Cara Efektif Mengelola Proses Perencanaan Konten Anda

Sebagai salah satu dari sedikit pahlawan super komik DC yang tidak memiliki kekuatan super, tidak mungkin bagi Bruce Wayne, alias Batman, untuk secara efektif melindungi warga Gotham dan melakukan hal yang mustahil tanpa tim spesialis tepercaya dan jajaran alat yang mengesankan. Perencanaan konten yang efektif tidak begitu berbeda. Kata-kata sederhana di halaman dapat menjadi aset paling berharga bagi organisasi Anda, dengan pemanfaatan tim yang tepat dan alat yang tepat untuk membantu Anda mencapai tujuan.

Apa itu rencana konten?

Rencana konten menjelaskan semua aset pemasaran dan fungsi terkait data yang diperlukan untuk mencapai sasaran strategi konten Anda. Ini termasuk apa saja mulai dari penelitian SEO dan pelacakan keterlibatan hingga penulisan whitepaper dan blogging.

Dalam hal aset ini, mencapai tujuan dengan audiens Anda adalah hasil dari analisis audiens yang terperinci dan memeriksa bagaimana konten Anda mendukung merek Anda secara keseluruhan.

Apa perbedaan antara rencana konten dan strategi konten?

Orang sering mengacaukan perencanaan konten dengan strategi konten. Strategi konten—untuk membuat perbedaan—adalah strategi yang dibuat untuk mencapai tujuan bisnis Anda dengan menggunakan konten Anda sebagai sarana utama untuk mencapainya.

Pada dasarnya, rencana konten Anda adalah blok bangunan dari strategi konten Anda. Upaya terfokus ini sepadan dengan minyak siku. Faktanya, 70 persen pemasar aktif berinvestasi dalam pemasaran konten, jadi jika Anda ingin bersaing di industri Anda, itu bukan ide yang buruk. Meskipun konten jelas sangat penting, strategi konten apa pun tidak dapat dijalankan tanpa rencana konten dan alur kerja yang terorganisir dan berkelanjutan untuk dicocokkan.

Industri mana yang membutuhkan perencanaan konten?

Bisnis apa pun yang berupaya melibatkan audiensnya dan menonjol di antara para pesaingnya akan hilang tanpa perencanaan konten. Ambil industri konstruksi, misalnya.

Semua pekerjaan yang dilakukan untuk membangun serangkaian kompleks apartemen baru akan hilang tanpa pamflet yang menyoroti manfaat kompleks tersebut, iklan yang direncanakan tepat sebelum pembukaan, dan kesaksian dari penyewa yang bahagia—semuanya menargetkan demografi penyewa ideal Anda.

Jadi bagaimana Anda bisa memastikan bahwa Anda memulai proses perencanaan konten Anda dengan cara yang benar? Terlepas dari industri Anda, Anda harus mulai dengan bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan tertentu. Berikut adalah beberapa untuk memulai:

• Apa misi dan tujuan Anda?
• KPI apa yang ingin Anda ukur keberhasilan Anda?
• Siapa audiens Anda? Apa yang mereka tanggapi?
• Di mana Anda berdiri dibandingkan dengan pesaing Anda?
• Apa saluran konten terbaik?
• Jenis konten apa yang akan Anda hasilkan?
• Sumber daya apa yang Anda miliki? Bagaimana Anda akan mengalokasikannya?

Di mana perencanaan konten terhambat?

Dengan begitu banyak pemangku kepentingan yang berinvestasi dalam perencanaan konten dan penyebaran pekerjaan di antara banyak alat, ketidakmampuan untuk mengukur atau melacak kemajuan secara akurat sering kali membuat perencanaan konten terhambat.

Mari kita sedikit lebih terperinci dengan beberapa contoh di bawah ini dan beberapa praktik terbaik untuk menghentikannya sejak awal atau menyesuaikan proses perencanaan konten Anda yang ada.

Apa saja tips untuk mengelola perencanaan konten secara efektif?

Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, kemacetan tidak sepenuhnya dapat dihindari. Namun, kemajuan besar dalam fleksibilitas dan fungsionalitas produk seperti perangkat lunak manajemen tugas telah memungkinkan tim konten dan pemasaran di seluruh industri untuk meningkatkan produktivitas mereka dan benar-benar memberikan semua langkah siklus hidup konten.

Menurut Institut Manajemen Proyek, perangkat lunak manajemen proyek semacam itu menghemat rata-rata karyawan 498 jam per tahun—hampir 21 hari!

Tanpa basa-basi lagi, berikut adalah beberapa masalah umum dalam proses perencanaan konten yang dapat dikurangi oleh tugas atau perangkat lunak manajemen proyek:

Poin masalah #1: perencanaan konten Anda harus mempertimbangkan lebih dari sekadar masukan tim konten Anda

Saat nilai konten menjadi lebih jelas, perencanaan konten melibatkan lebih banyak juru masak di dapur. Alih-alih hanya copywriter atau pembuat konten digital, Anda sekarang perlu menjawab pertanyaan pengembang produk atau pemangku kepentingan C-Suite. Hal ini tentu saja membuat proses menjadi lebih kompleks, terutama dalam hal mengelola umpan balik dan persetujuan.

