如何將 Gmail 用作您的企業電子郵件

已發表: 2019-07-19

在開始新業務或為現有業務的進一步發展奠定基礎時，您的第一步可能是創建網站，或者至少註冊與公司/品牌相關的域名。 但是即使這樣做了，您仍然可能會覺得缺少一些東西。 我們可能只是預感到那可能是什麼——一封基於您的域的公司電子郵件，它清楚地將您確立為一個可靠的企業主。 Gmail 是一個不錯的選擇，可以將其用作您的企業帳戶。 進一步閱讀以了解如何。

什麼是企業電子郵件地址

現在，您可能會想有很多免費的網絡郵件服務：為什麼不讓每個員工都使用他們的個人電子郵件地址，對吧？ 有什麼不對嗎？ 實際上，有。

  • 首先，個人電子郵件是個人電子郵件。 如果您的銷售團隊與他們的聯繫人溝通，即使被解僱，他們也會保留這種溝通。 想像一下，其中一位主要銷售人員離開到競爭公司工作，所有聯繫人和有關您業務狀態的當前信息都存儲在他們的個人郵箱中。 反過來，在企業、企業郵件域中，您可以完全控制所有郵箱及其內容，並且可以強制執行一組企業郵件發送/接收規則。
  • 其次，從專業電子郵件地址發送所有商務電子郵件可以建立企業形象，提高公司的信譽和聲譽。
  • 最後但並非最不重要的一點是，從單個域發送的電子郵件暗示了公司網站的地址，附加到同一個域。

讓我們舉個例子。 美國公司亞馬遜擁有一個 amazon.com 域名。 例如，他們的客戶支持的企業電子郵件地址是 [email protected]。 它獨特、簡短、易於拼寫且令人難忘。 所有其他公司電子郵件地址同樣以“@amazon.com”結尾。 這正是你必須努力做到的。

然而，託管和維護企業郵件服務器並非易事，需要資源和訓練有素的人員，而您可能沒有這些資源和訓練有素的人員。 在調整您的郵件服務器以使其在第一天不被列入黑名單時，有很多安全問題和細節。 在這種情況下該怎麼辦？ 提供解決方案是本教程的主要目標。

我們強烈建議您使用附加到您的域的 G Suite 作為提供公司電子郵件地址的一種方式。 它提供了大量優勢和 3rd 方生產力工具，包括 NetHunt – CRM for G Suite。

將 G Suite 用於企業電子郵件地址的好處

  • 在創建企業 Gmail 帳戶時，您的員工在使用 G Suite 時不必習慣新的東西，因為它只是一個企業版的 Gmail，對許多人來說是習慣性的；
  • 使用 G Suite，您可以完全控制公司帳戶。 如果您終止某些職位或您的一名員工離開公司，您保留訪問帳戶、所有存儲的信件、聯繫人和文件的權限；
  • 您可以單擊幾下與整個團隊共享文檔和聯繫人；
  • G Suite 允許創建多個 Gmail 企業電子郵件別名；
  • 每位用戶可獲得 30 GB 的 Google 磁盤存儲空間；
  • 使用 G Suite 時，您不必擔心數據的安全性。 服務提供易於執行的兩步驗證；
  • 這有助於提高品牌知名度。 由於您的電子郵件地址使用您的域名，因此人們每次收到來自您的域的郵件時都會看到品牌名稱；
  • 24/7 客戶支持；
  • 30天免費試用；
  • 您可以使用公司徽標標記郵件帳戶界面。
  • 您的團隊可以使用許多內置的生產力功能來提高效率。

Gmail 企業電子郵件地址功能

信不信由你，但當您在 Gmail 上創建企業電子郵件時，它會為您的品牌樹立專業形象並建立客戶忠誠度。 想像一下，您的銷售代表成功地展示了您的產品，但當被要求提供他們的電子郵件地址時，提供了類似 [email protected] 的信息。 您能說這個地址與您的公司或銷售部門有任何联係嗎？ 在現代商業中，使用公司郵件履行您的專業職責被認為是常見的禮貌。

這就是為什麼確保企業電子郵件地址看起來很專業非常重要的原因。 成功且可靠的企業電子郵件地址的公式類似於 [email protected]。 如何將 Gmail 用於企業？ 進一步閱讀。

創建企業電子郵件地址之前

  • 首先，您需要擁有（或創建）一個作為管理員的 Gmail 帳戶。
  • 如果您有多個 Gmail 地址，則需要選擇一個將其與新的企業電子郵件域相關聯。
  • 訂購一個域名（或使用您擁有的域名，但您必須向 Google 驗證）。 此域名將用作公司電子郵件地址的主要名稱。

