เหตุใดกฎเกณฑ์ของบริษัทส่วนใหญ่จึงมีผลลัพธ์ที่ไม่ดี
เผยแพร่แล้ว: 2016-08-21ในบทความล่าสุดของฉัน "นี่คือที่มาของกฎเกณฑ์ของบริษัทที่ไม่ดี!" ฉันได้สำรวจวิธีการสร้างกฎและนโยบายด้วยความตั้งใจที่ดีที่สุด เมื่อบริษัทเติบโตขึ้นทั้งในด้านขนาดและความซับซ้อน ผู้นำจะตั้งกฎเกณฑ์เพื่อลดผลกระทบจากความผิดพลาดในการจ้างงาน การตัดสินใจที่ผิดพลาด และรักษาระดับคุณภาพ
นั่นฟังดูดีแล้วปัญหาของกฎคืออะไร?
ในบทความนี้ ตอนที่ 2 ฉันอธิบายว่ากฎย่อมส่งผลเสียต่อวัฒนธรรมและบริษัทที่ออกแบบมาเพื่อปกป้องอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้
กฎ Take Away Choices
อย่างแรก อย่างที่ Bill Erickson เพื่อนและที่ปรึกษาของฉันพูดบ่อยๆ ว่า "กฎทุกข้อฉวยโอกาสในการเลือก"
ยิ่งพนักงานมีตัวเลือกน้อยลง—ยิ่งใช้วิจารณญาณของตนเองน้อยลงเท่านั้น—ยิ่งพวกเขาจะคิดว่านี่คือบริษัทของคุณ ไม่ใช่บริษัทของพวกเขา เนื่องจากงานถูกกำหนดโดยกระบวนการและนโยบายมากขึ้นเรื่อยๆ พนักงานจะรู้สึกเป็นเจ้าของงานของตนเองน้อยลงเรื่อยๆ และความมุ่งมั่นทางอารมณ์ (เช่น การมีส่วนร่วม) จะลดลง
Megan S. ทำงานในสภาพแวดล้อมที่เป็นสหภาพซึ่งมีกฎเกณฑ์เกี่ยวกับบทบาท เธอเขียน:
กาลครั้งหนึ่ง หัวหน้าผู้บังคับบัญชาของฉันขอให้ฉันเข้าร่วมคณะกรรมการขนาดเล็ก (และระยะสั้น) หลังจากประเมินหน้าที่และความพร้อมในแต่ละวันของฉันแล้ว ฉันเห็นด้วยอย่างกระตือรือร้น นี่จะเป็นการสร้างทักษะใหม่ที่ยอดเยี่ยมสำหรับฉัน เมื่อหัวหน้าของฉันได้ยินว่าฉันจะเข้าร่วม เธอตื่นตระหนกที่ฉันไม่ได้บอกเธอเร็วกว่านี้ “ในขณะที่ฉันต้องการให้คุณเข้าร่วม ฉันจะต้องตรวจสอบเพราะฉันไม่คิดว่าตำแหน่งของคุณจะได้รับอนุญาตให้ทำเช่นนี้” ฉันมีความสามารถและเต็มใจที่จะ "ตรวจสอบ" ด้วยตัวเอง แต่มีคนบอกว่าฉันทำไม่ได้ สองสัปดาห์ต่อมา ฉันได้รับบทบาทในคณะกรรมการ แต่ฉันก็ไม่ตื่นเต้นอีกต่อไป แต่ฉันยังคงรู้สึกผิดเกี่ยวกับการเพิ่มเวลาสองสัปดาห์ในการทำงานด้านกฎหมาย (ที่ฉันสามารถทำได้!) ให้กับตารางงานที่ยุ่งของเพื่อนร่วมงานของฉัน “ที่ทำงานของฉัน” กลายเป็น “ที่ทำงานของพวกเขา” และตอนนี้ฉันกำลังสงสัยว่าสถานที่นั้นสามารถส่งเสริมการเรียนรู้และการเติบโตของฉันได้หรือไม่
เจสสิก้า พี. อธิบายว่าเธอเคยมีเจ้านายที่ไม่ยอมให้เธอเลือกอุปกรณ์เขียนของตัวเองได้อย่างไร
