18 طريقة لتحسين أداء العمل ضمن فريقك!
نشرت: 2022-02-17كيف تكون أكثر إنتاجية هو سؤال طرحناه على أنفسنا جميعًا. يحتوي اليوم المكون من 24 ساعة على 1440 دقيقة و 86400 ثانية ، وهو نفس المقدار الذي يمتلكه كل شخص. الفرق بين الفرد الناجح والمتوسط وغير الناجح هو كفاءة وإنتاجية الفرد. بغض النظر عن هويتك ، فإن الوقت لا يميز.
كيف يمكن لبعض الناس أن ينجزوا أكثر بكثير من غيرهم؟ هل تمكن إيلون ماسك أو جيف بيزوس من الوصول إلى ساعات أكثر من أي شخص آخر غير مكتمل ولد في نفس اليوم الذي ولد فيه؟ الفرق هو أن الأشخاص الناجحين يعرفون كيف يقضون الوقت الذي يقضونه بشكل منتج وفعال.
فهم الكفاءة والإنتاجية
الإنتاجية هي جانب واحد فقط من العملة. أن تكون منتجًا يعني تعظيم الإنتاج من خلال استخدام الموارد بكفاءة مثل المال والوقت والمواد والمدخلات. هذا هو السبب في أن الكفاءة والإنتاجية يسيران جنبًا إلى جنب. ستكون الإنتاجية بلا قيمة بدون الكفاءة ، وهذا هو الجانب الآخر للعملة.
أن تكون فعّالًا يعني تحقيق النتائج المطلوبة مع القليل من الهدر أو بدون إهدار من حيث الوقت أو المال أو المواد.
بعبارة أخرى ، إليك اقتباس مشهور من عالم الاقتصاد بيتر دراكر: " الكفاءة هي فعل الشيء الصحيح. الفعالية هي فعل الشيء الصحيح. "
لكي تنجح ، تحتاج إلى التركيز على كلا وجهي العملة.
في هذه المقالة ، سنتعرف على سبب أهمية تحسين أداء العمل و 18 طريقة لزيادة الإنتاجية في مكان العمل. إذا كنت تتساءل كيف تكون أكثر إنتاجية في مكان العمل ، فاستمر في القراءة!
لماذا من المهم تحسين أداء العمل؟
بصفتك صاحب عمل ، من الضروري تحسين أداء العمل. إذا لم تقم بذلك ، فسوف تتخلف عن الركب في هذا الاقتصاد العالمي شديد التنافسية.
لا يقتصر العمل التجاري على تحقيق المبيعات فقط ؛ إنه يتعلق أيضًا بالتحسين المستمر في الإنتاجية والمنتجات والخدمات والعمليات. وبالتالي ، فيما يلي بعض الأسباب التي تحتاجها لتحسين أداء العمل.
1- القيام بالمزيد بوقتك
24 ساعة في اليوم لا تكفي لتلبية جميع مطالبنا ؛ وبالتالي ، فإن كوننا منتجين مع الوقت المتاح لنا يسمح لنا بإنجاز المزيد من المهام في فترة زمنية قصيرة.
2- لنفعل ما هو أفضل مع وقتك
الجودة على الكمية - كونك منتجًا سيسمح لك بتحقيق نتائج أفضل. ستتيح لك أيضًا أن تكون على الكرة في كثير من الأحيان. ستتمكن أيضًا من الانتقال بسلاسة من مهمة إلى أخرى دون أن تضيع.
3. للحفاظ على عقلية صحية
إن الجدول الزمني المُدار وإدارة العمل الفعالة لها علاقة كبيرة بعقلك. إذا تمت إدارة وقتك وكنت منتجًا به ، فمن غير المرجح أن تعاني من الإرهاق.
من ناحية أخرى ، إذا كان عملك في كل مكان ، فمن المحتمل أن تكون في حالة دائمة من الإرهاق ، مما يؤدي إلى الإرهاق. وفقًا لـ Kronos Incorporated و Future Workplace ، ذكر ما يقرب من 95 ٪ من قادة الموارد البشرية أن إرهاق الموظفين يخرب الاحتفاظ بالقوى العاملة.
