Rozwijanie firmy to ciężka praca. Ale rozwój jest prawie niemożliwy, jeśli nie zarządzasz właściwie przepływem gotówki. Skuteczne zarządzanie przepływami pieniężnymi ma kluczowe znaczenie dla ogólnej kondycji firmy i zapewnia utrzymanie inwestycji w dalszy rozwój (takich jak wydatki na reklamę, dodatkowych pracowników, badania i rozwój itp.).

Niestety przepływy pieniężne są często zaniedbywane przez właścicieli małych firm. Jednym z głównych powodów jest to, że przepływów pieniężnych nie można bardzo łatwo obliczyć. Przepływy pieniężne pochodzą z różnych czynników, w tym finansowania, operacji i inwestycji, a ich obliczenie może być czasochłonne. QuickBooks zapewnia gotowy raport i możesz go użyć jako punktu wyjścia.

Jak ulepszyć procedurę windykacji należności dla lepszego przepływu gotówki i wzrostu?

W tym poście nie będziemy omawiać atrybutów całej kalkulacji przepływów pieniężnych. Omówimy jednak, w jaki sposób efektywne zarządzanie należnościami poprawia przepływ gotówki i odblokowuje środki na dalszy rozwój.

3 kroki do lepszego procesu windykacji

Zanim przyjrzymy się pozytywnemu wpływowi zarządzania należnościami na przepływy pieniężne, ważne jest, aby wskazać sposoby usprawnienia procedury windykacyjnej. Oto kilka uwag, w jaki sposób możesz natychmiast zwiększyć stawkę, po jakiej gromadzisz saldo otwartych należności:

1 - Opracuj system

Jednym z najważniejszych aspektów procesu windykacji Twojej firmy jest system. Rozwijając firmę, ważne jest, aby opracować zorganizowane procesy dla wszystkich głównych elementów Twojej działalności — a kolekcje nie różnią się od siebie. Dobrze udokumentowane podejście do windykacji umożliwia zespołowi zachowanie spójności z komunikacją i uwzględnianie punktów kontaktu z klientami w całym procesie płatności. Na przykład ważne jest, aby szybko wysyłać faktury, sprawdzać je na kilka dni przed terminem i wysyłać notatkę natychmiast, gdy stanie się zaległa. Co więcej, gdy masz już dobry system windykacji, ważne jest, aby przypisać odpowiedzialność komuś z Twojego zespołu lub dostawcy zewnętrznemu, aby przepracował proces windykacji.

2 - Wyślij prawidłową fakturę

Wiele organizacji nie zapłaci faktury, jeśli nie podasz wszystkich wymaganych informacji. Przed wysłaniem faktury sprawdź wymagania klienta dotyczące fakturowania (być może wymienione w umowie lub umowie serwisowej) i dołącz wszystkie wymagane informacje. Niektóre ważne elementy to unikalny numer faktury, data wystawienia faktury, warunki płatności, instrukcje dotyczące płatności, dane adresowe, a nawet W9 (w razie potrzeby). W wielu przypadkach klienci nie są proaktywni w identyfikowaniu wystawionych faktur z góry, dzięki czemu można później uniknąć opóźnień, sprawdzając informacje o fakturze.

3 - Akceptuj wiele form płatności

Każda firma inaczej obsługuje swoje płatności. Obecnie klienci mają do dyspozycji szereg opcji płatności, w tym czeki, PayPal, karty kredytowe, ACH, przelewy bankowe i wiele innych. Jeśli chcesz przyspieszyć odbiór, często warto zezwolić na wiele form płatności i zapoznać się z instrukcjami na fakturze. Przekonasz się, że firmy z dużym prawdopodobieństwem będą przetwarzać faktury szybciej, jeśli jest to zgodne z ich normalną praktyką biznesową.

Odblokowanie dodatkowych środków na rozwój firmy

Spójrzmy prawdzie w oczy, większość małych firm szuka sposobów na rozwój… czy to poprzez większą rentowność, czy zwiększone przychody. Jednym z najlepszych sposobów pobudzenia wzrostu jest dostęp do dodatkowej gotówki. Gdy Twoja firma ma więcej gotówki, ma więcej dostępnych opcji sponsorowania inicjatyw rozwojowych.

Oto kilka sposobów, w jaki skuteczny proces windykacji zapewnia większą ilość gotówki w kieszeni i umożliwia inwestowanie w działania rozwojowe.

1 - Zmniejsza spóźnione opłaty od dostawców (konta płatne)

Jednym z największych powodów, dla których firmy zmagają się z przepływami pieniężnymi, jest to, że nie pobierają płatności wystarczająco szybko, aby spłacać zobowiązania krótkoterminowe.

Załóżmy, że prowadzisz firmę opartą na projektach i musisz płacić podwykonawcom. Cóż, jeśli nie będziesz szybko pobierać płatności od swoich klientów, możesz ponieść spóźnione opłaty od swoich dostawców. Dodatkowe spóźnione opłaty i ciągłe żonglowanie pozycją gotówkową projektu mogą powodować stres w firmie. Oprócz spóźnionych opłat naliczanych przez dostawców, może być również trudno uzyskać korzystne warunki w przyszłości.

2 - Zmniejsza opłaty odsetkowe pobierane od linii kredytowych

Zarządzając przepływami pieniężnymi, wiele firm korzysta z linii kredytowych, gdy napotykają na brak gotówki. W zależności od etapu Twojej działalności, linia kredytowa może być droga. Jeśli Twoja firma jest na wczesnym etapie, linia kredytowa oferowana przez pożyczkodawcę może być bliska 30-40% APR. Alternatywnie, jeśli możesz zwiększyć efektywność procesu windykacji i szybciej uzyskać dostęp do gotówki swoich klientów... wtedy możesz uniknąć wyższych kosztów kapitału obrotowego.

3 - Zmniejsza czas spędzany przez pracowników na zbiórkach

Jednym z najważniejszych aspektów procesu zarządzania należnościami jest system. Jeśli Twoja firma potrafi udokumentować i zmapować proces oraz wytyczyć jasną ścieżkę pobierania płatności, Twoje działania będą bardziej efektywne. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli się męczyć, aby zebrać zaległe płatności, a czas nie będzie marnowany na strategie zbierania zaległych faktur.

Wniosek

Ostatecznie przepływ środków pieniężnych jest jednym z najważniejszych czynników napędzających wzrost małej firmy. Wdrażając sprawny proces zarządzania należnościami i zbierając płatności zgodnie z Twoimi terminami płatności, masz możliwość odblokowania dodatkowej gotówki dla swojej firmy i inwestowania w rozwój. Wykorzystaj posiadaną gotówkę, aby zainwestować w reklamę, rozpocząć rebranding, zainwestować w materiały eksploatacyjne i nie tylko.

Nasz gościnny współpracownik Tristan Pelligrino jest wieloletnim przedsiębiorcą, który założył kilka małych firm. Karierę zawodową rozpoczął jako konsultant IT pracując dla dużych organizacji, takich jak PwC, IBM i Oracle. Po wczesnej karierze w konsultingu Tristan rozgałęził się, aby stworzyć wiodącą regionalną firmę produkującą filmy wideo i firmę zajmującą się marketingiem cyfrowym, a teraz koncentruje się na kierowaniu zarządzaniem finansami w małych firmach w Receivable.io.