ฉันเคยทำงานให้กับผู้หญิงคนหนึ่งในสถานพยาบาล และเธอคิดว่าทุกอย่างต้องเขียนด้วยปากกายี่ห้อหนึ่งด้วยหมึกสีดำ เธอไม่คิดว่านี่คือกฎของเธอ เธอเชื่อว่านี่เป็นกฎที่รู้จักกันดีซึ่งทุกคนเชื่อ เธอไม่ชัดเจนว่าฉันมาไกลขนาดนั้นได้อย่างไรในอาชีพการงานของฉันโดยไม่ได้ตระหนักถึงกฎปากกาพิเศษ เธอให้ฉันเขียนใหม่ทุกอย่างที่ไม่ปรากฏในหมึกปากกาพิเศษ และปฏิเสธที่จะซื้อปากกาเหล่านี้สำหรับสำนักงาน กฎเกณฑ์ค่อนข้างลดระดับและทำให้ฉันสงสัยในการเลือกงานของฉันอย่างแน่นอน
Karl แบ่งปันประสบการณ์ของเขาเกี่ยวกับกฎ HR ที่ผิดปกติซึ่งทำให้เขาหมดกำลังใจโดยสิ้นเชิง
เมื่อฉันเริ่มต้นกับนายจ้าง ฉันตั้งใจแน่วแน่ที่จะมีปีที่โดดเด่น ฉันได้พบกับทุกความท้าทายและอีกสองสามข้อ สิ้นปีนี้ ฉันคาดหวังว่าจะได้รับการตรวจสอบประสิทธิภาพในเชิงบวกอย่างมาก เมื่อฉันนั่งกับผู้จัดการ ใบหน้าของเขาก็ทรุดลง “ฉันขอโทษที่ทำเช่นนี้ คุณได้ทำงานที่โดดเด่นสำหรับปี แต่เรามีนโยบายที่บอกว่าถ้าคุณอยู่ในปีแรกของการทำงาน ฉันจะให้คะแนนคุณว่ามีความสามารถเท่านั้น” หลังจากประสบการณ์นั้น ฉันรู้สึกหงุดหงิด (และโง่มากพอ) ที่ตัดสินใจว่าฉันจะเลิกล้มมันในปีที่สองของฉัน ฉันทำเกินความคาดหมายอีกครั้ง ฉันเตรียมตัวเองว่าควรได้ "A" ซึ่งเป็นสิ่งที่ฉันทำเป็นประจำในงานอื่นๆ เมื่อฉันได้พบกับผู้จัดการของฉัน ตอนนี้เขาบอกฉันว่าเขาสามารถให้ "B" ฉันได้เพียง "B" สำหรับปีเท่านั้น เพราะถ้าเขาให้ "A" กับฉัน คนในทีมของเราจะต้องได้ "F" ฉันตัดสินใจว่าฉันเล่นเกมเสร็จแล้วและตั้งความคาดหวังและระดับงานของฉันไว้ที่ระดับ "C" ตลอดเวลาที่ฉันอยู่ที่นั่น บริษัทสูญเสียความพยายามเพิ่มเติมมากมายที่พวกเขาจะได้รับ
ในทำนองเดียวกัน กฎเกณฑ์และกระบวนการต่างๆ อาจทำให้เสียโอกาสในการทำสิ่งที่ถูกต้องโดยสมัครใจ ลอเรนเป็นครูที่โรงเรียนนานาชาติแห่งหนึ่งในเอเชียที่เล่าเรื่องนี้:
แนะนำสำหรับคุณ:
บทบัญญัติต่อต้านการแสวงหากำไรสำหรับสตาร์ทอัพในอินเดียมีความหมายอย่างไร?
Edtech Startups ช่วยให้แรงงานอินเดียเพิ่มพูนทักษะและเตรียมพร้อมสู่อนาคตได้อย่างไร...
หุ้นเทคโนโลยียุคใหม่ในสัปดาห์นี้: ปัญหาของ Zomato ยังคงดำเนินต่อไป, EaseMyTrip Posts Stro...
สตาร์ทอัพอินเดียใช้ทางลัดในการไล่ล่าหาทุน
แพลตฟอร์มการตลาดดิจิทัล Logicserve ระดมทุน INR 80 Cr รีแบรนด์เป็น LS Dig...
