Como usar dados de CRM para treinar sua equipe de vendas

Publicados: 2021-11-15

Imagine o seguinte cenário…

Sua equipe de vendas não está adquirindo novas habilidades; não faça nenhum progresso e continue a cometer os mesmos erros. Seu desempenho de vendas sofre e você não pode fazer nada a respeito.

Ou talvez você possa?

Esse pesadelo de uma situação é fácil de evitar com a simples prática de coaching de vendas. Leia este artigo até o final e descubra o que é coaching de vendas, como ele pode beneficiar sua empresa e como treinar efetivamente sua equipe de vendas usando dados de CRM .

O que é coaching de vendas?

O coaching de vendas refere-se ao ensino contínuo e individualizado de representantes de vendas por gerentes de vendas para melhorar o desempenho de vendas.

No processo de coaching, os líderes de vendas orientam sua equipe para descobrir como atingir seus objetivos, corrigir comportamentos que não causam impacto, fortalecer práticas de sucesso e desenvolver o conjunto de habilidades de cada membro da equipe.

Por que você deve treinar sua equipe de vendas?

De acordo com os dados, 73% dos gerentes gastam menos de 5% de seu tempo treinando suas equipes de vendas (o TAS Group). Por quê? Vejamos os motivos mais comuns...

A maioria dos líderes de vendas ignora o coaching de vendas simplesmente porque não sabe como treinar suas equipes. O resto negligencia este processo porque não vê o valor que pode trazer ou não pode arranjar tempo para isso (o que é, francamente, o mesmo ponto). Considerando a infinidade de benefícios que o coaching de vendas pode trazer, é uma oportunidade muito grande para ser ignorada. O coaching de vendas desempenha um papel essencial para aumentar as vendas da sua empresa e, consequentemente, o resultado final.

Ajuda a...

Reduzir a rotatividade da equipe de vendas.
Cultive um ambiente de equipe colaborativo e de apoio.
Melhor desempenho de cada representante de vendas individual em sua equipe.

Coaching de vendas vs. Alta rotatividade da equipe de vendas

De acordo com estatísticas do Bridge Group, a taxa média de rotatividade dos representantes de vendas é de 34% ao ano, três vezes maior que a média de outras profissões.

As altas taxas de rotatividade da equipe de vendas têm um impacto negativo severo no resultado final de uma empresa. Custa uma pequena fortuna para cobrir as despesas que vêm com a perda de um funcionário. De acordo com Gallup, "o custo de substituir um funcionário individual pode variar de metade a duas vezes o salário anual do funcionário - e essa é uma estimativa conservadora". A perda de um colega leva a um aumento da carga de trabalho.

Isso pode levar a uma perda de moral e produtividade entre os funcionários existentes.

Muitos fatores contribuem para a alta taxa de rotatividade. Os mais comuns são a falta de conexão entre os representantes de vendas e o C-Suite, treinamento e orientação inadequados, pouco espaço para crescimento e remuneração insuficiente. A questão é que três em cada quatro desses problemas (além do descompasso nas expectativas salariais e remuneração factual) podem ser resolvidos com treinamento de vendas consistente e abrangente da equipe de vendas.

Treinamento de vendas versus ambiente de equipe ruim

Para uma melhor produtividade da equipe, você precisa criar um ambiente amigável e de respeito mútuo. Isso significa garantir que todos os processos da sua empresa sejam transparentes e que todos os membros da equipe, incluindo você, estejam prontos para ajudar quem precisa.

O coaching de vendas funciona como uma oportunidade para gerentes de vendas e representantes de vendas aprenderem juntos e, como resultado, crescerem juntos. Em vez de ser um monólogo de um gerente de vendas, o processo de coaching da equipe de vendas deve ser uma conversa. Uma sessão de coaching de vendas é um exercício colaborativo. Ele permite que representantes de vendas e gerentes de vendas estabeleçam um relacionamento mais robusto, discutam todas as áreas de interesse em um ambiente amigável e melhorem seu conjunto de habilidades.

Treinamento de vendas versus desempenho de vendas deficiente

O coaching de vendas permite que os líderes de vendas melhorem o desempenho de sua equipe de vendas, afetando vários aspectos de seu trabalho de uma só vez.

Isso ajuda a melhorar o conjunto de habilidades de vendas dos funcionários.
Ele aumenta a confiança dos representantes de vendas ao reconhecer os obstáculos de vendas que eles enfrentam.
Ajuda a estabelecer metas precisas e alcançáveis para melhorar o moral.

Todos os benefícios do treinamento de vendas acima trabalham para alcançar um objetivo comum de aumentar as vendas e a receita da empresa.

