So richten Sie eine Pipeline für ein besseres Projektportfoliomanagement ein

Die Auswahl der richtigen Projekte von Anfang an ist ein wichtiger Schritt für ein effektives Projektportfoliomanagement, und eine Projektpipeline hilft Projektmanagern dabei, dies zu tun, indem sie ihnen hilft, den Erfolg jedes einzelnen Projekts von der Planungsphase an selbst sicherzustellen.

Eine Projektpipeline umfasst eine Reihe von Projekten, die geplant, gestartet, überwacht und nach Abschluss bewertet werden müssen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Projektpipeline einrichten und effektiv verwalten, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

Was ist eine Projektpipeline?

Projektpipeline-Management bezieht sich auf die standardisierte Methode, mit der Projektmanager mehrere Projekte verfolgen – von der Idee bis zum Start – und gleichzeitig sicherstellen, dass sie über angemessene Zeitpläne, ausreichend zugewiesene Ressourcen und ordnungsgemäß geplante Arbeitsabläufe verfügen.

Die Projektpipeline hilft sicherzustellen, dass

• Die Projektziele helfen, die Unternehmensziele und -werte weiter voranzutreiben.
• Kritische Maßnahmen werden den Teams und Stakeholdern genau mitgeteilt, um sicherzustellen, dass sie zielgerichtet sind.
• Es werden rechtzeitig Vorkehrungen getroffen, um Ausfälle zu vermeiden.

Wie man eine Projektpipeline effektiv verwaltet

Eine gut verwaltete Projektpipeline bietet nützliche Einblicke in die Zeitpläne, den Fortschritt und den Status mehrerer Projekte. Es kann auch potenzielle Hindernisse und Risiken aufzeigen, die den Fortschritt der Initiative behindern können. Hier sind einige der Best Practices, die Sie für ein effektives Projektpipeline-Management verwenden können.

Verwenden Sie ein effektives Projektmanagement-Tool

Durch die Verwendung eines geeigneten Projektmanagement-Tools können viele Prozesse von der Ideenfindung bis zum Start in der Projektplanung rationalisiert werden. Mit Funktionen für Aufgabenmanagement, Projektvisualisierung, Zusammenarbeit und Berichterstellung verringern Projektmanagement-Tools verwirrende Arbeitsabläufe und ermöglichen es Ihnen, den gesamten Projektmanagementprozess von Anfang bis Ende zu optimieren.

Optimiertes Projekt-Pipeline-Management mit Creately

Creately ist eine visuelle Plattform mit fortschrittlichen Tools für Wissensmanagement, Projektdurchführung und nahtlose visuelle Zusammenarbeit.

Von der Aufgabenverwaltung und Projektplanung bis hin zur Ressourcenzuweisung und Projektportfolioverwaltung hilft Ihnen Creately dabei, Reibungspunkte in der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit zu beseitigen und Ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren, sodass Sie Ihre Projekte nahtlos abschließen können.

Creately bietet,

• Mehrere vorgefertigte Frameworks und Vorlagen zum Planen, Verfolgen und Verwalten Ihrer Projektaktivitäten, Ressourcen und Arbeitsabläufe.
• Benutzerfreundliche Oberfläche mit einfachen Drag-and-Drop-Tools zur schnellen Verwaltung Ihrer Projekt-Roadmaps, Arbeitspläne, Kanban-Tafeln oder Aktionspläne.
• Rahmen für Kanban-Boards, Zeitleisten, Raster und mehr, um Ihre Daten visuell anzuordnen und eine Ansicht für Ihren eigenen Arbeitsstil auf der Leinwand zu erstellen.
• Unendliche Leinwand zum Erstellen von einseitigen Projektplänen, die alle Informationen und Assets für eine einfachere Entscheidungsfindung zentralisieren.
• Brainstorming-Tools wie Mindmaps oder Haftnotizwände, um Projektinitiativen zu entwickeln, zu analysieren und zu planen.
• Mehrere App-Integrationen zum Importieren und Exportieren von Projektdaten über Teams auf verschiedenen Plattformen hinweg.
• Integrierte Tools zum Erstellen dynamischer und interaktiver Präsentationen, Berichte und Dashboards für Stakeholder.
• Echte Zusammenarbeit mehrerer Benutzer mit gleichzeitiger Bearbeitung, In-App-Videokonferenzen, Live-Mausverfolgung und Kommentaren, um alle auf dem Laufenden zu halten.

