Warum die meisten Unternehmensregeln schlechte Ergebnisse haben
Veröffentlicht: 2016-08-21In meinem kürzlich erschienenen Artikel „Hier kommen schlechte Unternehmensregeln!“ habe ich untersucht, wie Regeln und Richtlinien mit den besten Absichten erstellt werden; Mit zunehmender Größe und Komplexität von Unternehmen führen Führungskräfte Regeln ein, um die Auswirkungen von Einstellungsfehlern und Fehlentscheidungen zu mindern und ein Qualitätsniveau aufrechtzuerhalten.
Das klingt alles gut, also was ist das Problem mit Regeln?
In diesem Artikel, Teil 2, erkläre ich, wie Regeln unweigerlich genau der Kultur und dem Unternehmen schaden, die sie schützen sollen.
Regeln nehmen Entscheidungen weg
Erstens, wie mein Freund und Mentor Bill Erickson häufig sagte: „Jede Regel nimmt die Gelegenheit, eine Wahl zu treffen.“
Je weniger Wahlmöglichkeiten Mitarbeiter haben – je seltener sie ihr eigenes Urteilsvermögen gebrauchen können – desto mehr werden sie denken, es sei Ihr Unternehmen und nicht ihr Unternehmen. Da die Arbeit immer mehr von Prozessen und Richtlinien diktiert wird, fühlen sich die Mitarbeiter immer weniger verantwortlich für ihre eigene Arbeit und ihr emotionales Engagement (dh ihr Engagement) nimmt ab.
Megan S. arbeitet in einem gewerkschaftlich organisierten Umfeld, das Rollenregeln hat. Sie schrieb:
Es war einmal, dass mich der Chef meines Vorgesetzten bat, einem kleinen (und kurzfristigen) Komitee beizutreten. Nachdem ich meine täglichen Aufgaben und meine Verfügbarkeit bewertet hatte, stimmte ich begeistert zu; das wäre eine großartige neue Fähigkeitsbildung für mich. Als meine Vorgesetzte hörte, dass ich teilnehmen würde, war sie alarmiert, dass ich ihr das nicht früher gesagt hatte. „Ich würde mich freuen, wenn Sie teilnehmen würden, aber ich muss es überprüfen, weil ich glaube, dass Ihre Position das nicht darf.“ Ich war in der Lage und willens, die „Überprüfung“ selbst durchzuführen, aber mir wurde gesagt, dass ich das nicht könnte. Zwei Wochen später bekam ich meine Rolle im Komitee, aber ich war nicht mehr so begeistert. Stattdessen fühlte ich mich immer noch schuldig, weil ich den vollen Terminkalender meiner Kollegen um zwei Wochen Beinarbeit ergänzt hatte (was ich hätte tun können!). „Mein Arbeitsplatz“ wurde zu „ihrem Arbeitsplatz“ und ich frage mich jetzt, ob es einer ist, der mein Lernen und Wachstum fördern kann.
Jessica P. erzählt, wie sie einmal einen Chef hatte, der ihr nicht einmal erlaubte, ihr eigenes Schreibgerät auszusuchen.
Ich habe einmal für eine Frau im Gesundheitswesen gearbeitet und sie dachte, dass alles mit einer bestimmten Stiftmarke in schwarzer Tinte geschrieben werden müsste. Sie glaubte nicht, dass dies ihre Regel war – sie glaubte, dass dies eine wohlbekannte Regel war, an die jeder glaubte. Ihr war nicht klar, wie ich in meiner Karriere so weit gekommen war, ohne mir der besonderen Stiftregel bewusst zu sein. Sie ließ mich alles umschreiben, was nicht in der speziellen Stifttinte erschien – und weigerte sich, diese Stifte für das Büro zu kaufen. Die Regel war ziemlich demotivierend und ließ mich sicherlich meine Berufswahl in Frage stellen.
Karl teilte seine Erfahrung mit ungewöhnlichen HR-Regeln, die ihn völlig demotivierten.
