Cómo administrar eficazmente su proceso de planificación de contenido

Como uno de los pocos superhéroes del cómic de DC que carece de superpoderes, sería imposible para Bruce Wayne, también conocido como Batman, proteger eficazmente a los ciudadanos de Gotham y hacer lo imposible sin su confiable equipo de especialistas y su impresionante línea de herramientas. La planificación efectiva de contenido no es tan diferente. Las palabras simples en una página pueden convertirse en el activo más valioso de su organización, con la utilización adecuada de su equipo y las herramientas adecuadas para ayudarlo a alcanzar sus objetivos.

¿Qué es un plan de contenidos?

Un plan de contenido describe todos los activos de marketing y las funciones relacionadas con los datos necesarios para lograr los objetivos de su estrategia de contenido. Esto incluye cualquier cosa, desde la investigación de SEO y el seguimiento de la participación hasta la redacción de documentos técnicos y los blogs.

Cuando se trata de estos activos, llegar a casa con su audiencia es el resultado de un análisis detallado de la audiencia y de examinar cómo su contenido respalda su marca en general.

¿Cuál es la diferencia entre un plan de contenido y una estrategia de contenido?

La gente a menudo confunde la planificación de contenido con la estrategia de contenido. La estrategia de contenido, para hacer la distinción, es la estrategia diseñada para alcanzar sus objetivos comerciales mediante el uso de su contenido como medio principal para lograrlos.

Esencialmente, su plan de contenido es un componente básico de su estrategia de contenido. Este esfuerzo concentrado vale la pena la grasa del codo. De hecho, el 70 por ciento de los especialistas en marketing invierten activamente en marketing de contenido, por lo que si desea competir en su industria, no es una mala idea. Si bien el contenido es claramente crítico, cualquier estrategia de contenido no se puede ejecutar sin un plan de contenido y un flujo de trabajo organizados y sostenibles que coincidan.

¿Qué industrias necesitan planificación de contenido?

Cualquier negocio que busque atraer a su audiencia y destacar entre la multitud de sus competidores se perdería sin una planificación de contenido. Tome la industria de la construcción, por ejemplo.

Todo el trabajo que se dedicó a construir una nueva serie de complejos de apartamentos se perdería sin folletos que destaquen los beneficios del complejo, anuncios planeados justo antes de la inauguración y testimonios de inquilinos satisfechos, todos dirigidos a la demografía de su inquilino ideal.

Entonces, ¿cómo puede asegurarse de comenzar su proceso de planificación de contenido de la manera correcta? Independientemente de su industria, debe comenzar por hacerse ciertas preguntas. Aquí hay algunos para comenzar:

• ¿Cuáles son su misión y objetivos?
• ¿Con qué KPI quieres medir tu éxito?
• ¿Quién es tu audiencia? ¿A qué responden?
• ¿Dónde se encuentra en comparación con sus competidores?
• ¿Cuáles son los mejores canales de contenido?
• ¿Qué tipos de contenido producirás?
• Qué recursos tienes? ¿Cómo los distribuirás?

¿Dónde se detiene la planificación de contenido?

Con tantas partes interesadas invertidas en la planificación de contenido y el trabajo repartido entre muchas herramientas, la incapacidad de medir o rastrear con precisión el progreso es a menudo donde la planificación de contenido puede retrasarse.

Seamos un poco más detallados con algunos ejemplos a continuación y algunas mejores prácticas para cortarlos de raíz o ajustar su proceso de planificación de contenido existente.

¿Cuáles son algunos consejos para administrar de manera efectiva la planificación de contenido?

Como mencionamos antes, los cuellos de botella no son del todo evitables. Sin embargo, los avances considerables en la flexibilidad y la funcionalidad de los productos, como el software de administración de tareas, han permitido que los equipos de contenido y marketing de todas las industrias aumenten su productividad y realmente cumplan con todos los pasos del ciclo de vida del contenido.

Según el Project Management Institute, dicho software de gestión de proyectos le ahorra al empleado promedio 498 horas por año, ¡eso es casi 21 días!

Sin más preámbulos, aquí hay algunos puntos débiles comunes en el proceso de planificación de contenido que el software de gestión de tareas o proyectos podría aliviar:

Punto de dolor n.º 1: su planificación de contenido debe tener en cuenta más que solo la información de su equipo de contenido

A medida que el valor del contenido se vuelve más claro, la planificación del contenido involucra a más cocineros en la cocina. En lugar de solo redactores o creadores de contenido digital, ahora debe responder a los desarrolladores de productos o a las partes interesadas de C-Suite. Naturalmente, esto hace que el proceso sea más complejo, especialmente en términos de gestión de comentarios y aprobaciones.