Auf Creately können Sie eine Projektpipeline erstellen mit:

• Ein Kanban-Board, auf dem Projekte nach ihrer Position im Workflow kategorisiert werden können

• Eine Zeitleiste oder ein Gantt-Diagramm, in dem die Projekte chronologisch angezeigt werden können

• Ein Projektboard, in dem alle wichtigen Projektdetails an einem einzigen Ort aufgelistet sind

• Eine Liste, in der die Projekte nach Parametern wie Daten, Kunden, Fristen usw. kategorisiert sind.

Präsentieren Sie Ihre Projektpipeline visuell

Die effektivste Art, die High-Level-Informationen der Projekte in Ihrer Pipeline zu präsentieren, ist visuell. Hochrangige Grafiken wie Roadmaps, Zeitachsen, Kanban-Tafeln, Balkendiagramme und sequentielle Diagramme helfen Ihnen, eine leicht verständliche grafische Geschichte darüber zu erstellen, wie die Projekte verwaltet, verfolgt und ausgeführt werden.

Eine Projektpipeline kann ähnlich wie ein Scrum-Board eingerichtet werden, wobei die Projekte in Kategorien wie To-Do, In Bearbeitung, Erledigt usw. unterteilt werden. Dies kann schließlich als Ihr Projekt-Dashboard dienen, um den Projektfortschritt im Auge zu behalten.

Tipp: Verwenden Sie die Creately-Notizenfunktion oder das Datenfenster, um zusätzliche Projektdetails wie Aufgaben, Status, Fristen, Dauer, Ressourcenzuweisung und sogar Risikoanalysen an einem zentralen Ort zu erfassen.

Bewerten Sie Ihren Ressourcenpool gründlich

Sicherzustellen, dass Sie über genügend Ressourcen verfügen, um die Projektaufgaben rechtzeitig abzuschließen, ist ein wichtiger Schritt, der vor Beginn eines Projekts unternommen werden muss. Verpflichtungen einzugehen, ohne die Kapazität und Kompetenz Ihrer Mitarbeiter einzuschätzen, kann letztendlich Ihre Projektdurchführungsbemühungen zum Scheitern bringen.

Bewerten Sie daher Ihren Ressourcenpool, indem Sie sich einen Überblick über die verfügbaren Ressourcenkapazitäten, Fähigkeiten und Auslastungssätze der Organisation verschaffen, die erforderlich sind, um jeden Projektmeilenstein zu erreichen.

Basierend auf dieser Bewertung der Ressourcenverfügbarkeit und -kapazität kann das Management dann die erforderlichen Ressourcenmaßnahmen ergreifen (Einstellung neuer Mitarbeiter oder Bereitstellung der erforderlichen Schulung für vorhandene Mitarbeiter), um den Erfolg des Projekts zu gewährleisten. Dieser Schritt bietet sich auch an, um zu bewerten, ob das Projekt rentabel ist, indem die Ressourcenkosten geschätzt werden.

Machen Sie genaue Schätzungen

Die Genauigkeit der Schätzungen von Projektparametern hat einen direkten Einfluss auf den Erfolg eines jeden Projekts. Wenn Ihre Schätzung der Projektressourcen nicht mit den tatsächlichen Ressourcen übereinstimmt, die zur Erledigung der kritischen Aufgaben erforderlich sind, wird dies die rechtzeitige Fertigstellung von Projektmeilensteinen behindern.

Während der Planungsphase selbst müssen die Projektmanager daher einen genau geschätzten Projektplan erstellen, um die rechtzeitige Lieferung der Ergebnisse ohne zusätzliche Kosten sicherzustellen. Neben den Ressourcenmaßnahmen müssen Projektmanager auch das Projektbudget, potenzielle Risiken, Ziele sowie den Gesamtumsatz sorgfältig abschätzen.

Sobald diese Faktoren geschätzt sind, können die Manager auf der Grundlage von Parametern eine Entscheidung treffen, z. B. ob das Projekt die strategischen Ziele der Organisation erfüllt oder ob die erzielten Einnahmen die Erwartungen der Organisation erfüllen.

Erstellen Sie eine Portfolio-Roadmap

Die Portfolio-Roadmap stellt das Projektportfolio bzw. die aktuell aktiven Projekte gegenüber einer Zeitleiste visuell dar. In Kombination mit relevanten Schlüsselprojekt-Metadaten kann es ein leistungsstarkes Werkzeug sein, um zu kommunizieren, was sich im Portfolio befindet und den Fortschritt von Projekten.

