوى للمشاريع في خط الأنابيب الخاص بك هي بصريًا. تساعدك المرئيات عالية المستوى مثل خرائط الطريق والجداول الزمنية ولوحات كانبان والمخططات الشريطية والمخططات المتسلسلة في إنشاء قصة رسومية يسهل فهمها حول كيفية إدارة المشاريع وتعقبها وتنفيذها.

يمكن إعداد خط أنابيب المشروع على غرار لوحة Scrum ، مع تقسيم المشاريع إلى فئات مثل المهام ، قيد التنفيذ ، المنجز ، وما إلى ذلك. يمكن أن يكون هذا في النهاية بمثابة لوحة تحكم مشروعك لتتبع تقدم المشروع.

تلميح: استخدم ميزة إنشاء الملاحظات أو لوحة البيانات لالتقاط تفاصيل إضافية عن المشروع مثل المهام والحالات والمواعيد النهائية والمدة وتخصيص الموارد وحتى تحليل المخاطر في موقع مركزي.

تقييم شامل لمجموعة الموارد الخاصة بك

يعد التأكد من أن لديك موارد كافية لإكمال مهام المشروع في الوقت المناسب خطوة مهمة يجب اتخاذها قبل بدء أي مشروع. قد يؤدي تقديم أي التزامات دون تقييم قدرة وكفاءة القوى العاملة لديك في النهاية إلى عرقلة جهود تنفيذ مشروعك.

لذلك ، قم بتقييم مجموعة الموارد الخاصة بك عن طريق الحصول على نظرة عامة على قدرة الموارد المتاحة للمؤسسة ومجموعة المهارات ومعدلات الشحن المطلوبة للوصول إلى كل معلم رئيسي في المشروع.

بناءً على هذا التقييم لتوافر الموارد والقدرة ، يمكن للإدارة بعد ذلك اتخاذ تدابير الموارد اللازمة (تعيين موظفين جدد أو توفير التدريب اللازم للموظفين الحاليين) لضمان نجاح المشروع. ستعمل هذه الخطوة أيضًا على تقييم ما إذا كان المشروع مربحًا عن طريق تقدير تكاليف الموارد.

قم بعمل تقديرات دقيقة

دقة تقديرات معلمات المشروع لها تأثير مباشر على نجاح أي مشروع. إذا كان هناك عدم تطابق بين تقديرك لموارد المشروع والموارد الفعلية اللازمة لإكمال المهام الحرجة ، فسيؤدي ذلك إلى إعاقة إكمال المعالم الرئيسية للمشروع في الوقت المناسب.

لذلك ، خلال مرحلة التخطيط نفسها ، يجب على مديري المشروع إنتاج خطة مشروع تقديرية دقيقة لضمان تسليم النتائج في الوقت المناسب دون أي تكلفة إضافية. بالإضافة إلى تدابير توفير الموارد ، يجب على مديري المشاريع أيضًا تقدير ميزانية المشروع والمخاطر المحتملة والأهداف والإيرادات الإجمالية بعناية.

بمجرد تقدير هذه العوامل ، يمكن للمديرين اتخاذ قرار بناءً على معايير مثل ما إذا كان المشروع يلبي الأهداف الإستراتيجية للمؤسسة أو أن الإيرادات التي يدرها ستلبي توقعات المنظمة.

قم بإنشاء مجموعة خارطة طريق

تصور خارطة طريق الحافظة بصريًا حافظة المشروع أو المشاريع النشطة حاليًا مقابل مخطط زمني. إلى جانب البيانات الوصفية الرئيسية للمشروع ذات الصلة ، يمكن أن تكون أداة قوية لتوصيل ما هو موجود في الحافظة وتطور المشاريع.

بالإضافة إلى إظهار تاريخ البدء والانتهاء للمشاريع قيد التنفيذ ، يمكنك توضيح البيانات الوصفية الرئيسية الأخرى مثل المعالم والأهداف الإستراتيجية وما إلى ذلك على خريطة الطريق وزيادة تعزيز المعلومات التي يجب توصيلها إلى أصحاب المصلحة.