لذا ، إذا كنت تتساءل عن كيفية أن تكون أكثر إنتاجية وتكسب في نفس الوقت ، فتأكد من أنك تعامل وقتك كسلعة وستكون لديك بالفعل فرصة أفضل للاستفادة منه عندما تنخفض الرقائق.
كيف تكون أكثر إنتاجية - 18 طريقة لزيادة الإنتاجية في مكان العمل
بصفتك صاحب عمل أو مدير مشروع ، يجب أن يكون أحد أهم اهتماماتك هو كيفية توجيه فريقك لتحقيق الأهداف المرجوة.
لتحقيق هذه الأهداف والوصول إلى المعالم الأساسية ، يجب أن يعرف موظفوك كيف يكونون أكثر إنتاجية أثناء أداء واجباتهم الوظيفية وتنفيذ المهام المطلوبة.
تساهم إنتاجية الموظف في تقييم مدى أهمية الموظف بالنسبة للمؤسسة. في عام 2017 ، حقق موقع Business Insider بدقة في مقدار الإيرادات التي تحققها شركات التكنولوجيا العملاقة لكل موظف.
مصدر
الموظف المنتج له قيمة كبيرة للمؤسسة. في الواقع ، لا يوجد أصل رائع أفضل منه / لها.
لا يهم إذا كنت قائد الفريق أو موظفًا ؛ تحتاج إلى تقييم الإنتاجية في مكان العمل وتحديد المكان الذي يوجد فيه مجال للتحسين.
لذا ، إذا كنت هنا لتتعلم كيف تكون أكثر إنتاجية ، فإليك 18 طريقة لتحسين الإنتاجية في مكان العمل.
1. كن فعالاً
قم بتقييم كيفية عمل مؤسستك حاليًا - إذا لاحظت أنك تفتقر بطريقة أو بأخرى ، فكن منفتحًا لتغيير طريقة عملك الآن.
هذا هو المكان الذي يمكن أن يكون فيه إعداد القوائم وتحديد أولويات المهام مفيدًا.
يمكنك أيضًا استخدام أدوات أخرى ؛ فمثلا،
- تسمح قوائم المهام لموظفيك بالاستمرار في المضي قدمًا.
- تمكنك قوائم التحقق من تتبع التقدم.
- تساعد التذكيرات والتقويمات الموظفين على الالتزام بجدولهم الزمني.
لمساعدة الموظفين على أن يكونوا أكثر إنتاجية ، شجعهم على تنظيم قائمة على أساس منتظم لتمكينهم من تحقيق أهدافهم اليومية.
كن فعالًا وراقب هذه القوائم للتأكد من أن موظفيك قد أكملوا المهام ذات الأولوية في الوقت المحدد وما إذا كانوا قد بقوا في الوظائف التي تم تكليفهم بها أم لا.
2. التحقيق في الأسباب الكامنة وراء عدم الإنتاجية
كقائد ، عليك أن تفهم سبب كون الموظف غير منتج.
قد لا يمتلك الموظف الموارد المناسبة أو ربما لم يتم تدريبه بشكل كافٍ قبل بدء وظيفته. بالإضافة إلى ذلك ، قد تكون هناك بعض العوامل الخارجية التي تصرف انتباه الموظف عن أداء عمله ؛ وبالتالي ، يمكنه استخدام بعض الدعم.
بدلاً من وضع افتراضات ، حاول فهم المشكلات ومعالجتها وفقًا لذلك.
3. تشجيع التواصل
يعد التواصل الفعال والواضح أحد المجالات التي يجب تحسينها في العمل ، حيث يرتبط ارتباطًا مباشرًا بأداء الموظف وإنتاجيته. ومع ذلك ، فمن غير الواقعي توقع تحسن الموظفين دون تقديم تعليقات ملموسة ونقاط عمل محددة للعمل عليها.
قد يكون تلقي التعليقات السلبية أمرًا صعبًا للغاية ، سواء بالنسبة للموظفين أو الإدارة ، ولكن من الضروري تعزيز بيئة من التواصل المباشر والشفافية.
يجب أيضًا تشجيع التواصل الجماعي ، ويجب على أعضاء الفريق التواصل مع بعضهم البعض بشأن المواعيد النهائية والتقدم والتوقعات والأفكار والمزيد.
