Perché la maggior parte delle regole aziendali hanno risultati negativi
Pubblicato: 2016-08-21Nel mio recente articolo, "Ecco da dove vengono le regole della cattiva compagnia!", Ho esplorato come le regole e le politiche vengono create con le migliori intenzioni; man mano che le aziende crescono in termini di dimensioni e complessità, i leader stabiliscono regole per mitigare gli effetti degli errori di assunzione, delle decisioni sbagliate e per mantenere un livello di qualità.
Suona tutto bene, quindi qual è il problema con le regole?
In questo articolo, parte 2, spiego come le regole finiscono inevitabilmente per danneggiare la stessa cultura e azienda che sono progettate per proteggere.
Le regole tolgono le scelte
Innanzitutto, come diceva spesso il mio amico e mentore Bill Erickson, "Ogni regola toglie l'opportunità di fare una scelta".
Meno scelte hanno i dipendenti, meno volte riescono a usare il proprio giudizio, più penseranno che sia la tua azienda e non la loro azienda. Poiché una parte sempre maggiore del lavoro è dettata da processi e politiche, i dipendenti si sentiranno sempre meno responsabili del proprio lavoro e il loro impegno emotivo (cioè il coinvolgimento) diminuisce.
Megan S. lavora in un ambiente sindacale che ha regole sui ruoli. Lei scrisse:
Una volta, il capo del mio supervisore mi chiese di entrare a far parte di un piccolo (e a breve termine) comitato. Dopo aver valutato i miei impegni quotidiani e la disponibilità, ho acconsentito con entusiasmo; questo sarebbe un grande nuovo sviluppo di abilità per me. Quando il mio supervisore ha saputo che avrei partecipato, si è allarmata perché non gliel'avevo detto prima. "Anche se mi piacerebbe che tu partecipassi, dovrò controllarlo perché non penso che la tua posizione sia autorizzata a farlo." Ero capace e disposto a fare il "controllo" da solo, ma mi è stato detto che non potevo. Due settimane dopo, mi è stato assegnato il mio ruolo all'interno del comitato, ma non ero più così eccitato. Invece, mi sentivo ancora in colpa per aver aggiunto due settimane di lavoro per le gambe (che avrei potuto fare!) agli impegni dei miei colleghi. “Il mio posto di lavoro” è diventato il “loro posto di lavoro” e ora mi chiedo se possa favorire il mio apprendimento e la mia crescita.
Jessica P. ha spiegato come una volta aveva un capo che non le permetteva nemmeno di scegliere il proprio strumento di scrittura.
Una volta ho lavorato per una donna in un ambiente sanitario e lei pensava che tutto dovesse essere scritto con una marca specifica di penna con inchiostro nero. Non pensava che questa fosse la sua regola, credeva che questa fosse una regola ben nota a cui tutti credevano. Non era chiaro come fossi arrivato così lontano nella mia carriera senza essere a conoscenza della regola speciale della penna. Mi ha fatto riscrivere tutto ciò che non appariva nell'inchiostro speciale della penna e si è rifiutata di comprare queste penne per l'ufficio. La regola era piuttosto demotivante e sicuramente mi ha fatto mettere in dubbio la mia selezione di lavoro.
Karl ha condiviso la sua esperienza con regole insolite delle risorse umane che lo hanno completamente demotivato.
Quando ho iniziato con il mio datore di lavoro, ero determinato a vivere un anno eccezionale. Ho affrontato ogni sfida e poche altre. Alla fine dell'anno, mi aspettavo di essere in linea per una valutazione delle prestazioni molto positiva. Mentre mi sedevo con il mio manager, la sua faccia cadde. “Mi dispiace farlo. Hai svolto un lavoro eccezionale per l'anno. Ma abbiamo una politica che dice che se sei nel primo anno del tuo lavoro, posso solo valutarti come competente". Dopo quell'esperienza, ero frustrato (e abbastanza stupido) da decidere che l'avrei buttato fuori dal parco il mio secondo anno. Ho superato di nuovo di molto le aspettative, mi sono preparato a prendere una "A", cosa che avevo fatto regolarmente in altri lavori. Quando ho incontrato il mio manager, ora mi ha informato che poteva darmi solo una "B" per l'anno, perché se mi avesse dato una "A", qualcuno della nostra squadra avrebbe dovuto prendere una "F". Ho deciso che avevo finito di giocare e ho impostato le mie aspettative e i livelli di lavoro a un livello "C" per il resto del tempo in cui ero lì. L'azienda ha perso molti sforzi aggiuntivi che avrebbero potuto ottenere.