Als ich bei meinem Arbeitgeber anfing, war ich fest entschlossen, ein hervorragendes Jahr zu haben. Ich habe jede Herausforderung gemeistert und noch ein paar mehr. Am Ende des Jahres erwartete ich, dass ich für eine sehr positive Leistungsbeurteilung anstehen würde. Als ich bei meinem Manager saß, fiel sein Gesicht in sich zusammen. „Es tut mir leid, das zu tun. Sie haben in diesem Jahr hervorragende Arbeit geleistet. Aber wir haben eine Richtlinie, die besagt, dass ich Sie im ersten Jahr Ihrer Tätigkeit nur als kompetent einstufen kann.“ Nach dieser Erfahrung war ich frustriert (und dumm genug), zu entscheiden, dass ich es in meinem zweiten Jahr aus dem Park hauen würde. Ich habe die Erwartungen wieder weit übertroffen, ich bereitete mich darauf vor, dass ich ein „A“ bekommen sollte, etwas, das ich regelmäßig in anderen Jobs gemacht hatte. Als ich mich mit meinem Manager traf, teilte er mir nun mit, dass er mir für das Jahr nur ein „B“ geben könne, denn wenn er mir ein „A“ geben würde, müsste jemand in unserem Team ein „F“ bekommen. Ich beschloss, dass ich mit dem Spielen fertig war, und setzte meine Erwartungen und mein Arbeitsniveau für den Rest der Zeit, die ich dort war, auf ein „C“-Niveau. Dem Unternehmen entging viel zusätzlicher Aufwand, den es hätte bekommen können.
Ebenso können Regeln und Prozesse sogar die Möglichkeit nehmen, freiwillig das Richtige zu tun. Lauren ist Lehrerin an einer internationalen Schule in Asien, die diese Geschichte erzählt hat:
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Im Schulkalender gibt es eine Internationale Frühlingsmesse. Dies ist ein erstaunliches Highlight des Jahres. Familien und Studenten kommen zusammen, um Tische zu veranstalten und das beste Essen anzubieten, das ihr Land zu bieten hat. Überall gibt es Stände, Kunsthandwerk, Goldfische, Hüpfburgen – was auch immer. Als Teil der Schulgemeinschaft freute ich mich sehr darauf, mich freiwillig zu engagieren und den Tag mit meinem Mann und meinen Kindern zu genießen.
So wurde ein gemeinsames Dokument erstellt, damit alle Stände betreut werden konnten. Hier kommt die blöde Regel aus der Verwaltung: „Mindestens zwei Stunden muss man sich freiwillig melden. Ich erwarte, dass alle da sind. Ich werde dich beobachten und überprüfen. Du musst nicht, aber ich werde es merken, wenn du es nicht tust, sieht es nicht gut aus.“ Mit einem Schlag war die Möglichkeit, den Tag wirklich zu genießen, ruiniert. Die Entscheidungsfreiheit zu nehmen, machte den Tag ermüdend und zu einem weiteren Arbeitstag. Wir erfüllten unsere Pflichten und gingen dann nach Hause. Es ist interessant, dass dumme Regeln einen ebenso großen Einfluss auf die Moral haben wie sie es taten.
Regeln richten sich an die Wenigen auf Kosten der Mehrheit
Das zweite große Problem mit Regeln besteht darin, dass Sie beim Versuch, sich vor einer kleinen Minderheit von Straftätern zu schützen, das Vertrauen verringern und die Probleme für die Mehrheit erhöhen. Nick ist ein Geschäftsinhaber in Australien. Er erzählte eine Geschichte, die diesen Punkt perfekt veranschaulicht, und es stellte sich heraus, dass Nick derjenige war, der die „dumme“ Regel geschaffen hatte. Er sagte mir:
„Ich beschäftige zehn Mitarbeiter in drei Teams, die alle Zugang zu Laptops haben, um ihre täglichen Aufgaben zu erledigen. Ich habe eine Technologierichtlinie definiert und verteilt, die die Nutzung privater E-Mails, sozialer Medien usw. auf diesen Arbeitslaptops strikt untersagt. Dann installierte ich in meiner unendlichen Weisheit verschiedene Softwarekontrollen auf jedem Laptop, um sicherzustellen, dass die Richtlinie nicht umgangen wurde.
„Dies führte zu unzähligen verlorenen Stunden für mich und meine Mitarbeiter aufgrund dieser übereifrigen Kontrollen, die nicht nur Social-Media-Anwendungen, sondern fast alles andere blockierten. Standardsoftware-Updates wurden blockiert, erforderliche Websites wurden blockiert und auch andere arbeitsbezogene Anwendungen. Bei jedem dieser Vorfälle war mein „Administratorpasswort“ erforderlich, damit die Mitarbeiter fortfahren konnten. Es war eine Produktivitätskatastrophe.
„Unnötig zu sagen, dass ich all diese lächerlichen Regeln / Kontrollen entfernt habe und mit dem kürzlichen Upgrade unserer neuen Laptops haben wir keine davon installiert. Wir hatten auch keine Probleme damit, dass Mitarbeiter im Internet surfen oder in sozialen Medien surfen. Lektion gelernt."