يمكن للثقافة التي تكافئ التعاون أن تحسن إنتاجية فريقها ومستويات أدائها وتساعد الموظفين على الإبداع.
4. تعزيز البيئة الإيجابية في المكتب
الموظفون السعداء هم من يهتمون بصدق بشركتك ولديهم الرغبة في مساعدة مؤسستك على تحقيق النجاح. وفقًا لـ SnackNation ، سيسعد 36 ٪ من الموظفين بالتخلي عن 5000 دولار سنويًا ليكونوا أكثر سعادة في مكان عملهم.
لهذا السبب تحتاج إلى رفع معنويات الفريق والتأكد من أن أعضاء فريقك يشعرون بالتقدير.
وفقًا لـ Single Grain ، يكون الموظفون السعداء أكثر إنتاجية بنسبة 12٪ ، في حين أن الموظفين غير السعداء أقل إنتاجية بنسبة 10٪.
مصدر
5. تحديد أهداف SMART وتقديم الدعم
ربما تكون قد سمعت عن أهداف SMART ، لكن اسأل نفسك ، هل تتبع القاعدة أثناء تحديد الأهداف؟
لكي تكون أهدافك قوية ، يجب أن تكون ذكية ؛ وبالتالي ، يجب أن تكون الأهداف
- محدد.
- قابل للقياس.
- يمكن تحقيقه.
- ذو صلة.
- مقيدة زمنيا.
بعد تحديد الأهداف ، قدم تعليمات واضحة لفريقك ووضح ما تتوقعه. سيساعد ذلك على زيادة إنتاجيتهم ، حيث سيكون لديهم أهداف واضحة وتركيز واضح.
6. قياس أداء الموظف
في العصر الرقمي اليوم ، يمكن استخدام العديد من المنصات والأدوات لقياس أداء الموظف. في الواقع ، باستخدام تحليلات معينة ، يمكن للموظفين رؤية تحليل أدائهم ، ويمكن للمديرين تحديد المجالات التي يحتاج الموظفون إلى العمل عليها.
إذا كان الموظفون يعرفون المقاييس التي سيتم قياسها ، فيمكنهم مراقبة أدائهم بشكل أفضل.
7. تقديم الملاحظات لبعضنا البعض
بعد قياس أداء موظفيك ، بدلاً من التحدث إليهم أمام الجميع ، قم بعقد اجتماعات فردية لإعلامهم بمكانهم المتفوقون والمجالات التي يحتاجون إلى العمل فيها.
بعد مراجعة أداء موظفيك ، اسألهم عما يمكنك فعله لمساعدتهم على تحسين أداء العمل. على سبيل المثال ، قد يرغبون في مزيد من التوجيه أو بعض المساحة للحرية الإبداعية.
سيوفر لك طلب التعليقات طرقًا لمساعدة موظفيك وتشجيع ثقافة الحوار المفتوح.
8. تدريب موظفيك
يتلقى الموظفون الجدد الكثير من التدريب خلال أيامهم القليلة الأولى في الشركة. ومع ذلك ، لا ينبغي أن يكون هذا هو التدريب الوحيد الذي يتلقاه الموظفون.
يلعب التدريب المستمر دورًا كبيرًا في الحفاظ على تحفيز الموظفين وإنتاجيتهم. وفقًا لمدونة Lorman Blog ، من المرجح أن يترك 70 ٪ من الموظفين وظيفتهم الحالية للعمل في شركة تستثمر في تعلم الموظفين وتطويرهم.
يعد الاحتفاظ بالكثير من المعلومات أمرًا صعبًا ومربكًا للموظفين. وبالتالي ، سيسمح التدريب المستمر للموظفين بالحصول على إنعاش في حالة فقد شيء ما أثناء الإعداد الأولي.
9. اعتن بصحة فريقك
من السهل فهم هذا - فكلما كان فريقك أكثر صحة ، قل عدد أيام العمل التي سيفوتونها ، وكلما شعروا بشكل أفضل ، كان عملهم أفضل.
يجب أن يتمتع موظفوك بصحة جيدة ، جسديًا وعقليًا ، ليكونوا منتجين.
