Jak używać Gmaila jako biznesowej poczty e-mail

Rozpoczynając nowy biznes lub tworząc podstawy do dalszego rozwoju już istniejącego, jednym z pierwszych kroków może być stworzenie strony internetowej lub przynajmniej zarejestrowanie odpowiedniej dla firmy/marki nazwy domeny. Ale nawet jeśli to zrobisz, nadal możesz czuć, że czegoś brakuje. I możemy mieć tylko przeczucie, co to może być — firmowy adres e-mail oparty na Twojej domenie, który jasno określa Cię jako wiarygodnego właściciela firmy. Gmail może być dobrym rozwiązaniem do używania go jako konta biznesowego. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak.

Co to jest firmowy adres e-mail

Teraz możesz pomyśleć, że istnieje wiele bezpłatnych usług poczty internetowej: dlaczego nie pozwolić każdemu pracownikowi na używanie ich osobistych adresów e-mail, prawda? Czy jest w tym coś nie tak? Właściwie jest.

• Przede wszystkim osobisty e-mail to osobisty e-mail. Jeśli Twój zespół sprzedaży komunikuje się ze swoimi kontaktami, zachowają tę komunikację nawet po zwolnieniu. Wyobraź sobie jednego z kluczowych handlowców odchodzących do pracy w konkurencyjnej firmie z wszystkimi kontaktami i aktualnymi informacjami o stanie Twojej firmy przechowywanymi w osobistej skrzynce pocztowej. Z kolei w firmowej, biznesowej domenie pocztowej masz całkowitą kontrolę nad wszystkimi skrzynkami pocztowymi, ich zawartością i możesz wymusić zestaw reguł wysyłania/odbierania poczty korporacyjnej.
• Po drugie, posiadanie wszystkich biznesowych wiadomości e-mail wysyłanych z profesjonalnego adresu e-mail pozwala na ustalenie tożsamości korporacyjnej, zwiększenie wiarygodności i reputacji firmy.
• Wreszcie, e-maile wysyłane z pojedynczej wskazówki domeny na adres witryny korporacyjnej, dołączonej do tej samej domeny.

Podajmy przykład. Amerykańska firma Amazon jest właścicielem nazwy domeny amazon.com. Na przykład firmowy adres e-mail obsługi klienta to [email protected]. Jest wyjątkowy, krótki, łatwy do przeliterowania i niezapomniany. Wszystkie pozostałe firmowe adresy e-mail są podobnie zakończone „@amazon.com”. To jest dokładnie to, do czego musisz dążyć.

Niemniej jednak hosting i utrzymanie firmowego serwera pocztowego nie jest łatwym zadaniem, wymagającym zasobów i przeszkolonego personelu, których możesz nie mieć. Istnieje wiele obaw związanych z bezpieczeństwem i drobnych szczegółów dotyczących dostrajania serwera pocztowego, aby nie znalazł się na czarnej liście pierwszego dnia. Co zrobić w takim przypadku? Zapewnienie rozwiązania jest głównym celem tego samouczka.

Zdecydowanie zalecamy używanie G Suite dołączonego do Twojej domeny jako sposobu na udostępnianie firmowych adresów e-mail. Zapewnia mnóstwo zalet i narzędzi zwiększających produktywność innych firm, w tym NetHunt – CRM dla G Suite.

