Как использовать Gmail в качестве деловой электронной почты

Опубликовано: 2019-07-19

При открытии нового бизнеса или создании базы для дальнейшего развития существующего одним из ваших первых шагов может стать создание веб-сайта или, как минимум, регистрация доменного имени, соответствующего компании/бренду. Но даже сделав это, вы все еще можете чувствовать, что чего-то не хватает. И у нас может быть только догадка, что это может быть — корпоративная электронная почта, основанная на вашем домене, которая четко указывает на вас как на надежного владельца бизнеса. Gmail может быть хорошим вариантом для использования в качестве бизнес-аккаунта. Читайте дальше, чтобы узнать, как это сделать.

Что такое рабочий адрес электронной почты

Теперь вы можете подумать, что существует множество бесплатных сервисов веб-почты: почему бы не разрешить каждому сотруднику использовать свои личные адреса электронной почты, верно? Что-то не так? На самом деле, есть.

Прежде всего, личная электронная почта — это личная электронная почта. Если ваш отдел продаж общается со своими контактами, они сохранят это общение даже после увольнения. Представьте себе, что один из ключевых продавцов уходит работать в конкурирующую компанию, а все контакты и актуальная информация о состоянии вашего бизнеса хранятся в его личном почтовом ящике. В свою очередь, в домене корпоративной почты вы имеете полный контроль над всеми почтовыми ящиками, их содержимым и можете применять набор правил отправки/получения корпоративной почты.
Во-вторых, отправка всех деловых писем с профессионального адреса электронной почты позволяет установить фирменный стиль, повысить доверие и репутацию компании.
И последнее, но не менее важное: электронные письма, отправленные с одного домена, намекают на адрес корпоративного веб-сайта, прикрепленного к тому же домену.

Приведем пример. Американской компании Amazon принадлежит доменное имя amazon.com. Например, рабочий адрес электронной почты их службы поддержки клиентов — [email protected]. Оно уникальное, короткое, простое в написании и незабываемое. Все остальные корпоративные адреса электронной почты также заканчиваются на «@amazon.com». Это именно то, к чему вы должны стремиться.

Тем не менее, размещение и обслуживание корпоративного почтового сервера — непростая задача, требующая ресурсов и обученного персонала, которых у вас может и не быть. Существует много проблем безопасности и мелких деталей в настройке вашего почтового сервера, чтобы он не попал в черный список в первый же день. Что делать в этом случае? Предоставление решения является основной целью этого руководства.

Мы настоятельно рекомендуем использовать G Suite, прикрепленный к вашему домену, в качестве средства предоставления корпоративных адресов электронной почты. Он предоставляет множество преимуществ и сторонних инструментов для повышения производительности, включая NetHunt — CRM для G Suite.

Преимущества использования G Suite для корпоративного адреса электронной почты

При создании бизнес-аккаунта Gmail вашим сотрудникам не придется привыкать к чему-то новому при использовании G Suite, так как это просто привычная для многих бизнес-версия Gmail;
С G Suite у вас есть полный контроль над корпоративными учетными записями. Если вы увольняете некоторые должности или один из ваших сотрудников покидает компанию, вы сохраняете доступ к учетной записи, ко всем сохраненным письмам, контактам и файлам;
Вы можете поделиться документами и контактами со всей командой в несколько кликов;
G Suite позволяет создавать несколько псевдонимов электронной почты Gmail;
Вы получаете 30 ГБ хранилища Google Диска на каждого пользователя;
При использовании G Suite вам не нужно беспокоиться о безопасности данных. Сервис обеспечивает двухэтапную аутентификацию, которую можно легко применить;
Это помогает повысить узнаваемость бренда. Поскольку ваш адрес электронной почты использует ваше доменное имя, человек видит название бренда каждый раз, когда получает почту с вашего домена;
круглосуточная поддержка клиентов;
Бесплатная 30-дневная пробная версия;
Вы можете брендировать интерфейс почтового аккаунта логотипом компании.
Ваша команда может использовать ряд встроенных функций повышения производительности для повышения эффективности.

Функции корпоративного адреса электронной почты Gmail

Хотите верьте, хотите нет, но когда вы создаете деловую электронную почту в Gmail, это придает вашему бренду профессиональный имидж и повышает лояльность клиентов. Представьте, что ваш торговый представитель проводит успешную презентацию ваших продуктов, но когда его спрашивают об адресе электронной почты, он сообщает что-то вроде [email protected]. Можете ли вы сказать, что этот адрес имеет какое-либо отношение к вашей компании или отделу продаж, в частности? В современном бизнесе выполнение своих профессиональных обязанностей с использованием корпоративной почты считается проявлением вежливости.

Вот почему крайне важно убедиться, что рабочий адрес электронной почты выглядит профессионально. Формула успешного и надежного корпоративного адреса электронной почты выглядит примерно так: имя.фамилия@вашбизнес.com. Как использовать Gmail для бизнеса? Читайте дальше.

Прежде чем создать рабочий адрес электронной почты

Для начала вам необходимо иметь (или создать) учетную запись Gmail, которая будет выполнять функции администратора.
Если у вас есть несколько адресов Gmail, вам нужно выбрать один из них, чтобы связать его с новым корпоративным доменом электронной почты.
Закажите доменное имя (или используйте то, которое у вас есть, но вам нужно будет подтвердить его в Google). Это доменное имя будет использоваться в качестве основного для корпоративных адресов электронной почты.

