Dlaczego większość zasad firmy ma złe wyniki
Opublikowany: 2016-08-21W moim ostatnim artykule „Oto skąd pochodzą złe zasady firmy!”, zbadałem, w jaki sposób zasady i zasady są tworzone z najlepszymi intencjami; wraz ze wzrostem wielkości i złożoności firm liderzy ustanawiają zasady mające na celu łagodzenie skutków błędów w zatrudnianiu, złych decyzji oraz utrzymanie poziomu jakości.
To wszystko brzmi dobrze, więc w czym problem z zasadami?
W tym artykule, część 2, wyjaśniam, w jaki sposób reguły nieuchronnie niszczą kulturę i firmę, które mają chronić.
Zasady zabierają wybory
Po pierwsze, jak często mawiał mój przyjaciel i mentor Bill Erickson: „Każda zasada odbiera możliwość dokonania wyboru”.
Im mniej możliwości wyboru mają pracownicy — im mniej razy mogą kierować się własnym osądem — tym częściej będą myśleć, że to Twoja firma, a nie ich firma. Ponieważ coraz więcej pracy jest podyktowane procesami i zasadami, pracownicy będą odczuwać coraz mniejsze poczucie odpowiedzialności za swoją pracę, a ich zaangażowanie emocjonalne (tj. zaangażowanie) maleje.
Megan S. pracuje w uzwiązkowionym środowisku, w którym obowiązują zasady dotyczące ról. Ona napisała:
Pewnego razu szef mojego przełożonego poprosił mnie o przyłączenie się do małego (i krótkoterminowego) komitetu. Po dokonaniu oceny moich codziennych obowiązków i dyspozycyjności zgodziłem się entuzjastycznie; to byłoby dla mnie wspaniałe nowe budowanie umiejętności. Kiedy moja przełożona usłyszała, że wezmę udział, była zaniepokojona, że nie powiedziałem jej wcześniej. „Chociaż bardzo chciałbym, abyś wziął udział, będę musiał to sprawdzić, ponieważ nie sądzę, aby twoje stanowisko było do tego dozwolone”. Byłem zdolny i chętny do samodzielnego „sprawdzania”, ale powiedziano mi, że nie mogę. Dwa tygodnie później dostałem swoją rolę w komitecie, ale nie byłem już tak podekscytowany. Zamiast tego nadal czułem się winny, że dodałem dwa tygodnie pracy nóg (co mogłem zrobić!) do napiętych harmonogramów moich kolegów. „Moje miejsce pracy” stało się „ich miejscem pracy” i zastanawiam się teraz, czy może wspierać moją naukę i rozwój.
Jessica P. wyjaśniła, jak kiedyś miała szefa, który nie pozwolił jej nawet wybrać własnego narzędzia do pisania.
Kiedyś pracowałam dla pewnej kobiety w placówce służby zdrowia, która myślała, że wszystko musi być napisane określonym rodzajem długopisu czarnym tuszem. Nie sądziła, że to jej zasada – wierzyła, że jest to dobrze znana zasada, w którą wszyscy wierzyli. Nie wiedziała, jak zaszedłem tak daleko w mojej karierze, nie zdając sobie sprawy ze specjalnej zasady pióra. Kazała mi przepisywać wszystko, co nie pojawiło się w specjalnym tuszu do długopisów – i odmówiła kupowania tych długopisów do biura. Ta zasada była dość demotywująca i na pewno skłoniła mnie do zakwestionowania mojego wyboru pracy.
Karl podzielił się swoim doświadczeniem z nietypowymi zasadami HR, które całkowicie go zdemotywowały.
Kiedy zaczynałem pracę z moim pracodawcą, byłem zdeterminowany, aby mieć wspaniały rok. Sprostałem każdemu wyzwaniu i kilku innym. Spodziewałem się, że pod koniec roku będę w kolejce do bardzo pozytywnej oceny wyników. Kiedy siedziałem z moim menedżerem, jego twarz opadła. „Przepraszam, że to robię. Wykonałeś znakomitą pracę w tym roku. Ale mamy politykę, która mówi, że jeśli jesteś w pierwszym roku swojej pracy, mogę tylko ocenić cię jako kompetentną”. Po tym doświadczeniu byłem sfrustrowany (i na tyle głupi), że zdecydowałem, że wyrzucę go z parku na drugim roku. Znowu znacznie przekroczyłem oczekiwania, przygotowałem się, że powinienem dostać „A”, coś, co robiłem regularnie w innych zawodach. Kiedy spotkałem się z moim menedżerem, poinformował mnie, że może mi dać tylko „B” za rok, ponieważ jeśli dałby mi „A”, ktoś z naszego zespołu musiałby dostać „F”. Zdecydowałem, że skończyłem grać w tę grę i ustawiłem swoje oczekiwania i poziomy pracy na poziomie „C” przez resztę czasu, gdy tam byłem. Firma straciła wiele dodatkowego wysiłku, który mogła uzyskać.