Korzyści z używania G Suite dla firmowego adresu e-mail

• Tworząc firmowe konto Gmail, Twoi pracownicy nie będą musieli przyzwyczajać się do czegoś nowego podczas korzystania z G Suite, ponieważ jest to tylko biznesowa wersja Gmaila, zwyczajowa dla wielu osób;
• Dzięki G Suite masz pełną kontrolę nad kontami firmowymi. Jeśli zlikwidujesz niektóre stanowiska lub jeden z Twoich pracowników opuści firmę, zachowasz dostęp do konta, wszystkich przechowywanych listów, kontaktów i plików;
• Możesz udostępniać dokumenty i kontakty całemu zespołowi za pomocą kilku kliknięć;
• G Suite umożliwia tworzenie wielu biznesowych aliasów e-mail Gmaila;
• Otrzymujesz 30 GB miejsca na Dysku Google na użytkownika;
• Korzystając z G Suite, nie musisz martwić się o bezpieczeństwo danych. Usługa zapewnia weryfikację dwuetapową, którą można łatwo wyegzekwować;
• Pomaga to zwiększyć świadomość marki. Ponieważ Twój adres e-mail używa nazwy domeny, osoba widzi nazwę marki za każdym razem, gdy odbiera pocztę z Twojej domeny;
• całodobowa obsługa klienta;
• Bezpłatna 30-dniowa wersja próbna;
• Możesz oznaczyć interfejs konta pocztowego logo firmy.
• Twój zespół może korzystać z wielu wbudowanych funkcji zwiększających wydajność, aby zwiększyć wydajność.

Funkcje biznesowego adresu e-mail w Gmailu

Wierz lub nie, ale tworzenie firmowego adresu e-mail w Gmailu zapewnia Twojej marce profesjonalny wizerunek i buduje lojalność klientów. Wyobraź sobie, że Twój przedstawiciel handlowy przeprowadza udaną prezentację Twoich produktów, ale zapytany o jego adres e-mail podaje coś w rodzaju [email protected]. Czy możesz powiedzieć, że ten adres ma jakikolwiek związek z Twoją firmą lub działem sprzedaży? W nowoczesnym biznesie wykonywanie obowiązków służbowych za pomocą poczty korporacyjnej jest uważane za zwykłą uprzejmość.

Dlatego niezwykle ważne jest, aby firmowy adres e-mail wyglądał profesjonalnie. Formuła udanego i niezawodnego biznesowego adresu e-mail to coś w rodzaju imię[email protected]. Jak korzystać z Gmaila w biznesie? Czytaj dalej.

Zanim utworzysz firmowy adres e-mail

• Na początek musisz mieć (lub utworzyć) konto Gmail, które będzie służyło jako administrator.
• Jeśli masz kilka adresów Gmail, musisz wybrać jeden, aby połączyć go z nową domeną firmowej poczty e-mail.
• Zamów nazwę domeny (lub użyj tej, którą masz, ale musisz ją zweryfikować w Google). Ta nazwa domeny będzie używana jako podstawowa dla firmowych adresów e-mail.

Jak utworzyć firmowy adres e-mail w G Suite?

Poniżej znajduje się samouczek krok po kroku, jak skonfigurować Gmaila dla firm.

Krok 1. Aby utworzyć konto w G Suite, kliknij przycisk „Rozpocznij” w prawym górnym rogu.

Krok 2. Następnie musisz podać nazwę swojej firmy, wskazać wymaganą liczbę kont firmowych i kraj. Następnie kliknij przycisk „Dalej”.

Krok 3. W następnym kroku wszystko, co musisz zrobić, to wprowadzić swoje dane kontaktowe. Następnie zostaniesz poproszony o podanie nazwy domeny.

Krok 4. Zakończ tworzenie konta, wybierając bezpieczne hasło. Gratulacje! Pomyślnie utworzyłeś konto G Suite. Teraz możesz dodać wszystkie wymagane firmowe konta e-mail, a następnie kliknąć „Dodałem wszystkie adresy e-mail użytkowników”.
W każdym razie później zawsze będziesz mógł dodać więcej użytkowników.

Krok 5. Musisz zweryfikować własność domeny. Google udostępnia na to kilka sposobów.

Krok 6. Teraz musisz zapewnić dostęp do panelu administracyjnego swojego hostingu, aby upewnić się, że poczta jest prawidłowo przekierowywana na serwery pocztowe Google. Biorąc pod uwagę, że istnieją różne usługi hostingowe, proces może się różnić. Ale bez obaw – z łatwością znajdziesz szczegółowe instrukcje dostarczone przez Google.
Po zalogowaniu się do panelu administracyjnego należy wrócić do G Suite i zaznaczyć pole „Otworzyłem panel sterowania dla mojej domeny”.