وفقًا لمسح أجرته United Healthcare ، ذكر 53 ٪ من الموظفين الذين لديهم إمكانية الوصول إلى برنامج عافية مؤسسي أن برامج العافية تعمل على تحسين صحتهم.
هذه البرامج تساعدهم أيضا
- إيلاء المزيد من الاهتمام لصحتهم الجسدية والعقلية.
- فقدان الوزن.
- منع وكشف الأمراض.
- قلل من أيام المرض.
- تحسين إنتاجيتهم.
انتبه لموظفيك: لاحظ ما إذا كانوا متعبين للغاية أو مرهقين وابحث عن طرق لمساعدتهم.
10. تنفيذ برنامج المكافآت والتقدير
التشجيع والتحفيز والتقدير والمكافأة أمور حيوية لإنتاجية الموظفين. يمكن أن يؤدي أيضًا إلى زيادة الاحتفاظ بالموظفين والمشاركة.
فيما يلي بعض فوائد أهمية مكافأة الموظف وتقديره:
- يزيد الدافع بين الموظفين.
- يظهر للموظفين أن جهودهم معترف بها.
- يحسن أداء العمل.
- يحسن الاحتفاظ بالموظفين.
- يخلق جوًا إيجابيًا.
- يعزز المزيد من المشاركة.
- يؤدي إلى إجازة مرضية أقل.
أخبر فريقك أنهم يقومون بعمل رائع وقدم لهم النقد البناء. كذلك ، قدم لهم حوافز شخصية ، على سبيل المثال ، يوم عطلة ، أو خطاب تقدير ، أو طعام مجاني لأداء جيد.
11. تجهيز الموظفين بالتكنولوجيا
تبين أن الموظفين غير المجهزين بالأدوات المناسبة لوظائفهم غير منتجين ومحبطين. وبالتالي ، فإن تزويد الموظفين بالتكنولوجيا المناسبة يمكن أن يزيد بشكل فعال من أداء عملهم.
وفقًا لـ Ultimate Software ، ذكر 92٪ من الموظفين أن امتلاك التكنولوجيا يساعدهم على أداء عملهم بكفاءة ويؤثر على رضاهم عن العمل. لذلك ، يعد تزويد الموظفين بالأدوات ذات الصلة خطوة ممتازة في زيادة إنتاجية الموظف.
12. إدخال ترتيبات العمل المرنة
غيّر جائحة COVID-19 العالمي مشهد العمل بشكل كبير. مع ذلك ، أصبح مفهوم العمل عن بُعد أكثر شيوعًا ، والذي له فوائد عديدة لأصحاب العمل والموظفين على حدٍ سواء.
وفقًا لمدير مرفق ، أفاد 41٪ من الأفراد أن المرونة حسنت إبداعهم وتواصلهم.
العمل عن بعد يحرر الموظفين من قضاء وقتهم في السفر. كما يسمح لهم بمتابعة دراسات إضافية للتقدم الوظيفي أو الانخراط في أنشطة إنتاجية.
13. تجنب التفاصيل الدقيقة
يمكن لأي شخص خضع لإدارة دقيقة أن يشهد أن هذا السلوك هو أحد أكثر الممارسات المحبطة. ليس هناك ما هو أكثر إزعاجًا من الرئيس الذي يراقب باستمرار ما يفعله الموظفون ، وكيف يفعلونه ، ومتى ، ومع من.
وفقًا لدراسة أجرتها Accountemps ، ذكر أكثر من 50٪ من الموظفين أن الإدارة التفصيلية تقلل من كفاءتهم.
وبالتالي ، فأنت بحاجة إلى غرس الثقة في موظفيك حيث يتم تعيينهم بسبب مواهبهم وقدراتهم ومهاراتهم.
14. لا تخف من التفويض
كما نوقش أعلاه ، نحن نتفهم أنك تفكر في شركتك على أنها طفلك ، لذلك قد ترغب في إدارة كل ما يتعلق بها. ومع ذلك ، فإن التحليق فوق موظفيك والتحقق من كل التفاصيل الصغيرة بنفسك بدلاً من التفويض قد يضيع وقت الجميع.
