Cum să configurați o conductă pentru un management mai bun al portofoliului de proiecte

Selectarea proiectelor potrivite de la început este un pas important în gestionarea eficientă a portofoliului de proiecte, iar o carte de proiecte îi ajută pe managerii de proiect să facă acest lucru cu ușurință, ajutându-i să asigure succesul fiecărui proiect individual încă din etapa de planificare în sine.

O carte de proiecte include o serie de proiecte care trebuie planificate, lansate, monitorizate și evaluate la finalizare. În această postare, veți învăța cum să vă configurați pipeline de proiecte și să o gestionați eficient pentru rezultate mai bune.

Ce este o conductă de proiect?

Managementul pipelinei de proiecte se referă la metoda standardizată pe care managerii de proiect o folosesc pentru a urmări mai multe proiecte – de la idee până la lansare – asigurându-se în același timp că au termene adecvate, resurse suficiente alocate și fluxuri de lucru mapate corespunzător.

Conducta de proiect vă ajută să vă asigurați că,

• Obiectivele proiectului ajută la promovarea obiectivelor și valorilor companiei.
• Acțiunile critice sunt comunicate cu acuratețe echipelor și părților interesate, asigurându-se că sunt la țintă.
• Măsurile de precauție sunt luate în timp util pentru a evita eșecurile.

Cum să gestionați eficient o conductă de proiect

Un pipeline de proiecte bine gestionat oferă informații utile asupra calendarului, progresului și stărilor mai multor proiecte. De asemenea, poate dezvălui potențialele blocaje și riscurile care pot împiedica progresul inițiativei. Iată câteva dintre cele mai bune practici pe care le puteți utiliza pentru gestionarea eficientă a proiectelor.

Utilizați un instrument eficient de management de proiect

Folosind un instrument adecvat de management de proiect, multe dintre procesele de la ideare până la lansare în planificarea proiectului pot fi simplificate. Cu capabilități de gestionare a sarcinilor, vizualizare a proiectelor, colaborare și raportare, instrumentele de management de proiect reduc fluxurile de lucru confuze și vă permit să optimizați întregul proces de management al proiectului de la început până la sfârșit.

Raționalizarea managementului canalului de proiecte cu Creately

Creately este o platformă vizuală cu instrumente avansate pentru managementul cunoștințelor, execuția proiectelor și colaborarea vizuală fără întreruperi.

De la gestionarea sarcinilor și planificarea proiectelor până la alocarea resurselor și managementul portofoliului de proiecte, Creately vă ajută să eliminați frecvența în colaborarea interfuncțională și să vă simplificați fluxurile de lucru, permițându-vă să vă finalizați proiectele fără probleme.

Creately oferă,

• Mai multe cadre și șabloane prefabricate pentru a planifica, urmări și gestiona activitățile, resursele și fluxurile de lucru ale proiectului.
• Interfață ușor de utilizat, cu instrumente simple de glisare și plasare pentru a gestiona rapid foile de parcurs ale proiectului, planurile de lucru, panourile kanban sau planurile de acțiune.
• Cadre pentru panouri Kanban, cronologie, grile și multe altele pentru a vă aranja vizual datele și pentru a crea o vizualizare pentru propriul stil de lucru pe pânză.
• Pânză infinită pentru a crea planuri de proiect de o pagină, care centralizează toate informațiile și activele pentru luarea mai ușoară a deciziilor.
• Instrumente de brainstorming, cum ar fi hărți mentale sau pereți de note post-it, pentru a crea, analiza și planifica inițiativele proiectului.
• Mai multe integrări de aplicații pentru a vă ajuta să importați și să exportați date de proiect în echipe de pe diferite platforme.
• Instrumente încorporate pentru a crea prezentări, rapoarte și tablouri de bord dinamice și interactive pentru părțile interesate.
• Adevărata colaborare multi-utilizator cu editare concomitentă, conferințe video în aplicație, urmărire live cu mouse-ul și comentarii pentru a menține toată lumea sincronizată.

Pe Creately, puteți crea o conductă de proiect folosind,

• O tablă kanban în care proiectele pot fi clasificate în funcție de locul lor în fluxul de lucru

• O cronologie sau diagramă Gantt în care proiectele pot fi afișate cronologic

• Un panou de proiect în care toate detaliile cheie ale proiectului sunt listate într-un singur loc

• O listă în care proiectele sunt clasificate după parametri precum date, clienți, termene limită etc.

Prezentați-vă vizual pipeline de proiect

Cel mai eficient mod de a prezenta informațiile de nivel înalt ale proiectelor aflate în pipeline este, vizual. Imaginile vizuale de nivel înalt, cum ar fi foile de parcurs, cronologia, panourile kanban, diagramele cu bare și diagramele secvențiale vă ajută să creați o poveste grafică ușor de înțeles despre modul în care proiectele sunt gestionate, urmărite și executate.

O pipeline de proiecte poate fi configurată similar cu o placă Scrum, cu proiectele împărțite în categorii, cum ar fi de făcut, în desfășurare, finalizat etc. Acesta poate servi în cele din urmă drept tablou de bord al proiectului pentru a urmări progresul proiectului.

Sfat: Utilizați funcția de note Creately sau panoul de date pentru a capta detalii suplimentare ale proiectului, cum ar fi sarcini, stări, termene limită, durată, alocarea resurselor și chiar analiza riscului într-o locație centralizată.

Evaluați-vă cu atenție pool-ul de resurse

Asigurarea că aveți suficiente resurse pentru a finaliza sarcinile proiectului la timp, este un pas important care trebuie făcut înainte de inițierea oricărui proiect. Asumarea oricăror angajamente fără a evalua capacitatea și competența forței de muncă poate în cele din urmă să vă deraieze eforturile de execuție a proiectului.

