Jak skonfigurować potok dla lepszego zarządzania portfelem projektów

Wybór właściwych projektów od samego początku jest ważnym krokiem w skutecznym zarządzaniu portfelem projektów, a potok projektów pomaga kierownikom projektów łatwo to zrobić, pomagając im zapewnić powodzenie każdego indywidualnego projektu od samego etapu planowania.

Zestawienie projektów obejmuje szereg projektów, które należy zaplanować, uruchomić, monitorować i oceniać po zakończeniu. W tym poście dowiesz się, jak skonfigurować potok projektu i efektywnie nim zarządzać, aby uzyskać lepsze wyniki.

Co to jest rurociąg projektowy?

Zarządzanie rurociągiem projektu odnosi się do standardowej metody stosowanej przez kierowników projektów do śledzenia wielu projektów – od pomysłu do uruchomienia – przy jednoczesnym upewnieniu się, że mają one odpowiednie ramy czasowe, przydzielone wystarczające zasoby i prawidłowo zaplanowane przepływy pracy.

Potok projektu pomaga upewnić się, że:

• Cele projektu pomagają dalej rozwijać cele i wartości firmy.
• Działania krytyczne są dokładnie przekazywane zespołom i interesariuszom, zapewniając, że są one zgodne z celem.
• Środki ostrożności są podejmowane w odpowiednim czasie, aby uniknąć awarii.

Jak skutecznie zarządzać potokiem projektowym

Dobrze zarządzany potok projektów zapewnia przydatny wgląd w terminy, postępy i statusy wielu projektów. Może również ujawnić potencjalne przeszkody i zagrożenia, które mogą utrudnić postęp inicjatywy. Oto niektóre z najlepszych praktyk, których możesz użyć do efektywnego zarządzania potokiem projektów.

Użyj skutecznego narzędzia do zarządzania projektami

Korzystając z odpowiedniego narzędzia do zarządzania projektami, można usprawnić wiele procesów od pomysłu do uruchomienia w planowaniu projektu. Dzięki funkcjom zarządzania zadaniami, wizualizacji projektów, współpracy i raportowania narzędzia do zarządzania projektami zmniejszają zagmatwane przepływy pracy i pozwalają zoptymalizować cały proces zarządzania projektem od początku do końca.

Usprawnianie zarządzania potokiem projektów dzięki Creately

Creately to platforma wizualna z zaawansowanymi narzędziami do zarządzania wiedzą, realizacji projektów i bezproblemowej współpracy wizualnej.

Od zarządzania zadaniami i planowania projektów po alokację zasobów i zarządzanie portfelem projektów, Creately pomaga wyeliminować tarcia we współpracy międzyfunkcyjnej i usprawnić przepływy pracy, umożliwiając bezproblemowe ukończenie projektów.

Kreatywnie zapewnia,

• Wiele gotowych struktur i szablonów do planowania, śledzenia i zarządzania działaniami projektowymi, zasobami i przepływami pracy.
• Łatwy w użyciu interfejs z prostymi narzędziami typu „przeciągnij i upuść” do szybkiego zarządzania planami drogowymi projektów, planami pracy, tablicami kanban lub planami działań.
• Ramki do tablic Kanban, osi czasu, siatek i nie tylko, aby wizualnie uporządkować dane i utworzyć widok dla własnego stylu pracy na kanwie.
• Nieskończone płótno do tworzenia jednostronicowych planów projektów centralizujących wszystkie informacje i zasoby w celu łatwiejszego podejmowania decyzji.
• Narzędzia do burzy mózgów, takie jak mapy myśli lub tablice samoprzylepne do tworzenia pomysłów, analizowania i planowania inicjatyw projektowych.
• Wiele integracji aplikacji, które pomogą Ci importować i eksportować dane projektów między zespołami na różnych platformach.
• Wbudowane narzędzia do tworzenia dynamicznych i interaktywnych prezentacji, raportów i pulpitów nawigacyjnych dla interesariuszy.
• Prawdziwa współpraca wielu użytkowników z jednoczesną edycją, wideokonferencjami w aplikacji, śledzeniem myszy na żywo i komentarzami, aby wszyscy byli zsynchronizowani.

