Pourquoi la plupart des règles de l'entreprise ont de mauvais résultats
Publié: 2016-08-21Dans mon récent article, "Voici d'où viennent les règles d'une mauvaise entreprise !", j'ai exploré comment les règles et les politiques sont créées avec les meilleures intentions ; à mesure que les entreprises grandissent en taille et en complexité, les dirigeants établissent des règles pour atténuer les effets des erreurs d'embauche, des mauvaises décisions et pour maintenir un niveau de qualité.
Tout cela semble bien, alors quel est le problème avec les règles ?
Dans cet article, partie 2, j'explique comment les règles finissent inévitablement par nuire à la culture et à l'entreprise qu'elles sont censées protéger.
Règles Choix à emporter
Tout d'abord, comme mon ami et mentor Bill Erickson l'a souvent dit, "Chaque règle enlève la possibilité de faire un choix."
Moins les employés ont de choix, moins ils ont l'occasion d'utiliser leur propre jugement, plus ils penseront que c'est votre entreprise, et non la leur. Comme de plus en plus de travail est dicté par des processus et des politiques, les employés se sentiront de moins en moins responsables de leur propre travail et leur engagement émotionnel (c'est-à-dire leur engagement) diminuera.
Megan S. travaille dans un environnement syndiqué qui a des règles sur les rôles. Elle a écrit:
Il était une fois, le patron de mon superviseur m'a demandé de rejoindre un petit (et à court terme) comité. Après avoir évalué mes tâches quotidiennes et ma disponibilité, j'ai accepté avec enthousiasme; ce serait une excellente nouvelle acquisition de compétences pour moi. Lorsque ma superviseure a appris que je participerais, elle s'est alarmée que je ne lui ai pas dit plus tôt. "Bien que j'aimerais que vous participiez, je vais devoir vérifier car je ne pense pas que votre position soit autorisée à le faire." J'étais capable et désireux de faire la « vérification » moi-même, mais on m'a dit que je ne pouvais pas. Deux semaines plus tard, on m'a confié mon rôle au sein du comité, mais je n'étais plus aussi enthousiaste. Au lieu de cela, je me sentais toujours coupable d'avoir ajouté deux semaines de travail de terrain (que j'aurais pu faire !) aux horaires chargés de mes collègues. « Mon lieu de travail » est devenu « leur lieu de travail » et je me demande maintenant si c'est un lieu qui peut favoriser mon apprentissage et ma croissance.
Jessica P. a expliqué qu'elle avait autrefois un patron qui ne la laissait même pas choisir son propre instrument d'écriture.
Une fois, j'ai travaillé pour une femme dans un établissement de santé et elle pensait que tout devait être écrit avec une marque spécifique de stylo à l'encre noire. Elle ne pensait pas que c'était sa règle – elle pensait que c'était une règle bien connue à laquelle tout le monde croyait. Elle ne savait pas comment j'étais arrivé aussi loin dans ma carrière sans être au courant de la règle spéciale du stylo. Elle m'a fait réécrire tout ce qui n'apparaissait pas dans l'encre spéciale du stylo et a refusé d'acheter ces stylos pour le bureau. La règle était assez démotivante et m'a certainement amené à remettre en question ma sélection d'emploi.
Karl a partagé son expérience avec des règles RH inhabituelles qui l'ont complètement démotivé.
