Por que a maioria das regras da empresa tem resultados ruins
Publicados: 2016-08-21Em meu artigo recente, “De onde vêm as regras para empresas ruins!”, explorei como as regras e políticas são criadas com as melhores intenções; à medida que as empresas crescem em tamanho e complexidade, os líderes instituem regras para mitigar os efeitos de erros de contratação, más decisões e manter um nível de qualidade.
Isso tudo soa bem, então qual é o problema com as regras?
Neste artigo, Parte 2, explico como as regras inevitavelmente acabam prejudicando a própria cultura e a empresa que foram projetadas para proteger.
Regras Tiram Escolhas
Primeiro, como meu amigo e mentor Bill Erickson costumava dizer: “Toda regra tira a oportunidade de fazer uma escolha”.
Quanto menos escolhas os funcionários tiverem – quanto menos vezes eles usarem seu próprio julgamento – mais eles pensarão que é sua empresa, e não a empresa deles. À medida que cada vez mais o trabalho é ditado por processos e políticas, os funcionários se sentirão cada vez menos proprietários de seu próprio trabalho, e seu comprometimento emocional (ou seja, engajamento) diminui.
Megan S. trabalha em um ambiente sindicalizado que tem regras sobre funções. Ela escreveu:
Era uma vez, o chefe do meu supervisor me pediu para participar de um comitê pequeno (e de curto prazo). Depois de avaliar meus deveres diários e disponibilidade, concordei com entusiasmo; isso seria uma grande nova construção de habilidades para mim. Quando minha supervisora soube que eu participaria, ficou alarmada por eu não ter contado antes. “Embora eu adorasse que você participasse, vou ter que verificar porque não acho que sua posição tenha permissão para fazer isso.” Eu era capaz e estava disposto a fazer a “verificação” sozinho, mas me disseram que não podia. Duas semanas depois, recebi meu papel no comitê, mas não estava mais tão animado. Em vez disso, ainda me sentia culpado por acrescentar duas semanas de trabalho braçal (que eu poderia ter feito!) às agendas lotadas dos meus colegas. “Meu local de trabalho” tornou-se “o local de trabalho deles” e agora estou questionando se é aquele que pode promover meu aprendizado e crescimento.
Jessica P. explicou como uma vez teve um chefe que nem sequer a deixava escolher seu próprio instrumento de escrita.
Certa vez, trabalhei para uma mulher em um ambiente de saúde e ela achava que tudo tinha que ser escrito com uma marca específica de caneta em tinta preta. Ela não achava que essa fosse sua regra – ela acreditava que essa era uma regra bem conhecida que todos acreditavam. Ela não sabia como eu tinha chegado tão longe na minha carreira sem estar ciente da regra especial da caneta. Ela me fez reescrever qualquer coisa que não aparecesse na tinta especial da caneta – e se recusou a comprar essas canetas para o escritório. A regra era bastante desmotivadora e certamente me fez questionar minha seleção de trabalho.
Karl compartilhou sua experiência com regras incomuns de RH que o desmotivaram completamente.
Quando comecei com meu empregador, estava determinado a ter um ano excelente. Enfrentei todos os desafios e mais alguns. No final do ano, eu esperava estar na fila para uma avaliação de desempenho muito positiva. Quando me sentei com meu empresário, seu rosto caiu. “Sinto muito por fazer isso. Você fez um excelente trabalho para o ano. Mas temos uma política que diz que se você está no primeiro ano de seu trabalho, só posso classificá-lo como competente.” Depois dessa experiência, fiquei frustrado (e estúpido o suficiente) para decidir que ia arrasar no meu segundo ano. Mais uma vez superei em muito as expectativas, preparei-me para tirar um “A”, algo que fazia regularmente em outros trabalhos. Quando me encontrei com meu empresário, ele agora me informou que só poderia me dar um “B” para o ano, porque se ele me desse um “A”, alguém do nosso time teria que tirar um “F”. Decidi que tinha acabado de jogar o jogo e defini minhas expectativas e níveis de trabalho em um nível “C” pelo resto do tempo que estive lá. A empresa perdeu muito esforço adicional que poderia ter obtido.
Da mesma forma, regras e processos podem até tirar a oportunidade de voluntariamente fazer a coisa certa. Lauren é professora de uma escola internacional na Ásia que compartilhou esta história:
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No calendário escolar, há uma Feira Internacional da Primavera. Este é um destaque incrível do ano. Famílias e estudantes se reúnem para organizar mesas e apresentar a melhor comida que seu país tem a oferecer. Há barracas em todos os lugares, artesanato, peixinhos dourados, castelos saltitantes – você escolhe. Como parte da comunidade escolar, eu estava realmente ansiosa para ser voluntária e aproveitar o dia com meu marido e filhos.
Assim, foi criado um documento compartilhado para que todos os estandes pudessem ser atendidos. Aí vem a regra idiota da administração: “Você tem que se voluntariar por pelo menos duas horas. Espero que todos estejam lá. Estarei te observando e verificando. Você não precisa, mas eu vou notar que se você não fizer isso, não vai ficar bom.” Em um golpe a possibilidade de realmente aproveitar o dia foi arruinada. Tirar o poder de escolher tornou o dia cansativo e mais um dia de trabalho. Cumprimos nossas obrigações e depois fomos para casa. É interessante que regras idiotas tenham um efeito tão grande no moral quanto tiveram.
