如何創建成功的項目演示文稿

您已經花時間在一個可能會改變您的公司或客戶的遊戲規則的項目上工作。 現在您正忙著向您的團隊、投資者和其他主要利益相關者展示它。

創建和交付項目演示文稿可能會令人傷腦筋，您可能有一個問題在您腦海中盤旋。

您如何讓決策者了解您的項目或獲得他們的支持？

考慮到一些公司在過去一年中有大約12% 的失敗項目，您希望創建不僅令人信服而且令人難忘的演示文稿。

使用正確的項目演示文稿，您可以贏得併保持觀眾的注意力足夠長的時間來解釋項目細節以及為什麼它一定會成功。

不確定如何創建成功的項目演示文稿？ 我們已經為您服務了。

本文將向您展示如何設定項目目標並創建成功的演示文稿，讓您的項目更上一層樓。

讓我們開始吧。

1為您的項目設定目標

在深入了解項目演示的主要細節之前，您需要回答以下問題：

• 您的項目打算實現什麼目標？
• 為什麼對您和您的團隊來說實現既定目標很重要？
• 你打算如何將你的目標傳達給你的聽眾？

如果您必須在回答這些問題之前做出很長的猜測，那麼您有很多工作要做。

這是你應該知道的。 漂亮或清晰的項目演示不能替代項目規劃。 如果沒有明確的目標，您的項目就注定會失敗。 你的投資者可能會想，“為什麼還要聽呢？”

許多項目經理傾向於匆忙完成目標設定階段，但我們不建議這樣做。 那是因為你可能會為失敗做好準備。

一旦你清楚地定義了你的項目目標，你就可以讓利益相關者接受它們。

現在的問題是，你如何為你的項目設定目標並實現它們？ 一種方法是使用 SMART 目標設定方法。

設定 SMART 項目目標

SMART是一個首字母縮寫詞，代表特定的、可衡量的、可實現的、相關的和有時間限制的。

SMART 目標是計劃和執行成功項目的主要內容。 它需要更深入地了解您的受眾關心的更精細的細節，例如：

• 項目計劃和時間表，
• 資源，
• 項目時間表，
• 里程碑，
• 潛在障礙等

例如，假設您的項目旨在改善 Web 和移動設備上的客戶體驗。 請注意，此示例描述了最終目標。 但它沒有具體說明您將如何工作以增強客戶體驗。

以下是使用 SMART 目標為您計劃的項目提供方向的方法。

具體的

在設定目標時，要清楚具體地說明您最終想要實現的目標。

具體目標可能是：“我們希望為我們的公司構建響應式網站和移動應用程序，以改善客戶體驗。 該項目將需要我們的產品設計、軟件和營銷部門的投入。”

可衡量的

在您的演示過程中，您必須回答以下問題：

• 您將使用哪些指標來確定您是否達到目標？
• 你怎麼知道你在正確的軌道上？

制定指標將幫助您評估您的項目。 此外，您還可以監控進度並優化您的項目以獲得更好的結果。

無論您計劃的是短期項目還是長期項目，都沒有關係。 確保您設置對您的目標重要的指標和里程碑。

從我們之前的示例中，一個可衡量的目標可能是：

• Google Playstore 和 Apple App Store 上的移動應用下載量超過 100,000 次。
• 20% 的網站跳出率和 15% 的移動和網絡轉化率。

可達到的

在設定目標時，您想問的最關鍵的問題之一是“我們能實現既定目標嗎？” 我們是否有資源在可用的時間範圍內完成目標？

如果答案是否定的，那麼您將不得不考慮實現這些目標需要什麼。 這可能需要調整您的目標或實現目標所需的資源。

雖然有野心沒關係，但你也應該現實一點。 例如，如果您剛剛發布應用程序，一周內獲得 200,000 次應用程序下載可能過於雄心勃勃。 但是，如果您打算在三個月內實現該目標，那可能會使您的項目切實可行。

