Comment utiliser Gmail comme messagerie professionnelle

Lors du démarrage d'une nouvelle entreprise ou de l'établissement de bases pour le développement ultérieur de l'existant, l'une de vos premières étapes pourrait être la création d'un site Web ou, au moins, l'enregistrement d'un nom de domaine pertinent pour une entreprise/marque. Mais même après avoir fait cela, vous pourriez toujours sentir qu'il manque quelque chose. Et nous pouvons avoir juste une intuition de ce que cela peut être - un e-mail d'entreprise basé sur votre domaine qui vous établit clairement en tant que propriétaire d'entreprise crédible. Gmail peut être une bonne option pour l'utiliser comme compte professionnel. Lisez la suite pour savoir comment.

Qu'est-ce qu'une adresse e-mail professionnelle

Maintenant, vous pensez peut-être qu'il existe de nombreux services de messagerie Web gratuits : pourquoi ne pas permettre à chaque employé d'utiliser son adresse e-mail personnelle, n'est-ce pas ? Y a-t-il quelque chose qui ne va pas? En fait, il y en a.

• Tout d'abord, le courrier électronique personnel est un courrier électronique personnel. Si votre équipe de vente communique avec ses contacts, elle conservera cette communication même en cas de licenciement. Imaginez l'un des principaux vendeurs partant travailler dans une entreprise concurrente avec tous les contacts et les informations actuelles sur l'état de votre entreprise stockés dans sa boîte aux lettres personnelle. À son tour, dans le domaine de messagerie d'entreprise, vous avez un contrôle total sur toutes les boîtes aux lettres, leur contenu et pouvez appliquer un ensemble de règles d'envoi/réception de courrier d'entreprise.
• Deuxièmement, l'envoi de tous les e-mails professionnels à partir de l'adresse e-mail professionnelle permet d'établir l'identité de l'entreprise, d'accroître la crédibilité et la réputation de l'entreprise.
• Enfin, les e-mails envoyés à partir d'un seul domaine indiquent l'adresse du site Web de l'entreprise, rattachée au même domaine.

Donnons un exemple. La société américaine Amazon possède un nom de domaine amazon.com. Par exemple, l'adresse e-mail professionnelle de leur support client est [email protected]. C'est unique, court, facile à épeler et inoubliable. Toutes les autres adresses e-mail d'entreprise se terminent de la même manière par "@amazon.com". C'est exactement ce à quoi vous devez vous efforcer.

Néanmoins, l'hébergement et la maintenance d'un serveur de messagerie d'entreprise ne sont pas une tâche facile qui nécessite des ressources et du personnel qualifié, ce que vous n'avez peut-être pas. Il y a beaucoup de problèmes de sécurité et de détails fins dans le réglage de votre serveur de messagerie pour qu'il ne soit pas mis sur liste noire le premier jour. Que faire dans ce cas ? Fournir une solution est l'objectif principal de ce tutoriel.

Nous vous recommandons vivement d'utiliser G Suite associé à votre domaine pour fournir des adresses e-mail professionnelles. Il offre des tonnes d'avantages et d'outils de productivité tiers, notamment NetHunt - CRM pour G Suite.

