Daha İyi Proje Portföy Yönetimi için Bir İşlem Hattı Nasıl Kurulur

Baştan doğru projeleri seçmek, etkin proje portföy yönetiminde önemli bir adımdır ve proje hattı, proje yöneticilerinin planlama aşamasından itibaren her bir projenin başarısını sağlamalarına yardımcı olarak bunu kolayca yapmalarına yardımcı olur.

Bir proje hattı, tamamlanmasının ardından planlanması, başlatılması, izlenmesi ve değerlendirilmesi gereken bir dizi projeyi içerir. Bu gönderide, proje hattınızı nasıl kuracağınızı ve daha iyi sonuçlar için onu nasıl etkili bir şekilde yöneteceğinizi öğreneceksiniz.

Proje Boru Hattı Nedir?

Proje hattı yönetimi, proje yöneticilerinin uygun zaman çizelgelerine, yeterli kaynaklara sahip olduklarından ve iş akışlarının düzgün bir şekilde planlandığından emin olarak, fikir aşamasından başlatmaya kadar birden fazla projeyi izlemek için kullandıkları standartlaştırılmış yöntemi ifade eder.

Proje boru hattı şunlardan emin olmanıza yardımcı olur,

• Proje hedefleri, şirket hedeflerini ve değerlerini daha da ilerletmeye yardımcı olur.
• Kritik eylemler, ekiplere ve paydaşlara doğru bir şekilde iletilir ve hedefte olduklarından emin olunur.
• Arızaları önlemek için önlemler zamanında alınır.

Bir Proje İşlem Hattını Etkili Bir Şekilde Yönetme

İyi yönetilen bir proje hattı, birden çok projenin zaman çizelgeleri, ilerlemesi ve durumları hakkında faydalı bilgiler sağlar. Ayrıca, girişimin ilerlemesini engelleyebilecek olası engelleri ve riskleri de ortaya çıkarabilir. Etkili proje boru hattı yönetimi için kullanabileceğiniz en iyi uygulamalardan bazıları burada.

Etkili Bir Proje Yönetim Aracı Kullanın

Uygun bir proje yönetimi aracı kullanarak, proje planlamasında fikir oluşturmadan lansmana kadar birçok süreç kolaylaştırılabilir. Görev yönetimi, proje görselleştirme, işbirliği ve raporlama yetenekleriyle proje yönetimi araçları, kafa karıştırıcı iş akışlarını azaltır ve baştan sona tüm proje yönetimi sürecini optimize etmenize olanak tanır.

Creately ile Proje İşlem Hattı Yönetimini Kolaylaştırma

Creately, bilgi yönetimi, proje yürütme ve sorunsuz görsel işbirliği için gelişmiş araçlara sahip görsel bir platformdur.

Creately, görev yönetimi ve proje planlamasından kaynak tahsisi ve proje portföyü yönetimine kadar, işlevler arası işbirliğindeki sorunları ortadan kaldırmanıza ve iş akışlarınızı düzene sokmanıza yardımcı olarak projelerinizi sorunsuz bir şekilde tamamlamanıza olanak tanır.

Yaratarak sağlar,

• Proje etkinliklerinizi, kaynaklarınızı ve iş akışlarınızı planlamak, izlemek ve yönetmek için önceden hazırlanmış birden çok çerçeve ve şablon.
• Proje yol haritalarınızı, iş planlarınızı, kanban panolarınızı veya eylem planlarınızı hızla yönetmek için basit sürükle ve bırak araçlarıyla kullanımı kolay arayüz.
• Verilerinizi görsel olarak düzenlemek ve tuval üzerinde kendi çalışma tarzınız için bir görünüm oluşturmak için Kanban panoları, zaman çizelgeleri, ızgaralar ve daha fazlası için çerçeveler.
• Daha kolay karar vermek için tüm bilgileri ve varlıkları merkezileştiren tek sayfalık proje planları oluşturmak için sonsuz tuval.
• Proje girişimlerini tasarlamak, analiz etmek ve planlamak için zihin haritaları veya post-it not duvarları gibi beyin fırtınası araçları.
• Farklı platformlardaki ekipler arasında proje verilerini içe ve dışa aktarmanıza yardımcı olacak birden çok uygulama entegrasyonu.
• Paydaşlar için dinamik ve etkileşimli sunumlar, raporlar ve panolar oluşturmak için yerleşik araçlar.
• Eşzamanlı düzenleme, uygulama içi video konferans, canlı fare izleme ve herkesin senkronize olmasını sağlamak için yorumlar ile gerçek çok kullanıcılı işbirliği.