Quand j'ai commencé avec mon employeur, j'étais déterminé à avoir une année exceptionnelle. J'ai relevé tous les défis et quelques autres. À la fin de l'année, je m'attendais à être en ligne pour une évaluation des performances très positive. Alors que j'étais assis avec mon manager, son visage est tombé. « Je suis désolé de faire ça. Vous avez fait un travail remarquable pour l'année. Mais nous avons une politique qui dit que si vous êtes dans la première année de votre travail, je ne peux que vous évaluer comme compétent. Après cette expérience, j'étais frustré (et assez stupide) pour décider que j'allais le faire sortir du parc ma deuxième année. J'ai de nouveau largement dépassé les attentes, je me suis préparé à obtenir un «A», ce que j'avais fait régulièrement dans d'autres emplois. Lors de ma rencontre avec mon manager, il m'a alors informé qu'il ne pouvait me donner qu'un "B" pour l'année, car s'il me donnait un "A", quelqu'un de notre équipe devrait obtenir un "F". J'ai décidé que j'avais fini de jouer au jeu et j'ai fixé mes attentes et mes niveaux de travail à un niveau «C» pour le reste du temps où j'étais là-bas. L'entreprise a perdu beaucoup d'efforts supplémentaires qu'elle aurait pu obtenir.
De même, les règles et les processus peuvent même supprimer la possibilité de faire volontairement la bonne chose. Lauren est enseignante dans une école internationale en Asie et a partagé cette histoire :
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Dans le calendrier scolaire, il y a une foire internationale de printemps. C'est un point culminant incroyable de l'année. Les familles et les étudiants se réunissent pour organiser des tables et proposer la meilleure nourriture que leur pays a à offrir. Il y a des stands partout, de l'artisanat, des poissons rouges, des châteaux gonflables, etc. En tant que membre de la communauté scolaire, j'avais vraiment hâte de faire du bénévolat et de profiter de la journée avec mon mari et mes enfants.
Un document partagé a donc été créé afin que tous les stands puissent être pris en charge. Voici la règle stupide de l'administration : « Vous devez faire du bénévolat pendant au moins deux heures. Je m'attends à ce que tout le monde soit là. Je vais vous surveiller et vérifier. Tu n'es pas obligé de le faire, mais je remarquerai que si tu ne le fais pas, ça n'aura pas l'air bien. En un seul coup, la possibilité de vraiment profiter de la journée a été ruinée. Prendre le pouvoir de choisir a rendu la journée fatigante et une autre journée de travail. Nous avons rempli nos obligations puis nous sommes rentrés chez nous. Il est intéressant de noter que les règles stupides ont autant d'effet sur le moral qu'elles l'ont fait.
Les règles ciblent quelques-uns au détriment de la majorité
Le deuxième problème majeur avec les règles est que, dans une tentative de protection contre une petite minorité de délinquants, vous diminuez la confiance et augmentez les tracas pour la majorité. Nick est propriétaire d'une entreprise en Australie. Il a partagé une histoire qui illustre parfaitement ce point, et il s'avère que Nick est celui qui a créé la règle "stupide". Il m'a dit:
« J'emploie dix personnes réparties en trois équipes, qui ont toutes accès à des ordinateurs portables pour effectuer leurs tâches quotidiennes. J'ai défini et distribué une politique technologique qui interdisait strictement l'utilisation des e-mails personnels, des médias sociaux, etc. sur ces ordinateurs portables de travail. Puis, dans mon infinie sagesse, j'ai installé divers contrôles logiciels sur chaque ordinateur portable pour m'assurer que la politique n'était pas contournée.
"Cela a entraîné d'innombrables heures perdues pour moi et mon personnel en raison de ces contrôles trop zélés qui ont non seulement bloqué les applications de médias sociaux, mais à peu près tout le reste. Les mises à jour logicielles standard ont été bloquées, les sites Web requis ont été bloqués, ainsi que d'autres applications liées au travail. Chacun de ces incidents nécessitait mon « mot de passe administrateur » pour permettre au personnel de continuer. Ce fut un désastre de productivité.
"Inutile de dire que j'ai supprimé toutes ces règles / contrôles ridicules et avec la récente mise à niveau de nos nouveaux ordinateurs portables, nous n'en avons installé aucun. Nous n'avons pas non plus eu de problèmes liés à la navigation du personnel sur le Web ou à la navigation sur les réseaux sociaux. Leçon apprise."