Como os dados de CRM podem ajudá-lo a treinar sua equipe de vendas

A chave para um treinamento de vendas eficaz é a consistência por meio de uma abordagem orientada por dados. Você precisa se concentrar nas áreas que exigem atenção e com impacto tangível no desempenho de sua equipe. Portanto, direcione seus esforços usando dados em tempo real, em vez de fornecer à sua equipe um conjunto de instruções vago e genérico que vem de suposições ou sentimentos instintivos. A melhor fonte de dados de vendas é o seu sistema CRM. Aqui estão os principais relatórios e métricas de CRM que você pode utilizar para um plano de coaching de vendas.

Relatório de atividades da equipe

Se você perceber que seus representantes de vendas fizeram menos vendas no período atual em comparação com o anterior, inicie sua sessão de coaching de vendas gerando um relatório de atividades da equipe. Os relatórios de atividades da equipe fornecem uma visão do que sua equipe está fazendo o tempo todo e como suas ações contribuem para o desempenho de vendas da sua empresa.

Ao se preparar para uma reunião de coaching de vendas, observe as atividades que os membros de sua equipe de vendas realizaram desde a última reunião. As métricas mais importantes a serem observadas são os e- mails enviados, campanhas de e-mail enviadas, chamadas registradas, seus eventos de calendário gravados e demonstrações realizadas . Preste muita atenção ao número de cada uma dessas atividades e os resultados que elas geram.

A melhor maneira de organizar esses dados é vincular todas as atividades em um 'pipeline de ação' .

Dessa forma, você pode identificar os elos mais fracos onde ocorre o maior vazamento de leads e trabalhar para melhorar essas etapas.

Se os leads forem interrompidos após a ligação, você precisará revisar as técnicas e os cenários prontos para seus representantes de vendas para chamadas frias.
Se seus leads não progredirem no pipeline de vendas após a chamada de demonstração, você precisará refinar a entrega da chamada de demonstração de vendas de seus representantes de vendas.
Se não houver muitos resultados bem-sucedidos, apesar de um fluxo de ações aparentemente bom até o último estágio, revise as propostas de vendas do seu representante.

Lembre-se de que um relatório de atividades da equipe só é útil para treinamento de vendas se seus representantes de vendas estiverem registrando suas atividades no CRM de forma consistente e completa. Caso contrário, a imagem não será um reflexo preciso da situação atual das vendas.

Outro insight que um relatório de atividades da equipe pode fornecer é o tempo médio que seus representantes de vendas levam para responder aos leads. Há uma correlação direta entre o tempo de resposta e a taxa de fechamento – quanto mais tempo leva para entrar em contato com um cliente em potencial, menor a probabilidade de ele fazer uma compra.

"Quando o representante de vendas respondeu à pergunta de um cliente em potencial em quatro horas, era muito mais provável que esse cliente pudesse converter-se em cliente."

- Ouriel Lemmel, CEO da WinIt

Ouriel Lemmel compartilhou que eles rastreiam o tempo médio de resposta para cada um de seus funcionários de vendas em sua empresa e têm conversas de coaching com funcionários que demoram consistentemente mais de quatro horas para responder às perguntas. Ele também destacou que é importante tornar a conversa educativa. Afinal, você está tentando treinar seus funcionários, não culpá-los pelo baixo desempenho.

Durante a sessão de coaching, você precisa resolver o problema, explicar por que é essencial responder em tempo hábil e fornecer aos seus representantes de vendas todas as ferramentas necessárias, como modelos de e-mail e prompts, para ajudá-los a escrever as mensagens mais rapidamente. Você também deve descobrir por que o tempo de resposta não está atendendo aos padrões da empresa para realmente chegar à raiz do problema. O feedback deles pode armar você com as melhores práticas para compartilhar com eles e erradicar o problema.

Métricas da campanha de e-mail

Invista em um software de CRM que ofereça funcionalidades de marketing por e-mail, como modelos de e-mail, e-mails em massa e, o mais importante, rastreamento de e-mail. Esses dados podem fornecer uma visão de quão bem qualificados seus representantes de vendas são em redação, destacando áreas que exigem melhorias.

As principais métricas de campanha de e-mail para você analisar ao criar uma agenda para sua próxima sessão de coaching de equipe de vendas incluem...

O número de campanhas de e-mail enviadas.
Taxa livre.
Índice de comprometimento.
Taxa de resposta.
Ações de destino, como inscrições, demonstrações reservadas, etc.
Taxa de cancelamento de assinatura.
Taxa de rejeição.

Dependendo das métricas que estão faltando, você pode criar treinamento em torno dos seguintes tópicos...