Avantages de l'utilisation de G Suite pour l'adresse e-mail professionnelle

• Lors de la création d'un compte Gmail professionnel, vos employés n'auront pas à s'habituer à quelque chose de nouveau lors de l'utilisation de G Suite, car il s'agit simplement d'une version professionnelle de Gmail, habituelle pour de nombreuses personnes ;
• Avec G Suite, vous avez un contrôle total sur les comptes d'entreprise. Si vous mettez fin à certains postes ou si l'un de vos employés quitte l'entreprise, vous conservez l'accès au compte, à toutes les lettres, contacts et fichiers stockés ;
• Vous pouvez partager des documents et contacts avec toute l'équipe en quelques clics ;
• G Suite permet de créer plusieurs alias de messagerie professionnelle Gmail ;
• Vous bénéficiez de 30 Go de stockage Google Disk par utilisateur ;
• Lorsque vous utilisez G Suite, vous n'avez pas à vous soucier de la sécurité des données. Le service fournit une vérification en 2 étapes qui peut être facilement appliquée ;
• Cela contribue à accroître la notoriété de la marque. Étant donné que votre adresse e-mail utilise votre nom de domaine, une personne voit le nom de la marque chaque fois qu'elle reçoit du courrier de votre domaine ;
• Assistance client 24h/24 et 7j/7 ;
• Essai gratuit de 30 jours ;
• Vous pouvez personnaliser l'interface du compte de messagerie avec le logo de l'entreprise.
• Votre équipe peut utiliser un certain nombre de fonctionnalités de productivité intégrées pour une plus grande efficacité.

Fonctionnalités de l'adresse e-mail professionnelle Gmail

Croyez-le ou non, mais lorsque vous créez un e-mail professionnel sur Gmail, cela donne à votre marque une image professionnelle et fidélise vos clients. Imaginez que votre représentant commercial effectue une présentation réussie de vos produits, mais lorsqu'on lui demande son adresse e-mail, il fournit quelque chose comme [email protected]. Pouvez-vous dire que cette adresse a un lien avec votre entreprise ou votre service commercial, en particulier ? Dans les affaires modernes, effectuer vos tâches professionnelles en utilisant le courrier d'entreprise est considéré comme une simple courtoisie.

C'est pourquoi il est extrêmement important de s'assurer que l'adresse e-mail professionnelle a l'air professionnelle. La formule d'une adresse e-mail professionnelle réussie et fiable ressemble à [email protected]. Comment utiliser Gmail pour les entreprises ? Lisez plus loin.

Avant de créer une adresse e-mail professionnelle

• Pour commencer, vous devez avoir (ou créer) un compte Gmail qui servirait d'administrateur.
• Si vous avez plusieurs adresses Gmail, vous devez en choisir une pour la lier au nouveau domaine de messagerie professionnelle.
• Commandez un nom de domaine (ou utilisez celui que vous avez mais vous devrez le vérifier auprès de Google). Ce nom de domaine serait utilisé comme principal pour les adresses e-mail d'entreprise.

Comment puis-je créer une adresse e-mail professionnelle avec G Suite ?

Ce qui suit est le didacticiel étape par étape sur la configuration de Gmail pour les entreprises.

Étape 1. Pour créer un compte avec G Suite, cliquez sur le bouton "Commencer" dans le coin supérieur droit.

Étape 2. Ensuite, vous devrez fournir le nom de votre entreprise, indiquer le nombre requis de comptes d'entreprise et votre pays. Cliquez ensuite sur le bouton "Suivant".

Étape 3. À l'étape suivante, tout ce que vous avez à faire est d'entrer vos coordonnées. Après cela, il vous sera demandé d'entrer le nom de domaine.

Étape 4. Finalisez la création du compte en choisissant un mot de passe sécurisé. Toutes nos félicitations! Vous avez créé avec succès un compte G Suite. Vous pouvez maintenant ajouter tous les comptes de messagerie d'entreprise requis, puis cliquer sur "J'ai ajouté toutes les adresses e-mail des utilisateurs".
Dans tous les cas, vous pourrez toujours ajouter plus d'utilisateurs plus tard.

Étape 5. Vous devrez vérifier votre propriété du domaine. Google fournit un certain nombre de méthodes pour ce faire.

Étape 6. Vous devez maintenant donner accès au panneau d'administration de votre hébergement pour vous assurer que le courrier est correctement redirigé vers les serveurs de messagerie de Google. Compte tenu du fait qu'il existe différents services d'hébergement, le processus peut différer. Mais pas de soucis - vous pouvez facilement trouver des instructions détaillées fournies par Google.
Une fois connecté au panneau d'administration, vous devez revenir à G Suite et cocher la case "J'ai ouvert le panneau de configuration de mon domaine".