In einer ähnlichen Geschichte schrieb mir Heidi über die Unternehmensregel, die zwar versucht, sich vor den wenigen potenziellen Tätern zu schützen, aber eine ganze Abteilung daran hindert, ihre Arbeit zu tun. Sie erklärte:
„Ich bin kürzlich in die Digital Strategy-Abteilung eines Big Four-Beratungsunternehmens eingetreten. Der Fokus unserer gesamten Abteilung liegt auf neuen kundenorientierten digitalen Technologien. Wir erhalten jedoch keinen Zugriff auf soziale Netzwerke oder Websites wie Slideshare, wenn wir uns von unserem Büronetzwerk aus verbinden. Um Zugriff auf die Sites zu erhalten, die wir für Recherchen verwenden, müssen wir ein Ticket bei Group IT Services erstellen und die Genehmigung des Direktors für die Anfrage einholen. Diese Praxis ist archaisch und kontraproduktiv, wenn man bedenkt, dass wir tatsächlich Zugriff benötigen, um unsere Arbeit zu erledigen.“
Regeln konzentrieren sich auf Aktivität statt auf Ergebnisse
Das dritte große Problem mit Regeln besteht darin, dass sie auf Aktivitäten angewendet werden, wenn das Management wirklich versucht, die Ergebnisse zu kontrollieren. Dies ist ein häufiger Managementfehler. Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter einen ganzen Tag lang arbeiten, gibt es oft Regeln gegen die Arbeit von zu Hause aus. Wer sagt, dass Arbeiter, die in ihren Kabinen sitzen, nicht Solitaire auf ihrem Computer spielen, Facebook auf ihrem Handy checken oder sich auf der Herrentoilette verstecken?
Shelley ist eine Immobilienfachfrau, die zusammen mit ihrem Mann in einem Immobilienteam von zu Hause aus arbeitet. Ihr Chef vermittelt bei dem Versuch, Kundenservice zu lehren, versehentlich Misstrauen, was den Rückzug fördert.
„Unsere Chefin besteht darauf, dass wir alle E-Mails von ihr innerhalb einer Stunde beantworten, SMS innerhalb von 2 Minuten beantworten und Anrufe sofort entgegennehmen. Stets. Von 7 bis 22 Uhr, sieben Tage die Woche. Ihre Begründung: Sie möchte, dass wir uns diese Gewohnheit aneignen, damit wir so schnell auf Kunden reagieren. Ich denke, das ist schlecht, weil sie uns grob kontrolliert. Wir sind keine Leute, die Kundenservice auf die leichte Schulter nehmen. Wir sind super reaktionsschnell. Aber das Mikromanagement … das gibt uns das Gefühl, dass sie nur darauf wartet, uns anzuschreien.“
Andrew Crookston teilte seine Erfahrung mit Regeln als IT-Experte und einige Lektionen von einem Mentor, der gegen Regeln und Richtlinien gekämpft hat. Crookston erklärte, dass viele Softwareunternehmen eine pauschale Regel für den Prozentsatz des Codes haben werden, der mit Testskripten auf Qualität überprüft werden muss (anstatt darauf zu vertrauen, dass die Softwareingenieure den besten Weg zum Testen des Codes bestimmen). Beispielsweise könnte es eine Regel geben, dass 85 % des von Ihnen geschriebenen Codes mit automatisierten Tests überprüft werden müssen. Als Reaktion verschwendeten viele Softwareingenieure, die die wichtigsten Risikobereiche bereits getestet hatten, Zeit damit, unnötige Testskripte zu schreiben, nur um die 85-%-Regel einzuhalten.
Stellen Sie sich das so vor: Regeln sind eine Möglichkeit für Führungskräfte, aus der Ferne Mikromanagement zu betreiben. Sie ersticken Kreativität und aufschlussreiches Denken. Sie entmachten Arbeitnehmer im Geiste des Schutzes vor sehr geringen Risiko- oder Verlustchancen. Die Quintessenz ist, dass niemand gerne im Mikromanagement verwaltet wird.
Wir haben jetzt untersucht, woher schlechte Regeln kommen und auf welche Weise sie von Anfang an zum Scheitern verurteilt sind. In Teil 3 werde ich erklären, wie einige der besten Unternehmen regelfrei arbeiten und was sie stattdessen tun, um hohe Standards zu garantieren und sich vor unangemessenen Risiken zu schützen.
Kevin Kruse ist der Autor von 15 Geheimnisse, die erfolgreiche Menschen über Zeitmanagement wissen und wie Millionäre ihren Tag planen: Ein 1-seitiger Plan.