As regras visam os poucos às custas da maioria
O segundo grande problema com as regras é que, na tentativa de proteger contra uma pequena minoria de infratores, você diminui a confiança e aumenta os problemas para a maioria. Nick é proprietário de uma empresa na Austrália. Ele compartilhou uma história que ilustra perfeitamente esse ponto, e acontece que Nick é quem criou a regra “burra”. Ele me disse:
“Emprego dez funcionários em três equipes, todos com acesso a laptops para realizar suas tarefas diárias. Defini e distribuí uma política de tecnologia que proibia estritamente o uso de e-mail pessoal, mídia social, etc. nesses laptops de trabalho. Então, em minha infinita sabedoria, instalei vários controles de software em cada laptop para garantir que a política não fosse burlada.
“Isso resultou em inúmeras horas perdidas para mim e minha equipe devido a esses controles excessivamente zelosos que não apenas bloquearam aplicativos de mídia social, mas praticamente todo o resto. As atualizações de software padrão foram bloqueadas, os sites necessários foram bloqueados e outros aplicativos relacionados ao trabalho também. Cada um desses incidentes exigia minha 'Senha de Administrador' para permitir que a equipe continuasse. Foi um desastre de produtividade.
“Desnecessário dizer que tirei todas essas regras/controles ridículos e com a recente atualização de nossos novos laptops não instalamos nenhum deles. Também não tivemos nenhum problema relacionado ao pessoal navegando na web ou navegando nas mídias sociais. Lição aprendida."
Em uma história semelhante, Heidi me escreveu sobre a regra corporativa que, ao tentar proteger contra os poucos infratores em potencial, impede que um departamento inteiro faça seu trabalho. Ela explicou:
“Recentemente, ingressei na divisão de Estratégia Digital de uma consultoria Big Four. O foco de todo o nosso departamento está nas tecnologias digitais emergentes voltadas para o cliente. No entanto, não temos acesso a nenhuma rede social ou sites como o Slideshare quando nos conectamos a partir da rede do nosso escritório. Para ter acesso aos sites que usamos para fazer pesquisas, temos que abrir um tíquete com os Serviços de TI do Grupo e obter a aprovação do diretor na solicitação. Essa prática é arcaica e contraproducente, considerando que realmente precisamos de acesso para fazer nosso trabalho.”
As regras se concentram na atividade em vez dos resultados
O terceiro grande problema com as regras é que elas são aplicadas a atividades quando a administração está realmente tentando controlar os resultados. Este é um erro comum de gestão. Na tentativa de garantir que os funcionários estejam dando um dia inteiro de trabalho, muitas vezes existem regras contra o trabalho em casa. Quem pode dizer que os trabalhadores sentados em seus cubículos não estão jogando paciência no computador, checando o Facebook no telefone ou se escondendo no banheiro masculino?
Shelley é uma imobiliária que trabalha em casa, junto com o marido, em uma equipe imobiliária. Seu chefe, na tentativa de ensinar atendimento ao cliente, inadvertidamente comunica desconfiança, o que promove o desengajamento.
“Nosso chefe insiste que respondamos a todos os e-mails dela dentro de uma hora, respondamos as mensagens de texto em 2 minutos e atendamos as ligações imediatamente. Sempre. Das 7h às 22h, sete dias por semana. Seu raciocínio: Ela quer que tenhamos esse hábito para que possamos responder aos clientes rapidamente. Eu acho que isso é ruim porque ela está nos controlando grosseiramente. Não somos pessoas que levam o atendimento ao cliente de ânimo leve. Somos super responsivos. Mas microgerenciar… isso nos faz sentir como se ela estivesse esperando para gritar conosco.”
Andrew Crookston compartilhou sua experiência com regras como profissional de TI e algumas lições de um mentor que lutou contra regras e políticas. Crookston explicou que muitas empresas de software terão uma regra geral para a porcentagem de código que precisa ter a qualidade verificada com scripts de teste (em vez de confiar nos engenheiros de software para determinar a melhor maneira de testar o código). Por exemplo, pode haver uma regra de que 85% do código que você escreve precisa ser verificado com testes automatizados. Em resposta, muitos engenheiros de software que já haviam testado as principais áreas de risco perderiam tempo escrevendo scripts de teste desnecessários apenas para cumprir a regra dos 85%.
Pense desta forma: as regras são uma maneira de a liderança sênior microgerenciar de longe. Eles sufocam a criatividade e o pensamento perspicaz. Eles enfraquecem os trabalhadores no espírito de proteção contra chances muito baixas de risco ou perda. A linha inferior é que ninguém gosta de ser microgerenciado.
Já exploramos de onde vêm as regras ruins e as maneiras significativas pelas quais elas estão fadadas ao fracasso desde o início. Na Parte 3, explicarei como algumas das melhores empresas estão se libertando das regras e o que elas fazem para garantir altos padrões e proteção contra riscos indevidos.
Kevin Kruse é o autor de 15 segredos que as pessoas de sucesso sabem sobre gerenciamento de tempo e como milionários planejam seu dia: um plano de 1 página.