美味电子邮件格式的必备秘诀

每天，普通上班族会收到多达 121 封电子邮件。 这意味着您已经完成了工作以吸引收件人的注意。 发送现成的电子邮件模板还不够好； 要击败竞争对手并真正脱颖而出，您的电子邮件需要很美味。

电子邮件的每一行都需要将收件人引导到下一封，一直到签字。 为了使每一行都易于理解和平衡，它们的格式正确至关重要。

你可能会发送一封冷电子邮件、一封跟进邮件、一个请求、一个介绍，等等； 这是您的电子邮件必不可少的要素。

舔手指电子邮件的五个关键要素：

1. 主题行
2. 问候
3. 身体
4. 收盘线
5. 签名

看起来很容易？ 这不是什么新鲜事。 让我们仔细看看准备收到回复的电子邮件的每个特定步骤。

1. 主题行的点缀

看看你的收件箱，你看到了什么？

主题行！

电子邮件主题行是您踏入收件人的大门。 完美的主题行取决于您选择的单词、您使用的长度以及您提供的价值。

尽管是电子邮件中最短的部分，但主题行在决定您的电子邮件是被打开还是被扔进垃圾箱方面起着关键作用。 您可以拥有有史以来最漂亮的电子邮件，但如果没有吸引人的专业主题行，它可能永远不会出现。

最好的电子邮件主题行检查所有这些框：

• 长度在1-5 个单词之间。
• 总结了电子邮件正文的主要意图。
• 与身体的第一条线很好地结合在一起。
• 向收件人明确说明邮件的类型（初始、回复 [re:]、转发 [fwd:] 或跟进。
• 吸引潜在客户的注意力，并在他们扫描收件箱时弹出。

作为奖励提示，大脑训练初创公司 Solitaired 的创始人 Darshan Somashekar 建议测试以小写开头的主题行。 他解释说：“它有助于主题行脱颖而出，并使沟通不那么正式”

清晰简洁是生成完美主题行的关键。 简明扼要地描述电子邮件中等待收件人的内容，并牢记移动用户。 主题行中不要超过 7 个字。

2. 热烈欢迎

弄清楚如何开始一封电子邮件——尤其是当你给你不太了解的人写信时——是一个挑战。

“嘿”是不是太随意了？ “亲爱的”是否过于正式？ 是“早上好！” 太高兴了？

如果您认为电子邮件问候不重要，那您就错了。 你如何开始一封电子邮件会定下基调并塑造收件人对你的看法。 它还可以确定他们是否继续阅读。 所以，是的，这很重要。

我们有一个赢家。 虽然中性简单，但也不会出错。

你应该避免的问候：

“敬启者…”。 这不是 19 世纪，伙计。 这是开始发送电子邮件的一种冷酷且没有人情味的方式。 收件人可能会想，“好吧，这与我无关……我不需要继续阅读。”

“亲爱的先生/夫人/女士。 [姓氏]，……”/“尊敬的先生或女士，……”。 太正式了。 事实上，所有的“亲爱的……”听起来也很过时。 另外，这个称呼告诉收件人你不知道他们是谁。 他们为什么要对你说的话感兴趣？

“[名]！”。 这是非正式的和突然的。 然后，当您添加感叹号时，它就会变得烦人。

“你好…”。 这个问候听起来也很突然。 它缺乏吸引收件人注意力所需的定制。

在电子邮件中包含此人的姓名是引起他们注意的重要方式。

3. 遵循漂亮的 C&S 规则为您的电子邮件正文格式

平均而言，用户仅阅读您页面上 20% 的内容（来源：尼尔森诺曼集团）。 同样的命运等待着您的电子邮件。

你脑海中出现的第一个想法是：“20%？ 这是某种玩笑吗？ 我花了好几个小时制作了一封措辞完美的电子邮件，结果却忽略了其中的五分之四？！”。

很遗憾，这是真的。。

这个令人沮丧的事实有一个非常简单的原因……扫描。 眼动追踪研究发现，大多数人以“F”模式阅读在线内容（来源：尼尔森诺曼集团）。

您的电子邮件收件人需要接收特定有价值的信息，并且不想阅读冗长的电子邮件来找到它。

把自己放在收件人的眼睛后面一秒钟。你希望找到问题的答案、一些有用的建议、提议，或者最终找到解决方案。 您为此目标扫描内容。 如果你没有足够快地找到它，你会直接回到你的收件箱。

