Mengapa Sebagian Besar Aturan Perusahaan Memiliki Hasil Buruk
Diterbitkan: 2016-08-21Dalam artikel saya baru-baru ini, “Dari sinilah Aturan Perusahaan yang Buruk Berasal!,” Saya mengeksplorasi bagaimana aturan dan kebijakan dibuat dengan niat terbaik; ketika perusahaan tumbuh dalam ukuran dan kompleksitas, para pemimpin melembagakan aturan untuk mengurangi efek dari kesalahan perekrutan, keputusan yang buruk, dan untuk mempertahankan tingkat kualitas.
Itu semua terdengar bagus, jadi apa masalahnya dengan aturan?
Dalam artikel ini, Bagian 2, saya menjelaskan bagaimana aturan akhirnya merusak budaya dan perusahaan yang seharusnya mereka lindungi.
Aturan Mengambil Pilihan
Pertama, seperti yang sering dikatakan teman dan mentor saya Bill Erickson, “Setiap aturan menghilangkan kesempatan untuk membuat pilihan.”
Semakin sedikit pilihan yang dimiliki karyawan—semakin sedikit waktu mereka untuk menggunakan penilaian mereka sendiri—semakin mereka akan berpikir bahwa itu adalah perusahaan Anda, dan bukan perusahaan mereka. Karena semakin banyak pekerjaan ditentukan oleh proses dan kebijakan, karyawan akan merasa semakin tidak memiliki kepemilikan atas pekerjaan mereka sendiri, dan komitmen emosional mereka (yaitu, keterlibatan) menurun.
Megan S. bekerja di lingkungan serikat pekerja yang memiliki aturan tentang peran. Dia menulis:
Sekali waktu, bos supervisor saya meminta saya untuk bergabung dengan komite kecil (dan jangka pendek). Setelah menilai tugas dan ketersediaan harian saya, saya dengan antusias setuju; ini akan menjadi pengembangan keterampilan baru yang hebat bagi saya. Ketika supervisor saya mendengar saya akan berpartisipasi, dia terkejut karena saya tidak memberitahunya lebih awal. "Meskipun saya ingin Anda berpartisipasi, saya harus memeriksanya karena menurut saya posisi Anda tidak diizinkan untuk melakukan ini." Saya mampu dan bersedia untuk melakukan "pemeriksaan" sendiri tetapi diberitahu bahwa saya tidak bisa. Dua minggu kemudian, saya diberi peran dalam komite, tetapi saya tidak bersemangat lagi. Sebaliknya, saya masih merasa bersalah karena menambahkan kerja keras selama dua minggu (yang sebenarnya bisa saya lakukan!) ke jadwal sibuk rekan kerja saya. "Tempat kerja saya" menjadi "tempat kerja mereka" dan saya sekarang mempertanyakan apakah itu salah satu yang dapat mendorong pembelajaran dan pertumbuhan saya.
Jessica P. menjelaskan bagaimana dia pernah memiliki bos yang bahkan tidak membiarkannya memilih alat tulisnya sendiri.
Saya pernah bekerja untuk seorang wanita di lingkungan perawatan kesehatan dan dia berpikir bahwa semuanya harus ditulis dengan merek pena tertentu dengan tinta hitam. Dia tidak berpikir bahwa ini adalah aturannya—dia percaya bahwa ini adalah aturan terkenal yang dipercaya semua orang. Dia tidak jelas bagaimana saya bisa sejauh itu dalam karir saya tanpa menyadari aturan pena khusus. Dia membuat saya menulis ulang apa pun yang tidak muncul di tinta pena khusus – dan menolak untuk membeli pena ini untuk kantor. Aturan itu cukup menurunkan motivasi dan tentu saja membuat saya mempertanyakan pilihan pekerjaan saya.
Karl berbagi pengalamannya dengan aturan SDM yang tidak biasa yang benar-benar menurunkan motivasinya.
Ketika saya mulai dengan majikan saya, saya bertekad untuk memiliki tahun yang luar biasa. Saya menghadapi setiap tantangan dan beberapa tantangan lainnya. Pada akhir tahun, saya berharap bahwa saya akan mendapatkan penilaian kinerja yang sangat positif. Saat saya duduk dengan manajer saya, wajahnya jatuh. “Saya menyesal melakukan ini. Anda telah melakukan pekerjaan yang luar biasa untuk tahun ini. Tetapi kami memiliki kebijakan yang mengatakan bahwa jika Anda berada di tahun pertama pekerjaan Anda, saya hanya dapat menilai Anda sebagai orang yang kompeten.” Setelah pengalaman itu, saya frustrasi (dan cukup bodoh) untuk memutuskan bahwa saya akan menjatuhkannya dari taman tahun kedua saya. Saya sangat melampaui harapan lagi, saya mempersiapkan diri bahwa saya harus mendapatkan "A", sesuatu yang telah saya lakukan secara teratur di pekerjaan lain. Saat saya bertemu dengan manajer saya, dia sekarang memberi tahu saya bahwa dia hanya bisa memberi saya "B" untuk tahun ini, karena jika dia memberi saya "A", seseorang di tim kami harus mendapatkan "F". Saya memutuskan saya sudah selesai bermain game dan menetapkan harapan dan tingkat pekerjaan saya pada tingkat "C" selama sisa waktu saya di sana. Perusahaan kehilangan banyak upaya tambahan yang bisa mereka dapatkan.
