Cómo hacer sus propios códigos de barras: Guía para pequeñas empresas

Los códigos de barras son algunas de las herramientas de administración de inventario más versátiles, asequibles y fáciles de usar que las pequeñas empresas tienen a su disposición.

Al imprimir sus propios códigos de barras, puede realizar un seguimiento del inventario, administrar programas de fidelización de clientes e incluso crear materiales de marketing personalizados.

En este post hablaremos de lo siguiente:

1. Qué son los códigos de barras y cómo funcionan
2. Casos de uso para sistemas de código de barras
3. Cómo empezar con un sistema de código de barras
4. Elegir herramientas y software para crear y rastrear sus códigos de barras

¿Qué son los códigos de barras y cómo funcionan?

Los códigos de barras son una serie de líneas en blanco y negro que pueden ser leídas por una máquina. Los anchos y espacios de las líneas representan datos únicos que pueden ser decodificados por un escáner.

Los códigos de barras se inventaron en la década de 1970 como una forma de rastrear el inventario en las tiendas de comestibles. Hoy en día, se utilizan en todo tipo de industrias para rastrear todo, desde libros hasta ganado.

Los códigos de barras son leídos por un escáner, que convierte las líneas en impulsos eléctricos. Luego, el escáner envía estos impulsos a una computadora, que los traduce en números u otros símbolos.

Esta información escaneable se puede utilizar para una variedad de propósitos de gestión de inventario, incluido el seguimiento de productos, la gestión de programas de fidelización y la creación de materiales de marketing personalizados.

seguimiento de productos

Al escanear un código de barras, puede obtener rápida y fácilmente información sobre un artículo, como cuántos hay en stock, dónde se encuentra, cuándo debe volver a pedirse, etc.

Los códigos de barras a menudo se escanean muchas veces a lo largo del ciclo de vida de un producto. Por ejemplo, los empleados del almacén escanearán los productos cuando se reciban, ordenen, recojan, procesen y envíen, y así controlarán su estado a lo largo de todo el proceso de logística.

Gestión de programas de fidelización de clientes.

Los códigos de barras se pueden usar para rastrear las compras de los clientes y otorgar puntos en consecuencia. Por ejemplo, podría dar a los clientes una tarjeta con un código de barras que puedan escanear cada vez que realicen una compra.

Luego, podría usar estos datos para generar informes que muestren con qué frecuencia los clientes compran, qué tipo de cosas compran, cuánto gastan, etc.

Esta información se puede utilizar para adaptar programas de fidelización y campañas de marketing a clientes individuales.

Creación de materiales de marketing personalizados.

Los códigos de barras se pueden utilizar para crear materiales de marketing personalizados, como cupones y códigos de descuento.

Por ejemplo, podría usar un código de barras para generar un código de descuento único para cada cliente. Luego, el cliente podría escanear el código de barras para recibir el descuento.

También puede usar códigos de barras para rastrear la frecuencia con la que los clientes usan sus cupones o cuánto gastan.

Como puede ver, los códigos de barras ofrecen muchos beneficios para las pequeñas empresas. En la siguiente sección, hablaremos sobre cómo comenzar con su propio sistema de código de barras.

¿Cuándo es el momento de implementar un sistema de código de barras?

No existe una regla estricta sobre cuándo debe comenzar a usar códigos de barras. Sin embargo, hay algunas pautas generales que pueden ayudarlo a decidir si es hora de hacer el cambio:

Estás rastreando manualmente el inventario

Si realiza un seguimiento de su inventario con lápiz y papel o una hoja de cálculo, probablemente sea el momento de cambiar a un sistema de código de barras. Los códigos de barras pueden ahorrarle mucho tiempo y esfuerzo al automatizar el proceso de gestión de inventario.

tienes muchos productos

Si tiene un gran inventario, puede ser difícil hacer un seguimiento de todo sin códigos de barras. Los códigos de barras pueden ayudarlo a ubicar rápida y fácilmente artículos específicos en su inventario.

Tienes varias ubicaciones

Si tiene varios almacenes o tiendas minoristas, los códigos de barras pueden ayudarlo a realizar un seguimiento de los niveles de inventario en cada ubicación.

Desea realizar un seguimiento de la lealtad del cliente

Si desea iniciar un programa de lealtad o recopilar datos sobre los hábitos de compra de sus clientes, los códigos de barras pueden ayudarlo a hacerlo.

Ahora que hemos cubierto los conceptos básicos de los códigos de barras y cómo pueden beneficiar a su pequeña empresa, hablemos sobre cómo crear sus propios códigos de barras.

