더 나은 프로젝트 포트폴리오 관리를 위한 파이프라인 설정 방법

처음부터 올바른 프로젝트를 선택하는 것은 효과적인 프로젝트 포트폴리오 관리의 중요한 단계이며 프로젝트 파이프라인은 프로젝트 관리자가 계획 단계 자체에서 각 개별 프로젝트의 성공을 보장함으로써 이를 쉽게 수행할 수 있도록 도와줍니다.

프로젝트 파이프라인에는 완료 시 계획, 시작, 모니터링 및 평가해야 하는 일련의 프로젝트가 포함됩니다. 이 게시물에서는 프로젝트 파이프라인을 설정하고 더 나은 결과를 위해 효과적으로 관리하는 방법을 배웁니다.

프로젝트 파이프라인이란 무엇입니까?

프로젝트 파이프라인 관리는 프로젝트 관리자가 아이디어 구상부터 시작까지 여러 프로젝트를 추적하는 데 사용하는 표준화된 방법을 말하며 적절한 타임라인, 할당된 리소스, 워크플로가 적절하게 매핑되어 있는지 확인합니다.

프로젝트 파이프라인은 다음을 확인하는 데 도움이 됩니다.

• 프로젝트 목표는 회사 목표와 가치를 더욱 발전시키는 데 도움이 됩니다.
• 중요한 조치는 팀과 이해 관계자에게 정확하게 전달되어 목표를 달성했는지 확인합니다.
• 실패를 방지하기 위해 적시에 예방 조치를 취합니다.

프로젝트 파이프라인을 효과적으로 관리하는 방법

잘 관리되는 프로젝트 파이프라인은 여러 프로젝트의 타임라인, 진행 상황 및 상태에 대한 유용한 통찰력을 제공합니다. 그것은 또한 이니셔티브의 진행을 방해할 수 있는 잠재적인 장애물과 위험을 드러낼 수 있습니다. 다음은 효과적인 프로젝트 파이프라인 관리에 사용할 수 있는 몇 가지 모범 사례입니다.

효과적인 프로젝트 관리 도구 사용

적절한 프로젝트 관리 도구를 사용하면 프로젝트 계획의 아이디어 구상에서 시작까지의 많은 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 작업 관리, 프로젝트 시각화, 협업 및 보고 기능을 갖춘 프로젝트 관리 도구는 혼란스러운 워크플로를 줄이고 전체 프로젝트 관리 프로세스를 처음부터 끝까지 최적화할 수 있도록 합니다.

Creately로 프로젝트 파이프라인 관리 간소화

Creately는 지식 관리, 프로젝트 실행 및 원활한 시각적 협업을 위한 고급 도구가 포함된 시각적 플랫폼입니다.

작업 관리 및 프로젝트 계획에서 리소스 할당 및 프로젝트 포트폴리오 관리에 이르기까지 Creately를 사용하면 부서 간 협업의 마찰을 제거하고 워크플로를 간소화하여 프로젝트를 원활하게 완료할 수 있습니다.

창조적으로 제공하고,

• 프로젝트 활동, 리소스 및 워크플로를 계획, 추적 및 관리하기 위해 미리 만들어진 여러 프레임워크 및 템플릿.
• 프로젝트 로드맵, 작업 계획, 칸반 보드 또는 실행 계획을 빠르게 관리할 수 있는 간단한 끌어서 놓기 도구가 있는 사용하기 쉬운 인터페이스입니다.
• Kanban 보드, 타임라인, 그리드 등의 프레임을 사용하여 데이터를 시각적으로 정렬하고 캔버스에서 자신의 작업 스타일에 대한 보기를 만듭니다.
• 더 쉬운 의사 결정을 위해 모든 정보와 자산을 중앙 집중화하는 한 페이지 프로젝트 계획을 생성하는 무한 캔버스.
• 마인드 맵 또는 포스트잇 메모장과 같은 브레인스토밍 도구를 사용하여 프로젝트 이니셔티브를 아이디어화, 분석 및 계획합니다.
• 여러 앱 통합을 통해 다양한 플랫폼의 팀 간에 프로젝트 데이터를 가져오고 내보낼 수 있습니다.
• 이해 관계자를 위한 동적 대화형 프레젠테이션, 보고서 및 대시보드를 만드는 내장 도구.
• 동시 편집, 인앱 화상 회의, 실시간 마우스 추적 및 댓글을 통한 진정한 다중 사용자 협업으로 모든 사람이 동기화 상태를 유지할 수 있습니다.