Как я могу создать рабочий адрес электронной почты с помощью G Suite?

Ниже приведено пошаговое руководство по настройке Gmail для бизнеса.

Шаг 1. Чтобы создать учетную запись в G Suite, нажмите кнопку «Начать» в правом верхнем углу.

Шаг 2. Далее вам нужно будет указать название вашей компании, указать необходимое количество корпоративных счетов и вашу страну. Затем нажмите кнопку «Далее».

Шаг 3. На следующем шаге все, что вам нужно сделать, это ввести свою контактную информацию. После этого вам будет предложено ввести доменное имя.

Шаг 4. Завершите создание учетной записи, выбрав безопасный пароль. Поздравляем! Вы успешно создали учетную запись G Suite. Теперь вы можете добавить все необходимые учетные записи электронной почты компании, а затем нажать «Я добавил все адреса электронной почты пользователей».
В любом случае вы всегда сможете добавить больше пользователей позже.

Шаг 5. Вам нужно будет подтвердить право собственности на домен. Google предлагает несколько способов сделать это.

Шаг 6. Теперь вам нужно предоставить доступ к административной панели вашего хостинга, чтобы убедиться, что почта перенаправляется на почтовые серверы Google корректно. Учитывая, что есть разные хостинги, процесс может отличаться. Но не беспокойтесь — вы можете легко найти подробные инструкции, предоставленные Google.
Зайдя в админку, нужно вернуться в G Suite и поставить галочку «Я открыл панель управления для своего домена».

Шаг 7. Далее вам необходимо установить записи обработки почты (MX) в разделе DNS панели администратора. Когда закончите, установите флажок «Я создал новые записи MX», а после этого вы можете установить флажок «Я сохранил записи MX».
Нажмите кнопки «Подтвердить домен» и «Настроить электронную почту».

Сделанный! Подождите несколько секунд, и вы получите сообщение от Google о том, что ваше доменное имя подтверждено. Теперь вы можете использовать Gmail для бизнеса.

Комплектация G Suite и цены

Существует два основных тарифных плана:

Гибкий план. Вы платите ежемесячно за каждую учетную запись пользователя. Вы можете добавлять или удалять учетные записи в любое время, что уменьшит или увеличит ваши ежемесячные расходы. Этот план наиболее подходит для небольших организаций с переменным количеством сотрудников. Вы можете бросить в любое время.
Годовой план. Основное отличие от гибкого плана заключается в том, что вы обязуетесь платить заранее установленную плату за весь год. Вы можете изменить количество счетов только при продлении годового контракта. Даже если вы отмените досрочно, вам все равно придется заплатить годовую цену.

Вы можете выбрать один из трех типов цен на G Suite:

Базовый, 6 долл. США за пользователя (30 ГБ на Google Диске и расширенные возможности администрирования и безопасности)
Бизнес, 12 долл. США за пользователя (неограниченное хранилище на Google Диске, расширенные средства администрирования и безопасности, среда разработки сценариев и некоторые аналитические инструменты)
Предприятие, 25 долларов США за пользователя (неограниченное хранилище Google Диска, расширенные средства администрирования и безопасности, среда разработки сценариев и расширенные аналитические инструменты)

Использование корпоративной электронной почты с G Suite и Gmail

Создание корпоративной учетной записи электронной почты с помощью G Suite имеет много преимуществ. Требуется всего семь шагов для организации и около 5 долларов в месяц за аккаунт, чтобы ваш бренд выглядел более профессионально.

Деловая электронная почта через Gmail работает так же, как и обычные учетные записи Gmail. Вы можете получить доступ к учетной записи вашей компании через веб-сайт Gmail или использовать Gmail в качестве почтового клиента , или, если вы управляете им, — получить доступ к учетной записи из консоли администратора.

Важно знать, что другие пользователи не имеют доступа к консоли администратора и вы можете легко добавлять и удалять пользователей в любое удобное время.

Возможность легко обмениваться информацией со своей командой, уверенность в целостности данных, праве собственности на файлы, впечатление на потенциальных клиентов и другие преимущества использования Gmail для бизнеса, указанные выше, не оставляют сомнений в решении создать деловую электронную почту с помощью G Suite.

Перенос данных из других бизнес-аккаунтов

До этого момента, если вы создали свою бизнес-учетную запись Gmail с помощью G Suite, вы, возможно, поняли, что в других ваших учетных записях остались данные. И вам нужны эти данные для дальнейшей работы. Ну так что ты делаешь?

На самом деле беспокоиться не о чем. Google предоставляет способы переноса существующих данных из вашей личной учетной записи Gmail, Yahoo Mail или Microsoft Hotmail.

Так чего же ты ждешь? Продвигайте свой бизнес уже сегодня, настроив профессиональный домен электронной почты с помощью Gmail для бизнеса — G Suite. Только представьте, что ваша компания играет на поле для первоклассных клиентов! А после того, как ваша учетная запись Gmail настроена, подумайте о том, чтобы добавить к ней NetHunt — нашу CRM для Gmail — для повышения эффективности продаж и функций автоматизации.