รายงานเตือนให้มีการพิจารณาทบทวนกฎข้อบังคับเกี่ยวกับ Lendingtech Space
ในปฏิทินโรงเรียนมีงาน International Spring Fair นี่เป็นไฮไลท์ที่น่าทึ่งของปี ครอบครัวและนักเรียนมารวมตัวกันเพื่อจัดโต๊ะและนำเสนออาหารที่ดีที่สุดในประเทศของตน มีบูธอยู่ทุกที่ งานฝีมือ ปลาทอง ปราสาทกระโดด - คุณเรียกมันว่า ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของชุมชนโรงเรียน ฉันตั้งตารอที่จะเป็นอาสาสมัครและสนุกกับวันดีๆ กับสามีและลูกๆ ของฉัน
จึงมีการสร้างเอกสารที่ใช้ร่วมกันเพื่อให้สามารถดูแลบูธทั้งหมดได้ กฎโง่ๆ ของฝ่ายบริหารมาตามนี้: “คุณต้องเป็นอาสาสมัครอย่างน้อยสองชั่วโมง ฉันหวังว่าทุกคนจะอยู่ที่นั่น ฉันจะคอยดูคุณและตรวจสอบ คุณไม่จำเป็นต้องทำ แต่ฉันจะสังเกตว่าถ้าคุณไม่ทำ มันจะดูไม่ดี” เพียงปัดครั้งเดียวความเป็นไปได้ของการเพลิดเพลินกับวันนี้ก็พังทลายลง สละอำนาจเพื่อเลือกทำให้วันที่น่าเบื่อและอีกวันที่ทำงาน เราทำตามภาระหน้าที่แล้วกลับบ้าน เป็นเรื่องที่น่าสนใจที่กฎโง่ๆ มีผลดีต่อขวัญกำลังใจเช่นเดียวกับที่เคยทำ
กฎเกณฑ์กำหนดเป้าหมายคนไม่กี่คนที่ใช้จ่ายของคนส่วนใหญ่
ปัญหาสำคัญประการที่สองของกฎก็คือ ในความพยายามที่จะปกป้องผู้กระทำผิดส่วนน้อย คุณจะลดความไว้วางใจและเพิ่มความยุ่งยากให้กับคนส่วนใหญ่ Nick เป็นเจ้าของธุรกิจในออสเตรเลีย เขาแบ่งปันเรื่องราวที่แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนถึงประเด็นนี้ และปรากฏว่านิคเป็นคนสร้างกฎที่ "โง่" เขาบอกฉัน:
“ฉันจ้างพนักงานสิบคนในสามทีม ทุกคนสามารถเข้าถึงแล็ปท็อปเพื่อปฏิบัติหน้าที่ประจำวันได้ ฉันได้กำหนดและเผยแพร่นโยบายเทคโนโลยีที่ห้ามการใช้อีเมลส่วนตัว โซเชียลมีเดีย ฯลฯ บนแล็ปท็อปที่ทำงานเหล่านั้นโดยเด็ดขาด จากนั้นในภูมิปัญญาอันไร้ขอบเขตของฉัน ฉันได้ติดตั้งการควบคุมซอฟต์แวร์ต่างๆ บนแล็ปท็อปแต่ละเครื่อง เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการหลบเลี่ยงนโยบาย
“สิ่งนี้ส่งผลให้ฉันและพนักงานของฉันต้องเสียเวลาไปนับไม่ถ้วน เนื่องจากการควบคุมที่มากเกินไป ซึ่งไม่เพียงแต่บล็อกแอปพลิเคชันโซเชียลมีเดียเท่านั้น แต่ยังรวมถึงอย่างอื่นด้วย การอัปเดตซอฟต์แวร์มาตรฐานถูกบล็อก บล็อกเว็บไซต์ที่จำเป็น และแอปพลิเคชันอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานด้วย เหตุการณ์เหล่านี้แต่ละครั้งต้องใช้ "รหัสผ่านผู้ดูแลระบบ" ของฉันเพื่อให้เจ้าหน้าที่สามารถดำเนินการต่อได้ มันเป็นหายนะในการผลิต
“ไม่ต้องพูดเลย ฉันถอดกฎ/การควบคุมที่ไร้สาระทั้งหมดออกไป และด้วยการอัปเกรดแล็ปท็อปเครื่องใหม่ของเรา เรายังไม่ได้ติดตั้งเลย และเราไม่เคยมีปัญหาใดๆ เกี่ยวกับพนักงานในการท่องเว็บหรือท่องโซเชียลมีเดีย บทเรียน."
