Comment configurer un pipeline pour une meilleure gestion de portefeuille de projets

La sélection des bons projets dès le début est une étape importante dans une gestion efficace du portefeuille de projets, et un pipeline de projets aide les chefs de projet à le faire facilement en les aidant à assurer le succès de chaque projet individuel dès la phase de planification elle-même.

Un pipeline de projets comprend une série de projets qui doivent être planifiés, lancés, surveillés et évalués une fois terminés. Dans cet article, vous apprendrez à configurer votre pipeline de projets et à le gérer efficacement pour de meilleurs résultats.

Qu'est-ce qu'un pipeline de projet ?

La gestion du pipeline de projets fait référence à la méthode standardisée que les chefs de projet utilisent pour suivre plusieurs projets - de l'idéation au lancement - tout en s'assurant qu'ils ont des délais appropriés, des ressources suffisantes allouées et des flux de travail correctement cartographiés.

Le pipeline de projets permet de s'assurer que,

• Les objectifs du projet contribuent à faire progresser les objectifs et les valeurs de l'entreprise.
• Les actions critiques sont communiquées avec précision aux équipes et aux parties prenantes en veillant à ce qu'elles soient ciblées.
• Des précautions sont prises en temps opportun pour éviter les pannes.

Comment gérer efficacement un pipeline de projets

Un pipeline de projets bien géré fournit des informations utiles sur les délais, les progrès et les statuts de plusieurs projets. Il peut également révéler les obstacles potentiels et les risques susceptibles d'entraver la progression de l'initiative. Voici quelques-unes des meilleures pratiques que vous pouvez utiliser pour une gestion efficace du pipeline de projets.

Utiliser un outil de gestion de projet efficace

En utilisant un outil de gestion de projet approprié, de nombreux processus, de l'idéation au lancement de la planification de projet, peuvent être rationalisés. Avec des capacités de gestion des tâches, de visualisation de projet, de collaboration et de création de rapports, les outils de gestion de projet réduisent les flux de travail déroutants et vous permettent d'optimiser l'ensemble du processus de gestion de projet du début à la fin.

Rationaliser la gestion du pipeline de projets avec Creately

Creately est une plate-forme visuelle avec des outils avancés pour la gestion des connaissances, l'exécution de projets et une collaboration visuelle transparente.

De la gestion des tâches et de la planification de projet à l'allocation des ressources et à la gestion du portefeuille de projets, Creately vous aide à éliminer les frictions dans la collaboration interfonctionnelle et à rationaliser vos flux de travail, vous permettant de mener à bien vos projets de manière transparente.

Creately fournit,

• Plusieurs cadres et modèles prédéfinis pour planifier, suivre et gérer les activités, les ressources et les flux de travail de votre projet.
• Interface facile à utiliser avec de simples outils de glisser-déposer pour gérer rapidement les feuilles de route, les plans de travail, les tableaux kanban ou les plans d'action de votre projet.
• Cadres pour tableaux Kanban, chronologies, grilles, etc. pour organiser visuellement vos données et créer une vue pour votre propre style de travail sur le canevas.
• Canevas infini pour créer des plans de projet d'une page centralisant toutes les informations et tous les actifs pour une prise de décision plus facile.
• Des outils de brainstorming tels que des cartes mentales ou des murs de post-it pour imaginer, analyser et planifier des initiatives de projet.
• Plusieurs intégrations d'applications pour vous aider à importer et exporter des données de projet entre équipes sur différentes plates-formes.
• Outils intégrés pour créer des présentations, des rapports et des tableaux de bord dynamiques et interactifs pour les parties prenantes.
• Véritable collaboration multi-utilisateurs avec édition simultanée, vidéoconférence intégrée à l'application, suivi de la souris en direct et commentaires pour que tout le monde reste synchronisé.

Sur Creately, vous pouvez créer un pipeline de projet en utilisant,

• Un tableau kanban où les projets peuvent être classés en fonction de leur place dans le flux de travail

• Une chronologie ou un diagramme de Gantt où les projets peuvent être affichés chronologiquement

• Un tableau de projet où tous les détails clés du projet sont répertoriés en un seul endroit

• Une liste où les projets sont classés par paramètres tels que les dates, les clients, les délais, etc.

Présentez visuellement votre pipeline de projets

Le moyen le plus efficace de présenter les informations de haut niveau des projets de votre pipeline est visuellement. Des visuels de haut niveau tels que des feuilles de route, des chronologies, des tableaux kanban, des graphiques à barres et des diagrammes séquentiels vous aident à créer une histoire graphique facilement compréhensible sur la façon dont les projets sont gérés, suivis et exécutés.

Un pipeline de projet peut être configuré de la même manière qu'un tableau Scrum, les projets étant divisés en catégories telles que à faire, en cours, terminé, etc. Cela peut éventuellement servir de tableau de bord de projet pour suivre l'avancement du projet.

Conseil : Utilisez la fonctionnalité de notes de Creately ou le panneau de données pour capturer des détails supplémentaires sur le projet, tels que les tâches, les statuts, les délais, la durée, l'allocation des ressources et même l'analyse des risques dans un emplacement centralisé.

Évaluez soigneusement votre pool de ressources

S'assurer que vous disposez de suffisamment de ressources pour terminer les tâches du projet à temps est une étape importante qui doit être franchie avant le lancement de tout projet. Prendre des engagements sans évaluer la capacité et les compétences de votre main-d'œuvre peut éventuellement faire dérailler vos efforts d'exécution de projet.

