Как настроить конвейер для лучшего управления портфелем проектов

Выбор правильных проектов с самого начала является важным шагом в эффективном управлении портфелем проектов, и конвейер проектов помогает менеджерам проектов легко сделать это, помогая им обеспечить успех каждого отдельного проекта, начиная с самого этапа планирования.

Воронка проекта включает ряд проектов, которые необходимо планировать, запускать, отслеживать и оценивать по завершении. В этом посте вы узнаете, как настроить пайплайн проекта и эффективно управлять им для достижения лучших результатов.

Что такое пайплайн проекта?

Управление конвейером проектов относится к стандартизированному методу, который менеджеры проектов используют для отслеживания нескольких проектов — от идеи до запуска — при этом следя за тем, чтобы у них были надлежащие сроки, выделено достаточно ресурсов и правильно спланированы рабочие процессы.

Воронка проекта помогает убедиться, что

• Цели проекта помогают в дальнейшем продвижении целей и ценностей компании.
• Критические действия точно сообщаются командам и заинтересованным сторонам, что гарантирует их достижение.
• Своевременно принимаются меры во избежание сбоев.

Как эффективно управлять конвейером проекта

Хорошо управляемый конвейер проектов предоставляет полезную информацию о сроках, ходе и состояниях нескольких проектов. Это также может выявить потенциальные препятствия и риски, которые могут помешать продвижению инициативы. Вот некоторые из лучших практик, которые вы можете использовать для эффективного управления конвейером проектов.

Используйте эффективный инструмент управления проектами

Используя надлежащий инструмент управления проектами, многие процессы от идеи до запуска в планировании проекта можно упростить. Благодаря возможностям управления задачами, визуализации проектов, совместной работы и составления отчетов инструменты управления проектами уменьшают количество запутанных рабочих процессов и позволяют оптимизировать весь процесс управления проектом от начала до конца.

Оптимизация управления конвейером проектов с Creately

Creately — это визуальная платформа с передовыми инструментами для управления знаниями, выполнения проектов и беспрепятственного визуального сотрудничества.

От управления задачами и планирования проектов до распределения ресурсов и управления портфелем проектов — Creately помогает устранить трения в межфункциональном сотрудничестве и оптимизировать рабочие процессы, позволяя без проблем завершать проекты.

Создает обеспечивает,

• Несколько готовых фреймворков и шаблонов для планирования, отслеживания и управления деятельностью, ресурсами и рабочими процессами проекта.
• Простой в использовании интерфейс с простыми инструментами перетаскивания для быстрого управления дорожными картами проекта, рабочими планами, канбан-досками или планами действий.
• Рамки для канбан-досок, временные шкалы, сетки и многое другое для визуального упорядочивания ваших данных и создания представления для вашего собственного стиля работы на холсте.
• Бесконечный холст для создания одностраничных планов проекта, объединяющий всю информацию и активы для упрощения принятия решений.
• Инструменты для мозгового штурма, такие как интеллект-карты или стены для заметок, для создания идей, анализа и планирования проектных инициатив.
• Несколько интеграций приложений, которые помогут вам импортировать и экспортировать данные проекта между командами на разных платформах.
• Встроенные инструменты для создания динамических и интерактивных презентаций, отчетов и информационных панелей для заинтересованных сторон.
• Настоящая многопользовательская совместная работа с одновременным редактированием, видеоконференциями в приложении, отслеживанием мыши в реальном времени и комментариями для синхронизации всех участников.

В Creately вы можете создать пайплайн проекта, используя

• Канбан-доска, на которой проекты можно классифицировать в зависимости от их места в рабочем процессе.

• Временная шкала или диаграмма Ганта, где проекты могут отображаться в хронологическом порядке.

• Доска проектов, где все ключевые детали проекта перечислены в одном месте

• Список, в котором проекты классифицированы по таким параметрам, как даты, клиенты, сроки и т. д.

Представьте конвейер вашего проекта визуально

Самый эффективный способ представить высокоуровневую информацию о проектах в вашем пайплайне — визуальный. Визуальные элементы высокого уровня, такие как дорожные карты, временные шкалы, канбан-доски, гистограммы и последовательные диаграммы, помогут вам создать легко понятную графическую историю о том, как проекты управляются, отслеживаются и выполняются.

Конвейер проекта можно настроить аналогично доске Scrum, где проекты разделены на категории, такие как задачи, в процессе, выполнено и т. д. В конечном итоге это может служить панелью управления вашим проектом для отслеживания хода выполнения проекта.

Совет. Используйте функцию «Создать заметки» или панель данных для централизованного сбора дополнительных сведений о проекте, таких как задачи, статусы, сроки, продолжительность, распределение ресурсов и даже анализ рисков.

Тщательно оцените свой пул ресурсов

Убедитесь, что у вас достаточно ресурсов для своевременного выполнения задач проекта, — это важный шаг, который необходимо предпринять до начала любого проекта. Взятие на себя каких-либо обязательств без оценки потенциала и компетентности вашей рабочей силы может в конечном итоге сорвать ваши усилия по реализации проекта.

