Come utilizzare i dati CRM per istruire il tuo team di vendita

Pubblicato: 2021-11-15

Immagina il seguente scenario...

Il tuo team di vendita non sta acquisendo nuove competenze; non fare alcun progresso e continuare a fare gli stessi errori. La tua performance di vendita ne risente e non puoi farci niente.

O forse puoi?

Quell'incubo di una situazione è facile da evitare con la semplice pratica del coaching di vendita. Leggi questo articolo fino alla fine e scopri cos'è il coaching di vendita, in che modo può avvantaggiare la tua attività e come istruire efficacemente il tuo team di vendita utilizzando i dati CRM .

Che cos'è il coaching di vendita?

Il coaching alle vendite si riferisce all'insegnamento continuo e individualizzato dei rappresentanti di vendita da parte dei responsabili delle vendite per migliorare le prestazioni di vendita.

Nel processo di coaching, i responsabili delle vendite guidano il proprio team a scoprire come raggiungere i propri obiettivi, correggere i comportamenti che non hanno impatto, rafforzare le pratiche di successo e sviluppare le competenze di ciascun membro del team.

Perché dovresti allenare il tuo team di vendita?

Secondo i dati, il 73% dei manager trascorre meno del 5% del proprio tempo ad allenare i propri team di vendita (il Gruppo TAS). Come mai? Diamo un'occhiata ai motivi più comuni...

Fonte: Associazione di gestione delle vendite

La maggior parte dei leader delle vendite ignora il coaching delle vendite semplicemente perché non sa come addestrare i propri team. Gli altri trascurano questo processo perché non vedono il valore che può portare o non riescono a trovarci il tempo (che è, francamente, lo stesso punto). Considerando la moltitudine di vantaggi che il coaching di vendita può portare, è un'opportunità troppo grande per essere trascurata. Il coaching alle vendite gioca un ruolo essenziale nell'aumentare le vendite della tua azienda e, di conseguenza, i profitti.

Aiuta a...

Ridurre il fatturato del team di vendita.
Coltivare un ambiente di squadra collaborativo e di supporto.
Migliori prestazioni di ogni singolo rappresentante di vendita nel tuo team.

Coaching alle vendite vs. Elevato turnover del team di vendita

Secondo le statistiche del Bridge Group, il tasso medio di rotazione dei rappresentanti di vendita è del 34% all'anno, tre volte superiore alla media delle altre professioni.

Gli alti tassi di rotazione del team di vendita hanno un grave impatto negativo sui profitti di un'azienda. Costa una piccola fortuna per coprire le spese che derivano da una perdita di dipendenti. Secondo Gallup, "il costo della sostituzione di un singolo dipendente può variare da metà a due volte lo stipendio annuo del dipendente, e questa è una stima prudente". La perdita di un collega porta ad un aumento del carico di lavoro.

Ciò può portare a una perdita di morale e produttività tra i dipendenti esistenti.

Molti fattori contribuiscono all'alto tasso di rotazione. I più comuni sono la mancanza di connessione tra i rappresentanti di vendita e la C-Suite, formazione e tutoraggio inadeguati, poco spazio di crescita e compensi insufficienti. Il fatto è che tre su quattro di questi problemi (a parte la mancata corrispondenza delle aspettative salariali e della compensazione effettiva) possono essere risolti con un coaching di vendita coerente ed esteso del team di vendita.

Coaching di vendita vs. Ambiente di squadra scadente

Per una migliore produttività del team, è necessario creare un ambiente amichevole e rispettoso di tutti. Ciò significa garantire che tutti i processi all'interno della tua azienda siano trasparenti e che ogni membro del team, compreso te stesso, sia pronto a dare una mano a chi ne ha bisogno.

Il coaching alle vendite rappresenta un'opportunità per i responsabili delle vendite e i rappresentanti di vendita di imparare insieme e, di conseguenza, di crescere insieme. Invece di essere un monologo da parte di un responsabile delle vendite, il processo di coaching del team di vendita dovrebbe svolgersi come una conversazione. Una sessione di coaching di vendita è un esercizio collaborativo. Consente ai rappresentanti di vendita e ai responsabili delle vendite di stabilire una relazione più solida, discutere tutte le aree di interesse in un ambiente amichevole e migliorare le proprie competenze.

Coaching di vendita contro prestazioni di vendita carenti

Il coaching alle vendite consente ai responsabili delle vendite di migliorare le prestazioni del proprio team di vendita influenzando diversi aspetti del proprio lavoro contemporaneamente.

Aiuta a migliorare l'insieme delle dure capacità di vendita dei dipendenti.
Aumenta la fiducia dei rappresentanti di vendita riconoscendo gli ostacoli alle vendite che devono affrontare.
Aiuta a fissare obiettivi accurati e raggiungibili per migliorare il morale.

Tutti i vantaggi del coaching alle vendite di cui sopra contribuiscono al raggiungimento di un obiettivo comune di aumentare le vendite e le entrate dell'azienda.

