วิธีการตั้งค่าไปป์ไลน์เพื่อการจัดการผลงานโครงการที่ดีขึ้น

การเลือกโครงการที่เหมาะสมตั้งแต่เริ่มต้นเป็นขั้นตอนสำคัญในการจัดการพอร์ตโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ และไปป์ไลน์โครงการช่วยให้ผู้จัดการโครงการทำสิ่งนี้ได้อย่างง่ายดายโดยช่วยให้พวกเขามั่นใจในความสำเร็จของแต่ละโครงการจากขั้นตอนการวางแผน

ไปป์ไลน์โครงการประกอบด้วยชุดของโครงการที่ต้องวางแผน เปิดตัว ติดตาม และประเมินเมื่อเสร็จสิ้น ในโพสต์นี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีตั้งค่าไปป์ไลน์ของโครงการและจัดการอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อผลลัพธ์ที่ดียิ่งขึ้น

ไปป์ไลน์โครงการคืออะไร?

การจัดการไปป์ไลน์ของโครงการหมายถึงวิธีการที่เป็นมาตรฐานที่ผู้จัดการโครงการใช้เพื่อติดตามหลายโครงการ ตั้งแต่แนวคิดไปจนถึงการเปิดตัว ในขณะที่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีไทม์ไลน์ที่เหมาะสม การจัดสรรทรัพยากรที่เพียงพอ และเวิร์กโฟลว์ที่แมปอย่างเหมาะสม

ไปป์ไลน์โครงการช่วยให้แน่ใจว่า

• เป้าหมายของโครงการช่วยให้เป้าหมายและค่านิยมของบริษัทก้าวหน้าต่อไป
• การดำเนินการที่สำคัญจะได้รับการสื่อสารอย่างถูกต้องไปยังทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้มั่นใจว่าพวกเขาอยู่ในเป้าหมาย
• ข้อควรระวังจะดำเนินการในเวลาที่เหมาะสมเพื่อหลีกเลี่ยงความล้มเหลว

วิธีจัดการไปป์ไลน์โครงการอย่างมีประสิทธิภาพ

ไปป์ไลน์โครงการที่ได้รับการจัดการอย่างดีจะให้ข้อมูลเชิงลึกที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับไทม์ไลน์ ความคืบหน้า และสถานะของหลายโครงการ นอกจากนี้ยังสามารถเปิดเผยสิ่งกีดขวางบนถนนที่อาจเกิดขึ้นและความเสี่ยงที่อาจขัดขวางความก้าวหน้าของความคิดริเริ่ม ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางส่วนที่คุณสามารถใช้ได้สำหรับการจัดการไปป์ไลน์โครงการอย่างมีประสิทธิภาพ

ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ

ด้วยการใช้เครื่องมือการจัดการโครงการที่เหมาะสม กระบวนการมากมายตั้งแต่แนวคิดไปจนถึงการเปิดตัวในการวางแผนโครงการจะคล่องตัวขึ้น ด้วยความสามารถในการจัดการงาน การแสดงภาพโครงการ การทำงานร่วมกัน และการรายงาน เครื่องมือการจัดการโครงการช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่สับสน และให้คุณปรับกระบวนการจัดการโครงการทั้งหมดให้เหมาะสมตั้งแต่ต้นจนจบ

ปรับปรุงการจัดการไปป์ไลน์ของโครงการด้วย Creately

Creately เป็นแพลตฟอร์มภาพที่มีเครื่องมือขั้นสูงสำหรับการจัดการความรู้ การดำเนินการโครงการ และการทำงานร่วมกันด้วยภาพที่ราบรื่น

ตั้งแต่การจัดการงานและการวางแผนโครงการ ไปจนถึงการจัดสรรทรัพยากรและการจัดการพอร์ตโครงการ Creately ช่วยคุณขจัดอุปสรรคในการทำงานร่วมกันข้ามสายงาน และปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณ ช่วยให้คุณดำเนินโครงการได้อย่างราบรื่น