Allo stesso modo, regole e processi possono anche togliere l'opportunità di fare volontariamente la cosa giusta. Lauren è un'insegnante in una scuola internazionale in Asia che ha condiviso questa storia:
Raccomandato per te:
Cosa significa la disposizione anti-profitto per le startup indiane?
In che modo le startup Edtech stanno aiutando la forza lavoro indiana a migliorare le competenze e a diventare pronte per il futuro...
Azioni tecnologiche new-age questa settimana: i problemi di Zomato continuano, EaseMyTrip pubblica stro...
Le startup indiane prendono scorciatoie alla ricerca di finanziamenti
Piattaforma di marketing digitale Logicserve Borse INR 80 Cr Finanziamenti, rinomina come LS Dig...
Il rapporto avverte di un rinnovato controllo normativo sullo spazio Lendingtech
Nel calendario scolastico c'è una Fiera Internazionale di Primavera. Questo è uno straordinario momento clou dell'anno. Famiglie e studenti si uniscono per gestire i tavoli e proporre il miglior cibo che il loro paese ha da offrire. Ci sono bancarelle ovunque, artigianato, pesci rossi, castelli saltellanti... lo chiami. Come parte della comunità scolastica, non vedevo l'ora di fare volontariato e godermi la giornata con mio marito e i miei figli.
Quindi è stato creato un documento condiviso in modo che tutti gli stand potessero essere curati. Arriva la stupida regola dell'amministrazione: “Devi fare volontariato per almeno due ore. Mi aspetto che ci siano tutti. Ti guarderò e controllerò. Non devi, ma noterò che se non lo fai, non sembrerà bello. In un colpo la possibilità di godersi davvero la giornata è stata rovinata. Togliere il potere di scegliere rendeva la giornata faticosa e un'altra giornata di lavoro. Abbiamo adempiuto ai nostri obblighi e poi siamo tornati a casa. È interessante notare che le regole stupide hanno un grande effetto sul morale come hanno fatto.
Le regole prendono di mira i pochi a spese della maggioranza
Il secondo grande problema con le regole è che nel tentativo di proteggersi da una piccola minoranza di trasgressori, si riduce la fiducia e si aumentano i problemi per la maggioranza. Nick è un imprenditore in Australia. Ha condiviso una storia che illustra perfettamente questo punto, e si scopre che Nick è quello che ha creato la regola "stupida". Lui mi ha detto:
“Impiego dieci dipendenti in tre team, tutti con accesso a laptop per svolgere le proprie mansioni quotidiane. Ho definito e distribuito una politica tecnologica che vietava severamente l'uso di e-mail personali, social media, ecc. su quei laptop di lavoro. Quindi, nella mia infinita saggezza, ho installato vari controlli software su ciascun laptop per garantire che la politica non venisse aggirata.
“Ciò ha comportato innumerevoli ore perse per me e il mio staff a causa di questi controlli troppo zelanti che non solo hanno bloccato le applicazioni dei social media ma quasi tutto il resto. Gli aggiornamenti software standard sono stati bloccati, i siti Web richiesti sono stati bloccati e anche altre applicazioni relative al lavoro. Ciascuno di questi incidenti richiedeva la mia "Password amministratore" per consentire al personale di procedere. È stato un disastro di produttività.
“Inutile dire che ho eliminato tutte quelle regole/controlli ridicoli e con il recente aggiornamento dei nostri nuovi laptop non ne abbiamo installato nessuno. Né abbiamo avuto problemi relativi al personale che naviga sul web o naviga sui social media. Lezione imparata."
In una storia simile, Heidi mi ha scritto a proposito della regola aziendale che, mentre cerca di proteggere dai pochi potenziali trasgressori, impedisce a un intero dipartimento di svolgere il proprio lavoro. Lei spiegò:
“Di recente sono entrato a far parte della divisione Digital Strategy di una società di consulenza Big Four. L'obiettivo dell'intero dipartimento è sulle tecnologie digitali emergenti rivolte ai clienti. Tuttavia, non ci viene concesso l'accesso a nessun social network o sito come Slideshare, quando ci connettiamo dalla nostra rete aziendale. Per ottenere l'accesso ai siti che utilizziamo per fare ricerche, dobbiamo creare un ticket con Group IT Services e ottenere l'approvazione del direttore sulla richiesta. Questa pratica è arcaica e controproducente, considerando che abbiamo effettivamente bisogno dell'accesso per svolgere il nostro lavoro".
Le regole si concentrano sull'attività anziché sui risultati
Il terzo grande problema con le regole è che vengono applicate alle attività quando la direzione sta davvero cercando di controllare i risultati. Questo è un errore di gestione comune. Nel tentativo di assicurarsi che i dipendenti stiano dando un'intera giornata di lavoro, ci sono spesso regole contro il lavoro da casa. Chi può dire che i lavoratori seduti nei loro cubicoli non stanno giocando al solitario sul computer, controllando Facebook sul telefono o si nascondono nel bagno degli uomini?
Shelley è una professionista immobiliare che lavora da casa, insieme a suo marito, in un team immobiliare. Il loro capo, nel tentativo di insegnare il servizio clienti, comunica inavvertitamente sfiducia, che favorisce il disimpegno.
“Il nostro capo insiste affinché rispondiamo a tutte le sue e-mail entro un'ora, rispondiamo ai messaggi entro 2 minuti e rispondiamo alle chiamate immediatamente. Sempre. Dalle 7:00 alle 22:00, sette giorni su sette. Il suo ragionamento: vuole che prendiamo quell'abitudine in modo da rispondere ai clienti così rapidamente. Penso che questo sia un male perché lei ci controlla grossolanamente. Non siamo persone che prendono alla leggera il servizio clienti. Siamo super reattivi. Ma micro-gestire... questo ci fa sentire come se stesse aspettando di urlarci contro".
Andrew Crookston ha condiviso la sua esperienza con le regole come professionista IT e alcune lezioni di un mentore che ha combattuto contro regole e policy. Crookston ha spiegato che molte società di software avranno una regola generale per la percentuale di codice che deve essere controllata dalla qualità con script di test (invece di affidarsi agli ingegneri del software per determinare il modo migliore per testare il codice). Ad esempio, potrebbe esserci una regola per cui l'85% del codice che scrivi deve essere verificato con test automatici. In risposta, molti ingegneri del software che avevano già testato le principali aree di rischio perderebbero tempo a scrivere script di test non necessari solo per conformarsi alla regola dell'85%.
Pensala in questo modo: le regole sono un modo per la dirigenza senior di microgestire da lontano. Soffocano la creatività e il pensiero perspicace. Depotenziano i lavoratori allo scopo di proteggerli da bassissime possibilità di rischio o di perdita. La conclusione è che a nessuno piace essere microgestito.
Ora abbiamo esplorato da dove provengono le regole sbagliate e i modi significativi in cui sono destinate a fallire dall'inizio. Nella parte 3, spiegherò come alcune delle migliori aziende stanno diventando libere da regole e cosa fanno invece per garantire standard elevati e proteggersi da rischi indebiti.
Kevin Kruse è l'autore di 15 segreti che le persone di successo conoscono sulla gestione del tempo e su come i milionari pianificano la loro giornata: un piano di 1 pagina.