Tono perfecto: toque las notas altas con su tono de medios

Como gerente de relaciones públicas, no hay audiencia más dura que un periodista.

Podría ser eso; el final del artículo. Felizmente podría continuar escribiendo otro artículo sobre cómo la automatización de ventas puede salvar su negocio, por desgracia, no lo haré. Es importante que tratemos de hacer nuestro discurso correcto, de modo que cuando lancemos un producto, obtengamos la cobertura mediática que se merece. Como comunidad, necesitamos desarrollar una cultura de compartir sugerencias, consejos y experiencia que necesitamos para ganar todas esas publicaciones importantes. Si podemos enseñarnos unos a otros a pensar como periodistas… eso no tiene precio.

Bill Gates dijo una vez " si me quedara hasta mi último dólar, lo gastaría en relaciones públicas" . Creo que es justo decir... Bill Gates sabe un par de cosas sobre negocios.

¿Qué quiere de una campaña de relaciones públicas? ¿Se alinea con lo que quiere el periodista?

En primer lugar, establezcamos los objetivos que desea marcar con su campaña de relaciones públicas. Lo más probable es que aumente el tráfico del sitio web, fuertes vínculos de retroceso, nuevos clientes a través de su puerta y mayor conocimiento de la marca. Sí, genial, guau, increíble... pero a los periodistas no les importa ninguna de estas cosas.

Entonces, ¿qué les importa a los periodistas? Se preocupan por el contenido exclusivo, el compromiso y un artículo que se vuelve viral. Pregúntese, ¿es interesante para un periodista una lista titulada 'Las 8 mejores panaderías de galletas en el hemisferio norte'? Bueno, es posible que atrapes a algún goloso... pero en general, no. Están bajo presión para generar clics y vistas, por lo que su historia debe destacarse del ruido de fondo blanco. Ah, y por cierto, ese ruido blanco es cada vez más fuerte.

No necesitamos insistir sobre el hecho de que debemos ser selectivos con nuestros periodistas; El 80% de los editores rechazan un lanzamiento debido a su irrelevancia. No envíe su lista de galletas a un sitio web de revisión de hardware. Estudie cuidadosamente qué temas cubre un periodista y encuentre un vacío en su contenido para que usted lo llene.

¿Cómo se puede establecer una relación significativa con un periodista?

Antes de enviar su primer lanzamiento, conozca a las personas con las que le gustaría acercarse más. No existe una manera fácil de construir una relación creíble con los medios, y la competencia por el tiempo de cualquier periodista es feroz. No hay forma de evitarlo. En cambio, cuanto más rápido podamos aprender a llamar la atención de manera efectiva, mejor. Estos son algunos consejos breves que contribuirán en gran medida a cerrar la brecha entre usted y un periodista.

respetarlos como personas

¿Cómo se siente cuando un antiguo compañero de clase se acerca a usted, no para volver a conectarse, sino para obtener ese dulce descuento para el personal de la tienda en la que trabaja? Si, eso. El mismo sentimiento se aplica a un periodista que abre un correo electrónico y lo primero que ve es que quiere algo de él. Egoísta es la primera palabra que me viene a la mente.

Juega el juego largo; dar pequeños pasos. Cada interacción y cada conversación debe construirse gradualmente sobre la anterior, hasta que haya abierto un canal de comunicación claro y fluido. Solo entonces podrá lograr resultados positivos y consistentes con un editor.

Comparte e interactúa con su contenido

La mayoría de la gente de los medios está activa en sus redes sociales, especialmente en Twitter. Sígalos, comparta su contenido, felicite su trabajo y, en general, interactúe con ellos. Si tiene algo significativo que agregar, no tenga miedo de comentarlo. Vaya aún más lejos y conviértase en un distribuidor no oficial del trabajo de un periodista; comparta sus historias en los perfiles de redes sociales de su empresa e inclúyalas en su boletín semanal o en la sección de noticias de su sitio web. Quieren exposición; dáselo a ellos.