相關的

您的項目目標需要與您更廣泛的業務目標保持一致。 您的目標與公司的成長和成功相關嗎？ 他們值得分配資源嗎？

例如，如果您的公司是 B2B 並且不打算擴展到 B2C 市場，那麼啟動電子商務網站將是一個無關緊要的目標。

有時限的

無論您的項目類型和規模如何，您都應該設置時間框架。 為可交付成果設定目標日期會產生緊迫感，並激勵您實現目標。

從上面的示例中，有時限的目標可能是“我們的目標是到本財年末實現 100,000 次移動應用下載和 15% 的轉化率。 我們公司將在第三季度推出移動應用程序，並開展一場將持續到下一財年末的強有力的營銷活動。”

設定 SMART 目標不一定是一項具有挑戰性的任務。 使用下面的模板來設置項目目標，讓您的業務取得成功。

將項目目標傳達給您的團隊成員

設定目標後，您的團隊將在幫助您實現目標方面發揮關鍵作用。 所以你要確保他們理解這些事情：

• 為什麼項目目標到位
• 它應該為您的企業和客戶提供什麼
• 他們的角色、團隊和部門如何為項目的成功做出貢獻

除非您對此很清楚，否則該項目可能會脫軌並朝各種不受歡迎的方向發展。

與其猛烈抨擊你為團隊設定的目標，不如讓它成為一種協作的努力。 花時間與您的團隊和利益相關者討論項目目標。

不要將你的交流限制在你部門內的人身上。 您可以聯繫銷售、運營、財務等其他部門的人員，了解您的目標與他們的目標是否一致。

為了讓您的團隊更好地理解，您可以通過多種方式傳達您的項目目標，包括：

• 視覺效果（視頻、圖像、圖表、信息圖表等）
• 口頭陳述
• 楷模
• 文件資料

通過這樣做，您一定會得到他們寶貴的反饋、支持和對項目的承諾。 此外，讓您的團隊參與您的項目計劃將增加您成功執行的機會。

2制定您的項目計劃

一旦你設定了目標，下一個重要的步驟就是概述你將如何實現這些目標。 一個很好的起點是將您的項目組織成一個可操作的計劃和執行步驟。

您可能想知道為什麼此步驟對於創建成功的項目演示很重要。

無論您是在規劃小型項目還是大型項目，編寫詳細的計劃、結構和佈局都會讓一切都變得清晰。 它消除了模糊性，並幫助您的受眾掌握項目路線圖而不會錯過要點。

您的項目計劃應包含技術和非技術項目細節。 因此，您希望通過使用清楚地解釋所有活動和步驟的項目演示模板來為自己提供優勢。

不僅如此，您的演示結構應該簡單易懂。

根據項目類型，您的計劃可能包括關鍵細節，例如：

• 您之前概述的目標和目的
• 您的項目範圍、方法和框架
• 項目里程碑、可交付成果和驗收標準
• 項目進度和時間表
• 資源和概算等

制定項目計劃沒有硬性規定。 但是，如果您想創建一個令人難忘的計劃，讓您的觀眾保持參與，您可以將其分為三個部分，包括：

• 介紹
• 身體
• 結論和關鍵要點

介紹

您的介紹應該簡要概述您將要談論的內容以及為什麼它與您的聽眾相關。 您可以先寫下項目名稱和執行摘要。

將您的執行摘要視為項目計劃的精簡版。

如果您的聽眾只閱讀您的執行摘要，他們會獲得他們需要的有關您的項目的所有信息嗎？ 如果答案是肯定的，那麼您的執行摘要已經達到了目的。

您的執行摘要的長度將取決於您打算在項目計劃中涵蓋的內容。 但是，我們建議您將執行摘要保留一到兩頁。

您可以包括關鍵信息，例如：

• 項目目標
• 項目計劃要點
• 結果、結論和項目建議

請記住，並非每個人都有時間深入了解您的項目計劃的細節。

擁有項目的快照可以讓關鍵利益相關者和合作者更加清晰。 它還使沒有積極參與該項目的人一目了然。

身體

項目計劃的主體是您擁有完整項目細節以及與其成功相關的所有內容的地方。

在這裡，您可以將項目分解為可交付成果、任務、里程碑和時間表（開始和結束日期）。