Dans une histoire similaire, Heidi m'a écrit au sujet de la règle d'entreprise qui, tout en essayant de se protéger contre les quelques délinquants potentiels, empêche tout un service de faire son travail. Elle a expliqué:
« J'ai récemment rejoint la division Stratégie Digitale d'un cabinet de conseil Big Four. L'ensemble de notre département se concentre sur les technologies numériques émergentes destinées aux clients. Pourtant, nous n'avons accès à aucun réseau social ou à des sites tels que Slideshare lorsque nous nous connectons à partir de notre réseau de bureau. Pour avoir accès aux sites que nous utilisons pour effectuer des recherches, nous devons créer un ticket auprès des services informatiques du groupe et obtenir l'approbation du directeur sur la demande. Cette pratique est archaïque et contre-productive, étant donné que nous avons en fait besoin d'un accès pour faire notre travail.
Les règles se concentrent sur l'activité plutôt que sur les résultats
Le troisième problème majeur avec les règles est qu'elles sont appliquées aux activités alors que la direction essaie vraiment de contrôler les résultats. C'est une erreur courante de gestion. Afin de s'assurer que les employés donnent une journée complète de travail, il existe souvent des règles interdisant le travail à domicile. Qui peut dire que les travailleurs assis dans leurs cabines ne jouent pas au solitaire sur leur ordinateur, ne consultent pas Facebook sur leur téléphone ou ne se cachent pas dans les toilettes des hommes ?
Shelley est une professionnelle de l'immobilier qui travaille à domicile, avec son mari, dans une équipe immobilière. Leur patron, dans une tentative d'enseigner le service à la clientèle, communique par inadvertance la méfiance, ce qui favorise le désengagement.
« Notre patron insiste pour que nous répondions à tous ses e-mails en moins d'une heure, aux SMS en moins de 2 minutes et aux appels immédiatement. Toujours. De 7 h à 22 h, sept jours sur sept. Son raisonnement : Elle veut que nous prenions cette habitude afin que nous répondions aux clients aussi rapidement. Je pense que c'est mauvais parce qu'elle nous contrôle grossièrement. Nous ne sommes pas des gens qui prenons le service client à la légère. Nous sommes hyper réactifs. Mais pour micro-gérer… cela nous donne juste l'impression qu'elle attend pour nous crier dessus.
Andrew Crookston a partagé son expérience avec les règles en tant que professionnel de l'informatique et quelques leçons d'un mentor qui s'est battu contre les règles et les politiques. Crookston a expliqué que de nombreux éditeurs de logiciels auront une règle générale pour le pourcentage de code dont la qualité doit être vérifiée avec des scripts de test (au lieu de faire confiance aux ingénieurs logiciels pour déterminer la meilleure façon de tester le code). Par exemple, il pourrait y avoir une règle selon laquelle 85 % du code que vous écrivez doit être vérifié avec des tests automatisés. En réponse, de nombreux ingénieurs logiciels qui avaient déjà testé les principaux domaines à risque perdraient du temps à écrire des scripts de test inutiles simplement pour pouvoir se conformer à la règle des 85 %.
Pensez-y de cette façon : les règles sont un moyen pour la haute direction de microgérer à distance. Ils étouffent la créativité et la réflexion perspicace. Ils déresponsabilisent les travailleurs dans le but de les protéger contre de très faibles risques de risque ou de perte. L'essentiel est que personne n'aime être microgéré.
Nous avons maintenant exploré d'où viennent les mauvaises règles et les principales façons dont elles sont vouées à l'échec dès le départ. Dans la partie 3, j'expliquerai comment certaines des meilleures entreprises s'affranchissent des règles et ce qu'elles font à la place pour garantir des normes élevées et se protéger contre les risques indus.
Kevin Kruse est l'auteur de 15 secrets que les personnes qui réussissent connaissent sur la gestion du temps et sur la façon dont les millionnaires planifient leur journée : un plan d'une page.