El Informe sobre el estado de los periodistas 2020 informó que al 75 % de los periodistas les gusta cuando los sigues en las redes sociales. Entonces, cuando envíe ese primer correo electrónico a un periodista, su conversación reciente debería estar fresca en su mente con su nombre sonando campanas en su cabeza. Use Twitter para construir una relación, luego haga su presentación por correo electrónico.

Sea sincero y no muestre aprecio falso. Un periodista es un maestro de las palabras y detectará la falta de sinceridad en un instante. Asimismo, no te excedas con los cumplidos; a nadie le gusta un asqueroso.

Ofrece tus recursos

Después de seguir a un periodista, estar al tanto de su contenido y saber de qué se trata, debe compartir su propio conocimiento con ellos. Si ve su artículo y cree que tiene el recurso de terceros perfecto donde pueden compartirlo, no tenga miedo de sugerirlo. Solo asegúrese de que el recurso no esté relacionado con su propia empresa, ya que podría parecer poco sincero.

Otra forma de comunicarse es ofrecer comentarios sobre una pieza que haya resonado especialmente con usted. Por ejemplo, si un periodista se especializa en reseñas de productos, ofrezca sus comentarios sobre el producto que ha reseñado.

Da más; tomar menos.

La anatomía de un correo electrónico de tono perfecto

Una vez que haya seleccionado medios y periodistas relevantes para su industria, conectado con ellos en las redes sociales, examinado cuidadosamente los temas que han cubierto, verificado su estilo de escritura y descubierto al menos un poco sobre ellos como persona, es finalmente es hora de elaborar tu lanzamiento. Profundicemos en lo que hace que un lanzamiento sea exitoso; una línea de asunto atractiva, una historia convincente y un CTA claro y contundente.

La línea de asunto seductora

Lo único que debe hacer una línea de asunto es hacer que su destinatario abra su correo electrónico. En promedio, los periodistas reciben alrededor de 200 lanzamientos por día. Eso significa que tienes que sobresalir. Un aburrido " Me gustaría contribuir a tu blog" o "Me gustaría enviar una historia exclusiva" simplemente no es suficiente.

En general, la línea de asunto de su correo electrónico debe ser un resumen completo de la historia. Tiene que ser a la vez pegadizo y significativo. Sea versátil y asegúrese de que sea lo suficientemente corto para que pueda leerse en un teléfono móvil. Hazlo entre 6-8 palabras.

Aquí hay algunos consejos para abrir su correo electrónico

• Personalízalo. Agregar el nombre del destinatario es un gancho psicológico para ellos, haciendo que presten atención.

Obviamente, asegúrate de escribir bien su nombre...

• Usa números. En primer lugar, esto demuestra que sabes específicamente sobre lo que vas a escribir. En segundo lugar, deja una impresión de experto en un destinatario.

• Incluya el lugar en una línea de asunto cuando se presente a los medios locales. Incluso puedes experimentar con un emoji. Si está lanzando algo específico de Ucrania, ¿por qué no incluir la bandera ucraniana allí?

"Obtuvimos 220 000 instalaciones al mes como una aplicación de ejercicios en la Play Store de Ucrania".

Algunos periodistas solicitan ideas presentadas para especificar que son ideas presentadas en la línea de asunto. En este caso, simplemente comience su línea de asunto con " Idea de la historia:..." y luego sea creativo. En general, fíjese en los títulos que el periodista o el medio que está promocionando usen y apéguese a su estilo de escritura.

El cuerpo convincente

La línea de asunto no es el final de su viaje de personalización. La introducción de su correo electrónico también debe ser específica para la persona, y debe comenzar su historia relacionándola con a quién se la está escribiendo. Además, ve directo al grano. Si crees que estás siendo grosero al hacer esto, no lo hagas. Un periodista es una persona ocupada y apreciará su franqueza.

Después de eso, proporcione una breve sinopsis de su idea, proporcione detalles sobre por qué cree que es un artículo interesante para sus lectores en particular. Resalte los recursos propios que haya utilizado, como entrevistas o estudios secundarios a los que planee hacer referencia.

