Cómo configurar una canalización para una mejor gestión de la cartera de proyectos

Seleccionar los proyectos correctos desde el principio es un paso importante en la gestión eficaz de la cartera de proyectos, y una canalización de proyectos ayuda a los directores de proyectos a hacerlo fácilmente al ayudarlos a garantizar el éxito de cada proyecto individual desde la etapa de planificación.

Una cartera de proyectos incluye una serie de proyectos que deben planificarse, lanzarse, monitorearse y evaluarse una vez finalizados. En esta publicación, aprenderá cómo configurar la canalización de su proyecto y administrarlo de manera efectiva para obtener mejores resultados.

¿Qué es una cartera de proyectos?

La gestión de la canalización de proyectos se refiere al método estandarizado que utilizan los directores de proyectos para realizar un seguimiento de varios proyectos, desde la ideación hasta el lanzamiento, mientras se aseguran de que tengan los plazos adecuados, los recursos suficientes asignados y los flujos de trabajo correctamente trazados.

La canalización del proyecto ayuda a garantizar que,

• Los objetivos del proyecto ayudan a avanzar aún más en los objetivos y valores de la empresa.
• Las acciones críticas se comunican con precisión a los equipos y partes interesadas, lo que garantiza que están en el objetivo.
• Se toman precauciones en el momento oportuno para evitar fallas.

Cómo administrar de manera efectiva una cartera de proyectos

Una canalización de proyectos bien administrada proporciona información útil sobre los cronogramas, el progreso y los estados de múltiples proyectos. También puede revelar los obstáculos potenciales y los riesgos que pueden obstaculizar el progreso de la iniciativa. Estas son algunas de las mejores prácticas que puede utilizar para una gestión eficaz de la cartera de proyectos.

Utilice una herramienta eficaz de gestión de proyectos

Mediante el uso de una herramienta de gestión de proyectos adecuada, se pueden optimizar muchos de los procesos, desde la ideación hasta el lanzamiento en la planificación del proyecto. Con capacidades para la gestión de tareas, visualización de proyectos, colaboración e informes, las herramientas de gestión de proyectos reducen los flujos de trabajo confusos y le permiten optimizar todo el proceso de gestión de proyectos de principio a fin.

Optimización de la gestión de canalización de proyectos con Creately

Creately es una plataforma visual con herramientas avanzadas para la gestión del conocimiento, la ejecución de proyectos y la colaboración visual perfecta.

Desde la gestión de tareas y la planificación de proyectos hasta la asignación de recursos y la gestión de la cartera de proyectos, Creately lo ayuda a eliminar la fricción en la colaboración multifuncional y agilizar sus flujos de trabajo, lo que le permite completar sus proyectos sin problemas.

Creately proporciona,

• Múltiples marcos y plantillas prefabricados para planificar, rastrear y administrar las actividades, los recursos y los flujos de trabajo de su proyecto.
• Interfaz fácil de usar con herramientas simples de arrastrar y soltar para administrar rápidamente las hojas de ruta de su proyecto, planes de trabajo, tableros kanban o planes de acción.
• Marcos para tableros Kanban, líneas de tiempo, cuadrículas y más para organizar visualmente sus datos y crear una vista para su propio estilo de trabajo en el lienzo.
• Lienzo infinito para crear planes de proyectos de una página centralizando toda la información y los activos para facilitar la toma de decisiones.
• Herramientas de lluvia de ideas como mapas mentales o paredes de notas post-it para idear, analizar y planificar iniciativas de proyectos.
• Múltiples integraciones de aplicaciones para ayudarlo a importar y exportar datos de proyectos entre equipos en diferentes plataformas.
• Herramientas integradas para crear presentaciones, informes y paneles dinámicos e interactivos para las partes interesadas.
• Verdadera colaboración multiusuario con edición simultánea, videoconferencia en la aplicación, seguimiento del mouse en vivo y comentarios para mantener a todos sincronizados.

En Creately, puede crear una tubería de proyecto usando,

• Un tablero kanban donde los proyectos se pueden categorizar según su lugar en el flujo de trabajo

• Una línea de tiempo o diagrama de Gantt donde los proyectos se pueden mostrar cronológicamente

• Un tablero de proyecto donde todos los detalles clave del proyecto se enumeran en un solo lugar

• Una lista donde se categorizan los proyectos por parámetros como fechas, clientes, plazos, etc.

Presente su cartera de proyectos visualmente

La forma más efectiva de presentar la información de alto nivel de los proyectos en su cartera es visualmente. Las imágenes de alto nivel, como hojas de ruta, cronogramas, tableros Kanban, gráficos de barras y diagramas secuenciales, lo ayudan a crear una historia gráfica fácilmente comprensible sobre cómo se administran, rastrean y ejecutan los proyectos.

Una canalización de proyectos se puede configurar de manera similar a un tablero Scrum, con los proyectos divididos en categorías tales como pendientes, en progreso, terminados, etc. Esto eventualmente puede servir como panel de control del proyecto para realizar un seguimiento del progreso del proyecto.

Sugerencia: use la función de notas Creately o el panel de datos para capturar detalles adicionales del proyecto, como tareas, estados, fechas límite, duración, asignación de recursos e incluso análisis de riesgos en una ubicación centralizada.

Evalúe minuciosamente su conjunto de recursos

Asegurarse de tener suficientes recursos para completar las tareas del proyecto a tiempo es un paso importante que debe tomarse antes del inicio de cualquier proyecto. Hacer cualquier compromiso sin evaluar la capacidad y competencia de su fuerza laboral puede eventualmente descarrilar sus esfuerzos de ejecución del proyecto.