Creately에서 다음을 사용하여 프로젝트 파이프라인을 생성할 수 있습니다.

• 워크플로에서의 위치에 따라 프로젝트를 분류할 수 있는 칸반 보드

• 프로젝트를 시간순으로 표시할 수 있는 타임라인 또는 Gantt 차트

• 모든 주요 프로젝트 세부 정보가 한 곳에 나열되는 프로젝트 게시판

• 프로젝트가 날짜, 클라이언트, 마감일 등과 같은 매개변수별로 분류된 목록입니다.

프로젝트 파이프라인을 시각적으로 표현

파이프라인에 있는 프로젝트의 상위 수준 정보를 표시하는 가장 효과적인 방법은 시각적입니다. 로드맵, 타임라인, 간판 보드, 막대 차트 및 순차 다이어그램과 같은 높은 수준의 시각적 개체는 프로젝트가 어떻게 관리, 추적 및 실행되는지에 대한 이해하기 쉬운 그래픽 스토리를 만드는 데 도움이 됩니다.

프로젝트 파이프라인은 할 일, 진행 중, 완료 등과 같은 범주로 프로젝트를 분류하여 스크럼 보드와 유사하게 설정할 수 있습니다. 이는 결국 프로젝트 진행 상황을 추적하기 위한 프로젝트 대시보드 역할을 할 수 있습니다.

팁: Creately 메모 기능 또는 데이터 패널을 사용하여 중앙 위치에서 작업, 상태, 마감일, 기간, 리소스 할당 및 위험 분석과 같은 추가 프로젝트 세부 정보를 캡처합니다.

리소스 풀을 철저히 평가

프로젝트 작업을 제시간에 완료할 수 있는 충분한 리소스가 있는지 확인하는 것은 프로젝트를 시작하기 전에 수행해야 하는 중요한 단계입니다. 인력의 역량과 역량을 평가하지 않고 약속을 하면 결국 프로젝트 실행 노력이 무산될 수 있습니다.

따라서 각 프로젝트 이정표에 도달하는 데 필요한 조직의 가용 자원 용량, 기술 세트 및 차지아웃 비율에 대한 개요를 확인하여 자원 풀을 평가하십시오.

자원 가용성 및 용량에 대한 이러한 평가를 기반으로 경영진은 프로젝트의 성공을 보장하기 위해 필요한 자원 조달 조치(신규 직원 고용 또는 기존 직원에게 필요한 교육 제공)를 취할 수 있습니다. 이 단계는 또한 자원 비용을 추정하여 프로젝트가 수익성이 있는지 평가하는 데 도움이 됩니다.

정확한 추정

프로젝트 매개변수 추정의 정확성은 모든 프로젝트의 성공에 직접적인 영향을 미칩니다. 추정한 프로젝트 자원과 중요한 작업을 완료하는 데 필요한 실제 자원이 일치하지 않으면 프로젝트 이정표를 적시에 완료하는 데 방해가 됩니다.

따라서 계획 단계 자체에서 프로젝트 관리자는 추가 비용 없이 결과를 적시에 제공할 수 있도록 정확한 예상 프로젝트 계획을 작성해야 합니다. 자원 조달 조치 외에도 프로젝트 관리자는 프로젝트 예산, 잠재적 위험, 목표 및 전체 수익을 신중하게 추정해야 합니다.

이러한 요소가 추정되면 관리자는 프로젝트가 조직의 전략적 목표를 충족하는지 또는 생성하는 수익이 조직의 기대를 충족하는지와 같은 매개변수를 기반으로 결정을 내릴 수 있습니다.

포트폴리오 로드맵 만들기

포트폴리오 로드맵은 타임라인에 대해 프로젝트 포트폴리오 또는 현재 활성 프로젝트를 시각적으로 보여줍니다. 관련 주요 프로젝트 메타데이터와 결합하여 포트폴리오 및 프로젝트 진행 상황을 전달하는 강력한 도구가 될 수 있습니다.