Neben der Anzeige des Start- und Enddatums der Projekte in der Pipeline können Sie weitere wichtige Metadaten wie Meilensteine, strategische Ziele usw. auf der Roadmap veranschaulichen und die Informationen, die den Stakeholdern mitgeteilt werden müssen, weiter verbessern.

Die 3 Phasen des Projektpipeline-Managements

Beim Projektpipeline-Management wird ein dreistufiger Prozess verwendet, um sicherzustellen, dass eine ausreichende Anzahl von Projekten generiert, diskutiert und bewertet wird, um ein gesundes Projektportfolio aufrechtzuerhalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass die strategischen Ziele der Organisation erreicht werden.

Schritt 1: Ideenfindung

In dieser Phase werden neue Projektideen generiert. Dieser Schritt beinhaltet das Sammeln von Ideen aus dem Team, das Erstellen einer ausreichenden Anzahl von Projektvorschlägen, um die Fortsetzung hochwertiger Projekte zu unterstützen, und die Aufrechterhaltung eines Umfelds, in dem sich die Mitarbeiter motiviert fühlen, ihre Ideen für neue Initiativen offen zu teilen.

Tipp: Pflegen Sie ein Backlog, um die so gesammelten Ideen zu speichern, nachdem sie basierend auf der Verfügbarkeit von Ressourcen und anderen relevanten Faktoren priorisiert wurden, damit sie später abgerufen und umgesetzt werden können. Mit den integrierten Brainstorming-Tools von Creately wie Echtzeit-Zusammenarbeit, Mindmaps und Haftnotizenwänden können Sie ganz einfach mit Ihrem Team zusammenarbeiten, um Ideen zu sammeln, zu organisieren, zu speichern und zu entwickeln, die während der Brainstorming-Sitzungen generiert wurden.

Schritt 2: Arbeitsaufnahme

Der Arbeitseingangsprozess umfasst die Erstellung von Projektvorschlägen für die priorisierten Projektideen und deren Genehmigung durch die Entscheidungsträger des oberen Managements. Der Vorschlag sollte einen Überblick über den Umfang des Projekts, das erwartete Ergebnis und den Zeitplan geben.

Dieser Schritt trägt dazu bei, dass die Projektvorschläge unter Verwendung gemeinsamer Tools und Prozesse auf konsistente Weise erstellt werden. Das Überspringen dieses Schritts kann zu Verwirrung, Zeitverzögerungen und einer Verschlechterung der Qualität des Endergebnisses führen.

Tipp: Nach der Genehmigung können Sie den Projektvorschlag mit In-App-Vorschau der Dokumente ganz einfach an das Projekt in der Pipeline in Creately anhängen. Fügen Sie außerdem Links zu externen Ressourcen, Screenshots und Bildern hinzu, um über die Notizenfunktion mehr Kontext zu jedem Projekt bereitzustellen.

Schritt 3: Phase-Gates

Dieser Schritt ist für das Projektpipeline-Management von entscheidender Bedeutung, da hier das Portfoliomanagementteam die großartigen Projekte auf der Grundlage vorab ausgewählter strategischer Kriterien überprüft und von den schlecht geplanten trennt. Dieser Schritt verhindert, dass Projekte, die zum Scheitern verurteilt sind, in die Pipeline gelangen, während wichtige strategische Initiativen herausgefiltert werden, die für das Unternehmen wirklich von Vorteil sind.

Die ausgewählten Projekte werden dann in den Rückstand der Projekte verschoben, die darauf warten, initiiert zu werden. Anschließend müssen Sie detaillierte Projektpläne für diese Projekte erstellen, indem Sie sie in einzelne Aufgaben aufteilen, Aufgabeneigentümer zuweisen und Zeitpläne festlegen.

Es ist an der Zeit, Ihre eigene Projektpipeline zu erstellen

Eine Projektmanagement-Pipeline ist im Wesentlichen ein Projekt-Tracker. Während es Ihnen eine schnelle Möglichkeit bietet, den Fortschritt Ihres Teams zu überwachen, macht es die Arbeitsabläufe des Teams viel reibungsloser und klarer. Darüber hinaus können Sie sich durch die Zentralisierung mehrerer Projektdaten an einem Ort einen schnellen Überblick über die Teamleistung und die Entwicklung des Unternehmens verschaffen.

Nachdem Sie nun gelernt haben, wie Sie eine Projektpipeline erstellen und richtig verwalten, versuchen Sie es noch heute mit Creately, um Ihre Projektpipeline zu erstellen. Kostenlos starten!