Demikian pula, aturan dan proses bahkan dapat menghilangkan kesempatan untuk secara sukarela melakukan hal yang benar. Lauren adalah seorang guru di sebuah sekolah internasional di Asia yang berbagi cerita ini:
Direkomendasikan untukmu:
Apa Arti Ketentuan Anti-Profiteering Bagi Startup India?
Bagaimana Startup Edtech Membantu Tenaga Kerja India Meningkatkan Keterampilan & Menjadi Siap Masa Depan...
Saham Teknologi Zaman Baru Minggu Ini: Masalah Zomato Berlanjut, EaseMyTrip Posting Stro...
Startup India Mengambil Jalan Pintas Dalam Mengejar Pendanaan
Platform Pemasaran Digital Logicserve Bags Pendanaan INR 80 Cr, Berganti Nama Sebagai LS Dig...
Laporan Memperingatkan Pengawasan Peraturan yang Diperbarui Pada Lendingtech Space
Dalam kalender sekolah, ada Pameran Musim Semi Internasional. Ini adalah sorotan yang luar biasa tahun ini. Keluarga dan siswa berkumpul untuk mengatur meja dan menyajikan makanan terbaik yang ditawarkan negara mereka. Ada stan di mana-mana, kerajinan tangan, ikan mas, kastil lompat – sebut saja. Sebagai bagian dari komunitas sekolah, saya sangat menantikan untuk menjadi sukarelawan dan menikmati hari bersama suami dan anak-anak saya.
Maka dibuatlah dokumen bersama agar semua stan dapat terpelihara. Inilah aturan bodoh dari administrasi: “Anda harus menjadi sukarelawan setidaknya selama dua jam. Saya berharap semua orang ada di sana. Aku akan mengawasimu, dan memeriksa. Anda tidak harus melakukannya, tetapi saya akan memperhatikan jika tidak, itu tidak akan terlihat bagus.” Dalam satu sapuan, kemungkinan untuk benar-benar menikmati hari itu hancur. Mengambil kekuatan untuk memilih membuat hari itu melelahkan dan hari lain di tempat kerja. Kami memenuhi kewajiban kami dan kemudian pulang. Sangat menarik bahwa aturan bodoh memiliki efek yang sama besar pada moral seperti itu.
Aturan Menargetkan Sedikit Dengan Mengorbankan Mayoritas
Masalah utama kedua dengan aturan adalah bahwa dalam upaya untuk melindungi dari minoritas kecil pelanggar, Anda mengurangi kepercayaan dan meningkatkan kerepotan bagi mayoritas. Nick adalah pemilik bisnis di Australia. Dia berbagi cerita yang menggambarkan hal ini dengan sempurna, dan ternyata Nick-lah yang menciptakan aturan "bodoh". Dia bilang:
“Saya mempekerjakan sepuluh staf dalam tiga tim, semuanya memiliki akses ke laptop untuk melakukan tugas sehari-hari mereka. Saya mendefinisikan dan mendistribusikan kebijakan teknologi yang melarang keras penggunaan email pribadi, media sosial, dll. di laptop kerja tersebut. Kemudian dalam kebijaksanaan saya yang tak terbatas, saya menginstal berbagai kontrol perangkat lunak pada setiap laptop untuk memastikan kebijakan tersebut tidak dielakkan.
“Ini mengakibatkan saya dan staf saya kehilangan jam kerja yang tak terhitung jumlahnya karena kontrol yang terlalu bersemangat ini yang tidak hanya memblokir aplikasi media sosial tetapi hampir semua hal lainnya. Pembaruan perangkat lunak standar diblokir, situs web yang diperlukan diblokir, dan aplikasi terkait pekerjaan lainnya juga. Setiap insiden ini membutuhkan 'Kata Sandi Administrator' saya agar staf dapat melanjutkan. Itu adalah bencana produktivitas.