Krok 7. Następnie musisz ustawić rekordy przetwarzania poczty (MX) w sekcji DNS panelu administracyjnego. Po zakończeniu zaznacz pole „Utworzyłem nowe rekordy MX”, a następnie zaznacz pole „Zapisałem rekordy MX”.
Kliknij przyciski „Zweryfikuj domenę” i „Skonfiguruj pocztę e-mail”.

Gotowe! Poczekaj chwilę, a otrzymasz wiadomość od Google z informacją, że nazwa Twojej domeny została zweryfikowana. Teraz możesz używać Gmaila w biznesie.

Pakiet i ceny G Suite

Istnieją dwa główne plany rozliczeniowe:

• Plan elastyczny. Płacisz co miesiąc za każde konto użytkownika. Możesz dodawać lub usuwać konta w dowolnym momencie, co zmniejszy lub zwiększy miesięczny koszt. Ten plan jest najbardziej odpowiedni dla małych organizacji o zmiennej liczbie pracowników. Możesz zrezygnować w każdej chwili.
• Plan roczny. Główna różnica w stosunku do planu elastycznego polega na tym, że zobowiązujesz się płacić ustaloną opłatę przez cały rok. Liczbę kont możesz zmienić dopiero po odnowieniu umowy rocznej. Nawet jeśli anulujesz wcześniej, nadal musisz zapłacić roczną cenę.

Możesz wybrać jeden z trzech rodzajów cen G Suite:

1. Podstawowy, 6 USD za użytkownika (30 GB miejsca na Dysku Google oraz zaawansowane funkcje administracyjne i zabezpieczenia)
2. Biznes, 12 $ na użytkownika (nieograniczone miejsce na Dysku Google, zaawansowane kontrole administracyjne i bezpieczeństwa, IDE skryptów i niektóre narzędzia analityczne)
3. Enterprise, 25 USD na użytkownika (nieograniczone miejsce na Dysku Google, zaawansowana kontrola administratora i bezpieczeństwa, IDE skryptów i zaawansowane narzędzia analityczne)

Korzystanie z firmowej poczty e-mail w G Suite i Gmailu

Decyzja o utworzeniu firmowego konta e-mail w G Suite ma wiele zalet. Wystarczy siedem kroków, aby zorganizować i około 5 $ miesięcznie na konto, aby Twoja marka wyglądała bardziej profesjonalnie.

Biznesowa poczta e-mail w Gmailu działa tak samo, jak zwykłe konta Gmail. Możesz mieć dostęp do swojego konta firmowego przez stronę Gmail lub używać Gmaila jako klienta poczty , a jeśli nim zarządzasz – uzyskać dostęp do konta z konsoli administratora.

Ważne jest, aby wiedzieć, że inni użytkownicy nie mają dostępu do konsoli administratora i możesz łatwo dodawać i usuwać użytkowników w dogodnym momencie.

Możliwość łatwego dzielenia się informacjami ze swoim zespołem, zaufanie do integralności danych, własności plików, wrażenia na potencjalnych klientach i inne korzyści płynące z korzystania z Gmaila dla firm wymienione powyżej nie pozostawiają wątpliwości co do decyzji o utworzeniu biznesowej poczty e-mail w G Suite.

Przenieś dane z innych kont biznesowych

Do tego momentu, jeśli utworzyłeś swoje firmowe konto Gmail za pomocą G Suite, być może zdałeś sobie sprawę, że na innych kontach pozostały dane. I potrzebujesz tych danych do dalszej pracy. Więc co robisz?

W rzeczywistości nie ma się czym martwić. Google zapewnia sposoby migracji istniejących danych z osobistego konta Gmail, Yahoo Mail lub Microsoft Hotmail.

Więc na co czekasz? Śmiało i promuj swoją firmę już dziś, konfigurując profesjonalną domenę poczty e-mail przy użyciu Gmaila dla firm – G Suite. Wyobraź sobie, że Twoja firma gra w terenie dla najlepszych klientów! A po skonfigurowaniu konta Gmail rozważ dodanie do niego NetHunt – naszego CRM dla Gmaila – dla większej produktywności sprzedaży i funkcji automatyzacji.