Come gestire in modo efficace il processo di pianificazione dei contenuti

Essendo uno dei pochi supereroi dei fumetti DC a cui mancano i superpoteri, sarebbe impossibile per Bruce Wayne, alias Batman, proteggere efficacemente i cittadini di Gotham e fare l'impossibile senza il suo fidato team di specialisti e un'impressionante gamma di strumenti. Un'efficace pianificazione dei contenuti non è così diversa. Semplici parole su una pagina possono diventare la risorsa più preziosa della tua organizzazione, con il corretto utilizzo del tuo team e gli strumenti giusti per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi.

Che cos'è un piano di contenuti?

Un piano dei contenuti descrive tutte le risorse di marketing e le funzioni relative ai dati necessarie per raggiungere gli obiettivi della tua strategia dei contenuti. Ciò include qualsiasi cosa, dalla ricerca SEO e monitoraggio del coinvolgimento alla scrittura di whitepaper e blog.

Quando si tratta di queste risorse, colpire a casa il tuo pubblico è il risultato di un'analisi dettagliata del pubblico e dell'esame di come i tuoi contenuti supportano il tuo marchio generale.

Qual è la differenza tra un piano di contenuti e una strategia di contenuti?

Le persone spesso confondono la pianificazione dei contenuti con la strategia dei contenuti. La strategia dei contenuti, per fare la distinzione, è la strategia realizzata per raggiungere i tuoi obiettivi di business utilizzando i tuoi contenuti come mezzo principale per raggiungerli.

In sostanza, il tuo piano di contenuti è un elemento costitutivo della tua strategia di contenuti. Questo sforzo mirato vale l'olio di gomito. In effetti, il 70 percento dei marketer investe attivamente nel marketing dei contenuti, quindi se vuoi competere nel tuo settore, non è una cattiva idea. Sebbene il contenuto sia chiaramente fondamentale, qualsiasi strategia di contenuto non può essere eseguita senza un piano di contenuto organizzato e sostenibile e un flusso di lavoro corrispondente.

Quali settori necessitano di pianificazione dei contenuti?

Qualsiasi azienda che cerchi di coinvolgere il proprio pubblico e distinguersi dalla massa rispetto ai concorrenti andrebbe persa senza la pianificazione dei contenuti. Prendiamo ad esempio il settore edile.

Tutto il lavoro necessario alla costruzione di una nuova serie di complessi di appartamenti andrebbe perso senza opuscoli che evidenzino i vantaggi del complesso, annunci pubblicitari pianificati subito prima dell'apertura e testimonianze di affittuari felici, tutti rivolti alla fascia demografica del tuo affittuario ideale.

Quindi, come puoi assicurarti di iniziare il processo di pianificazione dei contenuti nel modo giusto? Indipendentemente dal tuo settore, dovresti iniziare ponendoti alcune domande. Eccone alcuni per iniziare:

• Quali sono la tua missione e i tuoi obiettivi?
• Con quali KPI vuoi misurare il tuo successo?
• Chi è il tuo pubblico? A cosa rispondono?
• A che punto sei rispetto ai tuoi concorrenti?
• Quali sono i migliori canali di contenuti?
• Che tipo di contenuto realizzerai?
• Quali risorse hai? Come li assegnerai?

Dove viene bloccata la pianificazione dei contenuti?

Con così tante parti interessate che hanno investito nella pianificazione dei contenuti e il lavoro distribuito tra molti strumenti, l'incapacità di misurare o monitorare con precisione i progressi è spesso il punto in cui la pianificazione dei contenuti può essere ostacolata.

Diventiamo un po' più dettagliati con alcuni esempi di seguito e alcune best practice per stroncarli sul nascere o modificare il processo di pianificazione dei contenuti esistente.

Quali sono alcuni suggerimenti per gestire efficacemente la pianificazione dei contenuti?

Come accennato in precedenza, i colli di bottiglia non sono del tutto evitabili. Tuttavia, i notevoli progressi nella flessibilità e nella funzionalità di prodotti come i software di gestione delle attività hanno consentito ai team di marketing e contenuti di tutti i settori di aumentare la propria produttività e fornire risultati concreti in tutte le fasi del ciclo di vita dei contenuti.

Secondo il Project Management Institute, un tale software di gestione dei progetti fa risparmiare al dipendente medio 498 ore all'anno, ovvero quasi 21 giorni!

Senza ulteriori indugi, ecco alcuni punti deboli comuni nel processo di pianificazione dei contenuti che il software di gestione delle attività o dei progetti potrebbe alleviare:

Punto dolente n. 1: la pianificazione dei contenuti deve prendere in considerazione più del semplice input del team dei contenuti

Man mano che il valore dei contenuti diventa più chiaro, la pianificazione dei contenuti coinvolge più cuochi in cucina. Invece di limitarti a copywriter o creatori di contenuti digitali, ora devi rispondere agli sviluppatori di prodotti o alle parti interessate di C-Suite. Questo naturalmente rende il processo più complesso, soprattutto in termini di gestione dei feedback e delle approvazioni.

Suggerimento: crea un flusso di lavoro dinamico e visivo che consenta a più team di collaborare in tempo reale.

Ciascun team coinvolto nel processo di pianificazione porta i propri strumenti e processi, che necessitano di una sistemazione. Già nel 2017, il 43% dei lavoratori credeva di dover passare da un'app all'altra solo per svolgere il lavoro di base.

Spostando tutto questo lavoro in un'unica fonte di verità centrale che ti consente di tenere traccia degli stati delle risorse di contenuto, condividere i file, assegnare proprietari e comunicare nel contesto, sarai in grado di mantenere il tuo piano di contenuti in linea e concentrato.

Punto dolente n. 2: il tuo processo di pianificazione si basa molto su e-mail e fogli di calcolo

Sebbene le e-mail e i file Excel possano essere ottimi per elenchi di attività o analisi su piccola scala, non sono sufficientemente dinamici o efficienti per i creatori di contenuti e i loro team. Basta considerare il processo editoriale per un contenuto.

Dopo la creazione, diversi giocatori del team contribuiranno alla bozza e persino alla versione ottimizzata, riproponendola successivamente su altre piattaforme.

Suggerimento: scegli uno strumento software in grado di integrarsi con gli strumenti di contenuto esistenti, consentire la condivisione di file e garantire un facile accesso alle risorse in tutta l'organizzazione.

È facile perdere le tracce dei file più aggiornati. È ancora più difficile ricordare dove hai archiviato il feedback che hai ricevuto dal CMO o da un cliente sul tuo pezzo di leadership del pensiero.

Il software di gestione dei progetti ti consente di archiviare e comunicare tutto questo in un unico posto. L'uso del monitoraggio dello stato e dell'automazione chiarisce anche quando un asset è pronto per passare alla parte successiva del ciclo.

Punto dolente n. 3: il tuo processo di pianificazione dei contenuti non si sta muovendo abbastanza velocemente, ma sembra che tu non riesca a trovare dove sia la rapina

L'adagio, "Il tempo è denaro", vale sicuramente anche per i team di contenuti e marketing. Quando Gleanster Research ha intervistato oltre 3.400 operatori di marketing B2B aziendali, hanno scoperto che 25 centesimi di ogni dollaro vengono sprecati in operazioni di contenuto inefficienti.

Molti team scoprono solo informazioni cruciali, come il superamento del budget o il ritardo nella consegna alla fine di un progetto. A quel punto, può essere difficile, e dispendioso in termini di tempo, passare al setaccio tutte le fasi del progetto per determinare chi fosse il responsabile e le ragioni di tali ritardi.

Suggerimento: tieni traccia del budget e progredisci in ogni fase del processo

Parte del successo di una roadmap dei contenuti è renderla tempestiva e ordinata. Ad esempio, potresti voler preparare alcuni contenuti per la pubblicazione prima di lanciare una nuova campagna.

Con il software di gestione delle attività, puoi pianificare alcuni articoli che desideri pronti per ciascuno dei tuoi principali pilastri di contenuto. Assegnare in anticipo una scadenza, un budget e un proprietario specifici a ciascuno ti aiuterà a evitare una corsa. Con l'avvicinarsi di queste scadenze, puoi vedere rapidamente dove si trova il lavoro.

Monitorando ogni elemento nel tempo, puoi anche eseguire un'analisi retroattiva del tuo flusso di lavoro. Forse vedi che la modifica del testo pubblicitario richiede costantemente la maggior parte del tempo e rallenta il processo. Questi dati potrebbero aiutarti a concludere se hai bisogno di un altro editor nel team o di uno strumento migliore per accelerare il processo.

Se le cose vanno storte, puoi immergerti rapidamente nel tuo piano di contenuti e vedere dove si trovavano i problemi, in base alla comunicazione dei membri del team, ai documenti e altro ancora.

Pianificazione dei contenuti resa gestibile

Dopo un attento esame, è chiaro che non hai bisogno della potenza e delle risorse di Batman per superare i tuoi nemici nella pianificazione dei contenuti. Sebbene insidiosi nei loro modi unici, ci sono modi per combattere le sfide di input multipli di squadra, metodi di comunicazione ingombranti e inceppamenti di progresso.

Alla fine della giornata, la loro kryptonite - e il tuo potere segreto - sta nello sviluppo di una strategia per i contenuti di alto livello e uno strumento di gestione delle attività che ti consente di gestire le persone, i budget e i contenuti da un capo all'altro.

Circa l'autore

Rachel Weaver è una Content Marketing Manager di monday.com. monday.com Work OS è una piattaforma flessibile in cui chiunque può creare o personalizzare facilmente le soluzioni di cui il proprio team ha bisogno per eseguire qualsiasi aspetto del proprio lavoro.