如何為更好的項目組合管理建立管道

從一開始就選擇正確的項目是有效的項目組合管理的重要一步，項目管道幫助項目經理輕鬆地做到這一點，幫助他們確保每個項目從規劃階段本身就取得成功。

項目管道包括一系列需要在完成後進行計劃、啟動、監控和評估的項目。 在這篇文章中，您將學習如何設置您的項目管道並有效地管理它以獲得更好的結果。

什麼是項目管道？

項目管道管理是指項目經理用於跟踪多個項目（從構思到啟動）的標準化方法，同時確保它們有適當的時間表、分配足夠的資源和正確規劃工作流程。

項目管道有助於確保，

• 項目目標有助於進一步推進公司目標和價值觀。
• 關鍵行動被準確地傳達給團隊和利益相關者，確保他們達到目標。
• 及時採取預防措施，避免出現故障。

如何有效地管理項目管道

管理良好的項目管道可提供對多個項目的時間線、進度和狀態的有用見解。 它還可以揭示可能阻礙倡議進展的潛在障礙和風險。 以下是一些可用於有效項目管道管理的最佳實踐。

使用有效的項目管理工具

通過使用適當的項目管理工具，可以簡化項目規劃中從構思到啟動的許多過程。 借助任務管理、項目可視化、協作和報告功能，項目管理工具減少了混亂的工作流程，讓您從頭到尾優化整個項目管理流程。

使用 Creately 簡化項目管道管理

Creately 是一個可視化平台，具有用於知識管理、項目執行和無縫可視化協作的高級工具。

從任務管理和項目規劃到資源分配和項目組合管理，Creately 幫助您消除跨職能協作中的摩擦並簡化您的工作流程，讓您的項目無縫完成。

Creately提供，

• 多個預製框架和模板，用於計劃、跟踪和管理您的項目活動、資源和工作流程。
• 易於使用的界面，帶有簡單的拖放工具，可快速管理您的項目路線圖、工作計劃、看板或行動計劃。
• 用於看板、時間線、網格等的框架，可直觀地排列您的數據並在畫布上為您自己的工作風格創建視圖。
• 無限畫布創建單頁項目計劃，集中所有信息和資產，以便更輕鬆地做出決策。
• 頭腦風暴工具，例如思維導圖或便利貼牆，用於圍繞項目計劃進行構思、分析和計劃。
• 多個應用程序集成可幫助您在不同平台上跨團隊導入和導出項目數據。
• 用於為利益相關者創建動態和交互式演示文稿、報告和儀表板的內置工具。
• 通過並發編輯、應用內視頻會議、實時鼠標跟踪和評論實現真正的多用戶協作，讓每個人都保持同步。

在 Creately 上，您可以使用以下方法創建項目管道，

• 可以根據項目在工作流程中的位置對項目進行分類的看板

• 可以按時間順序顯示項目的時間線或甘特圖

• 一個項目板，所有關鍵項目詳細信息都在一個地方列出

• 項目按日期、客戶、截止日期等參數分類的列表。

直觀地展示您的項目管道

呈現管道中項目高級信息的最有效方式是視覺化。 路線圖、時間線、看板、條形圖和順序圖等高級視覺效果可幫助您創建一個易於理解的關於項目如何管理、跟踪和執行的圖形故事。

可以設置類似於 Scrum 板的項目管道，將項目劃分為待辦事項、進行中、已完成等類別。這最終可以用作項目儀表板，用於跟踪項目進度。

提示：使用 Creately 註釋功能或數據面板在集中位置捕獲其他項目詳細信息，例如任務、狀態、截止日期、持續時間、資源分配，甚至風險分析。

徹底評估您的資源池

確保您有足夠的資源及時完成項目任務，是任何項目啟動之前都需要採取的重要步驟。 在不評估員工能力和能力的情況下做出任何承諾最終可能會破壞您的項目執行工作。

因此，通過了解組織的可用資源容量、技能組合和達到每個項目里程碑所需的收費率來評估您的資源池。

基於對資源可用性和能力的評估，管理層可以採取必要的資源配置措施（僱用新員工或為現有員工提供所需的培訓）以保證項目的成功。 此步驟還有助於通過估算資源成本來評估項目是否有利可圖。

做出準確的估計

項目參數估計的準確性直接影響任何項目的成功。 如果您對項目資源的估計與完成關鍵任務所需的實際資源不匹配，則會阻礙項目里程碑的及時完成。

因此，在計劃階段本身，項目經理必須制定準確的估計項目計劃，以確保及時交付成果，而無需額外費用。 除了資源配置措施外，項目經理還必須仔細估計項目預算、潛在風險、目標以及總收入。

一旦估計了這些因素，管理人員就可以根據項目是否滿足組織的戰略目標或它產生的收入是否滿足組織的期望等參數做出決策。

創建投資組合路線圖

項目組合路線圖直觀地描述了項目組合或當前活動項目相對於時間線。 結合相關的關鍵項目元數據，它可以成為交流項目組合和項目進展的強大工具。

除了顯示管道中項目的開始和結束日期外，您還可以在路線圖上說明其他關鍵元數據，例如里程碑、戰略目標等，並進一步增強需要傳達給利益相關者的信息。

項目管道管理的三個階段

在項目管道管理中，使用三步流程來確保生成、討論和評估足夠數量的項目，以保持健康的項目組合，同時確保滿足組織的戰略目標。

第 1 步：構思

在這個階段，會產生新的項目想法。 此步驟需要從團隊中收集想法，創建足夠數量的項目提案以支持更高質量項目的繼續進行，並維持一個員工感到有動力公開分享他們對新計劃的想法的環境。

提示：根據資源的可用性和其他相關因素對收集到的想法進行優先級排序後，保持積壓以存儲這些想法，以便以後參考和實施。 使用 Creately 的內置頭腦風暴工具，例如實時協作、思維導圖和便利貼牆，您可以輕鬆地與您的團隊一起收集、組織、存儲和開發頭腦風暴會議期間產生的想法。

第 2 步：工作量

工作吸收過程包括為已確定優先級的項目構想創建項目提案，並獲得上層管理決策者的批准。 提案應概述項目範圍、預期結果和時間表。

此步驟有助於確保使用通用工具和流程以一致的方式創建項目提案。 跳過這一步可能會導致混亂、時間延遲和最終結果的質量下降。

提示：一旦獲得批准，您可以輕鬆地將帶有應用內文檔預覽的項目提案附加到 Creately 管道中的項目。 還可以添加指向外部資源、屏幕截圖和圖像的鏈接，以通過註釋功能為每個項目提供更多背景信息。

第 3 步：階段門

這一步對於項目管道管理至關重要，因為這是項目組合管理團隊根據預先選擇的戰略標準審查並將優秀項目與計劃不周的項目分開的地方。 此步驟可防止注定失敗的項目進入管道，同時過濾掉對組織真正有益的重要戰略計劃。

然後將選定的項目移至等待啟動的積壓項目中。 之後，您需要通過將這些項目分解為單個任務、分配任務所有者和設置時間表來為這些項目創建詳細的項目計劃。

是時候建立自己的項目管道了

項目管理管道本質上是一個項目跟踪器。 雖然它為您提供了一種快速監控團隊進度的方法，但它使團隊的工作流程更加順暢和清晰。 此外，通過將多個項目數據集中在一個地方，您可以快速了解團隊績效和公司發展軌跡。

既然您已經了解瞭如何創建項目管道並正確管理它，那麼今天就嘗試 Creately 構建您的項目管道。 免費開始！