Come utilizzare Gmail come email aziendale

Quando si avvia una nuova attività o si stabiliscono le basi per l'ulteriore sviluppo di quella esistente, uno dei primi passi potrebbe essere la creazione di un sito Web o, almeno, la registrazione di un nome di dominio rilevante per un'azienda/marchio. Ma anche dopo averlo fatto, potresti ancora sentire che manca qualcosa. E potremmo avere solo un'idea di cosa potrebbe essere: un'e-mail aziendale basata sul tuo dominio che ti stabilisce chiaramente come imprenditore credibile. Gmail può essere una buona opzione per utilizzarlo come account aziendale. Continua a leggere per scoprire come.

Che cos'è un indirizzo email aziendale

Ora, potresti pensare che ci sono molti servizi di webmail gratuiti: perché non consentire a tutti i dipendenti di utilizzare i propri indirizzi e-mail personali, giusto? C'è qualcosa che non va? In realtà, c'è.

• Prima di tutto, l'e-mail personale è un'e-mail personale. Se il tuo team di vendita comunica con i propri contatti, manterrebbe questa comunicazione anche se licenziato. Immagina uno dei venditori chiave che se ne va per lavorare in un'azienda concorrente con tutti i contatti e le informazioni attuali sullo stato della tua attività archiviati nella sua casella di posta personale. A sua volta, nel dominio di posta aziendale e aziendale hai il controllo totale su tutte le caselle di posta, sul loro contenuto e puoi applicare una serie di regole di invio/ricezione della posta aziendale.
• In secondo luogo, l'invio di tutte le e-mail aziendali dall'indirizzo e-mail professionale consente di stabilire l'identità aziendale, aumentando la credibilità e la reputazione dell'azienda.
• Infine, ma non meno importante, le email inviate da un singolo dominio suggeriscono l'indirizzo del sito web aziendale, allegato allo stesso dominio.

Forniamo un esempio. La società americana Amazon possiede un nome di dominio amazon.com. Ad esempio, l'indirizzo e-mail aziendale dell'assistenza clienti è [email protected]. È unico, breve, facile da scrivere e indimenticabile. Tutti gli altri indirizzi e-mail aziendali terminano in modo simile con "@amazon.com". Questo è esattamente ciò a cui devi sforzarti.

Tuttavia, l'hosting e la manutenzione di un server di posta aziendale non è un compito facile che richiede risorse e personale addestrato, che potresti non avere. Ci sono molti problemi di sicurezza e dettagli precisi nell'ottimizzazione del tuo server di posta in modo che non venga inserito nella lista nera il primo giorno. Cosa fare in questo caso? Fornire una soluzione è l'obiettivo principale di questo tutorial.

Quello che consigliamo vivamente è di utilizzare G Suite allegato al tuo dominio come mezzo per fornire indirizzi email aziendali. Offre tantissimi vantaggi e strumenti di produttività di terze parti, tra cui NetHunt – CRM per G Suite.

Vantaggi dell'utilizzo di G Suite per l'indirizzo email aziendale

• Quando crei un account Gmail aziendale, i tuoi dipendenti non dovranno abituarsi a qualcosa di nuovo quando utilizzano G Suite, poiché è solo una versione aziendale di Gmail, consueta per molte persone;
• Con G Suite hai il controllo completo sugli account aziendali. Se chiudi alcune posizioni o uno dei tuoi dipendenti lascia l'azienda, mantieni l'accesso all'account, a tutte le lettere, i contatti e i file archiviati;
• Puoi condividere documenti e contatti con tutto il team in pochi click;
• G Suite consente di creare più alias email aziendali di Gmail;
• Ottieni 30 GB di spazio di archiviazione su Google Disk per utente;
• Quando utilizzi G Suite non devi preoccuparti della sicurezza dei dati. Il servizio fornisce una verifica in 2 passaggi che può essere facilmente applicata;
• Questo aiuta ad aumentare la consapevolezza del marchio. Poiché il tuo indirizzo email utilizza il tuo nome di dominio, una persona vede il nome del marchio ogni volta che riceve posta dal tuo dominio;
• Assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7;
• Prova gratuita di 30 giorni;
• Puoi personalizzare l'interfaccia dell'account di posta con il logo dell'azienda.
• Il tuo team può utilizzare una serie di funzioni di produttività integrate per una maggiore efficienza.

Funzioni dell'indirizzo e-mail aziendale di Gmail

Che tu ci creda o no, quando crei un'e-mail aziendale su Gmail, conferisce al tuo marchio un'immagine professionale e fidelizza i clienti. Immagina che il tuo rappresentante di vendita conduca una presentazione di successo dei tuoi prodotti ma quando gli viene chiesto il suo indirizzo e-mail fornisce qualcosa come [email protected]. Puoi dire che questo indirizzo ha un collegamento con la tua azienda o con il reparto vendite, in particolare? Negli affari moderni, lo svolgimento dei propri doveri professionali utilizzando la posta aziendale è considerato cortesia comune.

Questo è il motivo per cui è estremamente importante assicurarsi che l'indirizzo email aziendale abbia un aspetto professionale. La formula per un indirizzo e-mail aziendale di successo e affidabile è qualcosa come nome.cognome@tuaattività.com. Come utilizzare Gmail per le aziende? Leggi oltre.

Prima di creare un indirizzo email aziendale

• Per cominciare, devi avere (o creare) un account Gmail che funga da amministratore.
• Se disponi di più indirizzi Gmail, devi sceglierne uno per collegarlo al nuovo dominio di posta elettronica aziendale.
• Ordina un nome di dominio (oppure usa quello che hai ma dovrai verificarlo su Google). Questo nome di dominio verrebbe utilizzato come principale per gli indirizzi e-mail aziendali.