Se suas taxas de abertura estiverem abaixo da média do setor, treine suas equipes de vendas para escrever melhores linhas de assunto.
Se a taxa de engajamento não for a que você esperava, incentive seus representantes de vendas a trabalhar em sua estrutura de e-mail para escrever cópias de e-mail melhores.
Se o número de ações direcionadas for menor do que o esperado, revise a oferta feita no e-mail e trabalhe para melhorar seus CTAs.
Se houver muitas devoluções , você precisa discutir o estado da sua lista de assinantes de e-mail e se esforçar em sua limpeza e manutenção eficaz.
Se as taxas de resposta forem baixas, dê uma olhada na proposta de valor de seus representantes de vendas.
Se você está recebendo muitos cancelamentos de assinatura , precisa analisar os critérios de segmentação de público para suas campanhas de e-mail.

Relatório de pipeline de vendas

Um relatório de pipeline de vendas pode fornecer informações valiosas sobre o que está acontecendo com os leads que entram no funil de vendas e atuam como um ponto focal para sua equipe de vendas. Primeiramente, analise o número de oportunidades geradas no pipeline. Se apenas algumas novas oportunidades entrarem no pipeline, você precisará revisar as práticas de geração de leads de sua equipe de vendas.

Veja as fontes que seus representantes de vendas usam para gerar leads. Se houver uma disparidade no uso de diferentes fontes, eduque sua equipe sobre métodos e estratégias alternativos de geração de leads. Por exemplo, se seus representantes de vendas estiverem usando apenas o contato por e-mail frio, você deve apresentá-los à prospecção do LinkedIn e à geração de leads de formulários da web.

Por fim, você precisa determinar a integridade geral do seu pipeline de vendas e solucionar os motivos da estagnação. Você pode notar que algumas oportunidades recebem mais atenção do que outras e algumas delas parecem estar presas em um estágio pelo resto de suas vidas. Isso se resume à priorização de negócios.

"Cada vendedor tem um limite de quanto trabalho e recursos podem dedicar para fechar cada negócio. Eles têm apenas uma certa quantidade de tempo em cada dia, mês ou trimestre. Como resultado, priorizar oportunidades e focar nos mais significativos e as urgentes são críticas. No entanto, os vendedores podem não estar trabalhando nas prioridades que você acredita que deveriam ser. É aí que você pode começar a orientá-los para focar sua atenção nas perspectivas mais frutíferas.

- Nathan Grieve, CEO da Impersonate Me

Revise seu sistema de pontuação de leads e, se possível, automatize a qualificação de leads no CRM.

Use KPIs de pipeline relevantes, como taxa de conversão por estágio, taxa de churn por etapa e o tempo que os leads permanecem em um estágio sem progredir para identificar os estágios com a maior desistência de leads. Em seguida, treine sua equipe de vendas sobre como mover os leads pelo funil de forma mais eficaz. Ao comparar as estatísticas individuais dos representantes de vendas com a média da equipe, você pode determinar com o que exatamente cada representante precisa de assistência especial.

Análise da taxa de vitórias

Por fim, use seus dados de CRM para analisar negócios ganhos ou perdidos pela equipe de vendas e por cada representante individual.

Uma análise da taxa de ganhos ajudará você a entender melhor qual é o principal fator por trás de negócios bem-sucedidos e o que causa perdas de negócios. Em seguida, você pode treinar sua equipe para minimizar o número de leads que nunca se convertem em clientes pagantes e aumentar o valor do negócio que os representantes de vendas fecham.

Algumas das principais áreas para examinar e agir incluem...

Tamanho do negócio. Se o tamanho do negócio for pequeno, você deve se concentrar em treinar a equipe para encontrar leads mais valiosos, além de fazer upselling e cross-selling. Você também precisa concordar com as diretrizes para dar descontos ao negociar o preço.
A técnica de tratamento de objeções de vendas. Se muitos negócios não fecharem, você deve testar a capacidade do seu representante de vendas de refutar as objeções. Analise as melhores práticas de tratamento de objeções de vendas e componha os modelos prontos mais eficazes para objeções comuns.
O número de acompanhamentos. Examine o número e a frequência dos acompanhamentos do seu representante de vendas para garantir que eles sejam persistentes em seu alcance. Em seguida, reveja os erros comuns de acompanhamento e compartilhe como escrever melhores acompanhamentos.
O uso de diferentes canais de divulgação. Veja se o representante utilizou vários canais para chegar ao lead. Se não, explique a importância da abordagem omnichannel.

E voilá! Quatro práticas depois, você pode levar sua equipe de vendas para o próximo nível e melhorar o desempenho de vendas do seu negócio.