بدلاً من ذلك ، أعط مسؤوليات لموظفيك ، وثق في حكمهم ومهاراتهم. سيسمح هذا لموظفيك باكتساب الخبرة القيادية ، مما يعود بالفائدة على مؤسستك في النهاية.
15. تقليل الإلهاءات
وفقًا لتقرير Udemy's Workplace لعام 2018 ، فإن ما يقرب من ثلاثة من كل أربعة عمال يشعرون بالتشتت أثناء العمل.
هذا هو السبب في أنك تحتاج إلى تقليل عوامل التشتيت في مكان العمل ، لكن تذكر أنه لا يمكنك أبدًا إزالة المشتتات بالكامل.
بالتأكيد ، قد يكون إدمان وسائل التواصل الاجتماعي مشكلة للعديد من موظفيك ، ولكن ليس من العملي أن يكون لديك سياسة عدم استخدام الهاتف. بدلاً من ذلك ، شجع موظفيك على إيقاف تشغيل هواتفهم من حين لآخر واسمح لهم بأخذ فترات راحة منتظمة.
16. احصل على الأثاث المناسب
نقضي ثماني ساعات يوميًا في مكاتبنا ، لذلك من الضروري أن يكون أثاث المكتب مريحًا.
يمكن للأثاث المصمم جيدًا أن يزيد من مستوى إنتاجية موظفيك لأن عقولهم ستكون مرتاحة ولن يتشتت انتباههم بسبب الشعور المزدحم المستمر بالجلوس على كرسي غير مريح.
ومع ذلك ، حتى في الكرسي المريح ، يمكن أن يسبب الجلوس لفترات طويلة بعض المشكلات الصحية الخطيرة. لذلك ، من الجيد تجهيز أثاث مكتبي مريح لموظفيك إن أمكن.
مصدر
17. تثبيت Better Lighting
الإضاءة الطبيعية لديها القدرة على تقليل الصداع وإجهاد العين. كما تم ربط الإضاءة الطبيعية بزيادة الإنتاجية في مكان العمل.
إن وضع الموظفين الذين لديهم معظم الأعمال المعتمدة على الكمبيوتر في مقاعد تواجه النوافذ سيوفر لهم زيادة كبيرة في الإنتاجية.
لذا ، إذا كنت تفكر في كيفية أن تكون أكثر إنتاجية ، فافتح الستائر واترك الشمس تدخل!
ومع ذلك ، نحن نتفهم أن العديد من المكاتب في الوقت الحاضر لم يتم تصميمها بهذه الطريقة - فالعديد من المكاتب أيضًا لا تحتوي على نوافذ كافية لضمان حصول الجميع على بعض ضوء الشمس. في هذه الحالة ، ضع في اعتبارك تثبيت إضاءة LED أو الحصول على مصابيح ضوء النهار لتقليد الضوء الطبيعي في مكان العمل.
18. شجع الموظفين على التملك
شجع موظفيك على امتلاك مساحتهم المادية وبيئتهم وثقافتهم. يمكنك أيضًا طلب مساهماتهم في مجالات لتحسين العمل.
اسمح لهم بتقديم مدخلاتهم فيما يتعلق بتصميم مساحة العمل الخاصة بهم. على سبيل المثال ، هل يحتاجون إلى مزيد من الضوء؟ هل يريدون تحديث الطلاء القديم؟ يمكن أن تؤدي إضافة شيء جديد وجديد إلى مساحتهم إلى زيادة الإنتاجية وتحسين أداء العمل.
يبعد
زيادة إنتاجية الموظف ليست مهمة صعبة! لا يتعين عليك إنفاق آلاف الدولارات على الأحداث والامتيازات الراقية لموظفيك لتحسين أداء العمل والكفاءة والإنتاجية.
عليك ببساطة أن تضع نفسك مكان موظفيك وتكتشف ما يجب القيام به وما هي المجالات التي يجب تحسينها في العمل. سيؤدي ذلك تلقائيًا إلى تحسين إنتاجية موظفيك وأدائهم ، ولن يضطروا إلى أن يسألوا أنفسهم "كيف يصبحون أكثر إنتاجية".