Prin urmare, evaluați-vă resursele obținând o imagine de ansamblu asupra capacității de resurse disponibile, a setului de abilități și a ratelor de taxare a organizației necesare pentru a atinge fiecare etapă a proiectului.

Pe baza acestei evaluări a disponibilității și capacității resurselor, managementul poate lua apoi măsurile de resurse necesare (angajarea de noi angajați sau furnizarea de formare necesară celor existenți) pentru a garanta succesul proiectului. Acest pas se va preta și pentru a evalua dacă proiectul este profitabil prin estimarea costurilor de resurse.

Faceți estimări precise

Acuratețea estimărilor parametrilor proiectului are un impact direct asupra succesului oricărui proiect. Dacă există o nepotrivire între estimarea resurselor proiectului și resursele reale necesare pentru a finaliza sarcinile critice, aceasta va împiedica finalizarea la timp a etapelor de referință ale proiectului.

Prin urmare, în timpul etapei de planificare în sine, managerii de proiect trebuie să elaboreze un plan de proiect estimat precis pentru a asigura livrarea la timp a rezultatelor fără costuri suplimentare. Pe lângă măsurile de alocare a resurselor, managerii de proiect trebuie să estimeze cu atenție bugetul proiectului, riscurile potențiale, obiectivele, precum și veniturile generale.

Odată estimați acești factori, managerii pot lua o decizie pe baza unor parametri precum dacă proiectul îndeplinește obiectivele strategice ale organizației sau veniturile pe care le generează vor îndeplini așteptările organizației.

Creați o foaie de parcurs de portofoliu

Foaia de parcurs al portofoliului descrie vizual portofoliul de proiecte sau proiectele active în prezent în raport cu o cronologie. Combinat cu metadatele cheie relevante ale proiectelor, poate fi un instrument puternic pentru a comunica ceea ce este în portofoliu și progresul proiectelor.

În plus față de afișarea datei de începere și de încheiere a proiectelor în curs, puteți ilustra și alte metadate cheie, cum ar fi jaloanele, obiectivele strategice etc. pe foaia de parcurs și să îmbunătățiți și mai mult informațiile care trebuie comunicate părților interesate.

Cele 3 etape ale managementului conductei de proiect

În managementul proiectelor, se utilizează un proces în trei etape pentru a se asigura că un număr suficient de proiecte sunt generate, discutate și evaluate pentru a menține un portofoliu de proiecte sănătos, asigurându-se în același timp că obiectivele strategice ale organizației sunt îndeplinite.

Pasul 1: Ideea

În această fază sunt generate noi idei de proiecte. Acest pas presupune colectarea de idei de la echipă, crearea unui număr suficient de propuneri de proiecte pentru a sprijini continuarea proiectelor de calitate superioară și susținerea unui mediu în care angajații se simt motivați să-și împărtășească ideile pentru noi inițiative în mod deschis.

Sfat: mențineți un stoc în așteptare pentru a stoca ideile astfel colectate după ce au fost prioritizate pe baza disponibilității resurselor și a altor factori relevanți, astfel încât să poată fi referite și implementate ulterior. Folosind instrumentele de brainstorming încorporate de la Creately, cum ar fi colaborarea în timp real, hărțile mentale și pereții de note post-it, puteți lucra cu ușurință împreună cu echipa dvs. la colectarea, organizarea, stocarea și dezvoltarea ideilor generate în timpul sesiunilor de brainstorming.

Pasul 2: Aportul de muncă

Procesul de preluare a activității include crearea de propuneri de proiecte pentru ideile de proiecte care au fost prioritizate și obținerea aprobării acestora de către factorii de decizie de la conducerea superioară. Propunerea ar trebui să ofere o schiță a domeniului de aplicare al proiectului, rezultatul așteptat și calendarul.

Acest pas ajută la asigurarea faptului că propunerile de proiect sunt create într-o manieră consecventă, folosind instrumente și procese comune. Omiterea acestui pas poate duce la confuzie, întârzieri și o scădere a calității rezultatului final.

Sfat: Odată aprobată, puteți atașa cu ușurință propunerea de proiect cu previzualizări în aplicație ale documentelor la proiectul aflat în curs de realizare în Creately. De asemenea, adăugați linkuri către resurse externe, capturi de ecran și imagini pentru a oferi mai mult context fiecărui proiect prin funcția de note.

Pasul 3: Faze-Porți

Acest pas este esențial pentru managementul pipelinei de proiecte, deoarece este locul în care echipa de management al portofoliului analizează și separă proiectele grozave de cele care sunt planificate prost, pe baza unor criterii strategice preselectate. Acest pas împiedică proiectele care sunt obligate să eșueze să intre în conductă, eliminând în același timp inițiativele strategice importante care sunt cu adevărat benefice pentru organizație.

Proiectele selectate sunt apoi mutate în stocul de proiecte care așteaptă să fie inițiate. Ulterior, trebuie să creați planuri detaliate de proiect pentru aceste proiecte, împărțindu-le în sarcini individuale, alocarea proprietarilor de sarcini și stabilirea unui calendar.

Este timpul să-ți faci propriul proiect Pipeline

O conductă de management de proiect este în esență un instrument de urmărire a proiectelor. Deși vă oferă o modalitate rapidă de a monitoriza progresul echipei dvs., face ca fluxurile de lucru ale echipei să fie mult mai fluide și mai clare. În plus, prin centralizarea mai multor date de proiect într-un singur loc, puteți obține o imagine de ansamblu rapidă a performanței echipei și a traiectoriei companiei.

Acum că ați învățat cum să creați o pipeline de proiecte și să o gestionați corect, încercați Creately pentru a vă construi azi pipeline de proiecte. Începe gratuit!