In che modo i dati CRM possono aiutarti a formare il tuo team di vendita

La chiave per un coaching di vendita efficace è la coerenza attraverso un approccio basato sui dati. Devi concentrarti sulle aree che richiedono attenzione e con un impatto tangibile sulle prestazioni del tuo team. Quindi, dirigi i tuoi sforzi utilizzando dati in tempo reale invece di dare al tuo team una serie di istruzioni vaghe e generiche che provengono da congetture o sensazioni viscerali. La migliore fonte di dati sulle vendite è il tuo sistema CRM. Ecco i principali report e metriche CRM che puoi utilizzare per un piano di coaching delle vendite.

Rapporto sull'attività della squadra

Se noti che i tuoi rappresentanti di vendita hanno realizzato meno vendite nel periodo corrente rispetto a quello precedente, avvia la sessione di coaching delle vendite generando un rapporto sull'attività del team. I rapporti sulle attività del team forniscono informazioni dettagliate su ciò che il tuo team sta facendo in ogni momento e su come le loro azioni contribuiscono alle prestazioni di vendita della tua azienda.

Quando ti prepari per una riunione di coaching di vendita, osserva le attività che i membri del tuo team di vendita hanno svolto dall'ultima riunione. Le metriche più importanti da prendere in considerazione sono le e-mail inviate, le campagne e-mail inviate, le chiamate registrate, gli eventi del calendario registrati e le demo condotte . Prestare molta attenzione al numero di ciascuna di queste attività e ai risultati che generano.

Il modo migliore per organizzare questi dati è legare tutte le attività in una "conduttura d'azione" .

In questo modo, puoi identificare gli anelli più deboli in cui si verifica la maggiore perdita di piombo e lavorare per migliorare questi passaggi.

Se i lead si interrompono dopo la chiamata, è necessario rivedere le tecniche e gli scenari già pronti dei tuoi rappresentanti di vendita per le chiamate a freddo.
Se i tuoi contatti non avanzano lungo la pipeline di vendita dopo la chiamata demo, devi perfezionare l'erogazione della chiamata demo di vendita dei tuoi rappresentanti di vendita.
Se non ci sono molti risultati positivi, nonostante un flusso di azioni apparentemente buono fino all'ultima fase, rivedi le proposte di vendita del tuo rappresentante.

Tieni presente che un rapporto sull'attività del team è utile per il coaching delle vendite solo se i tuoi rappresentanti di vendita registrano la loro attività nel CRM in modo coerente e completo. In caso contrario, l'immagine non rifletterà accuratamente l'attuale situazione delle vendite.

Un'altra intuizione che un rapporto sull'attività del team può darti è il tempo medio impiegato dai tuoi rappresentanti di vendita per rispondere ai lead. Esiste una correlazione diretta tra il tempo di risposta e il tasso di chiusura: più tempo ci vuole per ricontattare un potenziale cliente, meno è probabile che effettui un acquisto.

"Quando il rappresentante di vendita ha risposto alla richiesta di un potenziale cliente entro quattro ore, era molto più probabile che quel potenziale cliente fosse in grado di convertirsi come cliente".

- Ouriel Lemmel, CEO di WinIt

Ouriel Lemmel ha condiviso che tengono traccia del tempo medio di risposta per ciascuno dei loro dipendenti di vendita presso la sua azienda e hanno conversazioni di coaching con i dipendenti che impiegano costantemente più di quattro ore per rispondere alle richieste. Ha anche sottolineato che è importante rendere la conversazione educativa. Dopotutto, stai cercando di istruire i tuoi dipendenti, non di biasimarli per prestazioni insufficienti.

Nel corso della sessione di coaching, devi affrontare il problema, spiegare perché è essenziale rispondere in modo tempestivo e fornire ai tuoi rappresentanti di vendita tutti gli strumenti necessari come modelli di email e prompt per aiutarli a scrivere i messaggi più velocemente. Dovresti anche capire perché i loro tempi di risposta non soddisfano gli standard aziendali per arrivare veramente alla radice del problema. Il loro feedback può fornirti le migliori pratiche da condividere con loro e sradicare il problema.

Metriche della campagna e-mail

Investi in un software CRM che offre funzionalità di email marketing come modelli e-mail, e-mail di massa e, soprattutto, monitoraggio delle e-mail. Questi dati possono darti un'idea di quanto siano esperti i tuoi rappresentanti di vendita nel copywriting, evidenziando le aree che richiedono miglioramenti.

Le metriche chiave della campagna e-mail da analizzare durante la progettazione di un'agenda per la prossima sessione di coaching del team di vendita includono...

Il numero di campagne e-mail inviate.
Tasso di apertura.
Tasso di coinvolgimento.
Tasso di risposta.
Azioni mirate come iscrizioni, demo prenotate, ecc.
Tasso di cancellazione.
Frequenza di rimbalzo.

A seconda delle metriche mancanti, puoi creare formazione sui seguenti argomenti...