ในเรื่องที่คล้ายกัน ไฮดี้เขียนถึงฉันเกี่ยวกับกฎขององค์กรที่พยายามปกป้องผู้ที่อาจกระทำความผิดเพียงไม่กี่ราย ป้องกันไม่ให้ทั้งแผนกทำงาน เธออธิบายว่า:
“ฉันเพิ่งเข้าร่วมแผนก Digital Strategy ของบริษัทที่ปรึกษา Big Four จุดเน้นของแผนกทั้งหมดของเราอยู่ที่ลูกค้าเกิดใหม่ที่ต้องเผชิญกับเทคโนโลยีดิจิทัล อย่างไรก็ตาม เราไม่ได้รับสิทธิ์เข้าถึงเครือข่ายโซเชียลใดๆ หรือไซต์เช่น Slideshare เมื่อเชื่อมต่อจากเครือข่ายสำนักงานของเรา ในการเข้าถึงเว็บไซต์ที่เราใช้ในการค้นคว้า เราต้องเปิดตั๋วกับ Group IT Services และได้รับการอนุมัติจากผู้อำนวยการตามคำขอ แนวทางปฏิบัตินี้ล้าสมัยและได้ผลจริง เนื่องจากเราจำเป็นต้องเข้าถึงเพื่อทำงานของเราจริงๆ”
กฎมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมแทนที่จะเป็นผลลัพธ์
ปัญหาหลักประการที่สามของกฎก็คือการนำไปใช้กับกิจกรรมเมื่อฝ่ายบริหารพยายามควบคุมผลลัพธ์จริงๆ นี่เป็นข้อผิดพลาดทั่วไปในการจัดการ ในความพยายามที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานทำงานอย่างเต็มที่ได้ทั้งวัน มักจะมีกฎห้ามการทำงานจากที่บ้าน ใครจะบอกว่าคนงานที่นั่งอยู่ในห้องเล็ก ๆ ของพวกเขาไม่ได้เล่นไพ่คนเดียวบนคอมพิวเตอร์ กำลังดู Facebook ทางโทรศัพท์ หรือซ่อนตัวอยู่ในห้องของผู้ชาย
เชลลีย์เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านอสังหาริมทรัพย์ที่ทำงานจากที่บ้านร่วมกับสามีในทีมอสังหาริมทรัพย์ เจ้านายของพวกเขาพยายามที่จะสอนการบริการลูกค้าโดยไม่ได้ตั้งใจสื่อสารความไม่ไว้วางใจซึ่งส่งเสริมการเลิกจ้าง
“เจ้านายของเรายืนยันว่าเราจะตอบอีเมลทั้งหมดจากเธอภายในหนึ่งชั่วโมง รับข้อความภายใน 2 นาที และรับสายทันที เสมอ. ตั้งแต่ 7.00 น. ถึง 22.00 น. เจ็ดวันต่อสัปดาห์ เหตุผลของเธอ: เธอต้องการให้เราติดเป็นนิสัยนั้นเพื่อที่เราจะได้ตอบสนองต่อลูกค้าอย่างรวดเร็ว ฉันคิดว่านี่ไม่ดีเพราะเธอควบคุมเราอย่างไม่มีการลด เราไม่ใช่คนที่ชอบบริการลูกค้าแบบเบาๆ เราตอบสนองได้ดี แต่สำหรับการจัดการแบบจุลภาค… ที่ทำให้เรารู้สึกเหมือนว่าเธอกำลังรอที่จะตะโกนใส่เรา”
Andrew Crookston แบ่งปันประสบการณ์ของเขาเกี่ยวกับกฎเกณฑ์ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีและบทเรียนบางส่วนจากที่ปรึกษาที่ต่อสู้กับกฎและนโยบาย Crookston อธิบายว่าบริษัทซอฟต์แวร์หลายแห่งจะมีกฎครอบคลุมสำหรับเปอร์เซ็นต์ของโค้ดที่ต้องตรวจสอบคุณภาพด้วยสคริปต์ทดสอบ (แทนที่จะไว้วางใจวิศวกรซอฟต์แวร์ในการกำหนดวิธีที่ดีที่สุดในการทดสอบโค้ด) ตัวอย่างเช่น อาจมีกฎว่า 85% ของโค้ดที่คุณเขียนต้องได้รับการตรวจสอบด้วยการทดสอบอัตโนมัติ ในการตอบสนอง วิศวกรซอฟต์แวร์หลายคนที่ได้ทดสอบพื้นที่เสี่ยงหลักแล้วจะเสียเวลาเขียนสคริปต์ทดสอบที่ไม่จำเป็นเพื่อให้สอดคล้องกับกฎ 85%
คิดอย่างนี้: กฎเป็นหนทางสำหรับผู้บริหารระดับสูงในการบริหารจัดการขนาดเล็กจากระยะไกล พวกเขายับยั้งความคิดสร้างสรรค์และความคิดที่เฉียบแหลม พวกเขาปลดพนักงานด้วยจิตวิญญาณของการปกป้องโอกาสที่ต่ำมากของความเสี่ยงหรือการสูญเสีย สิ่งสำคัญที่สุดคือไม่มีใครชอบการจัดการแบบไมโคร
ตอนนี้เราได้สำรวจแล้วว่ากฎที่ไม่ดีมาจากไหน และวิธีสำคัญที่กฎเหล่านั้นจะล้มเหลวตั้งแต่เริ่มต้น ในส่วนที่ 3 ฉันจะอธิบายว่าบริษัทที่ดีที่สุดบางแห่งจะปราศจากกฎเกณฑ์ได้อย่างไร และสิ่งที่พวกเขาทำแทนเพื่อรับประกันมาตรฐานระดับสูงและป้องกันความเสี่ยงที่ไม่เหมาะสม
Kevin Kruse เป็นผู้เขียน 15 เคล็ดลับที่ผู้ประสบความสำเร็จรู้เกี่ยวกับการบริหารเวลาและวิธีที่เศรษฐีวางแผนวันของพวกเขา: แผน 1 หน้า