MuckRack afirma que la longitud ideal de un mensaje de correo electrónico es de unas 150 palabras . Si puedes explicar adecuadamente tu artículo en menos, perfecto. Si es más, debe volver a leer su discurso y definir qué partes son absolutamente esenciales y cuáles no. Las formalidades como " Espero que este correo electrónico te encuentre bien" son redundantes.

También debe hacer que su correo electrónico sea visualmente atractivo siguiendo estos consejos de formato.

• Ponga la información más importante en la parte superior, mientras mueve las interacciones personales a la última parte del correo electrónico.
• Mantenga los párrafos cortos y agregue un poco de espacio en blanco para mayor claridad.
• Resalta las palabras más importantes en negrita .
• Use viñetas, cuando corresponda.
• Si tiene un comunicado de prensa, un video o imágenes, inclúyalos como un enlace en lugar de insertarlos en el correo electrónico.

Finalmente, si desea adjuntar documentos de respaldo, asegúrese de que los archivos no sean demasiado grandes, sean de fácil acceso y legibles en todos los sistemas operativos.

Un CTA claro y contundente

Así que tiene su correo electrónico abierto, leído y su destinatario está en línea. Debe atraerlos al establecer un próximo paso claro que deben tomar después de leer su correo electrónico. No deje espacio para adivinar; Indique claramente lo que quiere que haga el periodista después de leer su presentación.

No lo deje con un genérico " espero saber de usted pronto". Sea específico, proactivo y ofrezca un próximo paso claro.

No hay un único CTA que pueda ofrecer en este artículo para que acepten sus medios. Dependiendo de si está presentando la historia de una empresa, el lanzamiento de un producto o alguna investigación, sus oraciones finales serán completamente diferentes.

Sé útil; no termines tu discurso así.

¡Esperar! No olvides hacer un seguimiento

El 55% de los periodistas dicen que está bien que reciban un seguimiento de un discurso sin respuesta.

Si realmente cree en su historia y está seguro de que su conocimiento puede ayudar a los periodistas a obtener la exposición que tanto anhelan, no olvide hacer un seguimiento. Un simple mensaje puede convertir su fracaso percibido en un éxito. Un seguimiento siempre vale la pena intentarlo. Es posible que su correo electrónico simplemente se haya perdido, tal vez lo envió en el momento equivocado, no entendió bien la línea de asunto o simplemente se les olvidó.

Aún así, antes de enviar un seguimiento, se recomienda asegurarse de que se haya leído su primer correo electrónico. De lo contrario, podría ser suficiente simplemente actualizar su línea de asunto a algo un poco más impactante.

Una estrategia de seguimiento es ser breve y dulce, sin agregar ningún detalle a su presentación. En este caso, su único objetivo es llamar la atención de un periodista.

Otra opción es hacer un seguimiento y agregar más valor a su mensaje original. Puede ofrecer contenido exclusivo que no se indicó en su mensaje original, como datos de investigación propios, testimonios de clientes o una descripción técnica de su producto.

Si no obtiene una respuesta de su seguimiento, no se preocupe. Siga adelante. Es posible que su historia no sea relevante para un periodista en ese momento en particular. Recuérdalo y envía otro lanzamiento cuando hayas desarrollado algo más relevante para ellos.

Si obtiene una respuesta y su historia se publica, ¡bien hecho! No olvides agradecer al periodista por hacerlo realidad. Haga un esfuerzo adicional y ayude a que su historia tenga más exposición compartiéndola en sus canales de redes sociales.

Uf... hecho.

Pero volveremos. Las relaciones públicas son un desafío y un artículo no es suficiente para que su contenido se publique de manera constante. Es una curva de aprendizaje continua, y absolutamente no termina con tu lanzamiento. Se trata de relaciones, comunicación, valor y puntualidad.

Buena suerte, y ve a por ellos campeón.