Se i tuoi tassi di apertura sono inferiori alla media del settore, istruisci i tuoi team di vendita sulla scrittura di argomenti migliori.
Se il tasso di coinvolgimento non è quello sperato, incoraggia i tuoi rappresentanti di vendita a lavorare sulla loro struttura di posta elettronica per scrivere copie di posta elettronica migliori.
Se il numero di azioni target è inferiore al previsto, rivedi l'offerta fatta nell'e-mail e lavora per migliorare le tue CTA.
Se ci sono molti rimbalzi , devi discutere lo stato della tua lista di abbonati e-mail e impegnarti nella sua pulizia e manutenzione efficace.
Se i tassi di risposta sono bassi, dai un'occhiata alla proposta di valore dei tuoi rappresentanti di vendita.
Se ricevi molte cancellazioni , devi esaminare i criteri di segmentazione del pubblico per le tue campagne email.

Rapporto sulla pipeline di vendita

Un rapporto sulla pipeline di vendita può fornirti informazioni preziose su ciò che sta accadendo con i lead che entrano nella canalizzazione di vendita e fungono da punto focale per il tuo team di vendita. Per prima cosa, analizza il numero di opportunità generate nella pipeline. Se solo poche nuove opportunità entrano nella pipeline, devi rivedere le pratiche di lead generation del tuo team di vendita.

Guarda le fonti che i tuoi rappresentanti di vendita utilizzano per generare lead. Se c'è una disparità nell'uso di diverse fonti, istruisci il tuo team su metodi e strategie di generazione di lead alternativi. Ad esempio, se i tuoi rappresentanti di vendita utilizzano solo la sensibilizzazione e-mail a freddo, dovresti presentarli alla prospezione di LinkedIn e alla generazione di lead di moduli Web.

Infine, è necessario determinare lo stato generale della pipeline di vendita e risolvere i motivi della stagnazione. Potresti notare che alcune opportunità ricevono più attenzione di altre e alcune sembrano essere bloccate in una fase per il resto della loro vita. Ciò si riduce alla definizione delle priorità degli accordi.

"Ogni venditore ha un limite alla quantità di lavoro e alle risorse che può dedicare alla chiusura di ogni affare. Hanno solo una certa quantità di tempo in ogni giorno, mese o trimestre. Di conseguenza, dando priorità alle opportunità e concentrandosi su quelle più significative e quelli urgenti è fondamentale. Tuttavia, i venditori potrebbero non lavorare sulle priorità che ritieni dovrebbero essere. È allora che puoi iniziare a seguirli per concentrare la loro attenzione sui potenziali clienti più fruttuosi. "

- Nathan Grieve, CEO di Impersonate Me

Rivedi il tuo sistema di punteggio dei lead e, se possibile, automatizza la qualifica dei lead nel CRM.

Utilizza i KPI della pipeline pertinenti come il tasso di conversione per fase, il tasso di abbandono per fase e il tempo che i lead rimangono in una fase senza progredire per identificare le fasi con il maggior calo di lead. Quindi, istruisci il tuo team di vendita su come spostare i lead lungo la canalizzazione in modo più efficace. Confrontando le statistiche dei singoli rappresentanti di vendita con la media del team, puoi determinare con cosa esattamente ogni rappresentante richiede un'assistenza speciale.

Analisi del tasso di vincita

Infine, utilizza i tuoi dati CRM per analizzare le offerte vinte o perse sia dal team di vendita che da ogni singolo rappresentante.

Un'analisi della percentuale di vincita ti aiuterà a capire meglio qual è il principale fattore alla base di accordi di successo e quali sono le cause delle perdite degli accordi. Quindi, puoi istruire il tuo team per ridurre al minimo il numero di lead che non si convertono mai come clienti paganti e aumentare il valore dell'affare che i rappresentanti di vendita concludono.

Alcune delle aree chiave su cui esaminare e su cui agire includono...

Dimensione dell'affare. Se la dimensione dell'affare è piccola, dovresti concentrarti sul coaching del team per trovare lead più preziosi, nonché sull'upselling e il cross-selling. È inoltre necessario concordare le linee guida per concedere sconti durante la negoziazione del prezzo.
La tecnica di gestione delle obiezioni di vendita. Se molti affari non si concludono, dovresti testare la capacità del tuo rappresentante di vendita di confutare le obiezioni. Esamina le migliori pratiche di gestione delle obiezioni di vendita e componi i modelli già pronti più efficaci per le obiezioni comuni.
Il numero di follow-up. Esamina il numero e la frequenza dei follow-up del tuo rappresentante di vendita per assicurarti che siano persistenti con la loro sensibilizzazione. Quindi, esamina gli errori di follow-up comuni e condividi come scrivere follow-up migliori.
L'uso di diversi canali di comunicazione. Verifica se il rappresentante ha utilizzato diversi canali per raggiungere il vantaggio. In caso negativo, spiega l'importanza dell'approccio omnicanale.

Et voilà! Quattro pratiche dopo, puoi portare il tuo team di vendita al livello successivo e migliorare le prestazioni di vendita della tua attività.