確保您準確定義完成項目所需的資源，包括財務、團隊、時間、技術、物理資源等。

結論

這是您總結項目計劃和關鍵要點的部分。 您的結論應包括您對聽眾的期望，包括關鍵行動點和後續步驟。

寫你的介紹、正文和結論聽起來像是很多信息。 但是，與其編寫多頁文本，結合視覺效果可以使您的項目演示更有效。

通過使用圖像、視頻、信息圖表和圖表，您可以捕獲所有重要信息並幫助您的受眾更好地理解您的信息。

Visme 演示模闆對於可視化項目計劃的不同部分非常有效。 它們經過專業設計，任何人都可以輕鬆制定高質量的項目計劃，使他們的團隊保持正軌。

使用下面的項目計劃模板來啟動您的項目計劃流程。

3概述問題和解決方案

您剛剛花時間制定您的項目行動計劃。 現在是時候與您的受眾交流您的項目計劃和目標了。

項目演示很像推銷。 無論您是向客戶展示您的項目計劃還是為投資者創建一個宣傳平台，您的工作就是讓您的觀眾從頭到尾都被吸引住。

吸引觀眾注意力的最有效方法之一是突出他們的痛點。

僅僅有漂亮的幻燈片來展示您驚人的產品功能和項目活動是不夠的。

確保將項目演示設置為：

• 概述您的受眾痛點
• 強調您的項目、產品或服務如何解決他們的痛點
• 解釋他們將如何從使用您的產品或投資您的項目中受益

簡而言之，您的聽眾應該清楚地了解您的項目如何使他們的生活更美好。 當他們清楚這一點時，他們很可能會聽取您提出的解決方案並採取所需的行動。

不要對你的聽眾做出籠統的假設。

如果您想讓他們參與進來，請用一張幻燈片專門討論他們的問題和解決方案。 讓他們了解您的項目如何使他們受益。

不確定觀眾的痛點是什麼？ 繼續做這些事情：

• 進行角色調查或採訪現有客戶。 這將幫助您構建可用於所有類型的業務和營銷決策的數據驅動的用戶角色。
• 與您的客戶支持和成功團隊交談。 他們與您的客戶有著密切的關係，因此他們知道他們的挑戰和他們想要什麼。 如果他們不知道這些事情，請幫他們一個忙，並創建一個客戶成功計劃。
• 與您的社區互動，尋求反饋和參與。 您與消費者的互動越多，您就越了解他們的挑戰，努力解決問題並讓他們投資於您的品牌。
• 密切關注相關社交媒體趨勢、Twitter 主題標籤、Facebook 趨勢
• 加入相關的在線論壇，如 Quora、Reddit、Stack Exchange 等。

4保持演示幻燈片簡短

在創建項目演示文稿時，優先考慮質量而不是數量。 確保幻燈片簡短而簡單。 當你這樣做時，你的聽眾會很高興你珍惜他們的時間。

請記住，現在不是用冗長且無關緊要的行話來抨擊聽眾的時候。 取而代之的是，將幻燈片保持在主題上，並在沒有無聊和不必要的細節的情況下抓住要點。

這就是為什麼您需要保持演示文稿簡短的原因：

• 簡潔的演示幻燈片不僅功能強大，而且令人難忘。
• 研究表明，在項目或業務演示期間，注意力水平在30 分鐘後急劇下降。 通過創建冗長的演示文稿，您可能會在中途失去聽眾的注意力。
• 沒有人願意坐下來看你數小時翻轉大量幻燈片。 使用較短的幻燈片，您可以吸引觀眾的注意力並讓他們專注於信息。
• 大多數人可能時間有限或註意力持續時間短。 所以他們想要快速消化信息並繼續做下一個最好的事情。

你如何保持你的項目演示簡短？

• 如果您的幻燈片沒有為您的演示文稿增加價值，那麼它不應該在您的演示文稿中獲得一席之地。
• 用捕捉更多信息的迷人視覺效果增強您的幻燈片
• 採用經過驗證的方法來準備幻燈片

例如，Guy Kawasaki 的 10/20/30 規則是專家最常用的方法之一。 該規則建議使用十張幻燈片進行 20 分鐘的演示（每張幻燈片大約兩分鐘）。 它還指定對文本使用至少 30 的字體大小。

