So verwalten Sie Ihren Content-Planungsprozess effektiv

Als einer der wenigen Comic-Superhelden aus DC, dem es an Superkräften mangelt, wäre es für Bruce Wayne, alias Batman, unmöglich, Gothams Bürger effektiv zu schützen und das Unmögliche ohne sein vertrauenswürdiges Team von Spezialisten und eine beeindruckende Reihe von Werkzeugen zu tun. Effektive Inhaltsplanung ist nicht so anders. Einfache Wörter auf einer Seite können zum wertvollsten Kapital Ihres Unternehmens werden, wenn Ihr Team richtig eingesetzt wird und die richtigen Tools Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen.

Was ist ein Inhaltsplan?

Ein Content-Plan beschreibt alle Marketing-Assets und datenbezogenen Funktionen, die zum Erreichen der Ziele Ihrer Content-Strategie erforderlich sind. Dies umfasst alles von SEO-Forschung und Engagement-Tracking bis hin zum Schreiben von Whitepapers und Blogging.

Wenn es um diese Assets geht, ist der Erfolg bei Ihrem Publikum das Ergebnis einer detaillierten Publikumsanalyse und der Untersuchung, wie Ihre Inhalte Ihre Gesamtmarke unterstützen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Content-Plan und einer Content-Strategie?

Content-Planung wird oft mit Content-Strategie verwechselt. Content-Strategie – um den Unterschied zu machen – ist die Strategie, die entwickelt wurde, um Ihre Geschäftsziele zu erreichen, indem Sie Ihre Inhalte als primäres Mittel verwenden, um sie zu erreichen.

Im Wesentlichen ist Ihr Inhaltsplan ein Baustein Ihrer Inhaltsstrategie. Diese konzentrierte Anstrengung ist das Ellbogenfett wert. Tatsächlich investieren 70 Prozent der Vermarkter aktiv in Content-Marketing. Wenn Sie also in Ihrer Branche mithalten wollen, ist dies keine schlechte Idee. Obwohl der Inhalt eindeutig von entscheidender Bedeutung ist, kann keine Inhaltsstrategie ohne einen organisierten und nachhaltigen Inhaltsplan und einen entsprechenden Arbeitsablauf durchgeführt werden.

Welche Branchen brauchen Content-Planung?

Jedes Unternehmen, das versucht, sein Publikum zu fesseln und sich von seinen Mitbewerbern abzuheben, wäre ohne Inhaltsplanung verloren. Nehmen Sie zum Beispiel die Baubranche.

Die gesamte Arbeit, die in den Bau einer neuen Reihe von Apartmentkomplexen geflossen ist, wäre verloren ohne Broschüren, die die Vorteile des Komplexes hervorheben, Anzeigen, die direkt vor der Eröffnung geplant sind, und Testimonials von zufriedenen Mietern – die alle auf die Demografie Ihres idealen Mieters abzielen.

Wie können Sie also sicherstellen, dass Sie Ihren Content-Planungsprozess richtig beginnen? Unabhängig von Ihrer Branche sollten Sie sich zunächst bestimmte Fragen stellen. Hier sind ein paar für den Anfang:

• Was sind Ihre Mission und Ziele?
• An welchen KPIs möchten Sie Ihren Erfolg messen?
• Wer ist Ihr Publikum? Worauf reagieren sie?
• Wo stehen Sie im Vergleich zu Ihren Mitbewerbern?
• Was sind die besten Content-Kanäle?
• Welche Arten von Inhalten werden Sie produzieren?
• Welche Ressourcen haben Sie? Wie werden Sie sie zuordnen?

Wo wird die Inhaltsplanung aufgehalten?

Bei so vielen Beteiligten, die in die Inhaltsplanung investiert sind und die Arbeit auf viele Tools verteilt ist, kann die Unfähigkeit, den Fortschritt genau zu messen oder zu verfolgen, oft dazu führen, dass die Inhaltsplanung aufgehalten wird.

Lassen Sie uns mit einigen Beispielen unten und einigen Best Practices etwas detaillierter werden, um sie im Keim zu ersticken oder Ihren bestehenden Inhaltsplanungsprozess anzupassen.

Was sind einige Tipps, um die Inhaltsplanung effektiv zu verwalten?

Wie bereits erwähnt, lassen sich Engpässe nicht vollständig vermeiden. Beträchtliche Fortschritte in der Flexibilität und Funktionalität von Produkten wie Task-Management-Software haben es jedoch Content- und Marketingteams in allen Branchen ermöglicht, ihre Produktivität zu steigern und in allen Phasen des Content-Lebenszyklus wirklich Ergebnisse zu erzielen.

Laut dem Project Management Institute spart eine solche Projektmanagement-Software dem durchschnittlichen Mitarbeiter 498 Stunden pro Jahr – das sind fast 21 Tage!

Hier sind ohne weitere Umschweife einige häufige Schmerzpunkte im Prozess der Inhaltsplanung, die Aufgaben- oder Projektmanagement-Software lindern könnte:

Schmerzpunkt Nr. 1: Ihre Content-Planung muss mehr als nur den Input Ihres Content-Teams berücksichtigen

Da der Wert von Inhalten immer deutlicher wird, bezieht die Inhaltsplanung mehr Köche in die Küche ein. Anstatt nur Texter oder Ersteller digitaler Inhalte zu sein, müssen Sie jetzt Produktentwicklern oder Stakeholdern der C-Suite antworten. Dies macht den Prozess natürlich komplexer, insbesondere in Bezug auf das Management von Feedback und Genehmigungen.

Tipp: Erstellen Sie einen dynamischen, visuellen Workflow, der es mehreren Teams ermöglicht, in Echtzeit zusammenzuarbeiten.

Jedes am Planungsprozess beteiligte Team bringt seine eigenen Tools und Prozesse mit, die angepasst werden müssen. Noch 2017 glaubten 43 Prozent der Arbeitnehmer, dass sie zwischen zu vielen Apps wechseln müssten, nur um grundlegende Aufgaben zu erledigen.

Indem Sie all diese Arbeit in eine zentrale Quelle der Wahrheit verlagern, die es Ihnen ermöglicht, den Status von Inhaltsressourcen zu verfolgen, die Dateien zu teilen, Eigentümer zuzuweisen und im Kontext zu kommunizieren, können Sie Ihren Inhaltsplan auf Kurs halten und fokussieren.

Schmerzpunkt Nr. 2: Ihr Planungsprozess ist stark von E-Mails und Tabellenkalkulationen abhängig

Während E-Mails und Excel-Dateien für kleine Aufgabenlisten oder Analysen großartig sein können, sind sie für Inhaltsersteller und ihre Teams nicht dynamisch oder effizient genug. Denken Sie nur an den redaktionellen Prozess für einen Inhalt.

Nach der Erstellung werden verschiedene Teamplayer zum Entwurf und sogar zur optimierten Version beitragen und sie danach auf anderen Plattformen wiederverwenden.

Tipp: Wählen Sie ein Softwaretool, das sich in vorhandene Content-Tools integrieren lässt, Dateifreigabe ermöglicht und einfachen Zugriff auf Assets in Ihrer gesamten Organisation gewährt.

Es ist leicht, den Überblick über die aktuellsten Dateien zu verlieren. Noch schwieriger ist es, sich daran zu erinnern, wo Sie das Feedback gespeichert haben, das Sie vom CMO oder einem Kunden zu Ihrem Thought-Leadership-Beitrag erhalten haben.

Projektmanagement-Software ermöglicht es Ihnen, all dies an einem Ort zu speichern und zu kommunizieren. Die Verwendung von Statusverfolgung und Automatisierung verdeutlicht auch, wann ein Asset bereit ist, den nächsten Teil des Zyklus zu durchlaufen.

Schmerzpunkt Nr. 3: Ihr Inhaltsplanungsprozess geht nicht schnell genug voran, aber Sie können nicht erkennen, wo die Verzögerung liegt

Das Sprichwort „Zeit ist Geld“ gilt sicherlich auch für Content- und Marketingteams. Als Gleanster Research mehr als 3.400 B2B-Vermarkter von Unternehmen befragte, fanden sie heraus, dass 25 Cent von jedem Dollar für ineffiziente Content-Operationen verschwendet werden.

Viele Teams erfahren erst am Ende eines Projekts wichtige Informationen, wie z. B. Budgetüberschreitungen oder verspätete Lieferungen. Bis dahin kann es eine Herausforderung – und zeitaufwändig – sein, alle Projektphasen zu sichten, um festzustellen, wer verantwortlich war und welche Gründe für solche Verzögerungen verantwortlich waren.

Tipp: Verfolgen Sie das Budget und den Fortschritt bei jedem Schritt

Ein Teil einer erfolgreichen Inhalts-Roadmap besteht darin, sie zeitnah und ordentlich zu gestalten. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise einige Inhalte für die Veröffentlichung vorbereiten, bevor Sie eine brandneue Kampagne starten.

Mit der Aufgabenverwaltungssoftware können Sie einige Artikel, die Sie fertig haben möchten, unter jeder Ihrer wichtigsten Inhaltssäulen planen. Wenn Sie jedem im Voraus eine bestimmte Frist, ein bestimmtes Budget und einen Eigentümer zuweisen, können Sie ein Durcheinander vermeiden. Wenn sich diese Fristen nähern, können Sie schnell sehen, wo die Arbeit steht.

Durch die Zeiterfassung jedes Elements können Sie auch eine rückwirkende Analyse Ihres Arbeitsablaufs durchführen. Vielleicht sehen Sie, dass das Bearbeiten von Anzeigentexten durchweg die meiste Zeit in Anspruch nimmt und den Prozess verlangsamt. Anhand dieser Daten können Sie feststellen, ob Sie einen weiteren Redakteur im Team oder ein besseres Tool benötigen, um den Prozess zu beschleunigen.

Wenn etwas schief geht, können Sie schnell in Ihren Inhaltsplan eintauchen und sehen, wo die Schluckaufe waren, basierend auf der Kommunikation, Dokumenten und mehr der Teammitglieder.

Content-Planung handhabbar gemacht

Nach einigen sorgfältigen Untersuchungen ist klar, dass Sie nicht die Macht und die Ressourcen von Batman benötigen, um Ihre Gegner bei der Inhaltsplanung zu besiegen. Obwohl sie auf ihre eigene Weise tückisch sind, gibt es Möglichkeiten, die Herausforderungen mehrerer Teameingaben, umständlicher Kommunikationsmethoden und Fortschrittsstaus zu bewältigen.

Letztendlich liegt ihr Kryptonit – und Ihre geheime Kraft – in der Entwicklung einer erstklassigen Inhaltsstrategie und eines Aufgabenverwaltungstools, mit dem Sie die Mitarbeiter, Budgets und Inhalte von Anfang bis Ende verwalten können.

Über den Autor

Rachel Weaver ist Content Marketing Manager bei monday.com. monday.com Work OS ist eine flexible Plattform, auf der jeder einfach die Lösungen erstellen oder anpassen kann, die sein Team benötigt, um jeden Aspekt seiner Arbeit auszuführen.