Come impostare una pipeline per una migliore gestione del portafoglio di progetti

Selezionare i progetti giusti fin dall'inizio è un passo importante per una gestione efficace del portfolio di progetti e una pipeline di progetti aiuta i project manager a farlo facilmente, aiutandoli a garantire il successo di ogni singolo progetto dalla fase di pianificazione stessa.

Una pipeline di progetti comprende una serie di progetti che devono essere pianificati, avviati, monitorati e valutati al termine. In questo post imparerai come impostare la pipeline del tuo progetto e gestirla in modo efficace per ottenere risultati migliori.

Che cos'è una pipeline di progetto?

La gestione della pipeline di progetto si riferisce al metodo standardizzato utilizzato dai project manager per tenere traccia di più progetti, dall'ideazione al lancio, assicurandosi che abbiano scadenze adeguate, risorse sufficienti allocate e flussi di lavoro adeguatamente mappati.

La pipeline del progetto aiuta a garantire che,

• Gli obiettivi del progetto aiutano a far progredire ulteriormente gli obiettivi ei valori dell'azienda.
• Le azioni critiche vengono accuratamente comunicate ai team e alle parti interessate assicurando che siano in linea con l'obiettivo.
• Le precauzioni sono prese in modo tempestivo per evitare guasti.

Come gestire in modo efficace una pipeline di progetto

Una pipeline di progetti ben gestita fornisce informazioni utili sulle tempistiche, sullo stato di avanzamento e sullo stato di più progetti. Può anche rivelare i potenziali ostacoli ei rischi che possono ostacolare il progresso dell'iniziativa. Ecco alcune delle migliori pratiche che puoi utilizzare per una gestione efficace della pipeline di progetti.

Utilizzare uno strumento di gestione dei progetti efficace

Utilizzando un adeguato strumento di gestione del progetto, molti dei processi dall'ideazione al lancio nella pianificazione del progetto possono essere semplificati. Grazie alle funzionalità per la gestione delle attività, la visualizzazione dei progetti, la collaborazione e il reporting, gli strumenti di gestione dei progetti riducono i flussi di lavoro confusi e consentono di ottimizzare l'intero processo di gestione del progetto dall'inizio alla fine.

Semplificazione della gestione della pipeline di progetto con Creately

Creately è una piattaforma visiva con strumenti avanzati per la gestione della conoscenza, l'esecuzione dei progetti e una collaborazione visiva senza interruzioni.

Dalla gestione delle attività e pianificazione dei progetti all'allocazione delle risorse e alla gestione del portafoglio progetti, Creately ti aiuta a rimuovere gli attriti nella collaborazione interfunzionale e a semplificare i flussi di lavoro, consentendoti di completare i tuoi progetti senza problemi.

Fornisce in modo creativo,

• Molteplici framework e modelli predefiniti per pianificare, monitorare e gestire le attività, le risorse e i flussi di lavoro del progetto.
• Interfaccia facile da usare con semplici strumenti di trascinamento della selezione per gestire rapidamente le roadmap del progetto, i piani di lavoro, le bacheche kanban o i piani d'azione.
• Cornici per bacheche Kanban, timeline, griglie e altro per organizzare visivamente i dati e creare una vista per il tuo stile di lavoro sull'area di lavoro.
• Tela infinita per creare piani di progetto di una pagina centralizzando tutte le informazioni e le risorse per facilitare il processo decisionale.
• Strumenti di brainstorming come mappe mentali o post-it wall per ideare, analizzare e pianificare iniziative di progetto.
• Integrazioni multiple di app per aiutarti a importare ed esportare i dati di progetto tra i team su piattaforme diverse.
• Strumenti integrati per creare presentazioni, report e dashboard dinamici e interattivi per le parti interessate.
• Vera collaborazione multiutente con editing simultaneo, videoconferenza in-app, rilevamento in tempo reale del mouse e commenti per mantenere tutti sincronizzati.

Su Creately, puoi creare una pipeline di progetto utilizzando,

• Una bacheca kanban in cui i progetti possono essere classificati in base alla loro posizione nel flusso di lavoro

• Una sequenza temporale o un diagramma di Gantt in cui i progetti possono essere visualizzati in ordine cronologico

• Una bacheca di progetto in cui tutti i dettagli chiave del progetto sono elencati in un unico posto

• Un elenco in cui i progetti sono classificati in base a parametri quali date, clienti, scadenze, ecc.

Presenta visivamente la pipeline del tuo progetto

Il modo più efficace per presentare le informazioni di alto livello dei progetti nella tua pipeline è visivamente. Elementi visivi di alto livello come roadmap, timeline, kanban board, grafici a barre e diagrammi sequenziali ti aiutano a creare una storia grafica facilmente comprensibile su come i progetti vengono gestiti, monitorati ed eseguiti.

Una pipeline di progetto può essere impostata in modo simile a una bacheca Scrum, con i progetti suddivisi in categorie come cose da fare, in corso, finito, ecc. Questo alla fine può fungere da dashboard del progetto per tenere traccia dell'avanzamento del progetto.

Suggerimento: utilizza la funzione Creately notes o il pannello dati per acquisire dettagli aggiuntivi del progetto come attività, stati, scadenze, durata, allocazione delle risorse e persino analisi del rischio in una posizione centralizzata.

Valuta a fondo il tuo pool di risorse

Assicurarsi di disporre di risorse sufficienti per completare le attività del progetto in tempo è un passo importante che deve essere compiuto prima dell'avvio di qualsiasi progetto. Prendere qualsiasi impegno senza valutare la capacità e la competenza della tua forza lavoro può eventualmente far deragliare gli sforzi di esecuzione del progetto.

