สูตรที่ต้องมีสำหรับรูปแบบอีเมลที่อร่อย

ในแต่ละวัน พนักงานออฟฟิศโดยเฉลี่ย จะได้รับอีเมลจำนวน 121 ฉบับ นั่นหมายความว่าคุณได้ตัดงานของคุณออกไปเพื่อพยายามดึงดูดความสนใจของผู้รับ การส่งเทมเพลตอีเมลสำเร็จรูปยังไม่เพียงพอ เพื่อเอาชนะคู่แข่งและต้อง ทำให้ อีเมลของคุณโดดเด่นได้อย่างแท้จริง

อีเมลแต่ละบรรทัดของคุณต้องนำผู้รับไปยังบรรทัดถัดไป ไปจนถึงการลงชื่อออก เพื่อให้แต่ละบรรทัดเข้าใจได้และมีความสมดุล การจัดรูปแบบอย่างถูกต้องจึงเป็นสิ่งสำคัญ

คุณอาจกำลังส่งอีเมลที่เย็นชา การติดตามผล คำขอ คำแนะนำ หรืออะไรก็ตาม นี่คือสิ่งสำคัญที่อีเมลของคุณทำไม่ได้หากไม่มี

ส่วนประกอบสำคัญห้าประการของอีเมลเลียนิ้ว:

1. หัวเรื่อง
2. การทักทาย
3. ร่างกาย
4. เส้นปิด
5. ลายเซ็น

ดูง่าย? มันไม่มีอะไรใหม่ มาดูรายละเอียดในแต่ละ ขั้นตอน ในการเตรียมอีเมลที่ได้รับคำตอบกัน

1. โรยหัวเรื่อง

ดูที่กล่องจดหมายของคุณ คุณเห็นอะไร

หัวเรื่อง!

บรรทัดหัวเรื่องของอีเมลคือเท้าของคุณในประตูของผู้รับ บรรทัดหัวเรื่องที่สมบูรณ์แบบทั้งหมดมาจากคำที่คุณเลือก ความยาวที่คุณใช้ และความคุ้มค่าที่คุณเสนอ

แม้จะเป็นส่วนที่สั้นที่สุดในอีเมลของคุณ แต่หัวเรื่องก็มี บทบาทสำคัญ ในการตัดสินใจว่าอีเมลของคุณจะถูกเปิดหรือทิ้งลงในถังขยะ คุณอาจมีอีเมลที่สวยงามที่สุดเท่าที่เคยมีมา แต่หากไม่มีหัวเรื่องที่ สะดุดตาและเป็นมืออาชีพ อีเมลอาจไม่เคยมองเห็นแสงสว่างในวันนั้นเลย

หัวเรื่องอีเมลที่ดีที่สุด ให้เลือกช่องเหล่านี้ทั้งหมด:

• มีความยาวระหว่าง 1-5 คำ
• สรุป ความตั้งใจ สำคัญของเนื้อหาอีเมล
• ผูกอย่างสวยงามกับ เส้นแรก ของลำตัว
• ล้างข้อความถึงผู้รับว่าอีเมลประเภทใดอยู่ภายใน (เริ่มต้น ตอบกลับ [re:] ส่งต่อ [fwd:] หรือติดตามผล
• ดึงดูดความสนใจจากผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าของคุณและโผล่ออกมาเมื่อพวกเขาสแกนกล่องจดหมายของพวกเขา

Darshan Somashekar ผู้ก่อตั้ง Solitaired ซึ่งเป็นสตาร์ทอัพฝึกสมอง แนะนำให้ทดสอบหัวเรื่องโดยเริ่มจากตัวพิมพ์เล็ก เขาอธิบายว่า "มันช่วยให้หัวเรื่องโดดเด่นและทำให้การสื่อสารเป็นทางการน้อยลง"

ความชัดเจนและรัดกุมเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างหัวเรื่องที่สมบูรณ์แบบ อธิบายสั้น ๆ ว่าผู้รับกำลังรออะไรอยู่ในอีเมลของคุณ และนึกถึง ผู้ใช้มือถือ ไม่เกิน 7 คำในหัวเรื่องของคุณ

2. การต้อนรับอย่างอบอุ่น

การหาวิธีเริ่มต้นอีเมล โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณเขียนถึงคนที่คุณไม่ค่อยรู้จักเป็นอย่างดี ถือเป็นเรื่องท้าทาย

"เฮ้" ธรรมดาเกินไปหรือเปล่า? "เรียน" เป็นทางการเกินไปหรือเปล่า? คือ "เช้า!" ร่าเริงเกินไป?