Podobnie zasady i procesy mogą nawet pozbawić możliwości dobrowolnego robienia właściwych rzeczy. Lauren jest nauczycielką w międzynarodowej szkole w Azji, która podzieliła się tą historią:
Polecany dla Ciebie:
Co oznacza przepis anty-profitowy dla indyjskich startupów?
W jaki sposób start-upy Edtech pomagają indyjskim pracownikom podnosić umiejętności i być gotowym na przyszłość...
Akcje New Age Tech w tym tygodniu: Kłopoty Zomato nadal, EaseMyTrip publikuje Stro...
Indyjskie startupy idą na skróty w pogoni za finansowaniem
Digital Marketing Platform Logicserve Bags Finansowanie INR 80 Cr, zmienia nazwę na LS Dig...
Raport ostrzega przed odnowioną kontrolą regulacyjną dotyczącą przestrzeni Lendingtech
W kalendarzu szkolnym znajdują się Międzynarodowe Targi Wiosenne. To niesamowita atrakcja roku. Rodziny i studenci spotykają się, aby biegać przy stołach i proponować najlepsze jedzenie, jakie ma do zaoferowania ich kraj. Wszędzie są budki, rzemiosło, złote rybki, zamki do skakania - jak to nazywasz. Jako część szkolnej społeczności naprawdę nie mogłam się doczekać wolontariatu i cieszenia się dniem z moim mężem i dziećmi.
Stworzono więc wspólny dokument, aby można było opiekować się wszystkimi stoiskami. Oto głupia zasada administracji: „Musisz zgłosić się na ochotnika przez co najmniej dwie godziny. Oczekuję, że wszyscy tam będą. Będę cię obserwował i sprawdzał. Nie musisz, ale zauważę, że jeśli tego nie zrobisz, to nie będzie dobrze wyglądać. Za jednym zamachem zrujnowano możliwość prawdziwego cieszenia się dniem. Odebranie możliwości wyboru sprawiło, że dzień był męczący, a kolejny dzień w pracy. Wypełniliśmy nasze zobowiązania i pojechaliśmy do domu. Interesujące jest to, że głupie zasady mają równie duży wpływ na morale, jak to miało miejsce.
Zasady są skierowane do nielicznych kosztem większości
Drugi poważny problem z regułami polega na tym, że próbując chronić się przed niewielką mniejszością przestępców, zmniejszasz zaufanie i zwiększasz kłopoty większości. Nick jest właścicielem firmy w Australii. Opowiedział historię, która doskonale ilustruje ten punkt, i okazuje się, że to Nick stworzył zasadę „głupoty”. Powiedział mi:
„Zatrudniam dziesięciu pracowników w trzech zespołach, z których każdy ma dostęp do laptopów do wykonywania codziennych obowiązków. Zdefiniowałem i rozpowszechniłem politykę technologiczną, która surowo zabrania używania osobistych wiadomości e-mail, mediów społecznościowych itp. na tych laptopach do pracy. Następnie w mojej nieskończonej mądrości zainstalowałem różne programy sterujące na każdym laptopie, aby upewnić się, że polityka nie została ominięta.
„To spowodowało niezliczone stracone godziny dla mnie i mojego personelu z powodu tych nadgorliwych kontroli, które nie tylko blokowały aplikacje mediów społecznościowych, ale prawie wszystko inne. Standardowe aktualizacje oprogramowania zostały zablokowane, wymagane strony internetowe zostały zablokowane, a także inne aplikacje związane z pracą. Każdy z tych incydentów wymagał mojego „Hasła administratora”, aby personel mógł kontynuować. To była katastrofa produktywności.
„Nie trzeba dodawać, że pozbyłem się wszystkich tych absurdalnych zasad / kontroli, a po ostatniej aktualizacji naszych nowych laptopów nie zainstalowaliśmy żadnego z nich. Nie mieliśmy też żadnych problemów związanych z surfowaniem po sieci przez pracowników lub przeglądaniem mediów społecznościowych. Wyciągnięta lekcja”.
W podobnej historii Heidi napisała do mnie o korporacyjnej regule, która próbując chronić przed kilkoma potencjalnymi przestępcami, uniemożliwia całemu działowi wykonywanie swojej pracy. Wyjaśniła:
„Niedawno dołączyłem do działu Digital Strategy firmy konsultingowej Wielkiej Czwórki. Cały nasz dział koncentruje się na nowych technologiach cyfrowych skierowanych do klientów. Jednak nie mamy dostępu do żadnych sieci społecznościowych ani witryn takich jak Slideshare, gdy łączymy się z naszej sieci biurowej. Aby uzyskać dostęp do witryn, z których korzystamy do prowadzenia badań, musimy zgłosić zgłoszenie do Group IT Services i uzyskać zgodę dyrektora na żądanie. Ta praktyka jest archaiczna i przynosi efekt przeciwny do zamierzonego, biorąc pod uwagę, że tak naprawdę potrzebujemy dostępu do naszej pracy”.
Zasady koncentrują się na aktywności, a nie na wynikach
Trzecim głównym problemem związanym z regułami jest to, że stosuje się je do działań, gdy kierownictwo naprawdę próbuje kontrolować wyniki. To powszechny błąd w zarządzaniu. Aby upewnić się, że pracownicy poświęcają cały dzień pracy, często stosuje się przepisy zabraniające pracy w domu. Kto powiedział, że pracownicy siedzący w swoich boksach nie grają w pasjansa na komputerze, nie sprawdzają Facebooka na telefonie ani nie chowają się w męskiej toalecie?
Shelley jest specjalistką od nieruchomości, która wraz z mężem pracuje w domu w zespole nieruchomości. Ich szef, próbując nauczyć obsługi klienta, nieumyślnie komunikuje nieufność, co sprzyja wycofywaniu się.
„Nasza szefowa nalega, abyśmy dobrze odpowiadali na wszystkie e-maile od niej w ciągu godziny, na SMS-y w ciągu 2 minut i natychmiast odbierali telefony. Zawsze. Od 7:00 do 22:00, siedem dni w tygodniu. Jej rozumowanie: Chce, abyśmy mieli ten nawyk, abyśmy tak szybko odpowiadali klientom. Myślę, że to źle, ponieważ ona nad nami rażąco kontroluje. Nie jesteśmy ludźmi, którzy lekceważą obsługę klienta. Jesteśmy bardzo responsywni. Ale mikro-zarządzanie… to po prostu sprawia, że czujemy, że czeka, by na nas krzyczeć”.
Andrew Crookston podzielił się swoim doświadczeniem z regułami jako specjalista IT oraz kilkoma lekcjami od mentora, który walczył z regułami i zasadami. Crookston wyjaśnił, że wiele firm programistycznych będzie mieć ogólną regułę określającą procent kodu, który musi zostać sprawdzony pod kątem jakości za pomocą skryptów testowych (zamiast ufać inżynierom oprogramowania w kwestii określenia najlepszego sposobu testowania kodu). Na przykład może istnieć reguła, że 85% kodu, który piszesz, wymaga sprawdzenia automatycznymi testami. W odpowiedzi wielu inżynierów oprogramowania, którzy przetestowali już główne obszary ryzyka, traciłoby czas na pisanie niepotrzebnych skryptów testowych tylko po to, by dostosować się do zasady 85%.
Pomyśl o tym w ten sposób: Zasady są sposobem dla kierownictwa wyższego szczebla na mikrozarządzanie z daleka. Tłumią kreatywność i wnikliwe myślenie. Ubezwłasnowolniają pracowników w duchu ochrony przed bardzo niskimi szansami na ryzyko lub stratę. Najważniejsze jest to, że nikt nie lubi być mikrozarządzany.
Zbadaliśmy teraz, skąd biorą się złe zasady i w jaki sposób są skazane na niepowodzenie od samego początku. W części 3 wyjaśnię, w jaki sposób niektóre z najlepszych firm są wolne od reguł i co zamiast tego robią, aby zagwarantować wysokie standardy i chronić przed nadmiernym ryzykiem.
Kevin Kruse jest autorem 15 Secrets Successful People Know About Zarządzanie czasem i jak milionerzy planują swój dzień: 1-stronicowy plan.