Поэтому оцените свой пул ресурсов, получив обзор доступных ресурсов организации, набора навыков и ставок расходов, необходимых для достижения каждой контрольной точки проекта.

Основываясь на этой оценке наличия и потенциала ресурсов, руководство может затем принять необходимые меры по обеспечению ресурсами (найм новых сотрудников или проведение необходимого обучения существующих), чтобы гарантировать успех проекта. Этот шаг также позволит оценить прибыльность проекта путем оценки затрат на ресурсы.

Делайте точные оценки

Точность оценок параметров проекта напрямую влияет на успех любого проекта. Если существует несоответствие между вашей оценкой ресурсов проекта и фактическими ресурсами, необходимыми для выполнения критических задач, это будет препятствовать своевременному завершению контрольных точек проекта.

Поэтому на этапе планирования руководители проектов должны составить точный оценочный план проекта, чтобы обеспечить своевременное получение результатов без дополнительных затрат. В дополнение к мерам по обеспечению ресурсами руководители проектов также должны тщательно оценить бюджет проекта, потенциальные риски, цели, а также общий доход.

После того, как эти факторы оценены, менеджеры могут принять решение на основе таких параметров, как соответствие проекта стратегическим целям организации или полученный им доход будет соответствовать ожиданиям организации.

Создайте дорожную карту портфолио

Дорожная карта портфеля визуально отображает портфель проектов или текущие активные проекты на временной шкале. В сочетании с соответствующими ключевыми метаданными проекта это может быть мощным инструментом для информирования о том, что находится в портфолио, и о ходе реализации проектов.

Помимо отображения дат начала и окончания проектов в процессе разработки, вы можете проиллюстрировать другие ключевые метаданные, такие как вехи, стратегические цели и т. д., на дорожной карте, а также дополнительно расширить информацию, которую необходимо передать заинтересованным сторонам.

3 этапа управления пайплайном проекта

В управлении портфелем проектов используется трехэтапный процесс, обеспечивающий создание, обсуждение и оценку достаточного количества проектов для поддержания работоспособного портфеля проектов и обеспечения достижения стратегических целей организации.

Шаг 1: Идея

На этом этапе генерируются новые идеи проекта. Этот шаг включает в себя сбор идей от команды, создание достаточного количества проектных предложений для поддержки продолжения более качественных проектов и поддержание среды, в которой сотрудники чувствуют мотивацию открыто делиться своими идеями для новых инициатив.

Совет. Поддерживайте журнал невыполненных работ для хранения собранных таким образом идей после того, как они будут расставлены по приоритетам в зависимости от наличия ресурсов и других соответствующих факторов, чтобы к ним можно было обратиться и реализовать их позже. Используя встроенные в Creately инструменты мозгового штурма, такие как совместная работа в реальном времени, интеллект-карты и стены для заметок, вы можете легко работать вместе со своей командой над сбором, организацией, хранением и развитием идей, созданных во время сеансов мозгового штурма.

Шаг 2: прием работы

Процесс приема работ включает в себя создание проектных предложений для проектных идей, которым был присвоен приоритет, и их утверждение высшим руководством, принимающим решения. В предложении должно быть указано содержание проекта, ожидаемый результат и сроки.

Этот шаг помогает гарантировать, что проектные предложения создаются согласованным образом с использованием общих инструментов и процессов. Пропуск этого шага может привести к путанице, временным задержкам и снижению качества конечного результата.

Совет: после утверждения вы можете легко прикрепить проектное предложение с предварительным просмотром документов в приложении к проекту, находящемуся в конвейере в Creately. Также добавьте ссылки на внешние ресурсы, скриншоты и изображения, чтобы предоставить больше контекста для каждого проекта с помощью функции заметок.

Шаг 3: Фазовые ворота

Этот шаг имеет решающее значение для управления портфелем проектов, поскольку на нем команда управления портфелем анализирует и отделяет отличные проекты от плохо спланированных на основе предварительно выбранных стратегических критериев. Этот шаг предотвращает попадание в конвейер проектов, которые обречены на провал, и отфильтровывает важные стратегические инициативы, которые действительно полезны для организации.

Затем выбранные проекты перемещаются в список незавершенных проектов, ожидающих начала. После этого вам необходимо создать подробные планы проектов для этих проектов, разбив их на отдельные задачи, назначив ответственных за задачи и установив сроки.

Пришло время создать собственный конвейер проекта

Конвейер управления проектами — это, по сути, трекер проекта. Хотя он предлагает вам быстрый способ отслеживать прогресс вашей команды, он делает рабочие процессы команды намного более плавными и четкими. Кроме того, благодаря централизации нескольких проектных данных в одном месте вы можете получить быстрый обзор производительности команды, а также траектории развития компании.

Теперь, когда вы узнали, как создать пайплайн проекта и правильно им управлять, попробуйте Creately создать пайплайн проекта уже сегодня. Начните бесплатно!