Pertanto, valuta il tuo pool di risorse ottenendo una panoramica della capacità di risorse disponibili, delle competenze e dei tassi di addebito dell'organizzazione necessari per raggiungere ogni traguardo del progetto.

Sulla base di questa valutazione della disponibilità e della capacità delle risorse, la direzione può quindi adottare le misure necessarie per l'approvvigionamento delle risorse (assunzione di nuovi dipendenti o fornitura della formazione necessaria a quelli esistenti) per garantire il successo del progetto. Questo passaggio si presterà anche a valutare se il progetto è redditizio stimando i costi di risorse.

Fai stime accurate

L'accuratezza delle stime dei parametri di progetto ha un impatto diretto sul successo di qualsiasi progetto. Se c'è una discrepanza tra la tua stima delle risorse del progetto e le risorse effettive necessarie per completare le attività critiche, ostacolerà il completamento tempestivo delle pietre miliari del progetto.

Durante la fase di pianificazione stessa, quindi, i project manager devono produrre un accurato piano di progetto stimato per garantire la tempestiva consegna dei risultati senza costi aggiuntivi. Oltre alle misure di risorse, i project manager devono anche stimare attentamente il budget del progetto, i potenziali rischi, gli obiettivi e le entrate complessive.

Una volta stimati questi fattori, i manager possono prendere una decisione in base a parametri come se il progetto soddisfa gli obiettivi strategici dell'organizzazione o se le entrate che genera soddisferanno le aspettative dell'organizzazione.

Crea una tabella di marcia del portafoglio

La roadmap del portfolio rappresenta visivamente il portfolio del progetto o i progetti attualmente attivi rispetto a una sequenza temporale. Combinato con i metadati chiave del progetto rilevanti, può essere un potente strumento per comunicare cosa c'è nel portfolio e l'avanzamento dei progetti.

Oltre a mostrare la data di inizio e fine dei progetti in cantiere, puoi illustrare altri metadati chiave come tappe fondamentali, obiettivi strategici, ecc. sulla tabella di marcia e migliorare ulteriormente le informazioni che devono essere comunicate agli stakeholder.

Le 3 fasi della gestione della pipeline di progetto

Nella gestione della pipeline di progetto, viene utilizzato un processo in tre fasi per garantire che un numero sufficiente di progetti venga generato, discusso e valutato al fine di mantenere un portafoglio di progetti sano assicurandosi che gli obiettivi strategici dell'organizzazione siano raggiunti.

Passaggio 1: ideazione

In questa fase vengono generate nuove idee progettuali. Questo passaggio comporta la raccolta di idee dal team, la creazione di un numero sufficiente di proposte di progetto per supportare la continuazione di progetti di qualità superiore e il mantenimento di un ambiente in cui i dipendenti si sentano motivati ​​a condividere apertamente le proprie idee per nuove iniziative.

Suggerimento: mantenere un backlog per archiviare le idee così raccolte dopo che è stata assegnata la priorità in base alla disponibilità di risorse e altri fattori rilevanti, in modo che possano essere consultate e implementate in seguito. Utilizzando gli strumenti di brainstorming integrati di Creately, come la collaborazione in tempo reale, le mappe mentali e le pareti dei post-it, puoi facilmente collaborare con il tuo team per raccogliere, organizzare, archiviare e sviluppare idee generate durante le sessioni di brainstorming.

Passaggio 2: assunzione di lavoro

Il processo di assunzione del lavoro include la creazione di proposte di progetto per le idee progettuali a cui è stata assegnata la priorità e l'approvazione da parte dei responsabili delle decisioni dell'alta direzione. La proposta dovrebbe fornire uno schema dell'ambito del progetto, del risultato atteso e della tempistica.

Questo passaggio aiuta a garantire che le proposte di progetto vengano create in modo coerente utilizzando strumenti e processi comuni. Saltare questo passaggio può causare confusione, ritardi e un calo della qualità del risultato finale.

Suggerimento: una volta approvata, puoi allegare facilmente la proposta di progetto con le anteprime in-app dei documenti al progetto in cantiere in Creately. Aggiungi anche collegamenti a risorse esterne, schermate e immagini per fornire più contesto a ciascun progetto tramite la funzione note.

Passaggio 3: Phase-Gates

Questo passaggio è fondamentale per la gestione della pipeline di progetto in quanto è il punto in cui il team di gestione del portafoglio esamina e separa i grandi progetti da quelli mal pianificati, in base a criteri strategici preselezionati. Questo passaggio impedisce che progetti destinati a fallire entrino nella pipeline filtrando le importanti iniziative strategiche che sono veramente vantaggiose per l'organizzazione.

I progetti selezionati vengono quindi spostati nell'arretrato dei progetti in attesa di essere avviati. Successivamente, è necessario creare piani di progetto dettagliati per questi progetti suddividendoli in singole attività, assegnando i proprietari delle attività e impostando le scadenze.

È tempo di creare la tua pipeline di progetti

Una pipeline di gestione del progetto è essenzialmente un tracker di progetto. Sebbene offra un modo rapido per monitorare i progressi del tuo team, rende i flussi di lavoro del team molto più fluidi e chiari. Inoltre, centralizzando più dati di progetto in un'unica posizione, puoi ottenere una rapida panoramica delle prestazioni del team e della traiettoria dell'azienda.

Ora che hai imparato come creare una pipeline di progetto e gestirla correttamente, prova Creately a costruire la pipeline di progetto oggi. Inizia gratis!