Tips: buat alur kerja visual yang dinamis yang memungkinkan beberapa tim berkolaborasi secara real-time.

Setiap tim yang terlibat dalam proses perencanaan membawa alat dan prosesnya sendiri, yang membutuhkan akomodasi. Bahkan pada awal tahun 2017, 43 persen pekerja percaya bahwa mereka harus beralih di antara terlalu banyak aplikasi hanya untuk menyelesaikan pekerjaan dasar.

Dengan memindahkan semua pekerjaan ini ke dalam satu sumber kebenaran utama yang memungkinkan Anda melacak status pada aset konten, berbagi file, menetapkan pemilik, dan berkomunikasi dalam konteks, Anda akan dapat menjaga rencana konten Anda tetap pada jalur dan fokus.

Poin masalah #2: proses perencanaan Anda sangat bergantung pada email dan spreadsheet

Meskipun email dan file Excel sangat bagus untuk daftar tugas atau analisis skala kecil, mereka tidak cukup dinamis atau efisien untuk pembuat konten dan tim mereka. Pertimbangkan saja proses editorial untuk sebuah konten.

Setelah pembuatan, pemain tim yang berbeda akan berkontribusi pada draf dan bahkan versi yang dioptimalkan, digunakan kembali di platform lain setelahnya.

Tips: pilih alat perangkat lunak yang dapat diintegrasikan dengan alat konten yang ada, memungkinkan berbagi file, dan memberikan akses mudah ke aset di seluruh organisasi Anda.

Sangat mudah kehilangan jejak file terbaru. Bahkan lebih sulit untuk mengingat di mana Anda menyimpan umpan balik yang Anda dapatkan dari CMO atau klien di bagian kepemimpinan pemikiran Anda.

Perangkat lunak manajemen proyek memungkinkan Anda untuk menyimpan dan mengomunikasikan semua ini di satu tempat. Penggunaan pelacakan status dan otomatisasi juga memperjelas kapan aset siap untuk bergerak melalui bagian siklus berikutnya.

Poin menyakitkan #3: proses perencanaan konten Anda tidak bergerak cukup cepat, tetapi Anda sepertinya tidak dapat menemukan di mana letak hambatannya

Pepatah, "Waktu adalah uang," tentu berlaku untuk tim konten dan pemasaran juga. Ketika Gleanster Research mensurvei 3.400 lebih pemasar B2B perusahaan, mereka menemukan bahwa 25 sen dari setiap dolar terbuang sia-sia untuk operasi konten yang tidak efisien.

Banyak tim hanya mengetahui informasi penting, seperti kelebihan anggaran atau keterlambatan pengiriman di akhir proyek. Pada saat itu, dapat menjadi tantangan—dan memakan waktu—untuk menyaring semua fase proyek untuk menentukan siapa yang bertanggung jawab dan alasan di balik penangguhan tersebut.

Tip: Lacak anggaran dan tingkatkan setiap langkahnya

Bagian dari memiliki peta jalan konten yang sukses adalah membuatnya tepat waktu dan teratur. Misalnya, Anda mungkin ingin menyiapkan beberapa konten untuk dipublikasikan sebelum meluncurkan kampanye baru.

Dengan perangkat lunak manajemen tugas, Anda dapat merencanakan beberapa artikel yang ingin Anda siapkan di bawah setiap pilar konten utama Anda. Menetapkan tenggat waktu, anggaran, dan pemilik tertentu untuk masing-masing sebelumnya akan membantu Anda menghindari perebutan. Saat tenggat waktu ini mendekat, Anda dapat dengan cepat melihat di mana pekerjaan itu berdiri.

Dengan melacak waktu setiap item, Anda juga dapat melakukan analisis surut dari alur kerja Anda. Mungkin Anda melihat bahwa mengedit salinan iklan secara konsisten memakan waktu paling lama dan memperlambat prosesnya. Data ini dapat membantu Anda menyimpulkan apakah Anda memerlukan editor lain dalam tim atau alat yang lebih baik untuk mempercepat proses.

Jika ada yang salah, Anda dapat dengan cepat menyelami rencana konten Anda dan melihat di mana letak kesalahannya, berdasarkan komunikasi anggota tim, dokumen, dan banyak lagi.

Perencanaan konten dibuat mudah dikelola

Setelah beberapa pemeriksaan yang cermat, jelas bahwa Anda tidak memerlukan kekuatan dan sumber daya Batman untuk mengatasi musuh perencanaan konten Anda. Meskipun berbahaya dengan caranya sendiri yang unik, Ada cara untuk mengatasi tantangan dari banyak masukan tim, metode komunikasi yang rumit, dan kemacetan kemajuan.

Pada akhirnya, kryptonite mereka – dan kekuatan rahasia Anda – terletak pada pengembangan strategi konten teratas dan alat manajemen tugas yang memungkinkan Anda mengelola orang, anggaran, dan konten dari ujung ke ujung.

tentang Penulis

Rachel Weaver adalah Manajer Pemasaran Konten di monday.com. monday.com Work OS adalah platform yang fleksibel di mana setiap orang dapat dengan mudah membuat atau menyesuaikan solusi yang dibutuhkan tim mereka untuk menjalankan segala aspek pekerjaan mereka.