วิธีจัดการกระบวนการวางแผนเนื้อหาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

ในฐานะหนึ่งในซูเปอร์ฮีโร่การ์ตูนดีซีไม่กี่คนที่ขาดพลังพิเศษ เป็นไปไม่ได้ที่บรูซ เวย์น หรือที่รู้จักในชื่อแบทแมน ที่จะปกป้องพลเมืองของ Gotham ได้อย่างมีประสิทธิภาพและทำสิ่งที่เป็นไปไม่ได้โดยปราศจากทีมผู้เชี่ยวชาญที่ไว้ใจได้และเครื่องมือที่น่าประทับใจมากมาย การวางแผนเนื้อหาที่มีประสิทธิภาพไม่ได้แตกต่างกันมากนัก คำง่ายๆ บนหน้าเว็บสามารถกลายเป็นทรัพย์สินที่มีค่าที่สุดขององค์กรของคุณได้ โดยใช้ทีมของคุณอย่างเหมาะสมและเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย

แผนเนื้อหาคืออะไร?

แผนเนื้อหาจะอธิบายสินทรัพย์ทางการตลาดและฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของกลยุทธ์เนื้อหาของคุณ ซึ่งรวมถึงทุกอย่างตั้งแต่การวิจัย SEO และการติดตามการมีส่วนร่วมไปจนถึงการเขียนเอกสารและบล็อก

เมื่อพูดถึงเนื้อหาเหล่านี้ การเข้าถึงผู้ชมของคุณเป็นผลมาจากการวิเคราะห์ผู้ชมโดยละเอียดและตรวจสอบว่าเนื้อหาของคุณสนับสนุนแบรนด์โดยรวมของคุณอย่างไร

อะไรคือความแตกต่างระหว่างแผนเนื้อหาและกลยุทธ์เนื้อหา?

ผู้คนมักสับสนระหว่างการวางแผนเนื้อหากับกลยุทธ์ด้านเนื้อหา กลยุทธ์เนื้อหา—เพื่อสร้างความแตกต่าง—เป็นกลยุทธ์ที่สร้างขึ้นเพื่อบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจของคุณโดยใช้เนื้อหาของคุณ เป็นวิธีการหลัก ในการบรรลุเป้าหมาย

โดยพื้นฐานแล้ว แผนเนื้อหาของคุณเป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์เนื้อหาของคุณ ความพยายามที่มุ่งเน้นนี้คุ้มค่ากับจาระบีข้อศอก อันที่จริง นักการตลาดร้อยละ 70 ลงทุนอย่างแข็งขันในด้านการตลาดเนื้อหา ดังนั้น หากคุณต้องการแข่งขันในอุตสาหกรรมของคุณ ก็ไม่ใช่ความคิดที่เลว แม้ว่าเนื้อหาจะมีความสำคัญอย่างชัดเจน แต่กลยุทธ์ด้านเนื้อหาไม่สามารถดำเนินการได้หากไม่มีแผนเนื้อหาและเวิร์กโฟลว์ที่มีการจัดการและยั่งยืน

อุตสาหกรรมใดบ้างที่ต้องการการวางแผนเนื้อหา

ธุรกิจใดก็ตามที่พยายามดึงดูดผู้ชมและโดดเด่นจากคู่แข่งจะหายไปหากไม่มีการวางแผนเนื้อหา ยกตัวอย่างอุตสาหกรรมก่อสร้าง

งานทั้งหมดที่เข้าสู่การสร้างคอมเพล็กซ์อพาร์ตเมนต์ชุดใหม่จะหายไปโดยไม่มีแผ่นพับที่เน้นถึงประโยชน์ของอาคารนี้ โฆษณาที่วางแผนไว้ก่อนการเปิดตัว และคำรับรองจากผู้เช่าที่มีความสุข ทั้งหมดมุ่งเป้าไปที่กลุ่มประชากรของผู้เช่าในอุดมคติของคุณ

แล้วคุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าเริ่มกระบวนการวางแผนเนื้อหาอย่างถูกวิธี คุณควรเริ่มต้นด้วยการถามตัวเองด้วยคำถามบางข้อโดยไม่คำนึงถึงอุตสาหกรรมของคุณ ต่อไปนี้คือบางส่วนในการเริ่มต้น:

• ภารกิจและเป้าหมายของคุณคืออะไร?
• คุณต้องการใช้ KPI ใดในการวัดความสำเร็จของคุณ
• ใครคือผู้ชมของคุณ? พวกเขาตอบสนองต่ออะไร?
• คุณยืนอยู่ตรงไหนเมื่อเปรียบเทียบกับคู่แข่งของคุณ?
• ช่องเนื้อหาที่ดีที่สุดคืออะไร?
• คุณจะผลิตเนื้อหาประเภทใด
• คุณมีทรัพยากรอะไรบ้าง? คุณจะจัดสรรอย่างไร?

การวางแผนเนื้อหาเกิดขึ้นที่ไหน?