如何使用 G Suite 創建企業電子郵件地址？

以下是有關如何設置企業版 Gmail 的分步教程。

第 1 步。要使用 G Suite 創建帳戶，請單擊右上角的“開始使用”按鈕。

第 2 步。接下來，您需要提供您的公司名稱，指明所需的公司賬戶數量和您所在的國家/地區。 然後單擊“下一步”按鈕。

第 3 步。在下一步中，您需要做的就是輸入您的聯繫信息。 之後，系統會要求您輸入域名。

步驟 4.通過選擇安全密碼完成帳戶的創建。 恭喜！ 您已成功創建 G Suite 帳號。 現在您可以添加所有必需的公司電子郵件帳戶，然後單擊“我已添加所有用戶電子郵件地址”。
無論如何，您以後總是可以添加更多用戶。

第 5 步。您需要驗證您對域的所有權。 谷歌提供了許多方法來做到這一點。

第 6 步。現在您需要提供對主機管理面板的訪問權限，以確保郵件正確重定向到 Google 郵件服務器。 考慮到有各種託管服務，該過程可能會有所不同。 但不用擔心 - 您可以輕鬆找到 Google 提供的詳細說明。
登錄管理面板後，您需要返回 G Suite 並選中“我已打開我的域的控制面板”框。

第 7 步。接下來，您需要在管理面板的 DNS 部分中設置郵件處理 (MX) 記錄。 完成後，選中“我創建了新的 MX 記錄”，然後，您可以選中“我保存了 MX 記錄”框。
單擊“驗證域”和“設置電子郵件”按鈕。

完畢！ 稍等片刻，您將收到來自 Google 的消息，告訴您您的域名已通過驗證。 現在您可以將 Gmail 用於企業。

G Suite 包裝和定價

有兩種主要的計費計劃：

  • 靈活的計劃。 您按月為每個用戶帳戶付費。 您可以隨時添加或刪除帳戶，這將減少或增加您的每月費用。 該計劃最適合員工人數可變的小型組織。 你可以隨時退出。
  • 年度計劃。 與彈性計劃的主要區別在於您承諾支付全年的預設費用。 只有在續訂年度合同時才能更改帳戶金額。 即使您提前取消，您仍然需要支付年度價格。

您可以從三種 G Suite 定價中進行選擇：

  1. 基本，每位用戶 6 美元（30GB Google 雲端硬盤存儲空間以及高級管理和安全控制）
  2. 商業，每位用戶 12 美元（無限的 Google Drive 存儲空間、高級管理和安全控制、腳本 IDE 和一些分析工具）
  3. 企業版，每位用戶 25 美元（無限 Google Drive 存儲空間、高級管理和安全控制、腳本 IDE 和高級分析工具）

在 G Suite 和 Gmail 中使用您的企業電子郵件

選擇使用 G Suite 創建公司電子郵件帳戶有很多好處。 只需七個步驟即可組織起來，每個帳戶每月大約 5 美元，就可以讓您的品牌顯得更專業。

通過 Gmail 發送的企業電子郵件與普通 Gmail 帳戶的工作方式相同。 您可以通過 Gmail 網站訪問您的公司帳戶，或者將 Gmail 用作郵件客戶端，或者如果您正在管理它， – 從管理控制台訪問該帳戶。

重要的是要知道其他用戶無權訪問管理控制台，您可以在任何方便的時候輕鬆添加和刪除用戶。

與您的團隊輕鬆共享信息的可能性、對數據完整性、文件所有權、對潛在客戶的印像以及上述將 Gmail 用於企業的其他好處充滿信心，讓您對使用 G Suite 創建企業電子郵件的決定毫無疑問。

從其他企業帳戶遷移數據

到目前為止，如果您使用 G Suite 創建了企業 Gmail 帳戶，您可能已經意識到您的其他帳戶中還有數據。 你確實需要這些數據來做進一步的工作。 所以你會怎麼做？

事實上，沒有什麼可擔心的。 Google 提供了從您的個人 Gmail 帳戶、Yahoo Mail 或 Microsoft 的 Hotmail 遷移現有數據的方法。

那你還在等什麼？ 立即使用 Gmail 企業版 - G Suite 設置專業的電子郵件域，繼續推廣您的業務。 試想一下，您的公司在為頂級客戶服務！ 設置好您的 Gmail 帳戶後，考慮將 NetHunt（我們的 Gmail 客戶關係管理）添加到其中，以提高銷售效率和自動化功能。