這將使您的聽眾能夠在您講話時消化屏幕上的消息。

請記住，這不是展示的鐵定規則。 還有其他規則，例如Pecha Kucha 方法、Takahashi 方法、Lessig 方法等。您可以調整這些規則中的任何一個以滿足您的項目演示需求。

5使用更少的文字和更多的視覺效果

另一個讓幻燈片簡短而有趣的好方法是使用更少的文字和更多的視覺效果。

請記住，您的幻燈片應該有助於您的口頭演示，而不是取代它。 因此，您要避免在一張幻燈片上塞滿太多信息。

用過多的文字弄亂你的演示文稿可能會：

• 壓倒你的觀眾並使他們厭煩
• 將聽眾的注意力轉移到文本上，從而降低您的演示效果。

相反，使用一張幻燈片來展示每個想法。 營銷大師賽斯戈丁建議每張幻燈片不超過六個字。

當信息以一口大小的塊和視覺呈現時，人們會保留更多信息。 這適用於 B2B、B2C 受眾、項目經理和企業高管。

大約59% 的企業高管表示，他們寧願觀看有關某個主題的視頻，也不願閱讀有關該主題的視頻。 因此，需要通過引人注目的視覺效果來增強您的項目演示，這些視覺效果可以捕捉並將觀眾的注意力帶到您想要的地方。

史蒂夫喬布斯在 2007 年的 MacWorld 主題演講是一個很好的例子，說明瞭如何用引人注目的視覺效果來增強你的演講。

在演示過程中，史蒂夫喬布斯使用現場和交互式視覺效果來展示 iPhone 1 的工作原理。

繼續閱讀以了解有關創建引人入勝的演示文稿的更多技巧，這些演示文稿會讓您的觀眾驚嘆不已。

使用Visme 的演示文稿製作工具，您可以製作具有豐富文本和引人注目的視覺效果的令人驚嘆的項目演示文稿。 使用如下所示的出色項目演示模板吸引您的觀眾並激發行動。

6使用高質量的視覺效果、圖表和演示輔助工具

視覺效果對於成功進行項目演示很重要。 除了抓住觀眾的注意力並讓他們保持參與之外，當以視覺形式呈現時，觀眾還能回憶起 95% 的信息。 但是當通過文本分享時，他們只保留了大約 10%。

您可以在演示文稿中使用多種類型的視覺輔助工具，包括：

• 圖片
• 視頻
• 圖形和圖表
• 熱圖和等值線圖
• 散點圖
• 截圖等

使用圖像和視頻將增加您獲得觀眾參與和對您的號召性用語 (CTA) 的積極響應的機會。

甘特圖、白板繪圖和思維導圖是可視化早期項目設計的理想選擇。 您可以使用圖表、圖表、地圖和樹來展示與技術相關的項目的項目架構。

如果您正在從事產品開發項目，請考慮在幻燈片中添加草圖、流程圖、模型和原型。

餅圖非常適合顯示百分比。 垂直條形圖指示隨時間的變化，而水平條形圖可幫助您比較數量。

信息圖表非常適合可視化數據和解釋市場趨勢等複雜信息。

這是有趣的部分。 Visme 擁有您完成每項工作所需的工具。 該軟件允許您將不同的視覺效果、信息圖表、圖表和圖形添加到您的卡片組中，並根據您的需要對其進行自定義。