เนื่องจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนมากลงทุนในการวางแผนเนื้อหาและงานกระจายไปตามเครื่องมือต่างๆ การไม่สามารถวัดผลหรือติดตามความคืบหน้าได้อย่างแม่นยำมักเป็นที่ที่การวางแผนเนื้อหาสามารถหยุดชะงักได้

มาดูรายละเอียดกันเลยดีกว่าด้วยตัวอย่างบางส่วนด้านล่างและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางส่วนเพื่อสรุปหรือปรับกระบวนการวางแผนเนื้อหาที่มีอยู่ของคุณ

เคล็ดลับในการจัดการการวางแผนเนื้อหาอย่างมีประสิทธิภาพมีอะไรบ้าง

ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ปัญหาคอขวดไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ทั้งหมด อย่างไรก็ตาม ความก้าวหน้าอย่างมากในด้านความยืดหยุ่นและการทำงานของผลิตภัณฑ์ เช่น ซอฟต์แวร์การจัดการงาน ทำให้ทีมเนื้อหาและการตลาดทั่วทั้งอุตสาหกรรมสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและส่งมอบในทุกขั้นตอนของวงจรชีวิตเนื้อหาได้อย่างแท้จริง

จากข้อมูลของ Project Management Institute ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการดังกล่าวช่วยประหยัดเวลาพนักงานโดยเฉลี่ย 498 ชั่วโมงต่อปี ซึ่งเท่ากับเกือบ 21 วัน!

โดยไม่ต้องกังวลใจเพิ่มเติม ต่อไปนี้คือประเด็นปัญหาทั่วไปบางประการในกระบวนการวางแผนเนื้อหาที่ซอฟต์แวร์การจัดการงานหรือโครงการสามารถบรรเทาได้:

จุดปวด #1: การวางแผนเนื้อหาของคุณต้องคำนึงถึงมากกว่าข้อมูลของทีมเนื้อหาของคุณ

เมื่อคุณค่าของเนื้อหาชัดเจนขึ้น การวางแผนเนื้อหาจึงต้องใช้พ่อครัวในครัวมากขึ้น แทนที่จะเป็นแค่นักเขียนคำโฆษณาหรือผู้สร้างเนื้อหาดิจิทัล ตอนนี้คุณต้องตอบคำถามนักพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของ C-Suite สิ่งนี้ทำให้กระบวนการซับซ้อนขึ้นโดยธรรมชาติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแง่ของการจัดการคำติชมและการอนุมัติ

เคล็ดลับ: สร้างเวิร์กโฟลว์ภาพแบบไดนามิกที่ช่วยให้หลายทีมทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

แต่ละทีมที่เกี่ยวข้องในกระบวนการวางแผนจะนำเครื่องมือและกระบวนการของตนเองมาใช้ ซึ่งจำเป็นต้องมีที่พัก แม้กระทั่งในช่วงต้นปี 2017 พนักงาน 43 เปอร์เซ็นต์เชื่อว่าพวกเขาต้องสลับไปมาระหว่างแอพจำนวนมากเกินไปเพื่อทำงานพื้นฐานให้เสร็จ

ด้วยการย้ายงานนี้ทั้งหมดไปไว้ในแหล่งกลางแห่งความจริงแห่งเดียวที่ช่วยให้คุณสามารถติดตามสถานะเนื้อหาเนื้อหา แบ่งปันไฟล์ มอบหมายเจ้าของ และสื่อสารในบริบท คุณจะสามารถรักษาแผนเนื้อหาของคุณให้เป็นไปในทิศทางที่ถูกต้องและมุ่งเน้น

จุดปวด #2: กระบวนการวางแผนของคุณต้องอาศัยอีเมลและสเปรดชีตเป็นอย่างมาก

แม้ว่าอีเมลและไฟล์ Excel จะเหมาะสำหรับรายการงานขนาดเล็กหรือการวิเคราะห์ แต่ก็ไม่ไดนามิกหรือมีประสิทธิภาพเพียงพอสำหรับผู้สร้างเนื้อหาและทีมของพวกเขา เพียงพิจารณาขั้นตอนบรรณาธิการของเนื้อหา

หลังจากสร้างแล้ว ผู้เล่นในทีมต่างๆ จะมีส่วนร่วมในร่างและแม้แต่เวอร์ชันที่ปรับให้เหมาะสมแล้วนำไปใช้ซ้ำในแพลตฟอร์มอื่นหลังจากนั้น

เคล็ดลับ: เลือกเครื่องมือซอฟต์แวร์ที่สามารถผสานรวมกับเครื่องมือเนื้อหาที่มีอยู่ อนุญาตให้แชร์ไฟล์ และให้สิทธิ์ในการเข้าถึงสินทรัพย์ทั่วทั้งองค์กรของคุณได้อย่างง่ายดาย

ง่ายต่อการติดตามไฟล์ที่ทันสมัยที่สุด เป็นการยากยิ่งขึ้นที่จะจดจำว่าคุณเก็บคำติชมที่คุณได้รับจาก CMO หรือลูกค้าในส่วนความเป็นผู้นำทางความคิดของคุณไว้ที่ใด