Come posso creare un indirizzo email aziendale con G Suite?

Di seguito è riportato il tutorial passo passo su come configurare Gmail per le aziende.

Passaggio 1. Per creare un account con G Suite, fai clic sul pulsante "Inizia" nell'angolo in alto a destra.

Passaggio 2. Successivamente dovrai fornire il nome della tua azienda, indicare il numero richiesto di account aziendali e il tuo paese. Quindi fare clic sul pulsante "Avanti".

Passaggio 3. Nel passaggio successivo, tutto ciò che devi fare è inserire le tue informazioni di contatto. Successivamente, ti verrà chiesto di inserire il nome di dominio.

Passaggio 4. Concludi la creazione dell'account scegliendo una password sicura. Congratulazioni! Hai creato correttamente un account G Suite. Ora puoi aggiungere tutti gli account e-mail aziendali richiesti e quindi fare clic su "Ho aggiunto tutti gli indirizzi e-mail degli utenti".
In ogni caso, potrai sempre aggiungere più utenti in un secondo momento.

Passaggio 5. Dovrai verificare la tua proprietà del dominio. Google fornisce una serie di metodi per farlo.

Passaggio 6. Ora devi fornire l'accesso al pannello amministrativo del tuo hosting per assicurarti che la posta venga reindirizzata correttamente ai server di posta di Google. Tenendo conto che esistono vari servizi di hosting, il processo potrebbe differire. Ma non preoccuparti: puoi trovare facilmente istruzioni dettagliate fornite da Google.
Dopo aver effettuato l'accesso al pannello di amministrazione, devi tornare su G Suite e selezionare la casella "Ho aperto il pannello di controllo per il mio dominio".

Passaggio 7. Successivamente è necessario impostare i record di elaborazione della posta (MX) nella sezione DNS del pannello di amministrazione. Al termine, seleziona "Ho creato i nuovi record MX" e successivamente puoi selezionare la casella "Ho salvato i record MX".
Fare clic sui pulsanti "Verifica dominio" e "Configura l'e-mail".

Fatto! Attendi qualche istante e riceverai un messaggio da Google che ti informa che il tuo nome di dominio è verificato. Ora puoi utilizzare Gmail per le aziende.

Imballaggio e prezzi di G Suite

Esistono due principali piani di fatturazione:

• Piano flessibile. Paghi mensilmente per ogni account utente. Puoi aggiungere o rimuovere account ogni volta che lo desideri, il che ridurrà o aumenterà il tuo costo mensile. Questo piano è più adatto per le piccole organizzazioni con un numero variabile di dipendenti. Puoi smettere in qualsiasi momento.
• Piano annuale. La principale differenza rispetto al piano flessibile è che ti impegni a pagare la tariffa preimpostata per l'intero anno. Puoi modificare l'importo dei conti solo quando rinnovi il contratto annuale. Anche se cancelli in anticipo devi comunque pagare il prezzo annuale.

Puoi scegliere tra tre tipi di prezzi di G Suite:

1. Base, 6 $ per utente (30 GB di spazio di archiviazione su Google Drive e controlli avanzati di amministrazione e sicurezza)
2. Business, 12$ per utente (spazio di archiviazione illimitato su Google Drive, controlli avanzati di amministrazione e sicurezza, IDE di scripting e alcuni strumenti analitici)
3. Enterprise, 25$ per utente (spazio di archiviazione illimitato su Google Drive, controlli avanzati di amministrazione e sicurezza, IDE di scripting e strumenti analitici avanzati)

Utilizzo della posta elettronica aziendale con G Suite e Gmail

La scelta di creare un account e-mail aziendale con G Suite ha molti vantaggi. Bastano solo sette passaggi per organizzare e circa 5 $ mensili per account per far apparire il tuo marchio più professionale.

L'e-mail aziendale tramite Gmail funziona esattamente come fanno i comuni account Gmail. Puoi accedere al tuo account aziendale tramite il sito Web di Gmail oppure, utilizzare Gmail come client di posta o, se lo gestisci, – accedere all'account dalla console di amministrazione.

È importante sapere che altri utenti non hanno accesso alla console di amministrazione e puoi facilmente aggiungere e rimuovere utenti in qualsiasi momento.

La possibilità di condividere facilmente le informazioni con il tuo team, avere fiducia nell'integrità dei dati, la proprietà dei file, l'impressione per i potenziali clienti e altri vantaggi dell'utilizzo di Gmail per le aziende sopra indicati non lasciano dubbi sulla decisione di creare un'email aziendale con G Suite.

Migrare i dati da altri account aziendali

Fino a questo punto, se hai creato il tuo account Gmail aziendale con G Suite, potresti esserti reso conto che sono rimasti dei dati sugli altri tuoi account. E hai bisogno di quei dati per ulteriori lavori. Allora cosa fai?

In realtà, non c'è nulla di cui preoccuparsi. Google fornisce modi per migrare i dati esistenti dal tuo account Gmail personale, Yahoo Mail o Hotmail di Microsoft.

Allora, cosa stai aspettando? Procedi oggi stesso e promuovi la tua attività configurando un dominio email professionale utilizzando Gmail for business - G Suite. Immagina la tua azienda giocare sul campo per i clienti top di gamma! E una volta configurato il tuo account Gmail, considera l'aggiunta di NetHunt, il nostro CRM per Gmail, per una maggiore produttività delle vendite e funzionalità di automazione.