您可以更改設計、文本和背景顏色、添加或刪除圖例、動畫圖表等。

您還可以使用地圖來表示地理信息。 或者，使用進度條、溫度計、徑向和小部件來可視化統計數據和數字，如下面的模板所示。

在幻燈片中添加視覺效果時，不要過火。 堅持每張幻燈片至少兩張圖片。 此外，請確保您的視覺效果與您的項目演示相關。

在設計演示幻燈片時，始終堅持高質量的視覺效果。 模糊或低分辨率的圖像或視頻可能是觀眾的主要障礙。

憑藉高質量的視覺效果，您的演示文稿將清晰明了，即使在大屏幕上也是如此。

下面的幻燈片是一個很好的例子，展示瞭如何通過引人注目的視覺效果來為您的演示文稿提供動力。

7注重設計

想要創建令人印象深刻的流行演示文稿嗎？ 如果答案是肯定的，您需要注意您的設計細節。 您的設計可以成就或破壞您的項目展示。

無論您是經驗豐富的設計師還是新手，Visme 等設計工具都能為您提供優勢。 您可以在幾分鐘內為您的企業創建引人注目的演示文稿設計。

美妙的是，您不必為了製作令人驚嘆的項目演示而傾家蕩產。 您會為您的幻燈片找到漂亮的現成模板和數百萬張令人驚嘆的免版稅圖片。

以下是您在設計幻燈片時應考慮的提示。

使用正確的顏色組合

如果您想讓您的演示文稿具有吸引力，請適度使用顏色。

我們懂了; 每個人都喜歡顏色。 但是使用太多顏色會使您的演示文稿看起來混亂和不愉快。

您的顏色選擇會影響您的觀眾如何理解和響應您的演示文稿。 一般的經驗法則是選擇能喚起觀眾積極情緒的顏色。

例如，黃色、橙色和紅色等暖色傳達了興奮和積極的感覺。 另一方面，冷色（藍色、綠色和紫羅蘭色）反映了一種平靜的氣氛。

組合顏色時，以平衡的配色方案為目標。 例如，如果您的幻燈片或圖像背景較暗，則您的文本和設計元素應該具有明亮的顏色。 這種對比將使您的項目演示文稿清晰易讀且具有視覺吸引力。

您可以通過觀看下面的視頻了解色彩心理學以及如何在下一個演示設計中使用它。

使用清晰一致的排版

優化排版可以改變人們對您的信息的看法。 因此，您希望確保您的幻燈片看起來井井有條、專業並傳達正確的信息。

以下是如何做到這一點：

• 使用體現品牌精神的字體
• 在整個演示文稿中保持文本樣式一致。 我們建議您最多使用三種字體。
• 避免使讀者眼花繚亂的花哨字體和小文本。 而是使用像 Arial、Time News Roman、Calibri 和其他適合小屏幕和大屏幕的清晰字體。
• 正文使用至少 30 的字體大小，標題使用至少 36 的字體大小。

此外，請記住使用我們之前提到的配色方案來呈現您的文本。 這將使您的文本在您的背景上可見。

從我們的一個演示模板中查看這張幻燈片。 請注意設計、字體和顏色組合如何融合以使視覺效果流行。

8從演示模板開始

無論您是新手還是專業人士，創建具有衝擊力的項目演示文稿都可能非常耗時。

假設您的最後期限迫在眉睫。 您必須處理編寫項目大綱、準備幻燈片筆記、設計幻燈片、採購和合併視覺效果等等。

從頭開始處理這些事情可能會減慢您的速度或使您的演示文稿不整潔。

使用演示模板可以讓您擺脫所有壓力。 它們可幫助您快速輕鬆地進行具有專業外觀的項目演示。

由於幻燈片是預先設計的，您會找到一個地方來插入您需要的每一個可能的內容。 無論是進度條、圖表、圖形、表格、視頻還是圖像，設計就在那裡。

您需要做的就是輸入內容、輸入數據或插入圖像。 繁榮，您的演示文稿已準備就緒。

此外，使用演示模板可以在字體、樣式、佈局、顏色和整體設計方面提供品牌一致性。 您可以自定義模板並與您的項目團隊共享模板，以保持您的演示文稿統一。

在模板中設置標題和主體幻燈片、圖像和圖表佈局和字體。 因此，格式化您的幻燈片變得輕而易舉 - 不再是凌亂或雜亂的項目演示文稿。

Visme 有多種模板可供選擇，旨在讓您的演示文稿大放異彩。 您會發現數百萬像素完美的圖形、圖標、設計元素和專業設計的模板，適用於任何用途、行業和項目類型。

無論您的技能水平如何，您都可以自定義您的模板，如下所示。 只需添加您的內容，您的項目演示文稿將在幾分鐘內準備就緒。

9像專業人士一樣展示您的項目

如果您遵循我們在上面分享的所有提示，您可能已經在紙上獲得了完美的項目演示文稿。 很棒的東西，但你的工作還沒有完成。

您的交付是拼圖的最後一塊，您必須將其計算在內。

事情就是這樣。 如果交付不令人信服，您的演示文稿可能會失敗。 因此，需要計劃您的交付並以熱情和熱情傳達您的信息。

以下是如何提供能夠產生影響的項目演示文稿。

熟能生巧

你知道史蒂夫喬布斯過去常常花兩天時間準備演講嗎？ 是的，你沒有看錯。

練習是完成交付的關鍵步驟之一。

您可以通過在安靜的空間大聲朗讀來練習。 當你在做的時候，製作音頻和視頻記錄並反復觀看。

請您的朋友和同事作為測試觀眾並就您的演示文稿提供反饋。

這種貫穿將有助於確保您的演示文稿在規定的時間內抓住要點。 它還將幫助您在項目演示期間保持正確的身體姿勢。

抽出時間檢查設備是否正常工作，熟悉設置和操作。 如果您打算在幻燈片中使用視頻或音頻，這一點尤其重要。

從一個強有力的開場開始

您的觀眾可能注意力集中時間很短，所以要讓這些最初的時刻很重要。 通過紮實的開口，您可以吸引觀眾並為成功的演示設定氣氛。

史蒂夫喬布斯 2005 年在斯坦福的斯坦福畢業典禮演講是一個很好的例子，說明了一個堅實的開端。 YouTube 上的觀看次數超過 400 萬次，是歷史上最令人難忘和觀看次數最多的演講之一。

請注意，從大學輟學開始，他是如何用關於他生活的有力軼事吸引觀眾的。 然後，他繼續分享他在蘋果公司早期學到的經驗教訓，1985 年失去工作以及對死亡的反思。

以下是如何製作出色的開場白，吸引聽眾的注意力並讓他們相信你值得一聽：

• 問一個問題
• 講述一個引人入勝的故事
• 分享令人興奮的事實和統計數據
• 展示引人入勝的視頻和視覺效果，激發好奇心
• 幽默地打開你的演示文稿

一定要為你的聽眾量身定制你的開場白。 為了使其有效，了解您的受眾會有所幫助，包括他們的好惡、文化和道德傾向等。

如果您想了解更多關於製作引人入勝的演示文稿的信息等，請閱讀我們的演示文稿開始指南。

真誠

在展示您的項目時，請關注觀眾的需求。 通過這樣做，您將建立情感聯繫並推動行動。

但是，不要過火。 真誠並專注於將要點傳達給他們。 這樣，您將獲得他們的信任並為您的項目建立興奮感。

請記住，一切可能不會按計劃進行。 最好有備份材料，並且足夠靈活以進行必要的調整。 為意外事件做好準備將使您能夠更好地控制它們。

以高調結束你的演講

完成精彩的演示後，請確保以令人難忘的方式結束。 這樣做會留下持久的印象，並促使您的觀眾採取行動。

結束項目演示的一種方法是使用強大的號召性用語。

您還可以講述令人難忘的故事，總結要點並突出有關該項目的引人注目的人物。

例如，您可以提及一些非常有趣的數字，例如：

• 預期增長率、投資回報率和利潤率
• 未來五到十年的潛在公司估值。
• 預計收益和市場地位等。

目標是炒作你的觀眾並刺激他們採取行動。

您可以查看我們的另一篇文章，了解更多關於以精彩筆記結束演示文稿的信息。

開始工作：使用 Visme 創建強大的項目演示文稿

創建成功的項目演示文稿首先要設定目標並製定實現目標的明確計劃。 它還需要製作引人入勝的內容，關注設計和出色的交付。

如果你要完成這些交易，你需​​要一個堅實的宣傳平台來解釋你的項目細節以及它為什麼會成功。 我們建議使用直觀的項目演示軟件，例如 Visme。

Visme 是用於創建令人驚嘆且引人入勝的項目演示的完美設計工具。 使用 Visme，您將可以使用各種功能和工具，幫助您將項目創意變為現實。

該工具擁有數百個演示模板、設計元素、字體樣式、內置庫存圖片和視頻、數據可視化工具等，讓您的項目演示大受歡迎。 您可以下載不同格式的設計並在多個社交媒體渠道上共享。

現在，您已經掌握了完成下一個項目演示的所有技巧和工具。 繼續使用 Visme 的項目演示軟件讓它令人難忘。