Hacer crecer un negocio es un trabajo duro. Pero es casi imposible crecer si no administra adecuadamente el flujo de caja. La gestión eficaz del flujo de efectivo es crucial para la salud general de la empresa y garantiza que pueda mantener las inversiones en un mayor crecimiento (como los gastos asignados a publicidad, empleados adicionales, investigación y desarrollo, etc.).

Desafortunadamente, los propietarios de pequeñas empresas a menudo descuidan el flujo de efectivo. Una de las principales razones es que el flujo de caja no se puede calcular muy fácilmente. El flujo de efectivo se deriva de una variedad de factores, que incluyen financiamiento, operaciones e inversiones, y puede llevar mucho tiempo calcularlo. QuickBooks proporciona un informe listo para usar y puede usarlo como punto de partida.

Cómo mejorar su procedimiento de cobro de cuentas por cobrar para un mejor flujo de efectivo y crecimiento

Para esta publicación, no cubriremos los atributos del cálculo completo del flujo de caja. Sin embargo, discutiremos cómo la gestión eficaz de cuentas por cobrar mejora el flujo de efectivo y desbloquea fondos para un mayor crecimiento.

3 pasos para un mejor proceso de cobro

Antes de profundizar en el impacto positivo que tiene la gestión de cuentas por cobrar en el flujo de efectivo, es importante destacar las formas en que puede mejorar su procedimiento de cobro. Aquí hay algunas notas sobre cómo puede aumentar inmediatamente la tasa a la que cobra en su saldo de cuentas por cobrar abiertas:

1 - Desarrollar un sistema

Uno de los aspectos más importantes del proceso de cobranza de su empresa es el sistema. Al hacer crecer una empresa, es importante desarrollar procesos organizados para todos los componentes principales de sus operaciones , y las cobranzas no son diferentes. Un enfoque bien documentado de los cobros permite que su equipo sea coherente con las comunicaciones e incluya puntos de contacto con los clientes durante todo el proceso de pago. Por ejemplo, es importante enviar las facturas con prontitud, hacer un seguimiento unos días antes de su vencimiento y enviar una nota de inmediato una vez que vencen. Además, una vez que tenga un buen sistema de cobranza, es importante asignar la responsabilidad a alguien de su equipo o a un proveedor externo para que trabaje en el proceso de cobranza.

2 - Enviar una factura adecuada

Muchas organizaciones no pagarán una factura si no incluye toda la información requerida. Antes de enviar una factura, asegúrese de verificar los requisitos de facturación del cliente (quizás mencionados en un contrato o acuerdo de servicio) e incluya toda la información requerida. Algunos elementos importantes incluyen un número de factura único, fecha de factura, condiciones de pago, instrucciones de pago, información de dirección e incluso un W9 (si es necesario). En muchos casos, los clientes no son proactivos a la hora de identificar los problemas de las facturas por adelantado, por lo que puede evitar demoras más adelante al validar la información de la factura.

3 - Aceptar múltiples formas de pago

Cada negocio maneja sus pagos de manera diferente. En estos días, los clientes tienen una variedad de opciones disponibles para el pago, incluidos cheques, PayPal, tarjetas de crédito, ACH, transferencias bancarias y más. Si desea agilizar los cobros, a menudo es útil permitir múltiples formas de pago y hacer referencia a las instrucciones en su factura. Descubrirá que es muy probable que las empresas procesen una factura más rápido si se ajusta a su práctica comercial habitual.

Desbloqueo de fondos adicionales para el crecimiento empresarial

Seamos realistas, la mayoría de las pequeñas empresas están buscando formas de crecer... ya sea a través de una mayor rentabilidad o mayores ingresos. Una de las mejores formas de impulsar el crecimiento es a través del acceso a efectivo adicional. Cuando su empresa tiene más efectivo disponible, tiene más opciones disponibles para patrocinar iniciativas de crecimiento.

Aquí hay algunas formas en que un proceso de cobro efectivo pone más efectivo en su bolsillo y le permite realizar inversiones en actividades de crecimiento.

1 - Disminuye los cargos por mora de los proveedores (cuentas por pagar)

Una de las principales razones por las que las empresas luchan con el flujo de efectivo es que no cobran los pagos lo suficientemente rápido como para pagar los pasivos a corto plazo.

Digamos que está ejecutando un negocio basado en proyectos y tiene que pagar a los subcontratistas. Bueno, si no cobra puntualmente los pagos de sus clientes, entonces puede incurrir en cargos por pagos atrasados ​​de sus proveedores. Los recargos adicionales por pagos atrasados ​​y los constantes malabarismos con la posición de efectivo de un proyecto pueden causar estrés en el negocio. Además de los cargos por pagos atrasados ​​cobrados por los proveedores, es posible que también le resulte difícil obtener términos favorables en el futuro.

2 - Disminuye las tasas de interés cobradas en las líneas de crédito

Al administrar el flujo de efectivo, muchas empresas recurren a las líneas de crédito cuando enfrentan una deficiencia en su efectivo. Dependiendo de la etapa de su negocio, una línea de crédito puede ser costosa. Si su negocio está en sus primeras etapas, una línea de crédito ofrecida por un prestamista puede estar cerca del 30-40% APR. Como alternativa, si puede aumentar la eficiencia de su proceso de cobranza y obtener acceso al efectivo de sus clientes más rápido... entonces puede evitar los costos más altos del capital de trabajo.

3 - Disminuye el tiempo que los empleados dedican a las cobranzas

Uno de los aspectos más importantes de un proceso de gestión de cuentas por cobrar es el sistema. Si su empresa puede documentar y mapear el proceso e implementar un camino claro para el cobro de pagos, entonces sus operaciones serán más eficientes. Por lo tanto, los empleados no tendrán que luchar para cobrar los pagos vencidos y no se perderá tiempo en estrategias para cobrar las facturas vencidas.

Conclusión

En última instancia, el flujo de efectivo es uno de los motores de crecimiento más importantes para una pequeña empresa. Al implementar un proceso eficiente de gestión de cuentas por cobrar y cobrar los pagos de acuerdo con sus condiciones de pago, tiene la capacidad de desbloquear efectivo adicional para su empresa e invertir en el crecimiento. Use el efectivo que tiene disponible para invertir en publicidad, lanzar un esfuerzo de cambio de marca, invertir en suministros y más.

Nuestro colaborador invitado Tristan Pelligrino es un emprendedor de toda la vida que ha fundado varias pequeñas empresas. Comenzó su carrera como consultor de TI trabajando para grandes organizaciones como PwC, IBM y Oracle. Después de una carrera temprana en consultoría, Tristan se diversificó para crear una empresa regional líder en producción de video y marketing digital, y ahora se enfoca en encabezar la gestión financiera con pequeñas empresas en Receivable.io.