如何有效地管理您的內容規劃流程

作為少數幾個缺乏超能力的 DC 漫畫超級英雄之一，布魯斯·韋恩（又名蝙蝠俠）如果沒有他值得信賴的專家團隊和令人印象深刻的工具陣容，就不可能有效地保護哥譚市的市民並完成不可能的事情。 有效的內容規劃並沒有太大的不同。 頁面上的簡單文字可以成為您組織最寶貴的資產，正確利用您的團隊和正確的工具來幫助您實現目標。

什麼是內容計劃？

內容計劃描述了完成內容策略目標所需的所有營銷資產和數據相關功能。 這包括從 SEO 研究和參與度跟踪到撰寫白皮書和博客的任何內容。

就這些資產而言，通過詳細的受眾分析和檢查您的內容如何支持您的整體品牌，讓您的受眾感到滿意。

內容計劃和內容策略有什麼區別？

人們經常將內容規劃與內容策略混為一談。 內容策略——為了區別——是通過使用你的內容作為實現目標的主要手段來實現你的業務目標的策略。

從本質上講，您的內容計劃是您的內容策略的基石。 這種專注的努力是值得的。 事實上，70% 的營銷人員積極投資於內容營銷，所以如果你想在你的行業中競爭，這不是一個壞主意。 雖然內容顯然很重要，但如果沒有一個有組織且可持續的內容計劃和工作流程來匹配，任何內容策略都無法執行。

哪些行業需要內容策劃？

如果沒有內容規劃，任何尋求吸引觀眾並從競爭對手中脫穎而出的企業都會失敗。 以建築業為例。

如果沒有宣傳該綜合體優勢的小冊子、開業前計劃的廣告以及來自滿意租房者的推薦——所有這些都針對您理想的租房者的人群，所有建造一系列新公寓大樓的工作都將丟失。

那麼如何確保以正確的方式開始內容規劃過程呢？ 無論您從事哪個行業，您都應該首先問自己一些問題。 這裡有一些開始：

• 你的使命和目標是什麼？
• 您想根據哪些 KPI 來衡量您的成功？
• 你的聽眾是誰？ 他們回應什麼？
• 與競爭對手相比，您處於什麼位置？
• 什麼是最好的內容渠道？
• 您將製作什麼類型的內容？
• 你有什麼資源？ 你將如何分配它們？

內容規劃在哪裡受到阻礙？

由於有如此多的利益相關者投資於內容規劃並且工作分散在許多工具中，因此無法準確衡量或跟踪進度往往是內容規劃受阻的地方。

讓我們通過下面的一些示例和一些最佳實踐來更詳細地了解它們，以將它們扼殺在萌芽狀態或調整您現有的內容規劃流程。

有哪些有效管理內容規劃的技巧？

正如我們之前提到的，瓶頸並非完全可以避免。 然而，任務管理軟件等產品的靈活性和功能性的顯著進步使各行各業的內容和營銷團隊能夠提高他們的生產力，並真正在內容生命週期的所有步驟中交付。

根據項目管理協會的數據，這樣的項目管理軟件每年平均為員工節省 498 小時——幾乎是 21 天！

事不宜遲，以下是任務或項目管理軟件可以緩解的內容規劃過程中的一些常見痛點：

痛點 #1：您的內容規劃必須考慮的不僅僅是內容團隊的輸入

隨著內容的價值越來越清晰，內容規劃涉及廚房裡的更多廚師。 您現在需要向產品開發人員或 C-Suite 利益相關者負責，而不僅僅是文案或數字內容創建者。 這自然會使流程更加複雜，尤其是在管理反饋和批准方面。

提示：創建允許多個團隊實時協作的動態、可視化工作流程。

參與規劃過程的每個團隊都有自己的工具和流程，需要調整。 早在 2017 年，就有 43% 的員工認為他們必須在太多應用程序之間切換才能完成基本工作。

通過將所有這些工作轉移到一個集中的事實來源中，您可以跟踪內容資產的狀態、共享文件、分配所有者並在上下文中進行交流，您將能夠使您的內容計劃保持正軌和重點。

痛點 #2：您的計劃過程嚴重依賴電子郵件和電子表格

雖然電子郵件和 Excel 文件非常適合小規模任務列表或分析，但對於內容創建者及其團隊來說，它們不夠動態或不夠高效。 只需考慮一段內容的編輯過程。

創建後，不同的團隊成員將為草稿甚至優化版本做出貢獻，然後在其他平台上重新利用。

提示：選擇可以與現有內容工具集成、允許文件共享並允許輕鬆訪問整個組織的資產的軟件工具。

很容易忘記最新的文件。 更難記住您將 CMO 或客戶的反饋存儲在您的思想領導力文章中的位置。

項目管理軟件允許您在一個地方存儲和交流這一切。 狀態跟踪和自動化的使用還可以明確資產何時準備好通過週期的下一部分。

痛點#3：您的內容規劃過程進展得不夠快，但您似乎無法找到滯留的地方

“時間就是金錢”這句格言當然也適用於內容和營銷團隊。 當 Gleanster Research 對 3,400 多家企業 B2B 營銷人員進行調查時，他們發現每一美元中有 25 美分被浪費在了低效的內容運營上。

許多團隊只發現關鍵信息，例如超出預算或在項目結束時交付延遲。 到那時，重新篩選所有項目階段以確定誰負責以及此類拖延背後的原因可能具有挑戰性且耗時。

提示：跟踪預算和進度的每一步

擁有成功的內容路線圖的一部分是使其及時有序。 例如，您可能希望在啟動全新的廣告系列之前準備好一些要發布的內容。

使用任務管理軟件，您可以在每個主要內容支柱下計劃一些您想要準備的文章。 提前為每個人分配一個具體的截止日期、預算和所有者將幫助您避免混亂。 隨著這些截止日期的臨近，您可以快速了解工作的位置。

通過對每個項目進行時間跟踪，您還可以對您的工作流程進行追溯分析。 也許您看到編輯廣告文案一直花費最多時間並減慢流程。 這些數據可以幫助您判斷您是否需要團隊中的其他編輯或更好的工具來加快流程。

如果出現問題，您可以根據團隊成員的溝通、文檔等，快速深入了解您的內容計劃並查看問題所在。

內容規劃變得易於管理

經過一些仔細的檢查，很明顯你不需要蝙蝠俠的力量和資源來克服你的內容規劃敵人。 雖然以自己獨特的方式險惡，但有一些方法可以應對多個團隊投入、繁瑣的溝通方式和進度卡頓的挑戰。

歸根結底，他們的氪石——以及你的秘密力量——在於製定頂級內容策略和任務管理工具，讓你可以端到端地管理人員、預算和內容。

關於作者

Rachel Weaver 是 monday.com 的內容營銷經理。 monday.com Work OS 是一個靈活的平台，任何人都可以輕鬆地創建或自定義他們的團隊運行其工作的任何方面所需的解決方案。