파이프라인에서 프로젝트의 시작 및 종료 날짜를 표시하는 것 외에도 이정표, 전략적 목표 등과 같은 기타 주요 메타데이터를 로드맵에 설명하고 이해 관계자에게 전달해야 하는 정보를 더욱 향상시킬 수 있습니다.

프로젝트 파이프라인 관리의 3단계

프로젝트 파이프라인 관리에서는 조직의 전략적 목표가 충족되도록 하는 동시에 건전한 프로젝트 포트폴리오를 유지하기 위해 충분한 수의 프로젝트가 생성, 논의 및 평가되도록 3단계 프로세스가 사용됩니다.

1단계: 아이디어 구상

이 단계에서 새로운 프로젝트 아이디어가 생성됩니다. 이 단계에는 팀에서 아이디어를 수집하고, 고품질 프로젝트의 지속을 지원하기 위해 충분한 수의 프로젝트 제안을 작성하고, 직원이 새로운 이니셔티브에 대한 아이디어를 공개적으로 공유하려는 동기를 느낄 수 있는 환경을 유지하는 것이 포함됩니다.

팁: 수집된 아이디어를 저장하기 위해 백로그를 유지 관리하여 리소스 가용성 및 기타 관련 요소에 따라 우선 순위를 지정하여 나중에 참조하고 구현할 수 있습니다. 실시간 협업, 마인드 맵, 포스트잇 벽과 같은 Creately의 내장 브레인스토밍 도구를 사용하면 브레인스토밍 세션 중에 생성된 아이디어를 수집, 구성, 저장 및 개발하는 데 팀과 쉽게 협력할 수 있습니다.

2단계: 작업 섭취

작업 접수 프로세스에는 우선 순위가 지정된 프로젝트 아이디어에 대한 프로젝트 제안서를 작성하고 상위 경영진 의사 결정자의 승인을 받는 것이 포함됩니다. 제안서는 프로젝트 범위, 예상 결과 및 일정에 대한 개요를 제공해야 합니다.

이 단계는 공통 도구와 프로세스를 사용하여 일관된 방식으로 프로젝트 제안을 생성하는 데 도움이 됩니다. 이 단계를 건너뛰면 혼란, 시간 지연 및 최종 결과의 품질 저하가 발생할 수 있습니다.

팁: 승인되면 문서의 인앱 미리 보기가 포함된 프로젝트 제안을 Creately의 파이프라인에 있는 프로젝트에 쉽게 첨부할 수 있습니다. 또한 외부 리소스, 스크린샷 및 이미지에 대한 링크를 추가하여 메모 기능을 통해 각 프로젝트에 더 많은 컨텍스트를 제공합니다.

3단계: 위상 게이트

이 단계는 포트폴리오 관리 팀이 사전 선택된 전략적 기준에 따라 훌륭한 프로젝트를 검토하고 제대로 계획되지 않은 프로젝트와 분리하는 곳이므로 프로젝트 파이프라인 관리에 중요합니다. 이 단계는 실패할 수밖에 없는 프로젝트가 파이프라인에 들어가는 것을 방지하는 동시에 조직에 진정으로 유익한 중요한 전략적 이니셔티브를 필터링합니다.

그런 다음 선택한 프로젝트가 시작되기를 기다리는 프로젝트의 백로그로 이동됩니다. 그런 다음 이러한 프로젝트를 개별 작업으로 나누고 작업 소유자를 할당하고 일정을 설정하여 이러한 프로젝트에 대한 세부 프로젝트 계획을 만들어야 합니다.

나만의 프로젝트 파이프라인을 만들 때입니다.

프로젝트 관리 파이프라인은 기본적으로 프로젝트 추적기입니다. 팀의 진행 상황을 빠르게 모니터링할 수 있는 방법을 제공하는 동시에 팀의 워크플로를 훨씬 부드럽고 명확하게 만듭니다. 또한 여러 프로젝트 데이터를 한 곳에서 중앙 집중화하여 팀 성과와 회사의 궤적에 대한 빠른 개요도 얻을 수 있습니다.

이제 프로젝트 파이프라인을 생성하고 적절하게 관리하는 방법을 배웠으므로 지금 Creately를 사용하여 프로젝트 파이프라인을 구축해 보십시오. 무료로 시작하세요!