Creately'de, aşağıdakileri kullanarak bir proje işlem hattı oluşturabilirsiniz:

• Projelerin iş akışındaki yerlerine göre kategorilere ayrılabileceği bir kanban panosu

• Projelerin kronolojik olarak görüntülenebileceği bir zaman çizelgesi veya Gantt şeması

• Tüm önemli proje detaylarının tek bir yerde listelendiği bir proje panosu

• Projelerin tarihler, müşteriler, son teslim tarihleri ​​vb. parametrelere göre sınıflandırıldığı bir liste.

Proje Sıralamanızı Görsel Olarak Sunun

Ardışık düzeninizdeki projelerin üst düzey bilgilerini görsel olarak sunmanın en etkili yolu. Yol haritaları, zaman çizelgeleri, kanban panoları, çubuk grafikler ve sıralı diyagramlar gibi üst düzey görseller, projelerin nasıl yönetildiği, izlendiği ve yürütüldüğü hakkında kolayca anlaşılır bir grafik hikaye oluşturmanıza yardımcı olur.

Scrum panosuna benzer bir proje boru hattı kurulabilir, projeler yapılacaklar, devam eden, yapılanlar vb. gibi kategorilere ayrılır. Bu, sonunda proje ilerlemesini takip etmek için proje panonuz olarak hizmet edebilir.

İpucu: Görevler, durumlar, son teslim tarihleri, süre, kaynak tahsisi ve hatta merkezi bir konumda risk analizi gibi ek proje ayrıntılarını yakalamak için Not oluştur özelliğini veya veri panelini kullanın.

Kaynak Havuzunuzu İyice Değerlendirin

Proje görevlerini zamanında tamamlamak için yeterli kaynağa sahip olduğunuzdan emin olmak, herhangi bir projeye başlamadan önce atılması gereken önemli bir adımdır. İş gücünüzün kapasitesini ve yeterliliğini değerlendirmeden herhangi bir taahhütte bulunmak, sonunda proje yürütme çabalarınızı rayından çıkarabilir.

Bu nedenle, kuruluşun mevcut kaynak kapasitesi, beceri seti ve her bir proje dönüm noktasına ulaşmak için gereken ücretlendirme oranları hakkında bir genel bakış elde ederek kaynak havuzunuzu değerlendirin.

Kaynak mevcudiyeti ve kapasitesinin bu değerlendirmesine dayanarak, yönetim, projenin başarısını garanti altına almak için gerekli kaynak sağlama önlemlerini (yeni çalışanları işe almak veya mevcut çalışanlara gerekli eğitimi sağlamak) alabilir. Bu adım aynı zamanda kaynak sağlama maliyetlerini tahmin ederek projenin karlı olup olmadığını değerlendirmeye de yardımcı olacaktır.

Doğru Tahminler Yapın

Proje parametrelerinin tahminlerinin doğruluğu, herhangi bir projenin başarısı üzerinde doğrudan bir etkiye sahiptir. Proje kaynaklarına ilişkin tahmininiz ile kritik görevleri tamamlamak için gereken gerçek kaynaklar arasında bir uyumsuzluk varsa, bu, proje kilometre taşlarının zamanında tamamlanmasını engelleyecektir.

Bu nedenle, planlama aşamasının kendisi sırasında, proje yöneticileri, sonuçların hiçbir ekstra maliyet olmaksızın zamanında teslim edilmesini sağlamak için doğru bir tahmini proje planı üretmelidir. Kaynak sağlama önlemlerine ek olarak, proje yöneticileri ayrıca proje bütçesini, potansiyel riskleri, hedefleri ve ayrıca toplam geliri dikkatli bir şekilde tahmin etmelidir.

Bu faktörler tahmin edildikten sonra yöneticiler, projenin organizasyonun stratejik hedeflerini karşılayıp karşılamadığı veya elde ettiği gelirin organizasyonun beklentilerini karşılayıp karşılamadığı gibi parametrelere dayalı olarak karar verebilir.

Portföy Yol Haritası Oluşturun

Portföy yol haritası, proje portföyünü veya halihazırda aktif olan projeleri bir zaman çizelgesine göre görsel olarak gösterir. İlgili anahtar proje meta verileriyle birleştiğinde, portföyde neler olduğunu ve projelerin ilerleyişini iletmek için güçlü bir araç olabilir.