หากคุณคิดว่าคำทักทายทางอีเมลไม่สำคัญ คุณคิดผิด วิธีที่คุณเริ่มต้นอีเมลจะกำหนดโทนเสียงและกำหนดรูปแบบการรับรู้ของผู้รับที่มีต่อคุณ นอกจากนี้ยังอาจกำหนดว่าพวกเขาจะอ่านต่อหรือไม่ ใช่มัน เป็น สิ่งสำคัญ

เรามีผู้ชนะ แม้ว่าจะเป็นกลางและเรียบง่าย แต่ก็ไม่ผิดเพี้ยน

คำทักทายที่คุณควรหลีกเลี่ยง:

"เรียนท่านที่เกียวข้อง…". มันไม่ใช่ศตวรรษที่ 19 มนุษย์ นี่เป็นวิธีการเริ่มต้นข้อความอีเมลที่เย็นชาและไม่มีตัวตน ผู้รับอาจคิดว่า "ไม่เกี่ยวกับฉัน ... ฉันไม่จำเป็นต้องอ่านต่อ"

“เรียน คุณ/นาง/นาง [นามสกุล], …” / “เรียน ท่านหรือท่านผู้หญิง …”. เป็นทางการเกินไป อันที่จริงแล้ว “Dear…” ทั้งหมดก็ฟังดูเชยเช่นกัน นอกจากนี้ คำทักทายนี้ยังบอกผู้รับว่าคุณไม่รู้ว่าเขาเป็นใคร ทำไมพวกเขาควรสนใจในสิ่งที่คุณพูด?

"[ชื่อจริง]!". นี้ไม่เป็นทางการและกะทันหัน พอใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์ มันก็น่ารำคาญ

"สวัสดี…". คำทักทายนี้ฟังดูกะทันหันเช่นกัน ขาดการปรับแต่งที่จำเป็นในการดึงดูดความสนใจของผู้รับ

การรวมชื่อของบุคคลนั้นไว้ในอีเมลถือเป็นวิธีสำคัญในการเรียกร้องความสนใจ

3. ทำตามกฎ C&S ทะลึ่งสำหรับรูปแบบเนื้อหาอีเมลของคุณ

โดยเฉลี่ยแล้ว ผู้ใช้จะอ่านเนื้อหาในหน้าของคุณเพียง 20% เท่านั้น (ที่มา: Nielsen Norman Group) ชะตากรรมเดียวกันกำลังรออีเมลของคุณอยู่

ความคิดแรกที่ปรากฏขึ้นในใจของคุณคือ: “20%? นี่เป็นเรื่องตลกบางเรื่องหรือเปล่า? ฉันใช้เวลาหลายชั่วโมงในการสร้างอีเมลที่ใช้คำได้สมบูรณ์แบบเพียงเพื่อจะละเลยสี่ในห้าของอีเมลนั้น!!”

น่าเสียดายที่มันเป็นเรื่องจริง..

มีเหตุผลง่ายๆ ประการหนึ่งที่ทำให้ข้อเท็จจริงนี้ค่อนข้างตกต่ำ… การสแกน การศึกษาการติดตามการมองพบว่าคนส่วนใหญ่อ่านเนื้อหาออนไลน์ในรูปแบบ 'F' (ที่มา: Nielsen Norman Group)

ผู้รับอีเมลของคุณต้องได้รับข้อมูลที่มีค่าเฉพาะ และไม่ต้องการอ่านอีเมลที่มีความยาวเพื่อค้นหา

ลืมตาของผู้รับสักครู่.. คุณคาดหวังว่าจะพบคำตอบสำหรับคำถาม คำแนะนำที่เป็นประโยชน์ ข้อเสนอ หรือทางออกสุดท้าย คุณ สแกน เนื้อหาสำหรับเป้าหมายนี้ หากคุณไม่พบมันเร็วพอ ให้กลับไปที่กล่องจดหมายของคุณทันที

เรื่องสั้นโดยย่อ อีเมลของคุณควรกระชับและสามารถสแกนได้

ฉันต้องทำอย่างไร?