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บและสื่อสารทั้งหมดนี้ได้ในที่เดียว การใช้การติดตามสถานะและระบบอัตโนมัติยังช่วยชี้แจงว่าเมื่อใดที่สินทรัพย์พร้อมที่จะผ่านไปยังส่วนถัดไปของวงจร

จุดปวด #3: กระบวนการวางแผนเนื้อหาของคุณไม่ได้ดำเนินไปอย่างรวดเร็วเพียงพอ แต่ดูเหมือนคุณจะไม่พบจุดสิ้นสุด

สุภาษิต "เวลาคือเงิน" มีไว้สำหรับทีมเนื้อหาและการตลาดอย่างแน่นอน เมื่อ Gleanster Research สำรวจนักการตลาด B2B ระดับองค์กรกว่า 3,400 ราย พวกเขาพบว่า 25 เซ็นต์ของทุกดอลลาร์สูญเปล่าไปกับการดำเนินการด้านเนื้อหาที่ไม่มีประสิทธิภาพ

หลายทีมค้นหาข้อมูลที่สำคัญเท่านั้น เช่น งบประมาณเกินหรือส่งช้าเมื่อสิ้นสุดโครงการ เมื่อถึงตอนนั้น อาจเป็นเรื่องท้าทาย—และใช้เวลานาน—ในการกลั่นกรองทุกขั้นตอนของโครงการเพื่อตัดสินว่าใครรับผิดชอบและเหตุผลเบื้องหลังการระงับดังกล่าว

เคล็ดลับ: ติดตามงบประมาณและความคืบหน้าในแต่ละขั้นตอน

ส่วนหนึ่งของการมีโรดแมปเนื้อหาที่ประสบความสำเร็จคือการทำให้ทันเวลาและเป็นระเบียบ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการเตรียมเนื้อหาสำหรับเผยแพร่ก่อนที่จะเปิดตัวแคมเปญใหม่

ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการงาน คุณสามารถวางแผนบทความสองสามบทความที่คุณต้องการให้พร้อมภายใต้เสาหลักด้านเนื้อหาหลักของคุณ การกำหนดเส้นตาย งบประมาณ และเจ้าของแต่ละคนล่วงหน้าจะช่วยคุณหลีกเลี่ยงช่วงชิง เมื่อใกล้ถึงกำหนดส่งเหล่านี้ คุณจะเห็นได้อย่างรวดเร็วว่างานอยู่ที่ไหน

โดยการติดตามเวลาแต่ละรายการ คุณยังสามารถทำการวิเคราะห์ย้อนหลังของเวิร์กโฟลว์ของคุณได้อีกด้วย บางทีคุณอาจเห็นว่าการแก้ไขข้อความโฆษณานั้นใช้เวลามากที่สุดอย่างต่อเนื่องและทำให้กระบวนการทำงานช้าลง ข้อมูลนี้สามารถช่วยให้คุณสรุปได้ว่าคุณต้องการผู้แก้ไขคนอื่นในทีมหรือเครื่องมือที่ดีกว่าเพื่อเร่งกระบวนการ

หากมีสิ่งผิดปกติ คุณสามารถเจาะลึกแผนเนื้อหาของคุณได้อย่างรวดเร็วและดูว่ามีปัญหาอยู่ที่ใด โดยอิงจากการสื่อสาร เอกสาร และอื่นๆ ของสมาชิกในทีม

การวางแผนเนื้อหาทำให้สามารถจัดการได้

หลังจากตรวจสอบอย่างถี่ถ้วนแล้ว เห็นได้ชัดว่าคุณไม่จำเป็นต้องใช้พลังและทรัพยากรของ Batman เพื่อเอาชนะศัตรูการวางแผนเนื้อหาของคุณ แม้จะทรยศด้วยวิธีที่เป็นเอกลักษณ์ของตัวเอง มีวิธีต่อสู้กับความท้าทายจากการป้อนข้อมูลของทีมหลายวิธี วิธีการสื่อสารที่ยุ่งยาก และความคืบหน้าติดขัด

ในตอนท้าย คริปโตไนต์ของพวกเขา – และพลังลับของคุณ – อยู่ในการพัฒนากลยุทธ์เนื้อหายอดนิยมและเครื่องมือการจัดการงานที่ช่วยให้คุณจัดการผู้คน งบประมาณ และเนื้อหาได้ตั้งแต่ต้นจนจบ

เกี่ยวกับผู้เขียน

Rachel Weaver เป็นผู้จัดการฝ่ายการตลาดเนื้อหาที่ monday.com monday.com Work OS เป็นแพลตฟอร์มที่ยืดหยุ่นซึ่งทุกคนสามารถสร้างหรือปรับแต่งโซลูชันที่ทีมต้องการเพื่อดำเนินการด้านใด ๆ ของงานได้อย่างง่ายดาย