สร้างสรรค์ให้

• กรอบงานและเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าจำนวนมากเพื่อวางแผน ติดตาม และจัดการกิจกรรมโครงการ ทรัพยากร และเวิร์กโฟลว์ของคุณ
• อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายพร้อมเครื่องมือลากและวางที่ใช้งานง่ายเพื่อจัดการแผนงานโครงการ แผนงาน กระดานคัมบัง หรือแผนปฏิบัติการของคุณอย่างรวดเร็ว
• เฟรมสำหรับบอร์ด Kanban ไทม์ไลน์ กริด และอื่นๆ เพื่อจัดเรียงข้อมูลของคุณแบบเห็นภาพ และสร้างมุมมองสำหรับสไตล์การทำงานของคุณเองบนผืนผ้าใบ
• ผืนผ้าใบที่ไม่มีที่สิ้นสุดเพื่อสร้างแผนโครงการหน้าเดียวที่รวมศูนย์ข้อมูลและสินทรัพย์ทั้งหมดเพื่อการตัดสินใจที่ง่ายขึ้น
• เครื่องมือในการระดมความคิด เช่น แผนที่ความคิดหรือส่วนบันทึกโพสต์อิทเพื่อคิด วิเคราะห์ และวางแผนเกี่ยวกับความคิดริเริ่มของโครงการ
• การรวมแอพหลายตัวเพื่อช่วยคุณนำเข้าและส่งออกข้อมูลโครงการข้ามทีมบนแพลตฟอร์มต่างๆ
• เครื่องมือในตัวเพื่อสร้างการนำเสนอ รายงาน และแดชบอร์ดแบบไดนามิกและโต้ตอบสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• การทำงานร่วมกันของผู้ใช้หลายคนอย่างแท้จริงด้วยการตัดต่อพร้อมกัน การประชุมทางวิดีโอในแอป การติดตามเมาส์แบบสด และความคิดเห็นเพื่อให้ทุกคนซิงค์กัน

บน Creately คุณสามารถสร้างไปป์ไลน์โครงการโดยใช้

• บอร์ดคัมบังที่สามารถจัดหมวดหมู่โปรเจ็กต์ตามสถานที่ในเวิร์กโฟลว์

• ไทม์ไลน์หรือแผนภูมิแกนต์ที่สามารถแสดงโปรเจ็กต์ตามลำดับเวลาได้

• กระดานโครงการที่มีรายละเอียดโครงการที่สำคัญทั้งหมดอยู่ในที่เดียว

• รายการที่จัดประเภทโครงการตามพารามิเตอร์ เช่น วันที่ ลูกค้า กำหนดเวลา ฯลฯ

นำเสนอไปป์ไลน์โครงการของคุณด้วยสายตา

วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการนำเสนอข้อมูลระดับสูงของโครงการในไปป์ไลน์ของคุณคือการมองเห็น ภาพระดับสูง เช่น แผนงาน ไทม์ไลน์ บอร์ดคัมบัง แผนภูมิแท่ง และไดอะแกรมตามลำดับช่วยให้คุณสร้างเรื่องราวแบบกราฟิกที่เข้าใจได้ง่ายเกี่ยวกับวิธีการจัดการ ติดตาม และดำเนินการโครงการ

ไปป์ไลน์ของโครงการสามารถตั้งค่าได้คล้ายกับกระดาน Scrum โดยโปรเจ็กต์แบ่งออกเป็นหมวดหมู่ต่างๆ เช่น สิ่งที่ต้องทำ อยู่ระหว่างดำเนินการ เสร็จสิ้น ฯลฯ ซึ่งสุดท้ายนี้สามารถใช้เป็นแดชบอร์ดโครงการของคุณเพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการ

เคล็ดลับ: ใช้ฟีเจอร์บันทึกย่อของ Creately หรือแผงข้อมูลเพื่อบันทึกรายละเอียดโครงการเพิ่มเติม เช่น งาน สถานะ วันครบกำหนด ระยะเวลา การจัดสรรทรัพยากร และแม้แต่การวิเคราะห์ความเสี่ยงในตำแหน่งที่รวมศูนย์

ประเมินแหล่งทรัพยากรของคุณอย่างละเอียด

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีทรัพยากรเพียงพอเพื่อทำงานโครงการให้เสร็จทันเวลา เป็นขั้นตอนสำคัญที่ต้องทำก่อนเริ่มโครงการใดๆ การให้คำมั่นสัญญาใดๆ โดยไม่ประเมินความสามารถและความสามารถของพนักงานของคุณ อาจทำให้ความพยายามในการดำเนินโครงการของคุณหยุดชะงักในที่สุด