• รักษาภาษาให้เรียบง่ายและเนื้อหามีค่า จำไว้ว่าคุณกำลังติดต่อกับคนที่ยุ่งมากซึ่งจะตัดสินใจเกี่ยวกับประโยชน์ของอีเมลของคุณภายในไม่กี่วินาที พยายามทำให้เนื้อหาของคุณน่าพอใจ ผู้คนต้องการอ่านอีเมล อย่างง่ายดาย โดยไม่ต้องดิ้นรนกับศัพท์แสงทางเทคนิคและการตลาด
• ใช้ย่อหน้าที่ประกอบด้วยหนึ่งหรือสองประโยค แบ่งความคิดของคุณออกเป็นย่อหน้าใหม่และจัดรูปแบบองค์ประกอบที่สำคัญเป็นตัวหนา (เช่น ข้อเสนอ ถาม อัปเดต ฯลฯ) พื้นที่สีขาวช่วยให้ผู้รับเข้าใจเนื้อหาของอีเมลได้ง่ายขึ้น
• อย่าอธิบายมากเกินไป เคารพเวลาของผู้รับ หากอีเมลของคุณเต็มไปด้วยข้อมูลมากเกินไป ก็จะถูกปล่อยให้ยังไม่ได้อ่าน นับประสาไม่มีการตอบกลับ อย่าตีรอบพุ่มไม้ ให้ตรงประเด็น ในกรณีที่จำเป็น ให้แนบเอกสารที่มีข้อมูลรายละเอียดเพิ่มเติมหรือเสนอให้ส่งตามคำขอของผู้รับ
• อย่าทำให้ฉูดฉาดเกินไป แม้ว่าอีเมลการตลาดจะยอมรับกราฟิกและแบบอักษรที่ผิดปกติ แต่อีเมลธุรกิจก็ไม่ต้องการสิ่งที่แนบมาเหล่านี้ ไม่ใช่โปรแกรมรับส่งเมลทั้งหมดจะแสดงการจัดรูปแบบของคุณอย่างถูกต้อง ดังนั้นให้ใช้ฟอนต์เริ่มต้น 11 หรือ 12 จุดและข้อความสีดำตามค่าเริ่มต้น ใช้ตัวหนาและตัวเอียงเท่าที่จำเป็น

ต้องการคำแนะนำเพิ่มเติมสำหรับการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพอย่างไร้ที่ติใช่ไหม นี่คือคู่มือฉบับเต็มพร้อมรายการตรวจสอบ คุณไม่สามารถผิดพลาดได้

4. เพิ่มสีสันด้วยการปิดโดยเฉพาะ

การออกจากระบบเป็นองค์ประกอบสุดท้ายที่คุณสามารถใช้เพื่อดึงดูดความสนใจของผู้รับ โอกาสสุดท้ายที่คุณจะได้รับอีเมลตอบกลับ

บรรทัดปิดที่ถูกต้องจะต้องตัดสินใจโดยแต่ละสถานการณ์ ลองนึกถึงบริบททางวิชาชีพในชีวิตประจำวันที่คุณอาจพบว่ามีอยู่แล้ว ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของวิธีสิ้นสุดอีเมลของคุณในแบบที่ดีที่สุด

คุณกำลังรอการประชุมหรือความร่วมมือเพิ่มเติมกับใครบางคน หากต้องการติดต่อกับพวกเขา สิ่งสำคัญคือต้องเสนอความเป็นไปได้ในการสื่อสารในอนาคต:

คุณกำลังให้ความช่วยเหลือแก่ผู้รับ ตัวอย่างเช่น คุณอาจส่งเนื้อหาหรือข้อมูลใหม่ที่เป็นประโยชน์ต่อพวกเขา

คุณต้องการส่งบันทึกแสดงความยินดี ทุกคน ชอบรับคำชมและคำทักทาย ปิดท้ายอีเมลของคุณด้วยบันทึกย่อสุดท้ายที่ตระหนักถึงความสำเร็จของพวกเขา สิ่งนี้จะส่งเสริมความร่วมมือเพิ่มเติมและก่อให้เกิดทัศนคติที่ดีต่อคุณและบริษัทของคุณ

ผู้รับได้ทำบางสิ่งเพื่อคุณ ดังนั้น คุณต้องแสดงความขอบคุณต่อพวกเขา :

เคล็ดลับ: ใช้อีโมติคอน

Emojis ในธุรกิจและการตลาดกำลังเป็นที่นิยมมากขึ้นเรื่อยๆ ช่วยชี้นำน้ำเสียงของข้อความ คุณสามารถทำให้ข้อความดูเป็นส่วนตัวและเป็นมิตรมากขึ้น ดังนั้นให้ใช้ข้อความเหล่านั้นหากเป็นน้ำเสียงที่คุณต้องการ แต่ที่นี่รักษาสมดุลไม่ให้หักโหม

