Обязательный рецепт вкусного формата электронной почты

Каждый день средний офисный работник получает 121 электронное письмо . Это означает, что вы прервали свою работу, пытаясь привлечь внимание получателя. Отправка готовых шаблонов электронной почты недостаточно хороша; чтобы победить в конкурентной борьбе и действительно выделиться, ваша электронная почта должна быть вкусной.

Каждая строка вашего электронного письма должна вести вашего получателя к следующей, вплоть до подписания. Чтобы каждая строка была понятной и хорошо сбалансированной, очень важно, чтобы они были правильно отформатированы.

Вы можете отправить холодное электронное письмо, продолжение, запрос, введение, что угодно; Вот основные элементы, без которых не может обойтись ваша электронная почта.

Пять ключевых составляющих электронного письма, от которого пальчики оближешь:

1. Сюжетная линия
2. Приветствие
3. Тело
4. Закрытие линии
5. Подпись

Выглядит легко? Ничего нового. Давайте подробнее рассмотрим каждый конкретный шаг подготовки электронного письма, на которое будут получены ответы.

1. Немного сюжетной линии

Посмотрите на свой почтовый ящик, что вы видите?

Тематические строки!

Строка темы электронного письма — это ваша нога в двери получателя. Идеальная тема письма сводится к словам, которые вы выбираете, длине, которую вы используете, и ценности, которую вы предлагаете.

Несмотря на то, что это самая короткая часть вашего электронного письма, строка темы играет ключевую роль в принятии решения о том, будет ли ваше письмо открыто или выброшено в корзину. У вас может быть самое красивое электронное письмо, но без цепляющей, профессиональной темы оно никогда не увидит свет.

В лучших строках темы электронной почты отметьте все эти поля:

• Длина от 1 до 5 слов .
• Резюме основного намерения тела электронного письма.
• Красиво вяжется с первой линией туловища.
• Очистите сообщение для получателя о том, какой тип электронного письма находится внутри (начальное, ответное [re:], пересылка [fwd:] или продолжение.
• Привлекайте внимание ваших потенциальных клиентов и выскакивайте из них, когда они просматривают свой почтовый ящик.

В качестве бонуса Даршан Сомашекар, основатель стартапа Solitaired, занимающегося тренировкой мозга, предлагает протестировать строку темы, начинающуюся с нижнего регистра. Он объясняет: «Это помогает выделить строку темы и делает общение менее формальным».

Ясность и лаконичность — ключ к созданию идеальной темы письма. Кратко опишите, что ждет получателя в вашем электронном письме, и помните о мобильных пользователях . Никогда не превышайте 7 слов в строке темы.

2. Щепотка сердечного приветствия

Выяснение того, как начать электронное письмо, особенно когда вы пишете кому-то, кого вы не очень хорошо знаете, является сложной задачей.

"Привет" слишком небрежно? "Дорогой" слишком формально? Есть "Утро!" слишком радостно?

Если вы думаете, что приветствие по электронной почте не важно, вы ошибаетесь. То, как вы начинаете электронное письмо, задает тон и формирует восприятие получателя о вас. Это также может определить, будут ли они продолжать чтение. Так что да, это важно .

У нас есть победитель. Хотя это нейтрально и просто, это не может пойти не так.

Приветствия, которых следует избегать:

"Для предъявления по месту требования…". Это не 19 век, чувак. Это холодный и безличный способ начать сообщение электронной почты. Получатель может подумать: «Ну, это меня не касается… Мне не нужно продолжать чтение».

«Уважаемый мистер/миссис/мисс. [фамилия], …» / «Уважаемый господин или госпожа, …». Слишком официально. На самом деле, все «Дорогой…» тоже звучит старомодно. Кроме того, это приветствие говорит получателю, что вы понятия не имеете, кто он такой. Почему их должно интересовать то, что вы говорите?

"[Имя]!". Это неформально и резко. Потом, когда вы ставите восклицательный знак, это просто раздражает.

"Привет…". Это приветствие тоже звучит отрывисто; в нем отсутствует настройка, необходимая для привлечения внимания получателя.

Включение имени человека в электронное письмо — важный способ привлечь его внимание.

3. Следуйте дерзкому правилу C&S для формата тела письма

В среднем пользователь читает только 20% контента на вашей странице (Источник: Nielsen Norman Group). Та же участь ждет и ваше письмо.

Первая мысль, которая появляется у вас в голове, звучит так: «20%? Это какая-то шутка? Я потратил часы на составление письма с идеальной формулировкой, но четыре пятых его проигнорировали?!».

К сожалению, это правда..

У этого довольно удручающего факта есть одна очень простая причина… сканирование . Исследования с отслеживанием движений глаз показали, что большинство людей читают онлайн-контент по шаблону «F» (Источник: Nielsen Norman Group).

Ваш получатель электронной почты должен получить определенную ценную информацию и не хочет читать длинное электронное письмо, чтобы найти ее.

Поставьте себя на секунду в поле зрения получателя. Вы ожидаете найти ответ на вопрос, какой-то полезный совет, предложение или, наконец, решение. Вы сканируете контент для этой цели. Если вы не найдете его достаточно быстро, вы вернетесь прямо в свой почтовый ящик.

Короче говоря, ваше электронное письмо должно быть кратким и легко сканируемым.

Как это сделать?