Más casos de uso para sistemas de código de barras

Hay muchas otras formas en que los códigos de barras se pueden usar para mejorar la eficiencia en las pequeñas empresas. Algunos de los casos de uso más populares incluyen:

• Seguimiento de activos : los códigos de barras se pueden usar para rastrear la ubicación de activos, como computadoras, herramientas y equipos.
• Seguimiento del tiempo : los códigos de barras se pueden utilizar para realizar un seguimiento de las horas de entrada y salida de los empleados.
• Gestión de visitantes : los códigos de barras se pueden usar para rastrear quién entra y sale de un edificio.
• Gestión de eventos : los códigos de barras se pueden utilizar para realizar un seguimiento de los asistentes a eventos, como conferencias y ferias comerciales.
• Envío y recepción : los códigos de barras se pueden usar para rastrear envíos y entregas.

Una guía paso a paso para implementar un sistema de código de barras

Ahora que sabe cómo los códigos de barras pueden beneficiar a su pequeña empresa, hablemos de cómo comenzar con su propio sistema de códigos de barras.

1. Elija un tipo de código de barras

Hay dos tipos principales de códigos de barras: lineales (o 1D) y 2D.

Los códigos de barras lineales son el tipo de código de barras más común. A menudo se utilizan para realizar un seguimiento del inventario en las tiendas minoristas. Los códigos de barras lineales pueden almacenar hasta 20 dígitos de información.

Los códigos de barras 2D son menos comunes, pero están ganando popularidad debido a su capacidad para almacenar más información. Los códigos de barras 2D pueden almacenar hasta 7089 caracteres de información.

Entonces, ¿cómo sabe qué tipo de código de barras es el adecuado para su empresa? Depende de tus necesidades. Si solo necesita realizar un seguimiento de la información básica, como los nombres y los precios de los productos, probablemente sea suficiente un código de barras lineal.

Sin embargo, si necesita rastrear información más detallada, como datos de clientes o detalles de envío, un código de barras 2D sería una mejor opción.

2. Elija una simbología de código de barras

Una vez que haya decidido un tipo de código de barras, debe elegir una simbología. La simbología es un formato específico para codificar datos en un código de barras. Hay docenas de simbologías diferentes, pero las más populares son Code 128, Code 39 y UPC-A.

El código 128 es la simbología más versátil y se puede utilizar para codificar cualquier tipo de datos. Sin embargo, es más complejo que otras simbologías y requiere más poder de procesamiento informático para decodificar.

El código 39 es una simbología popular para codificar datos alfanuméricos. A menudo se utiliza para realizar un seguimiento del inventario en los almacenes.

UPC-A es la simbología más común para codificar datos numéricos. A menudo se usa para rastrear productos en tiendas minoristas.

3. Obtenga un escáner de código de barras

Una vez que haya elegido una simbología, deberá obtener un escáner de código de barras que pueda leer esa simbología. Los lectores de códigos de barras están disponibles en modelos portátiles y de montaje fijo.

Los escáneres de mano son el tipo más común de escáner. Son pequeños, portátiles y fáciles de usar. Sin embargo, solo pueden escanear un código de barras a la vez.

Los escáneres de montaje fijo son más grandes y más caros que los escáneres de mano. Pero tienen la ventaja de poder escanear varios códigos de barras a la vez. Esto los hace ideales para su uso en almacenes o entornos minoristas.

Consulte nuestra publicación sobre cómo elegir la impresora y el escáner de códigos de barras correctos para obtener el equipo adecuado para su empresa.

4. Genera tus códigos de barras

Ahora que tiene un escáner de código de barras, debe generar los códigos de barras. Hay muchos programas de software que pueden ayudarle a hacer esto.

Algunos generadores de códigos de barras, como Barcode Maker, le permiten crear códigos de barras de forma gratuita. Otros, como TEC-IT, cobran una tarifa de suscripción mensual.

Es posible generar códigos de barras de forma gratuita utilizando herramientas como Excel, Google Sheets o LibreOffice.

Sin embargo, estas herramientas solo admiten una cantidad limitada de simbologías y pueden ser engorrosas de rastrear. Por ejemplo, Excel solo admite Código 128 y UPC-A.

Recomendamos usar un generador de códigos de barras dedicado, como Barcode Maker, para crear sus códigos de barras. Esto le ahorrará tiempo y garantizará que sus códigos de barras se generen correctamente.

5. Imprime tus códigos de barras

Una vez que haya generado sus códigos de barras, debe imprimirlos. Puede imprimir códigos de barras en etiquetas, rótulos o tarjetas con una impresora normal.

Sin embargo, si planea imprimir una gran cantidad de códigos de barras, le recomendamos invertir en una impresora de transferencia térmica. Las impresoras de transferencia térmica están diseñadas específicamente para imprimir códigos de barras y etiquetas.

Las impresoras de códigos de barras son máquinas especializadas que están diseñadas específicamente para imprimir códigos de barras. Son más caras que las impresoras normales, pero ofrecen la ventaja de poder imprimir códigos de barras directamente en los productos.

Las impresoras regulares también se pueden usar para imprimir códigos de barras, pero deberá comprar etiquetas o etiquetas específicamente para ese propósito.

Si no tiene una impresora de transferencia térmica, también puede usar un servicio de impresión en línea, como Moo o Vistaprint.