Par conséquent, évaluez votre pool de ressources en obtenant un aperçu de la capacité des ressources disponibles de l'organisation, des compétences et des taux de facturation requis pour atteindre chaque étape du projet.

Sur la base de cette évaluation de la disponibilité et de la capacité des ressources, la direction peut alors prendre les mesures de ressourcement nécessaires (embaucher de nouveaux employés ou fournir la formation nécessaire aux employés existants) pour garantir le succès du projet. Cette étape se prêtera également à évaluer si le projet est rentable en estimant les coûts de ressourcement.

Faire des estimations précises

La précision des estimations des paramètres du projet a un impact direct sur le succès de tout projet. S'il y a un décalage entre votre estimation des ressources du projet et les ressources réelles nécessaires pour accomplir les tâches critiques, cela entravera l'achèvement en temps voulu des jalons du projet.

Au cours de la phase de planification elle-même, les chefs de projet doivent donc produire un plan de projet estimé précis pour garantir la livraison en temps voulu des résultats sans frais supplémentaires. En plus des mesures de ressourcement, les chefs de projet doivent également estimer soigneusement le budget du projet, les risques potentiels, les objectifs, ainsi que les revenus globaux.

Une fois ces facteurs estimés, les gestionnaires peuvent prendre une décision basée sur des paramètres tels que si le projet répond aux objectifs stratégiques de l'organisation ou si les revenus qu'il génère répondront aux attentes de l'organisation.

Créer une feuille de route de portefeuille

La feuille de route du portefeuille représente visuellement le portefeuille de projets ou les projets actuellement actifs par rapport à une chronologie. Combiné avec des métadonnées de projet clés pertinentes, il peut être un outil puissant pour communiquer le contenu du portefeuille et la progression des projets.

En plus d'afficher la date de début et de fin des projets en cours, vous pouvez illustrer d'autres métadonnées clés telles que les jalons, les objectifs stratégiques, etc. sur la feuille de route et améliorer encore les informations qui doivent être communiquées aux parties prenantes.

Les 3 étapes de la gestion du pipeline de projets

Dans la gestion du pipeline de projets, un processus en trois étapes est utilisé pour s'assurer qu'un nombre suffisant de projets sont générés, discutés et évalués afin de maintenir un portefeuille de projets sain tout en s'assurant que les objectifs stratégiques de l'organisation sont atteints.

Étape 1 : Idéation

Dans cette phase, de nouvelles idées de projets sont générées. Cette étape consiste à recueillir les idées de l'équipe, à créer un nombre suffisant de propositions de projets pour soutenir la poursuite de projets de meilleure qualité et à maintenir un environnement dans lequel les employés se sentent motivés pour partager ouvertement leurs idées pour de nouvelles initiatives.

Astuce : Maintenez un backlog pour stocker les idées collectées ainsi après qu'elles ont été classées par ordre de priorité en fonction de la disponibilité des ressources et d'autres facteurs pertinents, afin qu'elles puissent être référencées et mises en œuvre ultérieurement. En utilisant les outils de brainstorming intégrés de Creately tels que la collaboration en temps réel, les cartes mentales et les murs de post-it, vous pouvez facilement travailler avec votre équipe pour collecter, organiser, stocker et développer les idées générées pendant les sessions de brainstorming.

Étape 2 : Prise de travail

Le processus d'admission des travaux comprend la création de propositions de projet pour les idées de projet qui ont été priorisées et leur approbation par les décideurs de la haute direction. La proposition doit fournir un aperçu de la portée du projet, du résultat attendu et du calendrier.

Cette étape permet de s'assurer que les propositions de projet sont créées de manière cohérente à l'aide d'outils et de processus communs. Le fait de sauter cette étape peut entraîner de la confusion, des retards et une baisse de la qualité du résultat final.

Conseil : Une fois approuvée, vous pouvez facilement joindre la proposition de projet avec des aperçus intégrés des documents au projet dans le pipeline dans Creately. Ajoutez également des liens vers des ressources externes, des captures d'écran et des images pour fournir plus de contexte à chaque projet via la fonction de notes.

Étape 3 : Portes de phase

Cette étape est essentielle à la gestion du pipeline de projets car c'est là que l'équipe de gestion de portefeuille examine et sépare les grands projets de ceux qui sont mal planifiés, sur la base de critères stratégiques présélectionnés. Cette étape empêche les projets voués à l'échec d'entrer dans le pipeline tout en filtrant les initiatives stratégiques importantes qui sont vraiment bénéfiques pour l'organisation.

Les projets sélectionnés sont ensuite déplacés vers le backlog des projets en attente d'être initiés. Ensuite, vous devez créer des plans de projet détaillés pour ces projets en les décomposant en tâches individuelles, en attribuant des propriétaires de tâches et en définissant des délais.

Il est temps de créer votre propre pipeline de projets

Un pipeline de gestion de projet est essentiellement un outil de suivi de projet. Bien qu'il vous offre un moyen rapide de surveiller les progrès de votre équipe, il rend les flux de travail de l'équipe beaucoup plus fluides et plus clairs. De plus, en centralisant plusieurs données de projet en un seul endroit, vous pouvez obtenir un aperçu rapide des performances de l'équipe et de la trajectoire de l'entreprise.

Maintenant que vous avez appris à créer un pipeline de projets et à le gérer correctement, essayez Creately pour créer votre pipeline de projets dès aujourd'hui. Commencez gratuitement !