W Creately możesz utworzyć potok projektu za pomocą:

• Tablica kanban, na której projekty można kategoryzować na podstawie ich miejsca w przepływie pracy

• Oś czasu lub wykres Gantta, na którym projekty mogą być wyświetlane chronologicznie

• Tablica projektu, na której wszystkie kluczowe szczegóły projektu są wymienione w jednym miejscu

• Lista, na której projekty są podzielone na kategorie według parametrów, takich jak daty, klienci, terminy itp.

Zaprezentuj swój projekt wizualnie

Najskuteczniejszym sposobem przedstawienia informacji wysokiego poziomu o projektach w Twoim potoku jest wizualna prezentacja. Wizualizacje wysokiego poziomu, takie jak mapy drogowe, osie czasu, tablice kanban, wykresy słupkowe i diagramy sekwencyjne, pomagają tworzyć łatwo zrozumiałą opowieść graficzną dotyczącą zarządzania, śledzenia i wykonywania projektów.

Strumień projektu można skonfigurować podobnie do tablicy Scrum, z projektami podzielonymi na kategorie, takie jak zadania do wykonania, w toku, ukończone itp. To ostatecznie może służyć jako pulpit nawigacyjny projektu do śledzenia postępu projektu.

Wskazówka: Użyj funkcji Utwórz notatki lub panelu danych, aby uchwycić dodatkowe szczegóły projektu, takie jak zadania, statusy, terminy, czas trwania, alokacja zasobów, a nawet analiza ryzyka w scentralizowanej lokalizacji.

Dokładnie oceń swoją pulę zasobów

Upewnienie się, że masz wystarczająco dużo zasobów, aby ukończyć zadania projektowe na czas, jest ważnym krokiem, który należy podjąć przed rozpoczęciem jakiegokolwiek projektu. Podejmowanie jakichkolwiek zobowiązań bez oceny zdolności i kompetencji pracowników może ostatecznie wykoleić wysiłki związane z realizacją projektu.

W związku z tym oceń pulę zasobów, uzyskując przegląd dostępnej pojemności zasobów organizacji, umiejętności i stawek opłat wymaganych do osiągnięcia każdego etapu projektu.

W oparciu o tę ocenę dostępności zasobów i zdolności, kierownictwo może podjąć niezbędne środki w zakresie zasobów (zatrudnienie nowych pracowników lub zapewnienie niezbędnych szkoleń obecnym), aby zagwarantować powodzenie projektu. Ten krok pozwoli również ocenić, czy projekt jest opłacalny, poprzez oszacowanie kosztów pozyskiwania zasobów.

Dokonuj dokładnych szacunków

Dokładność oszacowań parametrów projektu ma bezpośredni wpływ na powodzenie każdego projektu. Jeśli istnieje rozbieżność między oszacowaniem zasobów projektu a rzeczywistymi zasobami niezbędnymi do wykonania krytycznych zadań, utrudni to terminowe ukończenie kamieni milowych projektu.

Dlatego na samym etapie planowania kierownicy projektów muszą opracować dokładny, szacunkowy plan projektu, aby zapewnić terminową dostawę wyników bez dodatkowych kosztów. Oprócz środków dotyczących zasobów, kierownicy projektów muszą również dokładnie oszacować budżet projektu, potencjalne zagrożenia, cele, a także ogólne przychody.

Po oszacowaniu tych czynników menedżerowie mogą podjąć decyzję w oparciu o parametry, takie jak to, czy projekt spełnia cele strategiczne organizacji, czy też generowane przez niego przychody spełnią oczekiwania organizacji.

Utwórz mapę drogową portfela

Mapa drogowa portfela przedstawia wizualnie portfel projektów lub aktualnie aktywne projekty na osi czasu. W połączeniu z odpowiednimi kluczowymi metadanymi projektu może być potężnym narzędziem do komunikowania zawartości portfela i postępu projektów.