6. Pruebe sus códigos de barras

Una vez que haya impreso sus códigos de barras, es importante probarlos para asegurarse de que funcionan correctamente. La mejor manera de hacer esto es escanear los códigos de barras con su escáner de código de barras.

Si los códigos de barras funcionan correctamente, el escáner debería poder leer los datos codificados en el código de barras. Si el escáner no puede leer el código de barras, puede deberse a un error de impresión o al uso de una simbología incorrecta.

También es una buena idea probar sus códigos de barras con varios escáneres, solo para estar seguro. Los escáneres de códigos de barras pueden diferir en su capacidad para leer ciertas simbologías, por lo que es importante realizar pruebas con una variedad de escáneres.

7. Aplica tus códigos de barras

Ahora que ha generado, impreso y probado sus códigos de barras, es hora de aplicarlos a sus productos. Esto se puede hacer usando etiquetas, etiquetas o tarjetas.

Las etiquetas son el tipo de código de barras más común y se pueden aplicar a mano o con una etiquetadora. Las etiquetadoras son máquinas especializadas que aplican etiquetas de forma rápida y precisa.

Las etiquetas son similares a las etiquetas, pero son más grandes y duraderas. Se pueden aplicar a mano o con un etiquetador. Los etiquetadores son máquinas especializadas que aplican etiquetas de forma rápida y precisa.

Las tarjetas son el tipo de código de barras menos común, pero ofrecen la ventaja de ser más duraderas que las etiquetas o rótulos.

Se pueden aplicar a mano o con una impresora de tarjetas. Las impresoras de tarjetas son máquinas especializadas que imprimen códigos de barras directamente en las tarjetas.

8. Rastree sus códigos de barras

Una vez que haya aplicado sus códigos de barras, debe rastrearlos. Esto se puede hacer manualmente o con un software de gestión de inventario como SkuVault.

El software de gestión de inventario facilita el seguimiento de sus códigos de barras y niveles de inventario en tiempo real. Esto puede ahorrarle mucho tiempo y molestias, especialmente si tiene un gran inventario.

También puede rastrear sus códigos de barras manualmente, pero esto puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores. Recomendamos utilizar un software de gestión de inventario para rastrear sus códigos de barras.

Preguntas frecuentes sobre los sistemas de códigos de barras

¿Cuál es el tipo de código de barras más utilizado?

El tipo de código de barras más utilizado es el Código 128. Es un código de barras universal que pueden leer los principales lectores de códigos de barras.

¿Cuáles son los diferentes tipos de códigos de barras?

Hay muchos tipos diferentes de códigos de barras, pero los más comunes son:

• Código 128
• UPC-A
• UPC-E
• EAN-13
• EAN-8
• ITF (Intercalado Dos de Cinco)

¿Cómo genero códigos de barras?

Hay muchas formas de generar códigos de barras. La forma más sencilla es usar un generador de código de barras en línea, como Barcode Generator.

¿Cómo se llama un código de barras de 10 dígitos?

Un código de barras de 10 dígitos se denomina código de barras EAN-13.

¿Cómo se llama un código de barras de 5 dígitos?

Un código de barras de 5 dígitos se denomina código de barras UPC-E.

¿Qué tipo de código de barras es un código QR?

Un código QR es un código de barras bidimensional. Los códigos de barras bidimensionales también se denominan códigos de matriz o códigos de puntos.

¿Cuántos datos puede contener un código de barras?

La cantidad de datos que puede contener un código de barras depende del tipo de código de barras. Los tipos más comunes de códigos de barras pueden contener hasta 20 dígitos de datos.

¿Cuál es la diferencia entre EAN-8 y EAN-13?

EAN-8 es un código de barras de 8 dígitos que se utiliza para artículos pequeños, como libros. EAN-13 es un código de barras de 13 dígitos que se usa para artículos más grandes, como electrodomésticos.

Pensamientos finales

La implementación de un sistema de gestión de inventario de código de barras debería ser una obviedad para las empresas de todos los tamaños, especialmente las pequeñas empresas.

Dado su bajo costo de implementación y versatilidad, los códigos de barras ofrecen una amplia gama de beneficios que pueden optimizar las operaciones, mejorar la precisión y ahorrar tiempo y dinero.

Solo recuerde, escanear códigos de barras no significará nada si no tiene un sistema digital para organizar su inventario.

Esto incluye cosas como información del producto, detalles del proveedor, niveles de existencias y más.

Invertir en software de gestión de inventario dedicado como SkuVault es la mejor manera de aprovechar al máximo su sistema de código de barras y mantener su negocio funcionando como una máquina bien engrasada.

Para obtener más información sobre cómo SkuVault puede ayudarlo a ahorrar tiempo, dinero y dolores de cabeza en la administración de su inventario, consulte nuestra página de funciones o haga clic en el botón de esta página para obtener una demostración en vivo.