المراحل الثلاث لإدارة خطوط أنابيب المشروع

في إدارة خط أنابيب المشروع ، يتم استخدام عملية من ثلاث خطوات لضمان إنشاء عدد كافٍ من المشاريع ومناقشتها وتقييمها من أجل الحفاظ على محفظة مشاريع صحية مع التأكد من تلبية الأهداف الإستراتيجية للمؤسسة.

الخطوة 1: التفكير

في هذه المرحلة ، يتم إنشاء أفكار مشاريع جديدة. تستلزم هذه الخطوة جمع الأفكار من الفريق ، وإنشاء عدد كافٍ من مقترحات المشاريع لدعم استمرار المشاريع عالية الجودة ، والحفاظ على بيئة يشعر فيها الموظفون بالحافز لمشاركة أفكارهم للمبادرات الجديدة بشكل مفتوح.

نصيحة: حافظ على تراكم لتخزين الأفكار التي تم جمعها على هذا النحو بعد تحديد أولوياتها بناءً على توفر الموارد والعوامل الأخرى ذات الصلة ، بحيث يمكن الرجوع إليها وتنفيذها لاحقًا. باستخدام أدوات العصف الذهني المضمنة في Creately مثل التعاون في الوقت الفعلي والخرائط الذهنية وجدران الملاحظات اللاصقة ، يمكنك بسهولة العمل مع فريقك في جمع الأفكار التي تم إنشاؤها أثناء جلسات العصف الذهني وتنظيمها وتخزينها وتطويرها.

الخطوة الثانية: تناول العمل

تتضمن عملية قبول العمل إنشاء مقترحات مشاريع لأفكار المشروع التي تم تحديد أولوياتها والحصول على الموافقة عليها من قبل صانعي القرار في الإدارة العليا. يجب أن يقدم الاقتراح الخطوط العريضة لنطاق المشروع ، والنتيجة المتوقعة ، والجدول الزمني.

تساعد هذه الخطوة على ضمان إنشاء مقترحات المشروع بطريقة متسقة باستخدام الأدوات والعمليات المشتركة. قد يؤدي تخطي هذه الخطوة إلى حدوث ارتباك وتأخيرات زمنية وتدهور في جودة النتيجة النهائية.

نصيحة: بمجرد الموافقة ، يمكنك بسهولة إرفاق اقتراح المشروع بمعاينات داخل التطبيق للمستندات بالمشروع قيد الإعداد في Creately. أضف أيضًا روابط إلى الموارد الخارجية ولقطات الشاشة والصور لتوفير المزيد من السياق لكل مشروع عبر ميزة الملاحظات.

الخطوة الثالثة: بوابات المرحلة

هذه الخطوة مهمة لإدارة خط أنابيب المشروع حيث يقوم فريق إدارة المحفظة بمراجعة وفصل المشاريع الكبيرة عن تلك التي تم التخطيط لها بشكل سيئ ، بناءً على معايير إستراتيجية محددة مسبقًا. تمنع هذه الخطوة المشاريع التي لا بد أن تفشل من دخول خط الأنابيب أثناء تصفية المبادرات الإستراتيجية المهمة التي تعود بالنفع على المؤسسة حقًا.

يتم بعد ذلك نقل المشاريع المختارة إلى الأعمال المتأخرة التي تنتظر الشروع فيها. بعد ذلك ، تحتاج إلى إنشاء خطط مشاريع مفصلة لهذه المشاريع عن طريق تقسيمها إلى مهام فردية ، وتعيين مالكي المهام ، وتعيين الجداول الزمنية.

حان الوقت لإنشاء خط أنابيب المشروع الخاص بك

خط أنابيب إدارة المشروع هو في الأساس متعقب المشروع. بينما يوفر لك طريقة سريعة لمراقبة تقدم فريقك ، فإنه يجعل سير عمل الفريق أكثر سلاسة ووضوحًا. علاوة على ذلك ، من خلال مركزية بيانات المشروع المتعددة في مكان واحد ، يمكنك الحصول على نظرة عامة سريعة على أداء الفريق ومسار الشركة أيضًا.

الآن بعد أن تعلمت كيفية إنشاء خط أنابيب للمشروع وإدارته بشكل صحيح ، حاول إنشاء خط أنابيب لمشروعك اليوم. ابدأ مجانا!