Étape 7. Ensuite, vous devez définir les enregistrements de traitement du courrier (MX) dans la section DNS du panneau d'administration. Lorsque vous avez terminé, cochez la case "J'ai créé les nouveaux enregistrements MX" et après cela, vous pouvez cocher la case "J'ai enregistré les enregistrements MX".
Cliquez sur les boutons "Vérifier le domaine" et "Configurer l'e-mail".

Fait! Attendez quelques instants et vous recevrez un message de Google vous indiquant que votre nom de domaine est vérifié. Vous pouvez désormais utiliser Gmail pour les entreprises.

Présentation et tarifs de G Suite

Il existe deux principaux plans de facturation :

• Forfait modulable. Vous payez mensuellement pour chaque compte utilisateur. Vous êtes autorisé à ajouter ou à supprimer des comptes quand vous le souhaitez, ce qui réduira ou augmentera votre coût mensuel. Ce plan est le plus approprié pour les petites organisations avec un nombre variable d'employés. Vous pouvez quitter à tout moment.
• Plan annuel. La principale différence avec le plan flexible est que vous vous engagez à payer les frais prédéfinis pour toute l'année. Vous pouvez modifier le montant des comptes uniquement lors du renouvellement du contrat annuel. Même si vous annulez tôt, vous devez toujours payer le prix annuel.

Vous pouvez choisir parmi trois types de tarification G Suite :

1. De base, 6 $ par utilisateur (30 Go de stockage Google Drive et contrôles d'administration et de sécurité avancés)
2. Entreprise, 12 $ par utilisateur (espace de stockage Google Drive illimité, contrôles d'administration et de sécurité avancés, IDE de script et certains outils d'analyse)
3. Entreprise, 25 $ par utilisateur (stockage Google Drive illimité, contrôles d'administration et de sécurité avancés, IDE de script et outils d'analyse avancés)

Utilisation de votre messagerie professionnelle avec G Suite et Gmail

Choisir de créer un compte de messagerie d'entreprise avec G Suite présente de nombreux avantages. Il ne faut que sept étapes pour organiser et environ 5 $ par mois par compte pour rendre votre marque plus professionnelle.

La messagerie professionnelle via Gmail fonctionne exactement comme les comptes Gmail courants. Vous pouvez accéder au compte de votre entreprise via le site Web Gmail ou utiliser Gmail comme client de messagerie ou, si vous le gérez, accéder au compte à partir de la console d'administration.

Il est important de savoir que les autres utilisateurs n'ont pas accès à la console d'administration et que vous pouvez facilement ajouter et supprimer des utilisateurs à tout moment.

La possibilité de partager facilement des informations avec votre équipe, d'avoir confiance dans l'intégrité des données, la propriété des fichiers, l'impression de clients potentiels et les autres avantages de l'utilisation de Gmail pour les entreprises indiqués ci-dessus ne laissent aucun doute quant à la décision de créer une messagerie professionnelle avec G Suite.

Migrer des données à partir d'autres comptes professionnels

Jusqu'à présent, si vous avez créé votre compte Gmail professionnel avec G Suite, vous vous êtes peut-être rendu compte qu'il reste des données sur vos autres comptes. Et vous avez besoin de ces données pour un travail ultérieur. Donc que fais-tu?

En fait, il n'y a rien à craindre. Google fournit des moyens de migrer les données existantes de votre compte Gmail personnel, Yahoo Mail ou Hotmail de Microsoft.

Alors qu'est-ce que tu attends? Allez-y et faites la promotion de votre entreprise dès aujourd'hui en configurant un domaine de messagerie professionnel à l'aide de Gmail pour les entreprises - G Suite. Imaginez simplement votre entreprise jouant sur le terrain pour des clients haut de gamme ! Et une fois votre compte Gmail configuré, envisagez d'y ajouter NetHunt - notre CRM pour Gmail - pour plus de productivité et de fonctionnalités d'automatisation des ventes.