• Держите язык простым, а содержание ценным. Помните, что вы имеете дело с занятым человеком, который за считанные секунды примет решение о полезности вашего электронного письма. Постарайтесь сделать ваш контент приятным для глаз. Люди хотят легко читать электронную почту, не мучаясь техническим жаргоном и маркетинговой чепухой.
• Используйте абзацы, состоящие из одного или двух предложений. Разбивайте свои мысли на новые абзацы и выделяйте важные элементы жирным шрифтом (например, ваше предложение, вопрос, обновления и т. д.). Пустое пространство облегчает получателю восприятие содержимого тела письма;
• Не переусердствуйте. Уважайте время получателя. Если ваша электронная почта перегружена слишком большим количеством информации, она обязательно останется непрочитанной, не говоря уже о том, что на нее не будет дан ответ. Не ходите вокруг да около; перейти прямо к делу. При необходимости приложите документ с более подробной информацией или предложите отправить его по запросу получателя;
• Не делайте это слишком кричащим. В то время как графика и необычные шрифты допустимы в маркетинговых электронных письмах, деловая электронная почта не нуждается ни в одном из этих атрибутов. Не все почтовые клиенты будут правильно отображать ваше форматирование, поэтому придерживайтесь стандартного шрифта размером 11 или 12 пунктов и черного текста. Используйте жирный шрифт и курсив экономно.

Нужны дополнительные советы по написанию безупречных профессиональных электронных писем? Вот полное руководство вместе с контрольным списком; Вы не ошибетесь.

4. Приправьте это особым завершением

Подписание — это последний элемент, который вы можете использовать, чтобы привлечь внимание получателя; Ваш последний шанс получить ответ на свое электронное письмо.

Правильная линия закрытия должна определяться индивидуальной ситуацией. Давайте подумаем о некоторых повседневных профессиональных ситуациях, в которых вы можете оказаться. Вот несколько примеров того, как лучше всего закончить свое электронное письмо.

Вас ждет встреча или дальнейшее сотрудничество с кем-то. Чтобы оставаться с ними на связи, важно предложить возможность общения в будущем:

Вы предлагаете помощь адресату. Например, вы можете отправлять им контент или новую информацию, которая им важна.

Вы хотите отправить поздравление. Всем нравится получать комплименты и поздравления. Завершите свое электронное письмо заключительной заметкой, в которой признается их достижение. Это стимулирует дальнейшее сотрудничество и формирует положительное отношение к вам и вашей компании.

Получатель что-то сделал для вас, поэтому вам нужно выразить ему свою благодарность :

Совет: используйте смайлики

Смайлики в бизнесе и маркетинге становятся все более популярными. Они помогают определить тон сообщения. Вы можете сделать сообщение более персонализированным и дружелюбным, поэтому используйте их, если это тот тон, который вам нужен. Но здесь соблюдайте баланс, чтобы не переборщить.

5. Поместите свою подпись электронной почты как вишенку на вершине

Чтобы усилить положительное впечатление о себе, включите свою электронную подпись в конце письма. Настройка правильной электронной подписи — это возможность дать понять, кто вы, над чем работаете, и облегчить людям доступ к вам.

Если вы смотрите, чтобы привлечь их внимание и остаться в голове клиента, вам нужно выйти за рамки только вашего имени и контактной информации. Превратите обычную электронную подпись в маркетинговый инструмент, вставив:

• логотип компании;
• впечатляющие награды, полученные вами или вашей компанией;
• твое фото;
• элементы бренда;
• рекламные баннеры;
• ссылки в социальных сетях.

Но вам не нужно выбирать все упомянутые пункты. Например, если вы включаете и фотографию, и логотип, это сделает вашу подпись слишком перегруженной и запутанной. Позаботьтесь о том, чтобы подписи электронной почты были короткими и точными; было бы неразумно иметь подпись, занимающую полстраницы.

Сбалансируйте содержание и дизайн. Эффективные подписи электронной почты основаны на минималистичном дизайне. Добавьте 2 цвета, например: один в логотипе, а другой в иконках или названии бренда. Но следите за тем, чтобы цвета соответствовали друг другу.

Не забывайте о призыве к действию . CTA — это именно то, что побуждает ваших клиентов взаимодействовать с вами. Действия, которые вы хотите, чтобы они предприняли, могут быть практически любыми и зависят от ваших целей. С помощью CTA ваш клиент может загрузить электронную книгу, узнать о некоторых специальных предложениях и скидках, заказать демонстрацию и так далее.

Жаждете большего? Узнайте, как создать запоминающуюся подпись электронной почты, здесь!

Ознакомьтесь с этими простыми шаблонами для копирования и вставки!

Холодная электронная почта

Написание холодных электронных писем — это не просто продажа, это искусство. Вам нужно создать прочную связь и заставить потенциального клиента доверять вам, даже не встречаясь с ним. Эффективная персонализация с оттенком оригинальности — ключ к успеху в продажах B2B. Попробуйте этот шаблон и получите ответы:

Последующее электронное письмо

Отправка дополнительных электронных писем о продажах — это эффективный способ вовлечь или повторно вовлечь ваших потенциальных клиентов в разговор, который в конечном итоге может привести их к заключению сделки. Возможно, вы могли бы предоставить групповую скидку; актуально, когда вы уверены, что ваш продукт полезен не только одному человеку из компании, но и нескольким. Взгляните на это письмо.

Электронная почта TouchBase

Если через некоторое время вы снова свяжетесь с ними, беспроигрышный вариант — показать свой интерес к их компании по электронной почте. Если у вашего потенциального клиента есть блог или он активен в социальных сетях, вы можете тактично реагировать на то, что он публикует. Вот как это сделать: