Cómo usar los datos de CRM para entrenar a su equipo de ventas

Publicado: 2021-11-15

Imagina el siguiente escenario…

Su equipo de ventas no está adquiriendo nuevas habilidades; no hacer ningún progreso y seguir cometiendo los mismos errores. Su rendimiento de ventas sufre y no puede hacer nada al respecto.

¿O tal vez puedas?

Esa situación de pesadilla es fácil de evitar con la simple práctica del coaching de ventas. Lea este artículo hasta el final y descubra qué es el coaching de ventas, cómo puede beneficiar a su negocio y cómo entrenar de manera efectiva a su equipo de ventas utilizando datos de CRM .

¿Qué es el coaching de ventas?

El coaching de ventas se refiere a la enseñanza continua e individualizada de los representantes de ventas por parte de los gerentes de ventas para mejorar el desempeño de las ventas.

En el proceso de coaching, los líderes de ventas guían a su equipo para descubrir cómo lograr sus objetivos, corregir comportamientos que no tienen impacto, fortalecer prácticas exitosas y desarrollar el conjunto de habilidades de cada miembro del equipo.

¿Por qué debería entrenar a su equipo de ventas?

Según los datos, el 73% de los gerentes dedican menos del 5% de su tiempo a entrenar a sus equipos de ventas (Grupo TAS). ¿Por qué? Echemos un vistazo a las razones más comunes...

La mayoría de los líderes de ventas ignoran el coaching de ventas simplemente porque no saben cómo entrenar a sus equipos. El resto descuida este proceso porque no ven el valor que puede traer o no pueden hacer tiempo para ello (que es, francamente, el mismo punto). Teniendo en cuenta la multitud de beneficios que puede traer el coaching de ventas, es una oportunidad demasiado grande para pasarla por alto. El coaching de ventas juega un papel esencial en el aumento de las ventas de su empresa y, en consecuencia, el resultado final.

Ayuda a...

Reducir la rotación del equipo de ventas.
Cultivar un ambiente de equipo colaborativo y de apoyo.
Mejor desempeño de cada representante de ventas individual en su equipo.

Coaching de ventas vs. Alta rotación del equipo de ventas

Según las estadísticas de Bridge Group, la tasa de rotación promedio de los representantes de ventas es del 34% por año, que es tres veces más alta que el promedio de otras profesiones.

Las altas tasas de rotación del equipo de ventas tienen un impacto negativo severo en el resultado final de una empresa. Cuesta una pequeña fortuna cubrir los gastos que conlleva la pérdida de un empleado. Según Gallup, "el costo de reemplazar a un empleado individual puede oscilar entre la mitad y el doble del salario anual del empleado, y esa es una estimación conservadora". La pérdida de un colega conduce a un aumento de la carga de trabajo.

Esto puede conducir a una pérdida de moral y productividad entre los empleados existentes.

Muchos factores contribuyen a la alta tasa de rotación. Los más comunes son la falta de conexión entre los representantes de ventas y el C-Suite, capacitación y tutoría inadecuadas, poco espacio para crecer y compensación insuficiente. La cuestión es que tres de cada cuatro de esos problemas (aparte del desajuste en las expectativas salariales y la compensación fáctica) se pueden resolver con un entrenamiento de ventas constante y extenso del equipo de ventas.

Coaching de ventas vs. Mal ambiente de equipo

Para una mejor productividad del equipo, debe crear un entorno amistoso y de respeto mutuo. Esto significa asegurarse de que todos los procesos dentro de su empresa sean transparentes y que cada miembro del equipo, incluido usted mismo, esté listo para ayudar a quienes lo necesitan.

El coaching de ventas actúa como una oportunidad para que los gerentes de ventas y los representantes de ventas aprendan juntos y, como resultado, crezcan juntos. En lugar de ser un monólogo de un gerente de ventas, el proceso de capacitación del equipo de ventas debe desarrollarse como una conversación. Una sesión de coaching de ventas es un ejercicio colaborativo. Permite que los representantes de ventas y los gerentes de ventas establezcan una relación más sólida, discutan todas las áreas de interés en un entorno amigable y mejoren su conjunto de habilidades.

Coaching de ventas vs. Desempeño de ventas deficiente

El coaching de ventas permite a los líderes de ventas mejorar el desempeño de su equipo de ventas al afectar varios aspectos de su trabajo a la vez.

Ayuda a mejorar el conjunto de habilidades de ventas duras de los empleados.
Aumenta la confianza de los representantes de ventas al reconocer los obstáculos de ventas que enfrentan.
Ayuda a establecer objetivos precisos y alcanzables para mejorar la moral.

Todos los beneficios del coaching de ventas anteriores trabajan para lograr un objetivo común de aumentar las ventas y los ingresos de la empresa.

Cómo los datos de CRM pueden ayudarlo a entrenar a su equipo de ventas

La clave para un coaching de ventas efectivo es la consistencia a través de un enfoque basado en datos. Debe concentrarse en las áreas que requieren atención y con un impacto tangible en el desempeño de su equipo. Por lo tanto, dirija sus esfuerzos utilizando datos en tiempo real en lugar de darle a su equipo un conjunto de instrucciones vagas y genéricas que provienen de conjeturas o intuiciones. La mejor fuente de datos de ventas es su sistema CRM. Estos son los principales informes y métricas de CRM que puede utilizar para un plan de coaching de ventas.

Informe de actividad del equipo

Si observa que sus representantes de ventas realizaron menos ventas en el período actual en comparación con el anterior, inicie su sesión de asesoramiento de ventas generando un informe de actividad del equipo. Los informes de actividad del equipo dan una idea de lo que está haciendo su equipo en todo momento y cómo sus acciones contribuyen al rendimiento de ventas de su empresa.

Cuando se prepare para una reunión de coaching de ventas, observe las actividades que realizaron los miembros de su equipo de ventas desde la última reunión. Las métricas más importantes a tener en cuenta son los correos electrónicos enviados, las campañas de correo electrónico enviadas, las llamadas registradas, sus eventos de calendario registrados y las demostraciones realizadas . Presta mucha atención al número de cada una de estas actividades y los resultados que generan.

La mejor manera de organizar estos datos es enlazar todas las actividades en un 'canal de acción' .

De esa manera, puede identificar los eslabones más débiles donde se produce la mayor fuga de plomo y trabajar para mejorar esos pasos.

Si los clientes potenciales se rompen después de la llamada, debe revisar las técnicas y los escenarios preparados por sus representantes de ventas para las llamadas en frío.
Si sus clientes potenciales no progresan en el canal de ventas después de la llamada de demostración, debe refinar la entrega de llamadas de demostración de ventas de sus representantes de ventas.
Si no hay muchos resultados exitosos, a pesar de un aparentemente buen flujo de acciones hasta la última etapa, revise las propuestas de ventas de su representante.

Tenga en cuenta que un informe de actividad del equipo solo es útil para el entrenamiento de ventas si sus representantes de ventas registran su actividad en el CRM de manera constante y completa. De lo contrario, la imagen no será un reflejo fiel de la situación actual de las ventas.

Otra información que puede brindarle un informe de actividad del equipo es el tiempo promedio que tardan sus representantes de ventas en responder a los clientes potenciales. Existe una correlación directa entre el tiempo de respuesta y la tasa de cierre: cuanto más tarde en comunicarse con un cliente potencial, es menos probable que realice una compra.

"Cuando el representante de ventas respondió a la consulta de un cliente potencial dentro de las cuatro horas, era mucho más probable que ese cliente potencial se convirtiera en cliente".

- Ouriel Lemmel, director ejecutivo de WinIt

Ouriel Lemmel compartió que realizan un seguimiento del tiempo de respuesta promedio de cada uno de sus empleados de ventas en su empresa y tienen conversaciones de capacitación con empleados que constantemente tardan más de cuatro horas en responder a las consultas. También señaló que es importante hacer que la conversación sea educativa. Después de todo, está tratando de entrenar a sus empleados, no de culparlos por su bajo rendimiento.

Durante el curso de la sesión de capacitación, debe abordar el problema, explicar por qué es esencial responder de manera oportuna y proporcionar a sus representantes de ventas todas las herramientas necesarias, como plantillas de correo electrónico e indicaciones para ayudarlos a escribir los mensajes más rápido. También debe averiguar por qué su tiempo de respuesta no cumple con los estándares de la empresa para llegar realmente a la raíz del problema. Sus comentarios pueden armarlo con las mejores prácticas para compartir con ellos y erradicar el problema.

Métricas de campañas de correo electrónico

Invierta en un software de CRM que ofrezca funciones de marketing por correo electrónico, como plantillas de correo electrónico, correos electrónicos masivos y, lo que es más importante, seguimiento de correos electrónicos. Estos datos pueden brindarle una idea de qué tan bien calificados están sus representantes de ventas en la redacción de textos publicitarios, destacando las áreas que requieren mejoras.

Las métricas clave de la campaña de correo electrónico que debe analizar cuando diseñe una agenda para su próxima sesión de entrenamiento del equipo de ventas incluyen...

El número de campañas de correo electrónico enviadas.
Rango abierto.
Tasa de participación.
Tasa de respuesta.
Acciones de destino como registros, demostraciones reservadas, etc.
Tasa de baja.
Porcentaje de rebote.

Dependiendo de las métricas que falten, puede crear capacitación en torno a los siguientes temas...

Si sus tasas de apertura están por debajo del promedio de la industria, capacite a sus equipos de ventas para escribir mejores líneas de asunto.
Si la tasa de participación no es la que esperaba, aliente a sus representantes de ventas a trabajar en su estructura de correo electrónico para escribir mejores copias de correo electrónico.
Si el número de acciones objetivo es menor de lo esperado, revise la oferta realizada en el correo electrónico y trabaje para mejorar sus CTA.
Si hay muchos rebotes , debe analizar el estado de su lista de suscriptores de correo electrónico y esforzarse en su limpieza y mantenimiento efectivo.
Si las tasas de respuesta son bajas, eche un vistazo a la propuesta de valor de sus representantes de ventas.
Si recibe muchas cancelaciones de suscripción , debe analizar los criterios de segmentación de la audiencia para sus campañas de correo electrónico.

Informe de flujo de ventas

Un informe de flujo de ventas puede brindarle información invaluable sobre lo que sucede con los clientes potenciales que ingresan al embudo de ventas y actúan como un punto focal para su equipo de ventas. Lo primero es lo primero, analice la cantidad de oportunidades generadas en el pipeline. Si solo unas pocas oportunidades nuevas ingresan a la canalización, debe revisar las prácticas de generación de prospectos de su equipo de ventas.

Mire las fuentes que utilizan sus representantes de ventas para generar clientes potenciales. Si hay una disparidad en el uso de diferentes fuentes, eduque a su equipo sobre métodos y estrategias alternativos de generación de prospectos. Por ejemplo, si sus representantes de ventas solo utilizan el alcance del correo electrónico en frío, debe presentarles la prospección de LinkedIn y la generación de prospectos de formularios web.

Finalmente, debe determinar el estado general de su flujo de ventas y solucionar los motivos del estancamiento. Puede notar que algunas oportunidades reciben más atención que otras y algunas de ellas parecen estar atrapadas en una etapa por el resto de sus vidas. Esto se reduce a la priorización de las ofertas.

"Cada vendedor tiene un límite en cuanto a la cantidad de trabajo y recursos que puede dedicar para cerrar cada trato. Solo tienen una cierta cantidad de tiempo en cada día, mes o trimestre. Como resultado, priorizar las oportunidades y enfocarse en las más significativas y "Los urgentes son críticos. Sin embargo, es posible que los vendedores no estén trabajando en las prioridades que usted cree que deberían estar. Ahí es cuando puede comenzar a asesorarlos para centrar su atención en las perspectivas más fructíferas".

- Nathan Grieve, director ejecutivo de Impersonate Me

Revise su sistema de puntuación de clientes potenciales y, si es posible, automatice la calificación de clientes potenciales en el CRM.

Utilice los KPI relevantes de la canalización, como la tasa de conversión por etapa, la tasa de abandono por paso y el tiempo que los clientes potenciales permanecen en una etapa sin progresar para identificar las etapas con la mayor caída de clientes potenciales. Luego, entrene a su equipo de ventas sobre cómo mover los clientes potenciales por el embudo de manera más efectiva. Al comparar las estadísticas de los representantes de ventas individuales con el promedio del equipo, puede determinar exactamente con qué requiere asistencia especial cada representante.

Análisis de la tasa de ganancias

Finalmente, use sus datos de CRM para analizar los negocios ganados o perdidos tanto por el equipo de ventas como por cada representante individual.

Un análisis de la tasa de ganancias lo ayudará a comprender mejor cuál es el principal impulsor detrás de los acuerdos exitosos y qué causa las pérdidas en los acuerdos. Luego, puede capacitar a su equipo para minimizar la cantidad de clientes potenciales que nunca se convierten en clientes que pagan y aumentar el valor del trato que cierran los representantes de ventas.

Algunas de las áreas clave para examinar y actuar incluyen...

Tamaño del trato. Si el tamaño del trato es pequeño, debe concentrarse en entrenar al equipo para encontrar clientes potenciales más valiosos, así como en ventas adicionales y cruzadas. También debe acordar pautas para otorgar descuentos al negociar el precio.
La técnica de manejo de objeciones de ventas. Si muchos tratos no se cierran, debe probar la capacidad de su representante de ventas para refutar las objeciones. Repase las mejores prácticas de manejo de objeciones de ventas y elabore las plantillas listas para usar más efectivas para las objeciones comunes.
El número de seguimientos. Examine la cantidad y la frecuencia de los seguimientos de su representante de ventas para asegurarse de que sean persistentes con su alcance. Luego, repase los errores comunes de seguimiento y comparta cómo escribir mejores seguimientos.
El uso de diferentes canales de difusión. Vea si el representante utilizó varios canales para comunicarse con el cliente potencial. Si no, explique la importancia del enfoque omnicanal.

Et voila! Cuatro prácticas más tarde, puede llevar a su equipo de ventas al siguiente nivel y mejorar el rendimiento de ventas de su negocio.