长话短说，您的电子邮件应该简洁且可扫描。

我该怎么做？

• 保持语言简单，内容有价值。 请记住，您正在与一个忙碌的人打交道，他将在几秒钟内决定您的电子邮件的有用性。 尝试使您的内容令人赏心悦目。 人们希望轻松阅读电子邮件，而无需为技术术语和营销绒毛而苦恼。
• 使用由一两个句子组成的段落。 将您的想法分成新的段落并将重要元素格式化为粗体（例如：您的报价、要求、更新等）。 空白使收件人更容易感知电子邮件正文的内容；
• 不要过度解释。 尊重收件人的时间。 如果您的电子邮件被太多信息所淹没，它肯定会被忽视，更不用说无人回复了。 不要拐弯抹角； 直奔主题。 如有必要，附上一份包含更详细信息的文件，或根据收件人的要求提供一份；
• 不要让它太浮华。 虽然营销电子邮件中可以接受图形和不寻常的字体，但商务电子邮件不需要任何这些装饰。 并非所有电子邮件客户端都能正确显示您的格式，因此请坚持使用默认的 11 或 12 磅字体和黑色文本。 谨慎使用粗体和斜体。

需要更多编写完美专业电子邮件的技巧吗？ 这是完整的指南以及清单； 你不会出错的。

4. 用一个特别的结尾来增添趣味

签收是您可以用来吸引收件人注意力的最后一个元素； 您获得电子邮件回复的最后机会。

正确的收盘线需要根据个人情况来决定。 让我们想想您可能会遇到的一些日常专业环境。以下是一些示例，说明如何以最佳方式结束您的电子邮件。

您正在等待与某人会面或进一步合作。 为了与他们保持联系，提供未来交流的可能性很重要：

您正在向收件人提供帮助。 例如，您可能会向他们发送对他们有价值的内容或新信息。

您想发送祝贺信。 每个人都喜欢接受赞美和问候。 以认可他们成就的最后说明结束您的电子邮件。 这鼓励了进一步的合作，并为您和您的公司树立了积极的态度。

收件人为你做了一些事情，所以你需要向他们表达你的感激之情：

提示：使用表情符号

商业和营销中的表情符号越来越受欢迎。 它们有助于引导信息的语气。 您可以使消息看起来更加个性化和友好，因此如果您想要使用它们，请使用它们。 但在这里保持平衡不要过度。

5.把你的电子邮件签名像樱桃一样放在上面

为了加强对自己的正面印象，请在电子邮件末尾包含您的电子邮件签名。 设置正确的电子邮件签名是一个让您清楚自己是谁、正在做什么以及让人们更容易联系到您的机会。

如果您注意引起他们的注意并留在客户的脑海中，那么您需要的不仅仅是您的姓名和联系信息。 通过插入以下内容将基本的电子邮件签名转换为营销工具：

• 公司标志；
• 您或您的公司获得的令人印象深刻的奖项；
• 你的照片;
• 品牌元素；
• 宣传标语；
• 社交媒体链接。

但是您不需要选择所有提到的点。 例如，如果您同时包含照片和徽标，则会使您的签名过于繁重和混乱。 注意保持电子邮件签名简短而中肯； 签名跨越半页是不明智的。

平衡内容和设计。 有效的电子邮件签名建立在极简设计之上。 添加 2 种颜色，例如：一种在徽标中，另一种在图标或品牌名称中。 但要确保颜色相互匹配。

不要忘记号召性用语。 CTA 正是鼓励您的客户与您互动的原因。 您希望他们采取的行动几乎可以是任何事情，并且取决于您的目标。 通过 CTA，您的客户可以下载电子书、了解一些特别优惠和折扣、预订演示等等。

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冷电子邮件

写冷邮件不仅仅是销售，它是一门艺术。 您需要建立牢固的联系并让潜在客户信任您而无需与他们见面。 具有独创性的有效个性化是在 B2B 销售中脱颖而出的关键。 试试这个模板并获得回复：

跟进电子邮件

发送销售跟进电子邮件是一种有效的方式，可以让您的潜在客户参与或重新参与可能最终导致他们达成交易的对话。 也许您可以提供团体折扣； 当您确定您的产品有用时，不仅对公司的一个人有用，而且对其中几个人有用。 看看这封电子邮件。

触控式电子邮件

如果您在一段时间后重新联系，双赢的选择是通过电子邮件表明您对他们公司的兴趣。 如果您的潜在客户有博客或活跃在社交媒体上，您可以巧妙地回应他们发布的内容。 以下是您的操作方法：