Sıradaki projelerin başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini göstermenin yanı sıra, kilometre taşları, stratejik hedefler vb. gibi diğer önemli meta verileri yol haritası üzerinde gösterebilir ve paydaşlara iletilmesi gereken bilgileri daha da geliştirebilirsiniz.

Proje Boru Hattı Yönetiminin 3 Aşaması

Proje boru hattı yönetiminde, kuruluşun stratejik hedeflerine ulaşıldığından emin olurken sağlıklı bir proje portföyünü sürdürmek için yeterli sayıda projenin üretilmesini, tartışılmasını ve değerlendirilmesini sağlamak için üç aşamalı bir süreç kullanılır.

Adım 1: Fikir

Bu aşamada yeni proje fikirleri üretilir. Bu adım, ekipten fikir toplamayı, daha kaliteli projelerin devamını desteklemek için yeterli sayıda proje önerisi oluşturmayı ve çalışanların yeni girişimler için fikirlerini açık bir şekilde paylaşma konusunda motive oldukları bir ortamın sürdürülmesini içerir.

İpucu: Kaynakların mevcudiyetine ve diğer ilgili faktörlere göre önceliklendirildikten sonra toplanan fikirleri depolamak için bir biriktirme listesi koruyun, böylece daha sonra başvurulabilir ve uygulanabilirler. Creately'nin gerçek zamanlı işbirliği, zihin haritaları ve post-it not duvarları gibi yerleşik beyin fırtınası araçlarını kullanarak, beyin fırtınası oturumları sırasında oluşturulan fikirleri toplama, düzenleme, depolama ve geliştirme konusunda ekibinizle birlikte kolayca çalışabilirsiniz.

Adım 2: İş Alımı

İşe alım süreci, öncelik verilmiş proje fikirleri için proje tekliflerinin oluşturulmasını ve üst yönetimin karar vericileri tarafından onaylanmasını içerir. Teklif, projenin kapsamının, beklenen sonucun ve zaman çizelgesinin bir taslağını sağlamalıdır.

Bu adım, ortak araçlar ve süreçler kullanılarak proje tekliflerinin tutarlı bir şekilde oluşturulmasını sağlamaya yardımcı olur. Bu adımı atlamak kafa karışıklığına, zaman gecikmelerine ve nihai sonucun kalitesinde düşüşe neden olabilir.

İpucu: Onaylandıktan sonra, belgelerin uygulama içi önizlemeleriyle proje teklifini Creately'deki işlem hattındaki projeye kolayca ekleyebilirsiniz. Ayrıca, notlar özelliği aracılığıyla her projeye daha fazla bağlam sağlamak için harici kaynaklara, ekran görüntülerine ve resimlere bağlantılar ekleyin.

Adım 3: Aşama Kapıları

Bu adım, portföy yönetim ekibinin önceden seçilmiş stratejik kriterlere dayalı olarak büyük projeleri kötü planlanmış olanlardan gözden geçirdiği ve ayırdığı yer olduğu için proje boru hattı yönetimi için kritik öneme sahiptir. Bu adım, kuruluş için gerçekten faydalı olan önemli stratejik girişimleri filtrelerken başarısız olmaya mahkum projelerin boru hattına girmesini önler.

Seçilen projeler daha sonra başlatılmayı bekleyen projelerin birikmiş listesine taşınır. Daha sonra, bu projeleri ayrı görevlere ayırarak, görev sahiplerini atayarak ve zaman çizelgeleri ayarlayarak bu projeler için ayrıntılı proje planları oluşturmanız gerekir.

Kendi Proje Hattınızı Yapmanın Zamanı

Bir proje yönetimi boru hattı aslında bir proje izleyicisidir. Size ekibinizin ilerlemesini izlemenin hızlı bir yolunu sunarken, ekibin iş akışlarını çok daha sorunsuz ve net hale getirir. Ayrıca, birden fazla proje verisini tek bir yerde merkezileştirerek, ekip performansı ve şirketin gidişatı hakkında hızlı bir genel bakış elde edebilirsiniz.

Artık bir proje ardışık düzenini nasıl oluşturacağınızı ve doğru şekilde yöneteceğinizi öğrendiğinize göre, bugün proje işlem hattınızı oluşturmak için Creately'yi deneyin. Ücretsiz başlayın!