5. ใส่ลายเซ็นอีเมลของคุณเหมือนเชอร์รี่ด้านบน

เพื่อเสริมสร้างความประทับใจในเชิงบวกให้กับตัวคุณเอง ให้ใส่ลายเซ็นอีเมลของคุณที่ส่วนท้ายของอีเมล การตั้งค่าลายเซ็นอีเมลที่เหมาะสมเป็นโอกาสสำหรับคุณในการทำให้ชัดเจนว่าคุณเป็นใคร คุณกำลังทำอะไร และทำให้ผู้อื่นเข้าถึงคุณได้ง่าย

หากคุณดูเพื่อดึงดูดความสนใจของลูกค้าและยังคงอยู่ในหัวของลูกค้า คุณต้องไปไกลกว่าแค่ชื่อและข้อมูลติดต่อของคุณ เปลี่ยนลายเซ็นอีเมลพื้นฐานให้เป็นเครื่องมือทางการตลาดโดยการแทรก:

• โลโก้บริษัท
• รางวัลที่น่าประทับใจที่คุณหรือบริษัทของคุณได้รับ
• ภาพถ่ายของคุณ;
• องค์ประกอบของตราสินค้า
• แบนเนอร์ส่งเสริมการขาย
• ลิงก์โซเชียลมีเดีย

แต่คุณไม่จำเป็นต้องเลือกประเด็นทั้งหมดที่กล่าวถึง ตัวอย่างเช่น หากคุณใส่ทั้งภาพถ่ายและโลโก้ จะทำให้ลายเซ็นของคุณมีภาระมากเกินไปและทำให้สับสน ดูแลโดยทำให้ลายเซ็นอีเมลสั้นและตรงประเด็น คงไม่ฉลาดนักที่จะมีลายเซ็นยาวครึ่งหน้า

ความสมดุลของเนื้อหาและการออกแบบ ลายเซ็นอีเมลที่มีประสิทธิภาพสร้างขึ้นจากการออกแบบที่เรียบง่าย เพิ่ม 2 สี เช่น สี 1 สีในโลโก้ และสีอื่นๆ ในไอคอนหรือชื่อแบรนด์ แต่ต้องแน่ใจว่าสีที่เข้ากัน

อย่าลืมคำ กระตุ้นการตัดสินใจ CTA เป็นสิ่งที่กระตุ้นให้ลูกค้าโต้ตอบกับคุณอย่างแท้จริง การกระทำที่คุณต้องการให้พวกเขาทำอาจเป็นอะไรก็ได้และขึ้นอยู่กับเป้าหมายของคุณ ด้วย CTA ลูกค้าของคุณสามารถดาวน์โหลด ebook รับทราบข้อเสนอพิเศษและส่วนลดต่างๆ จองการสาธิต และอื่นๆ

หิวมากขึ้น? ค้นหาวิธีสร้างลายเซ็นอีเมลที่น่าจดจำได้ที่นี่!

ลองดูเทมเพลตที่คัดลอกและวางง่าย ๆ เหล่านี้!

อีเมลล์เย็น

การเขียนอีเมลที่เย็นชาไม่ใช่แค่การขาย แต่เป็นงานศิลปะ คุณต้องสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นและทำให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าไว้วางใจคุณโดยที่ไม่เคยพบกับพวกเขาเลย การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณอย่างมีประสิทธิภาพพร้อมสัมผัสแห่งความคิดริเริ่มคือกุญแจสำคัญในการสร้างความโดดเด่นในการขายแบบ B2B ลองใช้เทมเพลตนี้และรับคำตอบ:

อีเมลติดตามผล

การส่งอีเมลติดตามผลการขายเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการมีส่วนร่วมหรือดึงดูดผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าอีกครั้งในการสนทนาที่อาจนำพวกเขาไปสู่ข้อตกลงที่ปิดแล้ว บางทีคุณอาจจะให้ส่วนลดกลุ่ม เกี่ยวข้องเมื่อคุณแน่ใจว่าผลิตภัณฑ์ของคุณมีประโยชน์ ไม่เพียงแต่สำหรับบุคคลในบริษัทแต่สำหรับหลายคน ลองดูที่อีเมลนี้

อีเมลฐานสัมผัส

หากคุณได้รับการติดต่อกลับหลังจากผ่านไประยะหนึ่ง ตัวเลือกที่ได้ประโยชน์ทั้งสองฝ่ายคือการแสดงความสนใจในบริษัทของพวกเขาผ่านอีเมล หากผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าของคุณมีบล็อกหรือใช้งานบนโซเชียลมีเดีย คุณสามารถตอบกลับสิ่งที่พวกเขาโพสต์ได้อย่างแนบเนียน นี่คือวิธีที่คุณสามารถทำได้: