Jak skutecznie zarządzać procesem planowania treści

Jako jeden z nielicznych superbohaterów komiksów DC, którym brakuje supermocy, Bruce Wayne, znany również jako Batman, nie byłby w stanie skutecznie chronić obywateli Gotham i dokonywać niemożliwego bez zaufanego zespołu specjalistów i imponującego zestawu narzędzi. Skuteczne planowanie treści nie różni się tak bardzo. Proste słowa na stronie mogą stać się najcenniejszym zasobem Twojej organizacji, przy odpowiednim wykorzystaniu zespołu i odpowiednich narzędziach, które pomogą Ci osiągnąć cele.

Co to jest plan treści?

Plan treści opisuje wszystkie zasoby marketingowe i funkcje związane z danymi potrzebne do osiągnięcia celów strategii dotyczącej treści. Obejmuje to wszystko, od badań SEO i śledzenia zaangażowania po pisanie oficjalnych dokumentów i blogowanie.

Jeśli chodzi o te zasoby, trafienie do odbiorców jest wynikiem szczegółowej analizy odbiorców i zbadania, w jaki sposób Twoje treści wspierają Twoją markę.

Jaka jest różnica między planem treści a strategią dotyczącą treści?

Ludzie często mylą planowanie treści ze strategią treści. Strategia treści — aby odróżnić — jest strategią stworzoną w celu osiągnięcia celów biznesowych poprzez wykorzystanie treści jako podstawowego środka do ich osiągnięcia.

Zasadniczo Twój plan treści jest elementem składowym Twojej strategii treści. Ten skoncentrowany wysiłek jest wart wysiłku. W rzeczywistości 70 procent marketerów aktywnie inwestuje w content marketing, więc jeśli chcesz konkurować w swojej branży, nie jest to zły pomysł. Chociaż treść jest wyraźnie krytyczna, żadna strategia dotycząca treści nie może zostać wykonana bez zorganizowanego i zrównoważonego planu treści i odpowiedniego przepływu pracy.

Które branże potrzebują planowania treści?

Każda firma, która stara się zaangażować swoich odbiorców i wyróżniać się w tłumie od konkurencji, zostałaby utracona bez planowania treści. Weźmy na przykład branżę budowlaną.

Cała praca poświęcona budowie nowej serii apartamentowców zostałaby utracona bez ulotek podkreślających zalety kompleksu, reklam planowanych tuż przed otwarciem i referencji od szczęśliwych najemców — a wszystko to skierowane do grupy demograficznej idealnego najemcy.

Jak więc upewnić się, że proces planowania treści rozpoczął się we właściwy sposób? Niezależnie od branży powinieneś zacząć od zadania sobie pewnych pytań. Oto kilka, od których warto zacząć:

• Jaka jest Twoja misja i cele?
• Z jakimi wskaźnikami KPI chcesz zmierzyć swój sukces?
• Kim są Twoi odbiorcy? Na co reagują?
• Jak stoisz w porównaniu z konkurencją?
• Jakie są najlepsze kanały z treściami?
• Jakie rodzaje treści będziesz produkować?
• Jakie masz zasoby? Jak je przydzielisz?

Gdzie wstrzymuje się planowanie treści?

Przy tak wielu interesariuszach zainwestowanych w planowanie treści i rozproszeniu pracy na wiele narzędzi, niezdolność do dokładnego mierzenia lub śledzenia postępów jest często miejscem, w którym planowanie treści może zostać wstrzymane.

Przyjrzyjmy się trochę bardziej szczegółowo, z kilkoma przykładami poniżej i kilkoma najlepszymi praktykami, aby zdusić je w zarodku lub dostosować istniejący proces planowania treści.

Jakie są wskazówki, jak skutecznie zarządzać planowaniem treści?

Jak wspomnieliśmy wcześniej, wąskich gardeł nie da się całkowicie uniknąć. Jednak znaczne postępy w zakresie elastyczności i funkcjonalności produktów, takich jak oprogramowanie do zarządzania zadaniami, umożliwiły zespołom ds. treści i marketingu w różnych branżach zwiększenie produktywności i rzeczywiste dostarczanie na wszystkich etapach cyklu życia treści.

Według Project Management Institute takie oprogramowanie do zarządzania projektami oszczędza przeciętnemu pracownikowi 498 godzin rocznie – to prawie 21 dni!

Bez zbędnych ceregieli, oto kilka typowych problemów w procesie planowania treści, które może złagodzić oprogramowanie do zarządzania zadaniami lub projektami:

Problem nr 1: planowanie treści musi uwzględniać coś więcej niż tylko wkład zespołu ds. treści

W miarę jak wartość treści staje się wyraźniejsza, planowanie treści angażuje więcej kucharzy w kuchni. Zamiast tylko copywriterów lub twórców treści cyfrowych, musisz teraz odpowiadać przed programistami produktów lub interesariuszami C-Suite. To naturalnie sprawia, że ​​proces jest bardziej złożony, zwłaszcza jeśli chodzi o zarządzanie informacjami zwrotnymi i zatwierdzeniami.

Wskazówka: utwórz dynamiczny, wizualny przepływ pracy, który umożliwi wielu zespołom współpracę w czasie rzeczywistym.

Każdy zespół zaangażowany w proces planowania wnosi własne narzędzia i procesy, które wymagają dostosowania. Już w 2017 roku 43 procent pracowników uważało, że muszą przełączać się między zbyt wieloma aplikacjami, aby wykonać podstawową pracę.

Przenosząc całą tę pracę do jednego centralnego źródła prawdy, które pozwala śledzić statusy zasobów treści, udostępniać pliki, przypisywać właścicieli i komunikować się w kontekście, będziesz w stanie utrzymać swój plan treści na bieżąco i skoncentrować się.

Problem nr 2: Twój proces planowania w dużej mierze opiera się na wiadomościach e-mail i arkuszach kalkulacyjnych

Chociaż wiadomości e-mail i pliki programu Excel mogą być świetne w przypadku list zadań lub analiz na małą skalę, nie są wystarczająco dynamiczne ani wydajne dla twórców treści i ich zespołów. Po prostu zastanów się nad procesem redakcyjnym dla fragmentu treści.

Po stworzeniu, różni członkowie zespołu będą współtworzyć szkic, a nawet zoptymalizowaną wersję, zmieniając następnie przeznaczenie na innych platformach.

Wskazówka: wybierz narzędzie programowe, które można zintegrować z istniejącymi narzędziami zawartości, umożliwiać udostępnianie plików i zapewniać łatwy dostęp do zasobów w całej organizacji.

Łatwo stracić kontrolę nad najnowszymi plikami. Jeszcze trudniej jest zapamiętać, gdzie przechowywałeś informacje zwrotne, które otrzymałeś od dyrektora ds. marketingu lub klienta w swoim fragmencie przywództwa myślowego.

Oprogramowanie do zarządzania projektami pozwala przechowywać i komunikować to wszystko w jednym miejscu. Wykorzystanie śledzenia statusu i automatyzacji pozwala również wyjaśnić, kiedy zasób jest gotowy do przejścia przez następną część cyklu.

Problem nr 3: Twój proces planowania treści nie przebiega wystarczająco szybko, ale wydaje się, że nie możesz znaleźć miejsca, w którym znajduje się napad

Powiedzenie „Czas to pieniądz” z pewnością odnosi się również do zespołów zajmujących się treścią i marketingiem. Gdy firma Gleanster Research przeprowadziła ankietę wśród ponad 3400 firm zajmujących się marketingiem B2B, odkryła, że ​​25 centów z każdego dolara marnuje się na nieefektywne operacje dotyczące treści.

Wiele zespołów znajduje tylko kluczowe informacje, takie jak przekroczenie budżetu lub spóźnienie na zakończenie projektu. Do tego czasu może być trudne – i czasochłonne – przejrzenie wszystkich faz projektu w celu ustalenia, kto był odpowiedzialny i przyczyny takich napadów.

Wskazówka: śledź budżet i postępy na każdym etapie

Częścią udanej mapy drogowej treści jest jej terminowość i uporządkowanie. Na przykład możesz chcieć przygotować trochę treści do publikacji przed uruchomieniem nowej kampanii.

Dzięki oprogramowaniu do zarządzania zadaniami możesz zaplanować kilka artykułów, które chcesz przygotować w ramach każdego z głównych filarów treści. Przypisanie każdemu z góry określonego terminu, budżetu i właściciela pomoże Ci uniknąć zamieszania. W miarę zbliżania się tych terminów możesz szybko zobaczyć, na czym polega praca.

Śledząc każdy element w czasie, możesz również przeprowadzić retrospektywną analizę swojego przepływu pracy. Być może widzisz, że edytowanie tekstu reklamy konsekwentnie zajmuje najwięcej czasu i spowalnia proces. Te dane mogą pomóc w ustaleniu, czy potrzebujesz innego edytora w zespole, czy lepszego narzędzia do przyspieszenia procesu.

Jeśli coś pójdzie nie tak, możesz szybko zagłębić się w swój plan treści i zobaczyć, gdzie były czkawki, na podstawie komunikacji członków zespołu, dokumentów i nie tylko.

Łatwe zarządzanie treścią

Po dokładnym zbadaniu staje się jasne, że nie potrzebujesz mocy i zasobów Batmana, aby pokonać swoich wrogów w planowaniu treści. Choć na swój własny sposób zdradzieckie, istnieją sposoby na stawienie czoła wyzwaniom wielu działań zespołowych, niewygodnych metod komunikacji i zacinaniu się postępów.

Ostatecznie ich kryptonit – i twoja tajna moc – polega na opracowaniu najlepszej strategii treści i narzędzia do zarządzania zadaniami, które pozwala zarządzać ludźmi, budżetami i treścią od początku do końca.

o autorze

Rachel Weaver jest menedżerem ds. marketingu treści w monday.com. monday.com Work OS to elastyczna platforma, na której każdy może łatwo tworzyć lub dostosowywać rozwiązania, których potrzebuje jego zespół do prowadzenia dowolnego aspektu swojej pracy.