Oprócz pokazywania daty rozpoczęcia i zakończenia projektów w potoku, możesz zilustrować inne kluczowe metadane, takie jak kamienie milowe, cele strategiczne itp., na mapie drogowej i dalej ulepszać informacje, które należy przekazać interesariuszom.

3 etapy zarządzania rurociągiem projektowym

W zarządzaniu lejkiem projektów stosuje się trzyetapowy proces, aby zapewnić wygenerowanie, omówienie i ocenę wystarczającej liczby projektów w celu utrzymania zdrowego portfela projektów przy jednoczesnym zapewnieniu, że cele strategiczne organizacji zostaną spełnione.

Krok 1: Pomysł

W tej fazie generowane są nowe pomysły na projekty. Ten krok polega na zebraniu pomysłów od zespołu, stworzeniu wystarczającej liczby propozycji projektów, aby wspierać kontynuację projektów o wyższej jakości oraz utrzymywaniu środowiska, w którym pracownicy czują się zmotywowani do otwartego dzielenia się pomysłami na nowe inicjatywy.

Wskazówka: Utrzymuj zaległości, aby przechowywać zebrane w ten sposób pomysły po ustaleniu im priorytetów w oparciu o dostępność zasobów i inne istotne czynniki, aby można było się do nich później odnieść i wdrożyć. Korzystając z wbudowanych narzędzi do burzy mózgów Creately, takich jak współpraca w czasie rzeczywistym, mapy myśli i ścianki z notatkami samoprzylepnymi, możesz łatwo współpracować ze swoim zespołem przy zbieraniu, organizowaniu, przechowywaniu i opracowywaniu pomysłów wygenerowanych podczas sesji burzy mózgów.

Krok 2: Pobór pracy

Proces naboru pracy obejmuje tworzenie propozycji projektów dla pomysłów projektowych, którym nadano priorytet, i uzyskiwanie ich akceptacji przez decydentów wyższego szczebla. Propozycja powinna zawierać zarys zakresu projektu, oczekiwany wynik i harmonogram.

Ten krok pomaga zapewnić, że propozycje projektów są tworzone w spójny sposób przy użyciu wspólnych narzędzi i procesów. Pominięcie tego kroku może spowodować zamieszanie, opóźnienia czasowe i pogorszenie jakości końcowego wyniku.

Wskazówka: po zatwierdzeniu możesz łatwo dołączyć propozycję projektu z podglądami dokumentów w aplikacji do projektu w potoku w Creately. Dodaj także linki do zewnętrznych zasobów, zrzutów ekranu i obrazów, aby zapewnić więcej kontekstu każdemu projektowi za pomocą funkcji notatek.

Krok 3: Bramy fazowe

Ten krok ma kluczowe znaczenie dla zarządzania rurociągiem projektów, ponieważ zespół zarządzający portfelem dokonuje przeglądu i oddziela świetne projekty od tych, które są źle zaplanowane, w oparciu o wstępnie wybrane kryteria strategiczne. Ten krok zapobiega wprowadzaniu projektów, które są skazane na niepowodzenie, jednocześnie odfiltrowując ważne inicjatywy strategiczne, które są naprawdę korzystne dla organizacji.

Wybrane projekty są następnie przenoszone do portfela projektów oczekujących na zainicjowanie. Następnie musisz utworzyć szczegółowe plany projektów dla tych projektów, dzieląc je na poszczególne zadania, przypisując właścicieli zadań i ustalając ramy czasowe.

Czas stworzyć własny rurociąg projektowy

Potok zarządzania projektami to zasadniczo narzędzie do śledzenia projektu. Chociaż oferuje szybki sposób monitorowania postępów zespołu, sprawia, że ​​przepływ pracy zespołu jest znacznie płynniejszy i bardziej przejrzysty. Co więcej, centralizując dane z wielu projektów w jednym miejscu, możesz uzyskać szybki przegląd wydajności zespołu i trajektorii firmy.

Teraz, gdy już nauczyłeś się tworzyć potok projektu i właściwie nim zarządzać, wypróbuj Creately, aby już dziś zbudować potok projektu. Zacznij za darmo!