Sugerencia: cree un flujo de trabajo visual y dinámico que permita que varios equipos colaboren en tiempo real.

Cada equipo involucrado en el proceso de planificación trae sus propias herramientas y procesos, que necesitan adaptación. Ya en 2017, el 43 % de los trabajadores creía que tenía que cambiar entre demasiadas aplicaciones solo para realizar el trabajo básico.

Al trasladar todo este trabajo a una fuente central de información que le permite realizar un seguimiento de los estados de los activos de contenido, compartir los archivos, asignar propietarios y comunicarse en contexto, podrá mantener su plan de contenido al día y enfocado.

Punto problemático n.º 2: su proceso de planificación depende en gran medida de los correos electrónicos y las hojas de cálculo

Si bien los correos electrónicos y los archivos de Excel pueden ser excelentes para listas de tareas o análisis a pequeña escala, no son lo suficientemente dinámicos ni eficientes para los creadores de contenido y sus equipos. Solo considere el proceso editorial de una pieza de contenido.

Después de la creación, diferentes jugadores del equipo contribuirán al borrador e incluso a la versión optimizada, reutilizando a partir de entonces en otras plataformas.

Sugerencia: elija una herramienta de software que pueda integrarse con las herramientas de contenido existentes, permita compartir archivos y otorgue un fácil acceso a los activos en toda su organización.

Es fácil perder el rastro de los archivos más actualizados. Es aún más difícil recordar dónde almacenó los comentarios que recibió del CMO o de un cliente en su pieza de liderazgo intelectual.

El software de gestión de proyectos le permite almacenar y comunicar todo esto en un solo lugar. El uso del seguimiento de estado y la automatización también aclara cuándo un activo está listo para pasar a la siguiente parte del ciclo.

Punto problemático n.° 3: su proceso de planificación de contenido no se está moviendo lo suficientemente rápido, pero parece que no puede encontrar dónde está el retraso

El adagio, "El tiempo es dinero", ciertamente también se aplica a los equipos de contenido y marketing. Cuando Gleanster Research encuestó a más de 3400 comerciantes B2B empresariales, descubrió que 25 centavos de cada dólar se desperdician en operaciones de contenido ineficientes.

Muchos equipos solo descubren información crucial, como exceder el presupuesto o entregar tarde al final de un proyecto. Para entonces, puede ser un desafío, y llevar mucho tiempo, revisar todas las fases del proyecto para determinar quién fue el responsable y las razones detrás de tales retrasos.

Sugerencia: controle el presupuesto y el progreso en cada paso del camino

Parte de tener una hoja de ruta de contenido exitosa es hacerla oportuna y ordenada. Por ejemplo, es posible que desee tener algún contenido preparado para su publicación antes de lanzar una nueva campaña.

Con el software de administración de tareas, puede planificar algunos artículos que desee que estén listos para cada uno de sus principales pilares de contenido. Asignar una fecha límite, un presupuesto y un propietario específicos a cada uno por adelantado lo ayudará a evitar problemas. A medida que se acercan estos plazos, puede ver rápidamente dónde se encuentra el trabajo.

Al realizar un seguimiento del tiempo de cada elemento, también puede realizar un análisis retroactivo de su flujo de trabajo. Tal vez vea que la edición del texto del anuncio requiere constantemente la mayor parte del tiempo y ralentiza el proceso. Estos datos podrían ayudarlo a concluir si necesita otro editor en el equipo o una mejor herramienta para acelerar el proceso.

Si las cosas salen mal, puede sumergirse rápidamente en su plan de contenido y ver dónde estaban los contratiempos, según la comunicación de los miembros del equipo, los documentos y más.

Planificación de contenido hecha manejable

Después de un examen cuidadoso, está claro que no necesitas el poder y los recursos de Batman para vencer a tus enemigos de planificación de contenido. Si bien son traicioneros a su manera única, existen formas de combatir los desafíos de las entradas de múltiples equipos, los métodos de comunicación engorrosos y los atascos de progreso.

Al final del día, su kryptonita, y su poder secreto, radica en desarrollar una estrategia de contenido superior y una herramienta de administración de tareas que le permita administrar a las personas, los presupuestos y el contenido de principio a fin.

Sobre el Autor

Rachel Weaver es gerente de marketing de contenido en monday.com. monday.com Work OS es una plataforma flexible donde cualquiera puede crear o personalizar fácilmente las soluciones que su equipo necesita para ejecutar cualquier aspecto de su trabajo.