Por lo tanto, evalúe su grupo de recursos obteniendo una descripción general de la capacidad de recursos disponibles de la organización, el conjunto de habilidades y las tasas de carga requeridas para alcanzar cada hito del proyecto.

Sobre la base de esta evaluación de la disponibilidad y la capacidad de los recursos, la gerencia puede tomar las medidas de recursos necesarias (contratar nuevos empleados o brindar la capacitación necesaria a los existentes) para garantizar el éxito del proyecto. Este paso también se prestará a evaluar si el proyecto es rentable mediante la estimación de los costos de recursos.

Hacer estimaciones precisas

La precisión de las estimaciones de los parámetros del proyecto tiene un impacto directo en el éxito de cualquier proyecto. Si hay una discrepancia entre su estimación de los recursos del proyecto y los recursos reales necesarios para completar las tareas críticas, obstruirá la finalización oportuna de los hitos del proyecto.

Por lo tanto, durante la etapa de planificación en sí, los gerentes de proyecto deben producir un plan de proyecto estimado preciso para garantizar la entrega oportuna de los resultados sin costo adicional. Además de las medidas de recursos, los gerentes de proyecto también deben estimar cuidadosamente el presupuesto del proyecto, los riesgos potenciales, las metas y los ingresos generales.

Una vez que se estiman estos factores, los gerentes pueden tomar una decisión basada en parámetros tales como si el proyecto cumple con los objetivos estratégicos de la organización o si los ingresos que genera cumplirán con las expectativas de la organización.

Crear una hoja de ruta de la cartera

La hoja de ruta de la cartera representa visualmente la cartera de proyectos o los proyectos actualmente activos contra una línea de tiempo. Combinado con metadatos clave relevantes del proyecto, puede ser una herramienta poderosa para comunicar lo que hay en la cartera y la progresión de los proyectos.

Además de mostrar la fecha de inicio y finalización de los proyectos en curso, puede ilustrar otros metadatos clave como hitos, objetivos estratégicos, etc. en la hoja de ruta y mejorar aún más la información que debe comunicarse a las partes interesadas.

Las 3 etapas de la gestión de proyectos en curso

En la gestión de cartera de proyectos, se utiliza un proceso de tres pasos para garantizar que se genere, discuta y evalúe una cantidad suficiente de proyectos para mantener una cartera de proyectos saludable mientras se asegura que se cumplan los objetivos estratégicos de la organización.

Paso 1: Ideación

En esta fase se generan nuevas ideas de proyectos. Este paso implica recopilar ideas del equipo, crear una cantidad suficiente de propuestas de proyectos para respaldar la continuación de proyectos de mayor calidad y mantener un entorno en el que los empleados se sientan motivados para compartir abiertamente sus ideas para nuevas iniciativas.

Sugerencia: mantenga un backlog para almacenar las ideas recopiladas después de que se hayan priorizado en función de la disponibilidad de recursos y otros factores relevantes, para que puedan consultarse e implementarse más adelante. Con las herramientas de lluvia de ideas integradas de Creately, como la colaboración en tiempo real, los mapas mentales y las paredes de notas post-it, puede trabajar fácilmente junto con su equipo para recopilar, organizar, almacenar y desarrollar ideas generadas durante las sesiones de lluvia de ideas.

Paso 2: Entrada de trabajo

El proceso de entrada de trabajo incluye la creación de propuestas de proyectos para las ideas de proyectos que se han priorizado y su aprobación por parte de los responsables de la toma de decisiones de la alta dirección. La propuesta debe proporcionar un resumen del alcance del proyecto, el resultado esperado y el cronograma.

Este paso ayuda a garantizar que las propuestas de proyecto se creen de manera coherente utilizando herramientas y procesos comunes. Omitir este paso puede generar confusión, demoras y una disminución en la calidad del resultado final.

Sugerencia: una vez aprobada, puede adjuntar fácilmente la propuesta de proyecto con vistas previas en la aplicación de los documentos al proyecto en proceso en Creately. También agregue enlaces a recursos externos, capturas de pantalla e imágenes para proporcionar más contexto a cada proyecto a través de la función de notas.

Paso 3: Puertas de fase

Este paso es fundamental para la gestión de cartera de proyectos, ya que es donde el equipo de gestión de cartera revisa y separa los grandes proyectos de los que están mal planificados, en función de criterios estratégicos preseleccionados. Este paso evita que los proyectos que están condenados al fracaso entren en la tubería mientras se filtran las iniciativas estratégicas importantes que son realmente beneficiosas para la organización.

Los proyectos seleccionados luego se mueven a la cartera de proyectos que esperan ser iniciados. Posteriormente, debe crear planes de proyecto detallados para estos proyectos dividiéndolos en tareas individuales, asignando propietarios de tareas y estableciendo cronogramas.

Es hora de hacer su propia cartera de proyectos

Una canalización de gestión de proyectos es esencialmente un rastreador de proyectos. Si bien le ofrece una forma rápida de monitorear el progreso de su equipo, hace que los flujos de trabajo del equipo sean mucho más fluidos y claros. Además, al centralizar varios datos de proyectos en un solo lugar, puede obtener una visión general rápida del rendimiento del equipo y también de la trayectoria de la empresa.

Ahora que ha aprendido cómo crear una canalización de proyectos y administrarla correctamente, pruebe Creately para construir su canalización de proyectos hoy. ¡Empieza gratis!