ดังนั้น ประเมินกลุ่มทรัพยากรของคุณโดยรับภาพรวมของความจุทรัพยากรที่มีอยู่ขององค์กร ชุดทักษะ และอัตราการคิดค่าใช้จ่ายที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายแต่ละโครงการ

จากการประเมินความพร้อมใช้งานของทรัพยากรและความจุ ฝ่ายจัดการสามารถใช้มาตรการการจัดหาทรัพยากรที่จำเป็น (การจ้างพนักงานใหม่หรือจัดการฝึกอบรมที่จำเป็นให้กับพนักงานที่มีอยู่) เพื่อรับประกันความสำเร็จของโครงการ ขั้นตอนนี้จะช่วยให้การประเมินว่าโครงการมีกำไรหรือไม่โดยการประเมินต้นทุนการจัดหาใหม่

ทำการประมาณการที่แม่นยำ

ความถูกต้องของการประมาณค่าพารามิเตอร์โครงการมีผลโดยตรงต่อความสำเร็จของโครงการใดๆ หากการประมาณค่าทรัพยากรโครงการของคุณไม่ตรงกันกับทรัพยากรจริงที่จำเป็นต่องานสำคัญๆ ให้เสร็จลุล่วง จะเป็นอุปสรรคต่อความสำเร็จของโครงการในเวลาที่เหมาะสม

ในระหว่างขั้นตอนการวางแผน ดังนั้น ผู้จัดการโครงการจึงต้องจัดทำแผนโครงการโดยประมาณที่แม่นยำเพื่อให้แน่ใจว่ามีการส่งมอบผลลัพธ์ตามกำหนดเวลาโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม นอกจากมาตรการจัดหาทรัพยากรแล้ว ผู้จัดการโครงการยังต้องประมาณการงบประมาณโครงการ ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น เป้าหมาย และรายได้โดยรวมอย่างรอบคอบ

เมื่อปัจจัยเหล่านี้ถูกประเมินแล้ว ผู้จัดการสามารถตัดสินใจตามพารามิเตอร์ต่างๆ เช่น โครงการจะบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กรหรือรายได้ที่สร้างขึ้นจะเป็นไปตามความคาดหวังขององค์กรหรือไม่

สร้างแผนงานพอร์ตโฟลิโอ

แผนงานพอร์ตโฟลิโอแสดงให้เห็นภาพพอร์ตโฟลิโอของโครงการหรือโครงการที่ใช้งานอยู่ในปัจจุบันเทียบกับไทม์ไลน์ เมื่อรวมกับข้อมูลเมตาของโปรเจ็กต์หลักที่เกี่ยวข้อง มันสามารถเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังในการสื่อสารว่ามีอะไรอยู่ในพอร์ตโฟลิโอและความคืบหน้าของโครงการ

นอกจากการแสดงวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของโครงการในไปป์ไลน์แล้ว คุณยังสามารถแสดงข้อมูลเมตาที่สำคัญอื่นๆ เช่น เหตุการณ์สำคัญ เป้าหมายเชิงกลยุทธ์ ฯลฯ บนแผนงาน และปรับปรุงข้อมูลที่ต้องสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพิ่มเติม

3 ขั้นตอนของการจัดการไปป์ไลน์โครงการ

ในการจัดการไปป์ไลน์ของโครงการ มีการใช้กระบวนการสามขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่ามีการสร้าง อภิปราย และประเมินโครงการในจำนวนที่เพียงพอ เพื่อรักษาพอร์ตโครงการที่ดีในขณะที่ทำให้แน่ใจว่าบรรลุวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ขององค์กร

ขั้นตอนที่ 1: ความคิด

ในระยะนี้ แนวคิดโครงการใหม่จะถูกสร้างขึ้น ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการรวบรวมแนวคิดจากทีม การสร้างข้อเสนอโครงการจำนวนเพียงพอเพื่อสนับสนุนความต่อเนื่องของโครงการคุณภาพสูงขึ้น และการรักษาสภาพแวดล้อมที่พนักงานรู้สึกมีแรงจูงใจที่จะแบ่งปันความคิดของพวกเขาสำหรับการริเริ่มใหม่อย่างเปิดเผย