“Tak perlu dikatakan, saya menghapus semua aturan / kontrol konyol itu dan dengan peningkatan terbaru dari laptop baru kami, kami belum menginstalnya. Kami juga tidak memiliki masalah terkait dengan staf yang menjelajahi web atau menjelajahi media sosial. Pelajaran yang didapat.”
Dalam cerita serupa, Heidi menulis kepada saya tentang aturan perusahaan yang, ketika mencoba melindungi dari beberapa pelanggar potensial, mencegah seluruh departemen melakukan pekerjaan mereka. Dia menjelaskan:
“Saya baru-baru ini bergabung dengan divisi Strategi Digital dari sebuah perusahaan konsultan Big Four. Fokus seluruh departemen kami adalah pada pelanggan baru yang menghadapi teknologi digital. Namun, kami tidak diberikan akses ke jejaring sosial apa pun, atau situs seperti Slideshare, saat terhubung dari jaringan kantor kami. Untuk mendapatkan akses ke situs yang kami gunakan untuk melakukan penelitian, kami harus menaikkan tiket dengan Layanan TI Grup dan mendapatkan persetujuan direktur atas permintaan tersebut. Praktik ini kuno dan kontra-produktif, mengingat kami sebenarnya membutuhkan akses untuk melakukan pekerjaan kami.”
Aturan Fokus Pada Aktivitas Bukan Hasil
Masalah utama ketiga dengan aturan adalah bahwa aturan itu diterapkan pada aktivitas ketika manajemen benar-benar berusaha mengendalikan hasil. Ini adalah kesalahan manajemen yang umum. Dalam upaya untuk memastikan karyawan memberikan pekerjaan sehari penuh, seringkali ada aturan yang melarang bekerja dari rumah. Siapa bilang pekerja yang duduk di bilik mereka tidak bermain solitaire di komputer mereka, memeriksa Facebook di ponsel mereka, atau bersembunyi di toilet pria?
Shelley adalah seorang profesional real estat yang bekerja dari rumah, bersama suaminya, di tim real estat. Bos mereka, dalam upaya untuk mengajarkan layanan pelanggan, secara tidak sengaja mengomunikasikan ketidakpercayaan, yang mendorong pelepasan.
“Bos kami bersikeras bahwa kami menjawab semua email darinya dengan baik dalam waktu satu jam, menjawab teks dalam 2 menit, dan segera menjawab panggilan. Selalu. Dari jam 7 pagi sampai jam 10 malam, tujuh hari seminggu. Alasannya: Dia ingin kita memiliki kebiasaan itu sehingga kita menanggapi klien secepat itu. Saya pikir ini buruk karena dia terlalu mengendalikan kita. Kami bukan orang yang menganggap enteng layanan pelanggan. Kami sangat responsif. Tapi untuk micro-manage… itu hanya membuat kita merasa seperti dia menunggu untuk meneriaki kita.”
Andrew Crookston berbagi pengalamannya dengan aturan sebagai profesional TI dan beberapa pelajaran dari seorang mentor yang berjuang melawan aturan dan kebijakan. Crookston menjelaskan bahwa banyak perusahaan perangkat lunak akan memiliki aturan menyeluruh untuk persentase kode yang perlu diperiksa kualitasnya dengan skrip pengujian (alih-alih mempercayai insinyur perangkat lunak untuk menentukan cara terbaik untuk menguji kode). Misalnya, mungkin ada aturan bahwa 85% dari kode yang Anda tulis perlu diperiksa dengan tes otomatis. Sebagai tanggapan, banyak insinyur perangkat lunak yang telah menguji area risiko utama akan membuang waktu untuk menulis skrip pengujian yang tidak perlu hanya agar mereka dapat mematuhi aturan 85%.
Pikirkan seperti ini: Aturan adalah cara bagi kepemimpinan senior untuk mengelola mikro dari jauh. Mereka melumpuhkan kreativitas dan pemikiran yang berwawasan luas. Mereka melemahkan pekerja dalam semangat melindungi dari kemungkinan risiko atau kerugian yang sangat rendah. Intinya adalah tidak ada yang suka diatur secara mikro.
Kami sekarang telah menjelajahi dari mana aturan buruk berasal, dan cara signifikan mereka ditakdirkan untuk gagal sejak awal. Di Bagian 3, saya akan menjelaskan bagaimana beberapa perusahaan terbaik menjadi bebas aturan, dan apa yang mereka lakukan sebagai gantinya untuk menjamin standar tinggi dan melindungi dari risiko yang tidak semestinya.
Kevin Kruse adalah penulis dari 15 Rahasia Orang-Orang Sukses yang Tahu Tentang Manajemen Waktu dan Bagaimana Jutawan Merencanakan Hari Mereka: Rencana 1 Halaman.