เคล็ดลับ: รักษางานในมือเพื่อจัดเก็บแนวคิดที่รวบรวมไว้ หลังจากที่มีการจัดลำดับความสำคัญตามความพร้อมของทรัพยากรและปัจจัยที่เกี่ยวข้องอื่นๆ เพื่อให้สามารถอ้างอิงและนำไปใช้ได้ในภายหลัง การใช้เครื่องมือระดมความคิดในตัวของ Creately เช่น การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ แผนที่ความคิด และกำแพงโพสต์อิท คุณสามารถทำงานร่วมกับทีมของคุณในการรวบรวม จัดระเบียบ จัดเก็บ และพัฒนาแนวคิดที่สร้างขึ้นในระหว่างการระดมความคิดได้อย่างง่ายดาย

ขั้นตอนที่ 2: ปริมาณงาน

กระบวนการรับงานรวมถึงการสร้างข้อเสนอโครงการสำหรับแนวคิดโครงการที่ได้รับการจัดลำดับความสำคัญและได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจตัดสินใจระดับสูง ข้อเสนอควรให้โครงร่างของขอบเขตของโครงการ ผลลัพธ์ที่คาดหวัง และเส้นเวลา

ขั้นตอนนี้ช่วยให้แน่ใจว่าข้อเสนอโครงการถูกสร้างขึ้นในลักษณะที่สอดคล้องกันโดยใช้เครื่องมือและกระบวนการทั่วไป การข้ามขั้นตอนนี้อาจทำให้เกิดความสับสน ความล่าช้า และคุณภาพของผลลัพธ์สุดท้ายลดลง

เคล็ดลับ: เมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว คุณสามารถแนบข้อเสนอโครงการพร้อมตัวอย่างเอกสารในแอปไปยังโครงการในไปป์ไลน์ใน Creately ได้อย่างง่ายดาย เพิ่มลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลภายนอก ภาพหน้าจอ และรูปภาพเพื่อให้บริบทเพิ่มเติมแก่แต่ละโครงการผ่านคุณลักษณะบันทึกย่อ

ขั้นตอนที่ 3: Phase-Gates

ขั้นตอนนี้มีความสำคัญต่อการจัดการไปป์ไลน์ของโครงการ เนื่องจากเป็นจุดที่ทีมจัดการพอร์ตโฟลิโอตรวจสอบและแยกโครงการที่ยอดเยี่ยมออกจากโครงการที่วางแผนไว้ไม่ดี ตามเกณฑ์เชิงกลยุทธ์ที่เลือกไว้ล่วงหน้า ขั้นตอนนี้ป้องกันโครงการที่อาจต้องล้มเหลวไม่ให้เข้าสู่ท่อ ขณะที่กรองความคิดริเริ่มเชิงกลยุทธ์ที่สำคัญซึ่งเป็นประโยชน์ต่อองค์กรอย่างแท้จริง

โปรเจ็กต์ที่เลือกจะถูกย้ายไปที่งานในมือของโปรเจ็กต์ที่รอการเริ่มต้น หลังจากนั้น คุณต้องสร้างแผนโครงการโดยละเอียดสำหรับโครงการเหล่านี้โดยแบ่งออกเป็นงานแต่ละงาน มอบหมายเจ้าของงาน และกำหนดไทม์ไลน์

ได้เวลาสร้างไปป์ไลน์โครงการของคุณเองแล้ว

ไปป์ไลน์การจัดการโครงการเป็นตัวติดตามโครงการ แม้ว่าจะเป็นวิธีที่รวดเร็วในการตรวจสอบความคืบหน้าของทีม แต่ก็ทำให้เวิร์กโฟลว์ของทีมราบรื่นและชัดเจนยิ่งขึ้น นอกจากนี้ เมื่อรวมข้อมูลโครงการหลายรายการไว้ในที่เดียว คุณจะได้รับภาพรวมโดยย่อของประสิทธิภาพของทีมและแนวทางของบริษัทด้วย

เมื่อคุณได้เรียนรู้วิธีสร้างไปป์ไลน์โครงการและจัดการอย่างถูกต้องแล้ว ให้ลองใช้ Creately เพื่อสร้างไพพ์ไลน์โครงการของคุณวันนี้ เริ่มฟรี!